Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v.

Regnskabsvæsenet skal bidrage til en effektiv økonomiforvaltning gennem registrering af oplysninger til brug for økonomisk planlægning, styring og kontrol vedrørende aktiviteterne på alle niveauer i statsforvaltningen.

Gennem regnskabsvæsenet skal tilvejebringes de fornødne oplysninger til brug ved den periodiske regnskabsaflæggelse og udfærdigelsen af statsregnskabet.

Regnskabsvæsenet skal bidrage med oplysninger til revisionen af regnskaberne i henhold til lov nr. 321 af 26. juni 1975 om revisionen af statens regnskaber m.m. og lov nr. 322 af samme dato om statsrevisorerne. II. Regnskabsvæsenets område

Bestemmelserne om statens regnskabsvæsen omfatter alle statsinstitutioner, dvs. departementer, underliggende institutioner, særlige fonde m.v., samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene på lige fod med de egentlige statsinstitutioner.

Bestemmelserne finder endvidere anvendelse for selvejende institutioner, foreninger, fonde m.v., hvis regnskaber omfattes af statsregnskabslovens § 2, stk. 2. III. Regnskabsvæsenets organisation Finansministeriet

Finansministeriet fastsætter regler om statens regnskabsvæsen.

Alle udkast til love, bekendtgørelser og cirkulærer, der indeholder bestemmelser om statens regnskabsvæsen, skal forelægges finansministeriet til godkendelse.

Finansministeriet træffer afgørelse om, hvilke ministerier og institutioner der kan trække på finansministeriets konto i Danmarks Nationalbank.

Statens Regnskabsdirektorat under finansministeriet varetager driften af statens centrale regnskabs- og lønsystemer. Regnskabsdirektoratet udsender regler og brugervejledninger m.v. vedrørende disse systemer og udøver konsulenttjeneste m.v. overfor ministerier og institutioner i spørgsmål vedrørende statens regnskabsvæsen.

Regnskabsdirektoratet udsender måneds- og årsregnskaber til ministerier og institutioner samt rigsrevisionen og afgiver i øvrigt de til bevillingskontrol, regnskab, statistik m.v. nødvendige oversigter. Regnskabsdirektoratet forestår opstilling af statsregnskabet efter finansministeriets anvisninger. Ministeriernes departementer og institutioner

Ministeriernes departementer tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres områder og fastsætter antallet af regnskabsførende institutioner. Departementerne skal føre kontrol med overholdelsen af reglerne for regnskabsvæsenet og skal sikre tilvejebringelsen af de oplysninger, der er nævnt i § 1.

Det påhviler chefen for en regnskabsførende institution at lade udarbejde og kontrollere overholdelsen af en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen og de hertil knyttede ansvars- og kompetenceregler. Instruksen skal godkendes af en eventuel overordnet myndighed og skal tillige kunne godkendes af rigsrevisionen. Finansministeriet udsender et cirkulære med retningslinier for udarbejdelse af sådanne instrukser.

Alle institutioner, der omfattes af § 2, stk. 1, er forpligtet til at anvende statens centrale regnskabs- og lønsystemer. Institutionerne skal foretage indrapportering til systemerne samt gennemgang af og kontrol med det fra systemerne modtagne materiale i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i brugervejledninger m.v.

Finansministeriet kan dog tillade, at institutioner med særlige informationsbehov selv varetager regnskabs- og/eller lønopgaver. En sådan tilladelse vil kræve en særlig begrundelse og vil i almindelighed forudsætte, at de pågældende områder har et regnskabs-/lønsystem, der kan tilgodese de informations- og kontrolkrav, der til enhver tid gælder for de centrale regnskabs- og lønsystemer.

Institutioner m.v., der omfattes af bestemmelserne vedrørende statens regnskabsvæsen ifølge § 2, stk. 2, knyttes til de centrale regnskabs- og lønsystemer i en form, der nærmere aftales mellem vedkommende ministerium og finansministeriet. IV. Krav til regnskabsføringen Bevillingsregnskab

Regnskabsførende institutioner, jfr. § 4, stk. 1, skal føre et bevillingsregnskab vedrørende deres virksomhed. Bevillingsregnskabet skal omfatte registrering vedrørende institutionernes udgifter og indtægter samt aktiver og passiver. Der skal tillige foretages registrering af aktiver og passiver, som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig.

Registreringen skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til statens kontoplan med tilhørende vejledning, der udsendes af finansministeriet. Registreringen skal dokumenteres i form af bilag, der skal være godkendt af hertil bemyndigede personer og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger.

Udgifter og indtægter, hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet.

Ud- og indbetalinger - herunder forudbetalinger - der ikke straks kan henføres til en udgifts-/indtægtskonto, skal registreres på en beholdningskonto, indtil endelig registrering kan finde sted.

Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod staten, opstået i et finansår, ikke kan opgøres endeligt inden den afsluttende regnskabsaflæggelse, bør registreringen ske på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn, og således at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Dispositionsregnskab

Regnskabsregistreringen skal tilrettelægges således, at der efter behov kan foretages en beløbsmæssig registrering af indgåede aftaler og påtagne forpligtelser, der senere medfører udgifter i løbende eller kommende finansår.

Finansministeriet kan pålægge regnskabsførende institutioner at foretage en sådan registrering på særlige områder. Interne regnskaber

Regnskabsregistreringen skal tilrettelægges således, at der efter behov kan udarbejdes regnskaber med oplysninger om, hvorledes udgifter og indtægter er fordelt på en institutions afdelinger, kontorer m.v., samt på institutionens projekter, arbejdsopgaver og formål.

Til belysning af aktiviteterne i institutionen skal der i hensigtsmæssigt omfang foretages en registrering af kvantitative oplysninger omfattende præsterede ydelser, personaleforbrug m.v.

Finansministeriet kan pålægge regnskabsførende institutioner at anvende interne regnskaber med angivelse af sådanne regnskabers indhold. Ministeriernes og institutionernes regnskabsaflæggelse

Ministerierne og de herunder hørende institutioner skal aflægge regnskab månedlig i henhold til de regler, der til enhver tid er fastsat af finansministeriet. Finansministeriet kan, hvor særlige hensyn taler herfor, tillade benyttelse af en længere regnskabsperiode, der dog ikke kan overskride finansåret.

Regnskabsaflæggelsen sker i form af måneds- og årsregnskaber, der udarbejdes gennem statens centrale regnskabssystem på grundlag af indrapporterede oplysninger fra ministerier og institutioner.

Årsregnskabet skal udarbejdes under hensyntagen til tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v., så regnskabet giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb.

Departementerne og hermed ligestillede myndigheder skal skriftligt godkende måneds- og årsregnskaber vedrørende egen og underliggende institutioners samlede virksomhed.

Regnskaber vedrørende institutionerne skal godkendes af de pågældende institutionschefer.

Som led i godkendelsen skal føres kontrol med forbruget af givne bevillinger samt med aktiver og passiver. Herunder vurderes, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Regnskabsoplysninger i henhold til godkendte årsregnskaber indgår i Statens Regnskabsdirektorats opstilling af statsregnskabet. Ministerier og institutioner skal, i det omfang finansministeriet fremsætter ønsker herom, tilvejebringe supplerende regnskabsmateriale til brug ved aflæggelsen af statsregnskabet, herunder sådanne noter og oversigter over den statslige aktivitet, som er nødvendige for regnskabets rette forståelse. Opbevaring af regnskabsmateriale

Det påhviler ministerierne og de herunder hørende institutioner at opbevare måneds- og årsregnskaberne og hertil knyttede specifikationer, bilag m.v. i 5 år, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser.

Opbevaringen af regnskabsmateriale, herunder produktionsdata, samt edb-programmer skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de regler, der til enhver tid er fastsat af finansministeriet, rigsarkivet, registertilsynet m.fl. V. Forretningsgange og kontrol i forbindelse med betalingsforretninger Udbetalinger

En institutions forretningsgange vedrørende udbetalinger skal sikre, at udgifter kun afholdes i overensstemmelse med dispositioner, der er truffet af hertil bemyndigede personer. Endvidere skal forretningsgangene sikre, at alle udbetalingsbilag kontrolleres, at der foretages en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af udgifter og betalinger, og at registrering og betaling sker i overensstemmelse med godkendte udbetalingsbilag.

Forretningsgangene skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem registreringen og betalingen. Såfremt dette ikke er muligt, skal der optages særskilte bestemmelser herom i institutionsinstruksen med henblik på at styrke kontrollen med betalingerne på anden måde. Indbetalinger

En institutions forretningsgange vedrørende indbetalinger skal sikre, at alle krav, der påregnes at medføre indbetalinger, dokumenteres tidligst muligt, at der sker en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af alle indtægter og indbetalinger, og at der føres kontrol med indbetalingernes korrekte og rettidige indgang.

Institutioner, der leverer varer og tjenesteydelser på kredit, skal fastsætte regler for kreditgivning.

Institutioner, der modtager værdipost, skal etablere en kontrol med og registrering af denne post som led i poståbningen. Kasseforvaltning

Betalinger kan foretages via en institutions kasse i tilfælde, hvor institutionen har udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via de centrale regnskabs- og lønsystemer.

Departementerne træffer inden for deres område afgørelse om, hvilke institutioner der skal have selvstændig kasseforvaltning, og fastsætter størrelsen af beholdningerne i de enkelte kasser.

Der skal foretages en løbende registrering af betalinger i kassejournaler eller lignende.

Kassebeholdningen skal begrænses til beløb, der er nødvendige for institutionens uforstyrrede drift. Beholdningen skal opbevares på betryggende måde og må ikke sammenblandes med midler, som er staten uvedkommende.

Det påhviler chefen for en institution eller den, chefen har bemyndiget hertil, ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.

Der kan afkræves sikkerhedsstillelse af personer, som modtager indbetalinger eller foretager udbetalinger på statens vegne, eller som i deres varetægt har penge eller andre værdier, som staten ejer eller har ansvaret for. VI. Særlige forvaltningsopgaver Forvaltning af varebeholdninger

Det påhviler institutionerne at føre særskilte fortegnelser over varebeholdninger, med mindre beholdningerne er af helt uvæsentlig betydning. Registreringen skal ske på en sådan måde, at den er egnet som grundlag for kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og forvaltningen af beholdningerne i øvrigt.

Værdien af varebeholdningerne må ikke optages på beholdningskonti i institutionernes regnskaber, med mindre der er bevillingsmæssig hjemmel hertil.

Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til institutionernes uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. Værdipapirforvaltning

Statsinstitutioner, som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem værdipapircentralen, skal vælge Danmarks Nationalbank som kontoførende institut.

Statspræmieobligationer og udenlandske obligationer, der tilhører statsinstitutioner, forvaltes af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning.

Andre værdipapirer tilhørende statsinstitutioner henlægges til forvaltning i Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning efter forhandling med denne. Såfremt en sådan henlæggelse ikke kan finde sted, anbringes værdipapirerne i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde. Legatforvaltning

Formuer tilhørende legater, der bestyres af statsinstitutioner i henhold til fundats, optages i institutionernes regnskaber i overensstemmelse med statens kontoplan.

Andre legater end de, der er nævnt i stk. 1, optages ikke i regnskaberne.

Finansministeriet fastsætter nærmere regler for legater, der allerede er optaget i regnskaberne, men som ikke omfattes af stk. 1.

Legater, som optages i regnskaberne, og som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem værdipapircentralen, skal som kontoførende institut vælge enten det pågældende obligationsudstedende institut eller en forvaltningsafdeling, der er godkendt i henhold til arvelovens § 61.

Legaternes øvrige værdipapirer samt kontantbeholdninger m.v. skal deponeres til forvaltning i en godkendt forvaltningsafdeling.

Legaternes midler skal anbringes i overensstemmelse med bestemmelser i fundatser og de regler, der til enhver tid er fastsat af justitsministeriet.

Udtrækningsprovenu og renter af værdipapirer samt eventuelle andre indbetalinger til legater skal tilstilles forvaltningsafdelingerne direkte.

Der skal indgås en aftale mellem et legats bestyrelse og forvaltningsafdelingen om varetagelse af opgaverne ifølge stk. 4, 5, 6 og 7 samt om forvaltningsafdelingens udarbejdelse af regnskaber vedrørende legatet.

Udgifter i forbindelse med depotforvaltning m.v. er staten uvedkommende.

Hvor fundatsen er til hinder for at følge de foranstående regler, skal legatets bestyrelse søge justitsministeriet om ændring af fundatsen. Forvaltning af andre aktiver

Der skal føres fortegnelser over anlægsaktiver, dvs. aktiver, der er anskaffet over institutionernes anlægs- og udlånsbudget eller overført fra andre statsinstitutioner. Fortegnelserne skal være forsynet med oplysninger om aktivernes anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer i værdiansættelsen samt andre oplysninger, der er relevante for forvaltningen.

Tilsvarende skal der føres fortegnelser over institutionernes inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr, anskaffet over institutionernes driftsbudget. Fortegnelserne skal tillige omfatte udstyr, der er stillet til rådighed af andre institutioner.

Der skal periodisk føres kontrol med, at værdierne ifølge stk. 1 og 2 er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse. VII. Dispensation fra bekendtgørelsens regler

Fravigelser fra bekendtgørelsens regler kan alene ske efter anvisning eller tilladelse fra finansministeriet. VIII. Ikrafttræden m.v.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober 1984.

Samtidig ophæves følgende bekendtgørelser: Bekendtgørelse nr. 122 af 3. juni 1927 angående sikkerhedsstillelse af statens kassebetjente. Bekendtgørelse nr. 185 af 22. maj 1931 af almindelig instruks angående statsforvaltningens regnskabsaflæggelse. Bekendtgørelse nr. 336 af 30. december 1931 om posteringer på statens aktiver og passiver. Bekendtgørelse nr. 1 af 4. januar 1938 angående meddelelse af kvittance på de af statens kassebetjente aflagte regnskaber. Bekendtgørelse nr. 88 af 15. marts 1966 om, hvorledes indbetaling kan ske til statens kasser. Bekendtgørelse nr. 176 af 17. maj 1968 angående værdien af de af statens kassebetjente som sikkerhed stillede værdipapirer m.v. Bekendtgørelse nr. 470 af 21. oktober 1971 om bemyndigelse for Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning til at udføre notering af statsobligationer for økonomi- og budgetministeriet. Bekendtgørelse nr. 509 af 30. november 1971 om afregning mellem statsinstitutioner. Bekendtgørelse nr. 489 af 20. september 1974 om anerkendelse af forsikringsselskabers forsikringsbreve som sikkerhed for statens kassebetjente m.v.

pre_paragraph I medfør af § 3 i lov nr. 131 om statens regnskabsvæsen m.v. af 28. marts 1984 fastsættes følgende bestemmelser: I. Regnskabsvæsenets opgave

~Finansministeriet, den 10. september 1984§, den 10. september 1984

/PALLE SIMONSEN P. H. Henten/