Bekendtgørelse om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne

Denne bekendtgørelse gælder for alle statens myndigheder, institutioner og virksomheder, jfr. dog § 10, stk.2. I det følgende anvendes under eet udtrykket institutioner.

Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med institutionens og dens medarbejderes tjenstlige virke. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder de samme regler som for de øvrige arkivalier, for så vidt de er en del af institutionens arkiv, jfr. dog § 10, stk. 2.

Hvis der i en institution opbevares arkiver eller dele af arkiver, som hidrører fra en anden institution, skal de behandles som selvstændige arkiver. Dette gælder for så vidt angår sager, der er afsluttet af den anden institution, uanset om institutionen helt eller delvis har overtaget den anden institutions arbejdsområde. Varig tilaktering af afsluttede sager, hidrørende fra andre institutioner, må kun finde sted efter aftale med Rigsarkivet eller vedkommende landsarkiv.

Ved aflevering til Rigsarkivet eller et landsarkiv skal arkivalier, der hidrører fra andre institutioner, opføres på særskilte fortegnelser, jfr. § 5, stk. 1.

Rigsarkivet og landsarkiverne er institutionernes konsulenter i arkivanliggender, herunder også i spørgsmålet om sagsdannelse og arkivdannelse, jfr. § 8. Planer for nye arkivlokaler skal forelægges dem til udtalelse.

Rigsarkivaren fastsætter bestemmelser om Rigsarkivets og landsarkivernes tilsyn med institutionernes arkiver og giver regler for førelse af fortegnelser over deres indhold, for almindelige opbevaringsforhold samt for arkivaliernes indpakning og mærkning.

Tilsynet med den enkelte institutions arkiv udføres af det arkiv, hvortil dets arkivalier afleveres i henhold til gældende regler, jfr. § 6, stk. 6.

Institutionerne afleverer deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når arkivalierne er 30 år gamle, med mindre der i gældende love, bekendtgørelser, cirkulærer m.m. er fastsat andre frister. Rigsarkivaren eller landsarkivarerne kan dog, hvor forholdene taler for det, forlænge denne afleveringsfrist eller give en institution lov til at aflevere arkivalier, som endnu ikke er 30 år gamle. Afleveringspligten omfatter ikke arkivalier, som er en del af en institutions videnskabelige samlinger. Rigsarkivaren kan desuden fritage institutionerne for aflevering af arkivalier, som til stadighed anvendes i det løbende arbejde. Rigsarkivaren træffer afgørelse i sådanne spørgsmål.

En institution må kun aflevere sine arkivalier, jfr. § 2, til Rigsarkivet eller et landsarkiv, ikke til andre statslige, kommunale eller private institutioner.

Afleveringerne til Rigsarkivet eller landsarkiverne skal så vidt muligt foregå med mellemrum på mindst 5 år. Rigsarkivaren fastsætter regler for, hvordan afleveringen skal ske. Institutionerne afholder udgifter til transport af de arkivalier, der afleveres.

Arkivalier fra ophævede institutioner skal straks afleveres til Rigsarkivet eller landsarkiverne, med mindre de skal bruges af andre institutioner, der overtager deres sagsområde, jfr. § 3, stk. 1.

Når ikke-permanente kommissioner, udvalg og lignende, nedsat af et ministerium, har afsluttet deres arbejde og ophører med at eksistere, skal deres arkiver afleveres til Rigsarkivet.

Efter de i lov nr. 42 af 30. marts 1889 om oprettelse af et Rigsarkiv m.m. givne retningslinjer træffer Rigsarkivaren bestemmelse om, hvilke institutioner der skal aflevere til Rigsarkivet, og hvilke der skal aflevere til landsarkiverne. Hvis en institution virker inden for to eller flere landsarkivområder, bestemmer Rigsarkivaren, hvordan dens arkiv eventuelt skal fordeles mellem landsarkiverne.

Kassation af arkivalier må kun finde sted med Rigsarkivarens samtykke eller i henhold til bestemmelser, som er godkendt af Rigsarkivaren.

Rigsarkivaren kan give generel tilladelse til kassation af bestemte kategorier af arkivalier.

Rigsarkivaren kan foreskrive, at visse arter af materiale ikke må indgå i arkiverne eller skal udskilles inden arkivaliernes aflevering til Rigsarkivet eller landsarkiverne.

Arkivalier, der i medfør af stk. 1 er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til arkivvæsenet. De skal destrueres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, opbrænding eller formaling i papir- eller papfabrik.

Institutionernes arkivsystemer, herunder journal- og arkivplaner, bør være således indrettet, at institutionerne selv kan foretage kassation af det materiale, der kan kasseres i henhold til Rigsarkivarens godkendelse.

Hvis en institutions journal- eller arkivplaner ikke gør en effektiv kassation mulig, kan Rigsarkivaren henstille til den pågældende institution, at den lader udarbejde nye planer, hvori dette hensyn er tilgodeset.

Nye journal- eller arkivplaner skal forelægges Rigsarkivaren til godkendelse, før de tages i brug. Ændringer i bestående journal- og arkivplaner skal ligeledes forelægges Rigsarkivaren til godkendelse, iden de træder i kraft, dog kun for så vidt de betyder en forandring i planernes struktur eller i kassationsbestemmelserne.

Rigsarkivaren træffer inden for den gældende lovgivnings rammer bestemmelser om offentlighedens adgang til at benytte de afleverede arkivalier. Efter samråd med Rigsarkivaren kan vedkommende myndighed forbeholde sig i en bestemt årrække at give tilladelse til benyttelse af visse arkivalier, som den selv eller institutioner, der er den underordnet, har afleveret til Rigsarkivet eller landsarkiverne.

Institutionerne kan til tjenstlig brug låne arkivalier, som de har afleveret til arkivvæsenet. Rigsarkivaren giver almindelige regler for sådanne udlån. Efter aftale med de styrelser, hvorunder de arkivskabende institutioner hører, kan han bestemme, at visse kategorier af arkivalier undtages fra udlån.

Til forskningsbrug kan institutionerne udlåne arkivalier til benyttelse på Rigsarkivets, landsarkivernes og Erhvervsarkivets læsesale, på biblioteker eller andre institutioner, som af Rigsarkivaren er godkendt som berettiget til at modtage indlån fra Rigsarkivet eller landsarkiverne.

Udlån fra institutionerne til private må normalt ikke finde sted.

Kirke- og Undervisningsministeriets reglementariske bestemmelser for de ministerielle kontorers forhold til Kongerigets Arkiv af 31. december 1886, §§ 1, 2, 3, 5, 6, 7 og 8 i Kirke- og Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 34 af 10. marts 1891, Konseilspræsidiets bekendtgørelse nr. 129 af 22. juli 1902 samt Undervisningsministeriets bekendtgørelser nr. 277 af 1. april 1919 og nr. 461 af 25. september 1922 ophæves.

Bestemmelserne i denne bekendtgørelse omfatter ikke Folketinget og Danmarks Radio; for sidstnævnte institution gælder de regler, der måtte blive fastsat i medfør af § 20 i lov nr. 421 af 15. juni 1973 om radio- og fjernsynsvirksomhed. Domstolene og politimesterembederne er omfattet af bestemmelserne i denne bekendtgørelse, dog således at reglerne i justitsministeriets cirkulærer af 13. december 1960 om journalisering og arkivering ved underretterne og af 19. december 1963 om arkivering ved politimesterembederne fortsat er gældende.

Denne bekendtgørelse træder i kraft den 1. april 1976.

pre_paragraph Efter derom med samtlige øvrige ministerier førte forhandlinger fastsættes herved følgende bestemmelser om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne:

Ministeriet for kulturelle anliggender, den 20. februar 1976., den 20. februar 1976

/Niels Matthiasen. -E. Thrane./