Bekendtgørelse om kassation i kommunernes arkiver

år).

1. Folketællingsskemaer ældre end år 1900. 7.

Folkeregisterbilag, der på grund af en

tidligere ødelæggelse af hoved- og navneregister opbevares til erstatning

for de ødelagte kort, jfr. dog B, 2. afsnit.

1. Korrespondance af principiel betydning.

1. Korrespondance med og genparter af indberetninger

til CPR-registret og andre myndigheder med undtagelse af korrespondance af

principiel betydning.

1. Folkeregisterbilag (meddelelser fra andre

myndigheder om fødsler, vielser, dødsfald m.v., flytningsanmeldelser,

flyttemeddelelser m.v.).

1. CPR-kort fra før overgangen til CPR-personkort.

Ikke-aktuelle CPR-vejkort.

Hovedregisterkort, afgangsregisterkort og navneregisterkort kan overføres

til mikrofilm. Mikrofilm skal foreligge i 2 eksemplarer, hvoraf det ene

opbevares i kommunens brandsikre boks, medens det andet afleveres til

landsarkivet. Navneregisterkort kan herefter makuleres, medens hovedkort og

afgangskort afleveres til landsarkivet.

De sønderjyske landsdeles melderegistre fra tiden før 1. januar 1923 bør

efter mikrofotografering afleveres til landsarkivet. Valgmateriale

1. Materiale vedrørende kandidatanmeldelser og

anmeldelser af liste~ og valgforbund.

1. Materiale vedrørende klager over valget.

Stemmesedler og valglister, uanset om disse har været benyttet ved valg

eller folkeafstemning, samt valgkort.

Kassationsfrist: Det nævnte materiale kasseres, når klagefristen er

udløbet, og eventuelle klager over valget eller folkeafstemningen er endeligt

afgjort.

A. Bevares skal: 1. Arkivalier fra tiden før 1950. 2. Forhandlings- eller

beslutningsprotokoller og mødereferater. 3. Stamkort. 4. Fortegnelser over

uddelte hæders- og anciennitetstegn. 5. 20 pct. af sager vedrørende

personellet -bortset fra helbredskort og skemaer med personlige oplysninger.

1. Bygnings- og lokaletegninger. 7. Tegninger over tekniske installationer.

1. Instrukser. 9. Årsberetninger.

1. Civilforsvarsplaner/beredskabsplaner.

1. Lister over køretøjer og materiel.

1. Korrespondance med overordnede myndigheder,

bekendtgørelser, cirkulærer m.v. Koncepter til indberetninger til

CF-styrelsen og CF-regionen.

Kassationsfrist: 5 år efter dødsfald, kassation, opgivelse af dansk

statsborgerskab, flytning til anden stamafdeling eller udelukkelse fra

værnepligt på grund af straf.

Kassationsfrist: 5 år efter at udrustningen er inddraget.

1. Beholdningskort, udrustningslister, indberetninger

om standardudrustninger, følgesedler og rekvisitioner.

Dog skal samtlige blanketter med personlige oplysninger kasseres, når den

2-årige uddannelse er afsluttet, for befalingsmænd dog først, når den

pligtige 4-årige befalingsmandstjeneste er afsluttet, og samtlige

helbredskort kasseres ved afgang.

1. Arkivalier fra tiden før 1. januar 1892, i de

sønderjyske landsdele før 1. januar 1923. Dog kan landsarkiverne for de

sønderjyske landsdele foretage kassation i dette materiale efter de for tiden

efter 1. januar 1892 gældende regler.

1. journaler og hovedbøger eller stambøger over

sociale ydelser før 1933.

Landsarkiverne kan dog foretage kassation i dette materiale under

hensyntagen til dets lokalhistoriske og forskningsmæssige værdi.

1. Hovedregistrant indtil 1970.

1. Hjælpekassens arkiv.

1. 20 pct. af sociale personsager efter 1933, der er

henlagt i mapper for hver enkelt person, jfr. § 9, stk. 2, for så vidt angår

sociale personsager, som er henlagt i familiemapper. Dette gælder også sager

fra børne- og ungdomsværn og familievejledning. Dog bevares kun 3 pct. af

sager vedrørende aldersrente, folkepension, invalidepension, enkepension,

enkebørnsunderstøttelse, børnebidrag, børnetilskud og ungdomsydelse, hvis

disse sager er ordnet på en sådan måde, at særskilt kassation heraf er mulig.

Kassationsfrist: 70 år efter fødsel, evt. efter praktisk behov 10 år efter

seneste kontakt med den pågældende eller 5 år efter den pågældendes død.

1. Alle tilmeldinger om fødte før 1. oktober 1933.

1. Kontokort over enkeltpersoner (regnskabskort).

1. 90 pct. af helbredskortene. Udtagningen forestås af

skolelægen og dennes personale på skolelægens ansvar.

Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen.

Reglerne om regnskabsvæsen vedrører såvel den centrale økonomiske

forvaltning som afdelinger, der har selvstændig regnskabsførelse.

1. Arkivmateriale for tiden før 1. april 1904, i de

sønderjyske landsdele før 1. april 1923. Dog kan landsarkiverne foretage

kassationer i materiale fra 1867/68 til henholdsvis 1904 og 1923, efter de

for tiden efter 1. april 1904 gældende regler.

1. Det obligatoriske budgetmateriale, jfr. de

autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet.

1. Det obligatoriske regnskabsmateriale, jfr. de

autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet, og specialregnskaber

samt de af revisionen afgivne beretninger og kommunalbestyrelsens decision

heraf.

1. Hovedbøger eller kontokort indtil overgangen til

tekstløst bogholderi. Landsarkiverne kan foretage kassationer, hvis det

skønnes, at den benyttede tekst er for kortfattet til at give anvendelige

oplysninger.

1. Bogføringsmateriale (hovedbøger, balancer og andet

afstemningsmateriale) efter 1904, bortset fra hovedbøger og kontokort med

tekst.

1. Kontokort i tekstløst bogholderi for

enkeltpersoner, f. eks. skatteydere og modtagere af sociale ydelser.

1. Originale bogføringsbilag med underbilag.

1. Materiale af kun ekspeditionsmæssig betydning, f.

eks. kassestrimler, kasseopgørelser, check- og girotaloner, udskrevne

bankbøger o. lign.

(Jfr. skattedepartementets cirkulæreskrivelse af 29. juni 1979 til

skatteråd, skyldråd og amtsskatteinspektorater om kassation af arkivalier).

a. Indtil kildeskattesystemets indførelse i 1970:

1. Skatteligningslister for kommunal skat til og med

skatteåret 1931/32. Listerne findes undertiden i mandtalslisterne.

1. Fortegnelser over den foreløbige ansættelse af

indkomst og formue.

1. Arbejdsgivercharteques og arkivmapper vedrørende

arbejdsgivere, hvis CIR-numre ender på -01, -11 og -21.

1. Selvangivelser og andet slutligningsmateriale fra

og med 1978 bevares hvert år for alle hovedpersoner, der er født den 1., 11.

og 21. i hver måned. De tilhørende bipersoners selvangivelser bevares

ligeledes. Tilsvarende regler gælder for materiale vedrørende dødsboer.

1. Skattemateriale, der kun angår statistik og den

fælleskommunale skat.

1. Fortegnelser over mindre grupper af skattepligtige,

f. eks. erhvervsskattepligtige, skattepligtige, der ikke har afgivet

selvangivelse, eller sådanne, hvis selvangivelse er ændret.

1. Skattelister efter 1904, der kun giver oplysning om

skattebeløbet.

1. Arbejdsgiverkontrolmateriale med undtagelse af det

under A, b, nr. 2 anførte, når der ikke længere er praktisk brug for det.

1. Materiale vedrørende statsskattedirektoratets

afregning med kommunerne (fordelingslister, udbetalingslister m.v.).

1. Mangel-, advis- og fejllister fra

statsskattedirektoratet, når der ikke længere er praktisk brug for dem.

Kassationsfrist: for bogførings- og regnskabspligtige skatteydere 20 år.

For andre skatteydere 10 år.

1. Ejendomsskattehovedbøger for købstæder.

1. Ejendomsskattekort eller ejendomsskattelister

(beløbsjournaler) for købstæder til og med 1971.

Selvangivelser med tilhørende bilag for selskaber, foreninger m.v. bevares

indtil videre.

Skolevæsenets styrelse, herunder kommunalbestyrelsens udvalg for

kulturelle anliggender eller skoleudvalg, skolekommissionen, skoledirektøren

eller den ledende skoleinspektør samt fælleslærerrådet:

1. Originale (underskrevne) skoleplaner og

undervisningsplaner.

1. 20 pct. af sager om enkelte elever, herunder sager

om tildeling af støtte fra Statens Uddannelsesstøtte.

1. 20 pct. af sager om godkendelse af ledere og lærere

til fritids~ og ungdomsundervisning.

1. Sager om holdgodkendelser vedrørende fritids- og

ungdomsskolevirksomhed. Årgang 1970/71 bevares og derefter hver 5. årgang.

1. Godkendelser af fritidsaktiviteter og

interessegrupper.

1. Dagbøger benyttet ved fritids- og

ungdomsskoleundervisningen. Årgang 1970/ 71 bevares og derefter hver 5.

årgang

1. Sager om drift og vedligeholdelse af bygninger og

inventar.

Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen, jfr.

undervisningsministeriets regler om afgivelse af eleverklæringer,

undervisningsministeriets vejledning af 2. juli 1980.

1. Holdgodkendelser for fritids- og

ungdomsskolevirksomhed fra de skoleår, der ikke ender på 0/1 og 5/6.

De enkelte skoler, herunder skolenævn og lærerråd:

1. Lærerkartoteker i et eksemplar.

1. Elevkartoteker (elevkort).

1. Standpunkts- og prøveprotokoller.

1. Forsømmelseslister for tiden før 1940.

1. Scrapbøger, samlinger af fotografier, større

skolesamlinger, skolekrøniker o. lign.

1. Korrespondance med overordnede myndigheder,

herunder kommunalbestyrelsens udvalg for kulturelle anliggender eller

skoleudvalg, skolekommission og skoledirektør samt koncepter til

indberetninger og statistik.

1. 80 pct. af sager om elever og elevmapper.

1. Besvarelse af prøveopgaver.

Kassationsfrist: 1 år efter at bedømmelsen af besvarelserne er afsluttet.

Hvis kommunen ønsker det, kan det under B, nr. 1, 3, 4, 5, 8 og 9 nævnte

materiale deponeres i et lokalhistorisk arkiv under forudsætning af, at de

for landsarkiverne fastsatte regler om tilgængelighed bliver overholdt.

1. Korrespondance af principiel betydning. 2.

Gruppeundersøgelser, videnskabelige

1. 20 pct. af de skolepsykologiske rapporter og

skolemodenhedsprøver. Materialet skal afleveres til landsarkivet med udgangen

af det skoleår, i hvilket eleven udskrives af folkeskolen, medmindre det af

vedkommende elev eller forældremyndighedens indehaver ønskes opbevaret på

skolen. Dette materiale skal afleveres til landsarkivet 10 år efter, at

eleven er udskrevet af folkeskolen.

80 pct. af de skolepsykologiske rapporter og skolemodenhedsprøver.

Rapporterne og prøverne skal kasseres med udgangen af det skoleår, i hvilket

eleven udskrives af folkeskolen, medmindre rapporten eller prøven af

vedkommende elev eller forældremyndighedens indehaver ønskes opbevaret på

skolen. Kassationsfristen er i så fald 10 år.

Med hensyn til arkivmateriale hos skolelæge og den kommunale

børnetandpleje henvises til afsnit 7.

1. Alle museumssager, dvs. alle sager om samlingerne.

B. Kasseres må: Administrationssager med korrespondance af rutinemæssig

karakter. Kassationsfrist: 5 år.

1. Materiale, der belyser bibliotekets eller

institutionens historie, f. eks. scrapbøger, fotografier o. lign.

1. Sager, der angår tilvejebringelse eller ændring af

planer, vedtægter m.m. og principielle sager, som er af betydning for

kommunens fysiske planlægning

1. Sager om opførelse, større ombygning eller

nedrivning af kommunens ejendomme.

1. 10 pct. af sager vedrørende typehuse, således at

der så vidt muligt bevares et udvalg af alle typer.

1. Sager om statens bygninger. Kassationsfrist: 5 år

efter at bygningerne er nedrevet.

1. Planer og tegninger over gader og kloakker.

1. 10 pct. af sager vedrørende veje og gader. De

forskellige kvarterer skal være ligeligt repræsenteret i det materiale, der

bevares.

1. Sager om større samlede vej- og kloakanlæg.

1. Sager om anlæg af rensningsanlæg, pumpestationer

m.v. samt større ændringer i disses kapacitet, teknik og organisation.

1. Sager om trafik- og færdselstælling.

1. Sager om gadefejning snerydning, grusning o. lign.

1. Autorisation af kloakmestre.

Kassationsfrist: 5 år efter autorisationens bortfald.

A. Bevares skal: 1. Arkivalier fra før 1966. 2. Dagjournaler og

udrykningsrapporter. 3. Forhandlings- eller beslutningsprotokoller og

mødereferater. 4. Stamkort. 5. Fortegnelser over uddelte hæders- og

anciennitetstegn. 6. Bygnings- og lokaletegninger. 7. Tegninger over tekniske

installationer. 8. Instrukser. 9. Årsberetninger.

1. Beredskabs- og opmarchplaner.

1. Fortegnelse over brandfarlige virksomheder m.v.

1. Sager om større øvelser og

kontrolforanstaltninger.

1. Sager om anlæg af destruktions- og

formuldingsanlæg.

1. Tegninger og planer over forsynings- og

produktionsanlæg.

1. Klager over forsyningernes tryk, brandværdi,

spænding temperatur, renhed o. lign.

1. Sager om autorisation af gas-, vand- og

sanitetsmestre samt elektroinstallatører.

1. 10 pct. af sager om rutinemæssige

kontrolforanstaltninger, idet der så vidt muligt bevares et repræsentativt

udsnit af alle typer kontrolforanstaltninger, herunder vedrørende vand, luft,

støj og fast affald.

Korrespondance om havne- og bropenge, jernbanevognafgifter, afgifter for

vand til skibe samt afgifter til toldvæsenet.

1. Sager om køb, salg og pantsætning.

1. Oversigter over dyrkning og beplantning, når

kommunen selv driver jorden.

1. Ikke-tinglyste forpagtningskontrakter.

1. Sager om oprettelse og nedlæggelse af kolonihaver.

1. Sager om større ændringer i driften og anskaffelse

af større maskiner m.v.

1. Sager om opmåling og matrikulering.

1. Skøder, der er afløst af nye skøder, og udløbne

forsikringspolicer.

1. Ordensreglementer og andre sager af principiel

betydning, derunder nye anlæg m.v.

1. Sager om overdragelse af gravsteder m.v.

Kassationsfrist: 5 år efter gravstedets sløjfning.

Indenrigsministeriet, den 29. april 1981., den 29. april 1981

/Henning Rasmussen Johan Erichsen/