Bekendtgørelse om kassation af Københavns kommunes arkivalier

Navneregisterkort kan herefter makuleres, medens hovedkort og afgangskort

afleveres til stadsarkivet.

1. Materiale vedrørende kandidatanmeldelser og

anmeldelser af liste- og valgforbund.

1. Materiale vedrørende klager over valget.

B. Kasseres skal: Stemmesedler og valglister, uanset om disse har været

benyttet ved valg eller folkeafstemning samt valgkort. Kassationsfrist: det

nævnte materiale kasseres, når klagefristen er udløbet, og eventuelle klager

over valget eller folkeafstemningen er endeligt afgjort.

1. Fortegnelser over uddelte hæders- og

anciennitetstegn.

1. 20 pct. af sager vedrørende personellet - bortset

fra helbredskort og skemaer med personlige oplysninger.

1. Bygnings- og lokaletegninger.

1. Tegninger over tekniske installationer.

1. Civilforsvarsplaner/ beredskabsplaner.

1. Lister over køretøjer og materiel.

1. Korrespondance med overordnede myndigheder,

bekendtgørelser, cirkulærer m.v. Koncepter til indberetninger til

CF-styrelsen og CF-regionen. Kassationsfrist: 10 år.

1. Stamhulkort. Kassationsfrist: 5 år efter dødsfald,

kassation, opgivelse af dansk statsborgerskab, flytning til anden

stamafdeling eller udelukkelse fra værnepligt på grund af straf.

1. Udrustningskort. Kassationsfrist: 5 år efter at

udrustningen er inddraget.

1. Beholdningskort, udrustningslister, indberetninger

om standardudrustninger, følgesedler og rekvisitioner. Kassationsfrist: 10

år.

1. 80 pct. af sager om personellet. Kassationsfrist: 5

år efter afgang. Dog SKAL samtlige blanketter med personlige oplysninger

kasseres, når den 2-årige uddannelse er afsluttet, for befalingsmænd dog

først, når den pligtige 4-årige befalingsmandstjeneste er afsluttet, og

samtlige helbredskort kasseres ved afgang.

1. Journaler og hovedbøger over sociale ydelser før

1. Stadsarkivet kan dog foretage kassation af dette materiale under

hensyntagen til den forskningsmæssige værdi.

1. Hovedregistrant indtil 1970.

1. Hjælpekassens arkiv.

1. 20 pct. af de sociale personsager efter 1933, der

er henlagt i mapper for hver enkelt person, jfr. § 9, stk. 2, for så vidt

angår sociale personsager, som er henlagt i familiemapper. Dette gælder også

sager fra børne- og ungdomsværn og familievejledning. Dog bevares kun 3 pct.

af sager vedrørende aldersrente, folkepension, invalidepension, enkepension,

enkebørnsunderstøttelse, børnebidrag, børnetilskud, ungdomsydelse, dagpenge,

herunder sygedagpenge, hvis disse sager er ordnet på en sådan måde, at

særskilt kassation heraf er mulig.

1. Adoptionssager, hvor der er givet

adoptionstilladelse.

1. 3 pct. af sager om adoption, hvor ansøgningen er

afslået.

1. Sociale personsager efter 1933, som ikke skal

bevares i medfør af det under A, nr. 8 anførte. Kassationsfrist: 70 år efter

fødsel, evt. efter praktisk behov 10 år efter seneste kontakt med den

pågældende eller 5 år efter den pågældendes død.

1. Tilmeldinger om fødte før 1. oktober 1933. Disse

tilmeldinger kan kasseres straks.

1. Kontokort over enkeltpersoner (regnskabskort).

Kassationsfrist: 10 år.

Reglerne om regnskabsvæsen vedrører både den centrale økonomiske

forvaltning og samtlige selvstændigt regnskabsførende afdelinger og

institutioner samt underinstitutioner, der ikke har selvstændig

regnskabsførelse.

1. Arkivmateriale for tiden før 1. april 1904. Dog kan

stadsarkivet foretage kassationer i materiale fra 1858 til 1904 efter de for

tiden efter 1. april 1904 gældende regler.

1. Det obligatoriske budgetmateriale, jfr. de

autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet.

1. Det obligatoriske regnskabsmateriale, jfr. de

autoriserede konteringsregler fra indenrigsministeriet og specialregnskaber.

1. Regnskabsforklaringer, revisionsprotokollater og

revisionsnotater samt magistratsafdelingernes og institutionernes

bemærkninger hertil, samt borgerrepræsentationens decisioner.

1. Hovedbøger til kontokort indtil overgangen til

tekstløst bogholderi. Kassation kan dog foretages, hvis det skønnes, at den

benyttede tekst er for kortfattet til at give anvendelige oplysninger.

1. Bogføringsmateriale, (hovedbøger, balancer og andet

afstemningsmateriale) efter 1904, bortset fra hovedbøger og kontokort med

tekst. Kassationsfrist: 5 år.

1. Kontokort i tekstløst bogholderi for

enkeltpersoner, f.eks. skatteydere og modtagere af sociale ydelser.

Kassationsfrist: 10 år.

1. Originale bogføringsbilag med underbilag.

Kassationsfrist: 5 år.

1. Materiale af kun ekspeditionsmæssig betydning,

f.eks. kassestrimler, kasseopgørelser, check- og girotalloner, udskrevne

bankbøger og lignende. Kassationsfrist: 2 år.

a. Indtil kildeskattesystemets indførelse i 1970:

1. Skatteligningslister for kommunal skat til og med

skatteåret 1931-32. Listerne findes undertiden i mandtalslisterne.

1. Fortegnelser over den foreløbige ansættelse af

indkomst og formue.

1. Mandtalslister for årene til og med 1930

(skatteåret 1931-32) samt for kalenderårene 1933, 1939, 1944 og 1954. Hvis

mandtalslister for de nævnte årgange mangler, bevares den nærmeste foregående

årgang. Hvis også disse årgange mangler, bevares i stedet nærmest følgende

årgang. Mandtalslister fra 1959 til 1969 bevares fuldstændigt. Hvis

mandtalslister og fortegnelser over den foreløbige ansættelse af indkomst og

formue er ført i samme bind eller hæfte, bevares mandtalslisterne

fuldstændig.

1. Skatteligningslister for statsskat til og med

skatteåret 1931-32. Hvis mandtalslister mangler, bevares desuden

skatteligningslister for de år, der er nævnt under nr. 4.

1. Selvangivelser for årene til og med 1920, for 1929

(skatteåret 1930-31), 1933, 1939, 1944, 1954, 1959 og 1969. Mangler

selvangivelserne for de nævnte årgange, bevares nærmest foregående årgang.

Mangler også denne, bevares i stedet nærmest følgende årgang.

1. Arbejdsgivercharteques og arkivmapper vedrørende

arbejdsgivere, hvis CIR-nr. ender på -01, -11 og -21.

1. Selvangivelser og andet slutligningsmateriale

bevares hvert år for alle hovedpersoner, der er født den 1., 11. og 21. i

hver måned. De tilhørende bipersoners selvangivelser bevares ligeledes.

Tilsvarende regler gælder for materiale vedrørende dødsboer.

Selvangivelser med tilhørende bilag for selskaber, foreninger etc. bevares

indtil videre.

1. Skattemateriale, der kun angår statistik og den

fælleskommunale skat.

1. Fortegnelse over mindre grupper af skattepligtige,

f.eks. erhvervsskattepligtige, skattepligtige, der ikke har afgivet

selvangivelse, eller sådanne, hvis selvangivelse er ændret.

1. Skattelister efter 1904, der kun giver oplysning om

skattebeløb.

1. Korrespondance om enkelte skatteydere. Dette gælder

også sager om eftergivelse af skat, uanset om sagerne har været forelagt

borgerrepræsentationen.

1. Materiale vedrørende statsskattedirektoratets

afregning med kommunerne (fordelingslister, udbetalingslister m.v.).

Kassationsfrist: 5 år.

1. Mangel-, advis- og fejllister fra

statsskattedirektoratet, når der ikke længere er praktisk brug for dem.

1. Selvangivelser og andet slutligningsmateriale fra

og med 1978, undtaget det under A, I, b, nr. 3, anførte. Kassationsfrist: for

bogførings- og regnskabspligtige skatteydere 20 år, for andre skatteydere 10

år.

1. Vurderingsfortegnelser. Kassationsfrist: 12 år. Dog

bevares vurderingsfortegnelser fra 10., 13. og 14. vurdering, så længe der er

praktisk brug for dem.

Skoledirektionen og skoledirektoratet, herunder sager vedrørende

voksenundervisning og ungdomsskoleundervisning.

1. Originale (underskrevne) skoleplaner og

undervisningsplaner.

1. 20 pct. af sager om godkendelse af ledere og lærere

til fritids- og ungdomsundervisning.

1. Sager om holdgodkendelser vedrørende fritids- og

ungdomsskolevirksomhed. Årgang 1970-71 bevares og derefter hver 5. årgang.

1. Godkendelser af fritidsaktiviteter og

interessegrupper.

10.Dagbøger benyttet ved fritids- og ungdomsskoleundervisningen. Årgang

1970-71 bevares og derefter hver 5. årgang.

1. Sager om drift og vedligeholdelse af bygninger og

inventar. Kassationsfrist: 10 år.

1. Genparter af elevregistre. Kassationsfrist: 10 år

efter at eleven er udskrevet af folkeskolen, jfr. undervisningsministeriets

regler om afgivelse af eleverklæringer, undervisningsministeriets vejledning

af 2. juli 1980.

1. Holdgodkendelser for fritids- og

ungdomsskolevirksomhed fra de skoleår, der ikke ender på 0/ 1 og 5/ 6.

Kassationsfrist: 10 år.

1. Elevkartoteker (elevkort).

1. 20 pct. af sager vedrørende elever og elevmapper.

1. Standpunkts- og prøveprotokoller.

10.Forsømmelseslister for tiden før 1940.

11.20 pct. af forsømmelseslister for 1940 og fremefter. Lister vedrørende

årgang 1940-41 bevares og derefter lister for hver 5. årgang.

12.Et komplet sæt klasseprotokoller, dagbøger og forsømmelseslister for

typiske skoler i samråd mellem skoledirektoratet og stadsarkivet.

13.Scrapbøger, samling af fotografier, korrespondance vedrørende større

skolesamlinger, skolekrøniker og lignende.

1. Overskydende eksemplarer af lærerkartoteker, når

der ikke længere er praktisk brug for dem.

1. Besvarelse af prøveopgaver. Kassationsfrist: 1 år

efter, at bedømmelsen af besvarelserne er afsluttet.

1. Skolesamlinger af mindre interesse.

Kassationsfrist: 10 år. SKOLENÆVN OG SKOLERÅD

B. Kasseres må: Korrespondance med skoleinspektøren, skoledirektøren og

andre myndigheder. Kassationsfrist: 10 år. SKOLELÆGEN

1. 90 pct. af helbredskortene. Kassationsfrist: 10 år

efter sidste undersøgelse.

1. Tandlægejournaler. Kassationsfrist: 30 år.

1. Gruppeundersøgelser, videnskabelige undersøgelser

m.m.

B. Kasseres skal: Alle skolepsykologiske rapporter, journaler, kartoteker

og skolemodenhedsprøver. Materialet skal kasseres ved udgangen af det

skoleår, i hvilket eleven udskrives af folkeskolen, med mindre vedkommende

elev eller forældremyndighedens indehaver ønsker materialet opbevaret på

skolen. Kassationsfristen er i så fald 10 år.

1. Lister over børn, der får specialundervisning.

Kassationsfrist: 10 år efter at eleven er udskrevet af folkeskolen.

1. Alle museumssager, dvs. alle sager om samlingerne.

B. Kasseres må: Administrationssager med korrespondance af rutinemæssig

karakter. Kassationsfrist: 5 år.

1. Materiale, der belyser bibliotekets eller

institutionens historie, f.eks. scrapbøger, fotografier og lignende.

1. Sager, der angår tilvejebringelse eller ændring af

planer, vedtægter m.m. og principielle sager, som er af betydning for

kommunens fysiske planlægning.

1. Sager om opførelse, større ombygning eller

nedrivning af kommunens ejendomme.

1. 10 pct. af sager vedrørende typehuse, således at

der så vidt muligt bevares et udvalg af alle typer.

1. Sager om statens bygninger. Kassationsfrist: 5 år

efter at bygningerne er nedrevet.

1. 90 pct. af sager om typehuse, jfr. ovenfor under A,

nr. 4. Kassationsfrist: 5 år efter at husene er nedrevet.

1. Planer og tegninger over gader og kloakker.

1. 10 pct. af sager vedrørende veje og gader. De

forskellige kvarterer skal være ligeligt repræsenteret i det materiale, der

bevares.

1. Sager om anlæg af rensningsanlæg, pumpestationer

m.v. samt større ændringer i disses kapacitet, teknik og organisation.

1. Sager om trafik- og færdselstælling.

1. Sager om gadefejning, snerydning, grusning og

lignende. Kassationsfrist: 5 år.

1. Sager om afløb fra de enkelte ejendomme.

Kassationsfrist: 5 år efter at ejendommen er nedrevet.

1. Autorisation af kloakmestre. Kassationsfrist: 5 år

efter autorisationens bortfald.

1. Dagjournaler og udrykningsrapporter.

10.Beredskabs og opmarchplaner.

13.Fortegnelse over brandfarlige virksomheder m.v.

14.Sager om større øvelser og kontrolforanstaltninger.

1. Sager om anlæg af destruktions- og

formuldingsanlæg.

1. Tegninger og planer over forsynings- og

produktudviklingsanlæg.

1. Sager om godkendelse af installationer hos

forbrugere. Kassationsfrist: 10 år.

1. Klager over forsyningernes tryk, brandværdi,

spænding, temperatur, renhed og lignende. Kassationsfrist: 5 år.

1. Sager om autorisation af gas-, vand- og

sanitetsmestre samt elektroinstallatører. Kassationsfrist: 5 år efter

autorisationens bortfald.

1. 10 pct. af sager om rutinemæssige

kontrolforanstaltninger, idet der så vidt muligt bevares et repræsentativt

udsnit af alle typer kontrolforanstaltninger, herunder vedrørende vand, luft,

støj og fast affald.

1. Sager om køb, salg og pantsætning.

1. Oversigter over dyrkning og beplantning, når

kommunen selv driver jorden.

1. Ikke-tinglyste forpagtningskontrakter.

1. Sager om oprettelse og nedlæggelse af kolonihaver.

1. Sager om større ændringer i driften og anskaffelse

af større maskiner m.v.

1. Sager om opmåling og matrikulering.

Kassationsfrist: 30 år.

1. Skøder, der er afløst af nye skøder, og udløbne

forsikringspolicer. Kassationsfrist: 5 år.

1. Ordensreglementer og andre sager af principiel

betydning, derunder nye anlæg m.v.

1. Sager om overdragelse af gravsteder m.v.

Kassationsfrist: 5 år efter gravstedets sløjfning.

INDENRIGSMINISTERIET, DEN 18. APRIL 1985

/BRITTA SCHALL HOLBERG Johan Erichsen/