Bekendtgørelse om drift og tilsyn med ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte (lejefastsættelse, regnskaber, revision og tilsyn)
BEK nr 179 af 16/03/1988
§ 1
Bekendtgørelsen finder anvendelse på:
- Ungdomsboliger, der er opført med statsstøtte efter lov nr. 235 af 30. april 1946, lov nr. 107 af 14. april 1955 og lov nr. 356 af 27. december 1958 om boligbyggeri med senere ændringer, lov nr. 250 af 7. juni 1963, lov nr. 238 af 8. juni 1966 med senere ændringer, lov nr. 268 af 9. juni 1971 om ændring af lov om boligbyggeri og senere boligbyggerilove, jf. lovbekendtgørelse nr. 550 af 18. august 1987, som ændret ved lov nr. 843 af 18. december 1987, såfremt de er organiseret som en selvejende institution.
- Ungdomsboliger, der modtager tilskud til nedbringelse af lejen efter § 73 a i lov om boligbyggeri, jf. lovbekendtgørelse nr. 550 af 18. august 1987, som ændret ved lov nr. 843 af 18. december 1987, såfremt de er organiseret som en selvejende institution.
For ungdomsboliger tilhørende almennyttige boligselskaber, gælder reglerne for almennyttig boligvirksomhed. Bestemmelsen i § 15 gælder dog for disse ungdomsboliger.
Lejefastsættelse, budgetlægning, regnskabsaflæggelse og revision
Lejefastsættelse, budgetlægning, regnskabsaflæggelse og revision
§ 2
Lejen skal fastsættes således, at den sammen med institutionens øvrige indtægter, herunder eventuel driftssikring og huslejetilskud, giver mulighed for at afholde de udgifter, der er forbundet med driften, herunder passende henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, henlæggelser til fornyelser og afvikling af opsamlet driftsunderskud.
Institutionen skal årligt henlægge passende beløb til:
- Fornyelse af tekniske installationer. Beløbsstørrelsen fastsættes efter en vurdering af installationernes levetid og på grundlag af den forventede anskaffelsespris på tidspunktet for genanskaffelsen.
- Planlagt og periodisk vedligeholdelse af institutionens ejendom. Beløbsstørrelsen fastsættes på grundlag af en vurdering af ejendommens kvalitet og vedligeholdelsestilstand, således at der er tilstrækkelige midler til stede, når der skal udføres større istandsættelsesarbejder.
- Istandsættelse af boligerne i det omfang, udgiften hertil ikke påhviler den fraflyttende boligtager.
- Indvendig vedligeholdelse af boligerne, med mindre boligtageren har overtaget forpligtelsen.
Eventuelle opsamlede driftsunderskud skal normalt afvikles over højst 5 år. Afviklingsperioden kan dog i intet tilfælde overstige 10 år.
Lejen skal fordeles på institutionens boliger under hensyn til disses indbyrdes værdi, medens lejen for erhvervslejemål, garager og lignende skal fastsættes til den leje, der er sædvanlig for tilsvarende lejemål i kvarteret eller kommunen med hensyn til beliggenhed, art, størrelse, kvalitet, udstyr og vedligeholdelsestilstand.
Driftsbudget for institutionen skal udarbejdes ved benyttelse af Boligstyrelsens budgetskema eller ved anvendelse af tilsvarende kontoplan. Driftsbudgettet skal udarbejdes så betids, at eventuelle lejeforhøjelser kan træde i kraft ved regnskabsårets begyndelse, jf. § 3 og § 8.
Ved den første udlejning af en institution kan lejen fastsættes foreløbig, således at der ved udlejningen tages forbehold om en senere lejeregulering, når byggeudgiften er opgjort og den endelige finansiering foretaget.
§ 3
Regnskabsåret løber fra 1. august til 31. juli.
Den årlige lejeregulering foretages med virkning fra regnskabsårets begyndelse. Lejeforhøjelser kan gennemføres med 3 måneders varsel eller 1 måneds varsel, såfremt der i lejeaftalen er taget forbehold herom.
Forhøjelse af lejen skal varsles skriftligt over for den enkelte boligtager og indeholde oplysning om forhøjelsens størrelse, dens beregning samt grunden til forhøjelsen. Forhøjelse som følge af forbedringer og lignende kan først varsles til ikrafttræden fra det tidspunkt, forbedringen tages i brug. Der må tages nødvendige forbehold om kommunalbestyrelsens godkendelse.
§ 4
Særskilt årsregnskab for institutionen skal opstilles i overensstemmelse med den af Boligstyrelsen udfærdigede kontoplan.
I tilslutning til regnskabet afgiver institutionens bestyrelse en årsberetning, hvori nærmere redegøres for den økonomiske udvikling i regnskabsåret, samt for forhold som revisor måtte have påtalt ved revisionen. Herudover redegøres for eventuelle særlige økonomiske problemer i institutionen samt for de foranstaltninger, der er eller påtænkes iværksat til løsning af problemerne. Endvidere udfylder bestyrelsen og revisor det af Boligstyrelsens udfærdigede spørgeskema om ungdomsboliginstitutionens drifts- og regnskabsforhold.
Regnskabet tillige med bestyrelsens årsberetning, spørgeskemaet, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokollen indsendes til kommunalbestyrelsen, jf. § 9.
§ 5
Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor, jf. dog stk. 2. Overstiger antallet af lejemål 100 skal revisionen dog foretages af en statsautoriseret revisor, jf. dog også stk. 2.
Er der meddelt støtte til opførelse af institutionen før 15. juni 1984, og overstiger antallet af lejemål 1.000, skal revisionen foretages af en statsautoriseret revisor. Er antallet af lejemål 1.000 eller derunder, kan en revisor, der er godkendt af kommunalbestyrelsen før 15. juni 1984 dog fortsat forestå institutionens regnskabsrevision. Ved revisorskift skal betingelserne i stk. 1 opfyldes.
Revisor har adgang til at efterse alt regnskabsmateriale og alle beholdninger og har krav på at få de oplysninger og den bistand, som anses for nødvendig for udførelsen af erhvervet.
Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god revisionsskik og Boligstyrelsens revisionsinstruks for ungdomsboliginstitutioners regnskaber.
Til brug for bestyrelsen skal revisor føre revisionsprotokol. Bestyrelsen skal nøje gennemgå protokollen, der forelægges på ethvert bestyrelsesmøde, og enhver protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Kommunernes tilsyn
Kommunernes tilsyn
§ 6
Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med de ungdomsboliginstitutioner, hvis ejendomme er beliggende i kommunen.
§ 7
Kommunalbestyrelsen påser, at ejendommen anvendes i overensstemmelse med formålet i vedtægterne.
Ejendommen må ikke anvendes til andet formål uden Boligstyrelsens samtykke. Indestår der kommunale lån, kræves tillige kommunalbestyrelsens samtykke.
§ 8
Kommunalbestyrelsen skal hvert år godkende et af institutionens bestyrelse udarbejdet budget, hvori lejen fastsættes for det følgende år. Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse herom.
Kommunalbestyrelsen påser, at lejen fastsættes som anført i § 2 og reguleres som anført i § 3. Kommunalbestyrelsen kan til opfyldelse heraf kræve ændringer i budgettet og lejefastsættelsen.
Kommunalbestyrelsen påser, at institutionens bestyrelse hvert år senest 3 måneder før regnskabsårets begyndelse indsender budgettet til godkendelse.
§ 9
Kommunalbestyrelsen skal hvert år godkende institutionens regnskab, og herunder nøje vurdere om institutionens drift og økonomi opfylder de herom gældende regler. Kommunalbestyrelsen skal herunder påse, at der er balance mellem udgifter og indtægter, at et eventuelt opsamlet underskud normalt afvikles over højst 5 år, og at der foretages henlæggelser og afskrivninger i nødvendigt omfang, og at henlæggelsesmidlernes anvendelse ikke giver anledning til kritik.
Kommunalbestyrelsen kan uden en nærmere gennemgang, jf. dog stk. 1, godkende regnskabet uden bemærkninger, når revisor ikke har fremsat kritiske bemærkninger til regnskabet eller forretningsgangen, og der ikke i øvrigt er fremkommet oplysninger, der giver anledning til nærmere undersøgelse.
Har revisor fremsat kritiske bemærkninger til regnskabet eller forretningsgangen eller finder kommunalbestyrelsen, at der i øvrigt er grundlag for kritik, skal kommunalbestyrelsen pålægge institutionens bestyrelse at foretage de nødvendige foranstaltninger. Kommunalbestyrelsen kan pålægge bestyrelsen, at institutionen søger rejst erstatningskrav overfor forretningsfører, bestyrelsesmedlemmer eller andre, der har påført institutionen tab som følge af kritisable dispositioner eller udvist forsømmelighed.
Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse efter stk. 1-3.
Kommunalbestyrelsen påser, at institutionens bestyrelse hvert år inden 4 måneder efter regnskabsårets slutning indsender regnskabsmaterialet for institutionen i overensstemmelse med reglerne i § 4.
Kommunalbestyrelsen videresender hvert år umiddelbart efter regnskabets godkendelse et eksemplar af det i § 4 omhandlede spørgeskema forsynet med kommunalbestyrelsens eventuelle bemærkninger til Boligstyrelsens orientering.
§ 10
Kommunalbestyrelsen godkender den foreløbige leje ved en institutions ibrugtagelse, forhøjelser af lejen, den endelige leje samt forhøjelser som følge af udførte forbedringer eller ombygninger. Institutionens bestyrelse indsender ansøgning om godkendelse af lejen til kommunalbestyrelsen senest samtidig med, at udlejningen påbegyndes eller forhøjelse af lejen varsles. Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse herom.
§ 11
Forinden iværksættelse af forbedringsarbejder, om- og tilbygningsarbejder, større renoveringsarbejder m.v., der skal finansieres ved låneoptagelse, skal, jf. kapitel 4, kommunalbestyrelsens godkendelse foreligge. Institutionens bestyrelse indsender ansøgning herom til kommunalbestyrelsen tillige med en redegørelse for arbejdernes finansiering og den nødvendige lejeforhøjelse. Det er en betingelse, at panthaver ifølge lån til finansiering af de i 1. punktum nævnte arbejder respekterer henstand med renter og afdrag på eventuelle lån, der er omfattet af § 73 a, stk. 5-6, i lov om boligbyggeri. Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse, jf. dog stk. 2-3.
Boligstyrelsens godkendelse skal tillige indhentes, forinden følgende foranstaltninger iværksættes:
a) Forandringer, der fratager boligen dens karakter af ungdomsbolig.
b) Nedlæggelse af ungdomsboliger med henblik på anden anvendelse.
c) Sammenlægning af ungdomsboliger.
d) Større renoveringsarbejder, hvortil der søges støtte efter boligbyggerilovens kapitel 11.
Boligstyrelsen træffer afgørelse på grundlag af kommunalbestyrelsens indstilling.
§ 12
Konstaterer kommunalbestyrelsen uregelmæssigheder af væsentlig betydning ved institutionens eller ejendommens drift, skal den straks foretage indberetning herom til Boligstyrelsen, bilagt kommunalbestyrelsens indstilling samt oplysning om, hvilke foranstaltninger kommunalbestyrelsen har truffet eller agter at træffe over for institutionen. Det samme gælder, hvis kommunalbestyrelsen konstaterer, at institutionen ikke kan opfylde sine økonomiske forpligtelser, hvis institutionens bestyrelse foretager indberetning om huslejeaktioner, eller hvis der opstår udlejningsvanskeligheder af mere permanent karakter.
Kommunalbestyrelsen kan udpege en revisor til at foretage fornyet revision af institutionens regnskaber.
Kommunalbestyrelsen kan til sikring af institutionens forsvarlige drift og administration træffe de foranstaltninger, som den finder nødvendig. Kommunalbestyrelsen kan herunder udpege en forretningsfører til midlertidigt at overtage institutionens administration.
§ 13
Kommunalbestyrelsen kan godkende institutionernes vedtægter i det omfang, vedtægterne er i overensstemmelse med de af Boligstyrelsen udarbejdede normalvedtægter, og kun indebærer en udfyldning af disse.
Under samme betingelser som anført i stk. 1, kan kommunalbestyrelsen godkende ændringer i institutionens vedtægter.
§ 14
Kommunalbestyrelsen påser, at ejendommens vedligeholdelsestilstand er forsvarlig, og at den bevarer karakteren af ungdomsboliginstitution. Kommunalbestyrelsen kan påbyde udførelse af nødvendige vedligeholdelsesarbejder.
§ 15
Kommunalbestyrelsen påser, at udlejningen af ungdomsboliger sker efter retningslinjer, der tager hensyn til de boligsøgendes uddannelsesmæssige, økonomiske og sociale forhold.
Ungdomsboliger kan udlejes til unge uddannelsessøgende og andre unge med særligt behov derfor. For ungdomsboliger opført med statsstøtte i medfør af den før 1. januar 1978 gældende lovgivning, er den berettigede personkreds dog kun unge uddannelsessøgende. Unge flygtninges adgang til at opnå bolig er omhandlet i Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 105 af 10. marts 1987.
§ 16
Institutionen skal på forlangende give kommunalbestyrelsen og Boligstyrelsen enhver oplysning om institutionens forhold til belysning af, om den ledes og drives i overensstemmelse med bestemmelserne i boligbyggeriloven, regler udfærdiget i medfør heraf og institutionens vedtægter.
§ 17
Kommunalbestyrelsen er bemyndiget til at meddele og ophæve prohibitivpåtegninger på værdipapirer, som tilhører institutionen.
§ 18
Forinden inventar, hvortil der er ydet monteringslån, afhændes, uden at der samtidig sker genanskaffelse, skal kommunalbestyrelsens godkendelse indhentes.
Kommunalbestyrelsen træffer den endelige administrative afgørelse.
Nettoprovenuet ved salg, som nævnt i stk. 1, samt de midler, der er henlagt til fonyelse heraf, skal indbetales til Kongeriet Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning som ekstraordinært afdrag på monteringslånet. Kommunalbestyrelsen skal overfor Hypotekbanken attestere beløbets størrelse.
Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning
Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning
§ 19
Ungdomsboliginstitutionen kan ikke optage lån med sikkerhed i institutionens ejendom, uden samtykke forinden er indhentet fra kommunalbestyrelsen og Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning. Respekterer lånet indestående statslån eller statsgaranterede lån, er Hypotekbankens samtykke dog unødvendigt.
Hypotekbanken afgiver erklæringer om statsgaranti for realkreditlån til finansiering af ejendomme, som har opnået tilsagn om statsstøtte i henhold til lov om boligbyggeri.
Hypotekbanken kan meddele samtykke til, at statslån eller statsgaranterede lån rykker for optagelse af realkreditlån til finansiering af forbedrings- og ombygningsarbejder samt renoveringsarbejder (om- og tilbygningslån), når arbejdernes udførelse er godkendt af kommunalbestyrelsen, og denne har vedstået en eventuel kommunal garanti eller regaranti. Det er en betingelse for Hypotekbankens samtykke, at panthaver ifølge det i 1. punktum nævnte realkreditlån respekterer henstand med renter og afdrag på eventuelle lån, der er omfattet af § 73 a, stk. 5-6, i lov om boligbyggeri. I de i § 11, stk. 2, nævnte tilfælde skal tillige Boligstyrelsens godkendelse foreligge.
Hypotekbanken afgør, hvorvidt og i hvilket omfang tilkendte eller aftalte ekspropriationserstatninger kan tillades udbetalt til institutionen eller vil være at indbetale som ekstraordinære afdrag på statslån, statsgaranterede lån eller foranstående lån.
Hypotekbanken afgør, hvorvidt og i hvilket omfang ekstraordinært afdrag skal ydes på statslånet i tilfælde af skelforandring. Ved afhændelse af ejendommen helt eller delvist skal Boligstyrelsens samtykke indhentes.
Hypotekbankens afgørelser i henhold til dette kapitel kan indbringes for Boligstyrelsen.
Likvidation
Likvidation
§ 20
Likvidation foretages af en likvidator udpeget af Boligstyrelsen efter indstilling fra kommunalbestyrelsen.
Ved likvidation af institutionen anvendes de fremkomne midler i første række til betaling af gæld. Er der herefter noget tilbage, bestemmer Boligstyrelsen anvendelsen heraf efter indstilling fra kommunalbestyrelsen.
Ikrafttrædelse
Ikrafttrædelse
§ 21
Reglerne i denne bekendtgørelse gælder uanset modstående bestemmelser i institutionens vedtægter, fundats eller lignende.
§ 22
Bekendtgørelsen træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Lovtidende og har virkning for de regnskaber, der vedrører regnskabsåret 1988-89 og senere regnskabsår, og for de budgetter, der vedrører regnskabsåret 1989-90 og senere regnskabsår.
Samtidig ophæves kapitel 3 i Boligministeriets bekendtgørelse nr. 170 af 20. april 1979 om statsstøttede kollegier.
Boligstyrelsen, den 16. marts 1988, den 16. marts 1988
/H. E. RASMUSSEN Vibeke Køie/
Bilag 1
Kontoplan til resultatopgørelse for ungdomsboliger, der er organiseret som selvejende institutioner
Udgifter
Kapitaludgifter
- Nettoprioritetsydelser
- Renteudgifter i øvrigt
- Leje af lokaler/grund
Offentlige og andre faste udgifter
- Ejendomsskatter (netto)
- Vand- og kloakafgifter
- Renovation
- Forsikringer m.v.
Energiudgifter
- Varme
- Elektricitet
Administration m.v.
- Administration
- Revision
Vedligeholdelse og renholdelse
- Ejendomsfunktionærer
- Rengøring (indvendig)
- Almindelig vedligeholdelse
- Planlagt og periodisk vedligeholdelse Afholdte udgifter Heraf dækkes af henlæggelser
- Fornyelser Afholdte udgifter Heraf dækkes af henlæggelser
Henlæggelser
- Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse
- Henlæggelser til fornyelser
- Afskrivninger
Diverse
- Tab på debitorer
- Lejetab
- Diverse udgifter
- Telefon (netto)
- Særlige serviceydelser
- Beboerfaciliteter
- Afvikling af opsamlet underskud
- Udgifter i alt
Indtægter
- Leje af ungdomsboliger
- Andre lejeindtægter
- Renteindtægter
- Vaskeri
- Diverse indtægter
- Driftssikring
- Huslejetilskud
- Eventuelle andre tilskud
- Indtægter i alt
- Årets resultat
a. Overført til tabs- og vindingskonto
b. Yderligere henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse
c. Yderligere henlæggelser til fornyelser
Balance for ungdomsboliginstitutioner
Aktiver
- Ejendommens oprindelige anskaffelsessum
- Senere forbedringer
- Indeksregulering af prioritetsgæld
- Inventar
- Obligationsbeholdning
- Tilgodehavender
- Beholdninger
- Aktiver i alt
Passiver
- Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse
- Henlæggelser til fornyelser
- Kursreguleringskonto
- Tabs- og vindingskonto
- Prioritetsgæld vedrørende opførelsen
A. Realkreditlån
B. Statslån
C. Kommunalt lån
D. Andre lån
E. Monteringslån
- Lån til forbedringer
A. Realkreditlån
B. Statslån
- A. Ejendommens afskrivningskonto
B. Afvikling af underfinansiering
- Engangsstøttelån og driftslån/ekstraordinært underskud
A. Kriselån
B. Huslejelån
C. Udligningslån
D. Engangsstøttelån
a. Staten
b. Kommunen
c. Realkreditinstitutter
E. Andre driftslån
F. Ekstraordinært underskud
- Depositum
- Skyldige omkostninger
- Kortfristede lån
- Passiver i alt
Bilag 2
Fastsættelse af kontienes indhold
Resultatopgørelse
Udgifter
Kapitaludgifter
Konto 1. Nettoprioritetsydelser
Omfatter afdrag, renter samt reservefonds- og administrationsbidrag vedrørende lån ydet til ungdomsboliginstitutionens opførelse, eventuelle senere optagne realkreditlån og andre langfristede lån.
Såfremt der ydes rentesikring, modregnes denne i prioritetsydelserne. Størrelsen af den ydede rentesikring skal oplyses i en note til regnskabet.
Konto 2. Renteudgifter i øvrigt
På denne konto føres renteudgifter vedrørende kortfristede lån (det vil sige med en løbetid på indtil 1 år). Eventuelle morarenter vedrørende realkreditlån og lign. føres ligeledes på denne konto.
Konto 3. Leje af lokaler/grund
Anvendes, hvis institutionen er beliggende i lejede lokaler eller på lejet grund.
Offentlige og andre faste udgifter
Konto 4. Ejendomsskatter (netto)
Opmærksomheden henledes på, at der er mulighed for at opnå fritagelse for ejendomsskatter, jf. § 8, stk. 1, litra c, i lov om beskatning til kommunerne af faste ejendomme (lovbekendtgørelse nr. 599 af 5. september 1986). Ansøgning herom indgives til amtsrådet og til kommunalbestyrelsen.
Hvis fritagelsen gives i form af et tilskud svarende til ejendomsskatterne, modregnes tilskuddet på denne konto. Efter boligbyggerilovens § 76 a er der givet kommunerne og amtskommunerne adgang til hvert år at yde et tilskud, der svarer til størrelsen af den kommunale og amtskommunale grundskyld, som institutionen betaler.
Konto 5. Vand- og kloakafgifter
På denne konto føres faste og variable afgifter vedrørende levering og afledning af vand. Renter og afdrag på gæld vedrørende anlæg af kloak eller lignende føres på konto 1 (nettoprioritetsydelser).
Konto 6. Renovation
På denne konto føres udgifterne til renovation.
Konto 7. Forsikringer m.v.
Ejendommen skal holdes forsikret i et bygningsbrandforsikringsselskab, der har Forsikringstilsynets tilladelse til at drive forsikringsvirksomhed. Forsikringssummen skal i tilfælde af totalskade kunne dække genopførelsesudgiften (fuld- og nyværdiforsikring).
Der bør normalt tegnes almindelig grundejerforsikring.
Herudover må det bero på konkrete forhold, i hvilket omfang der bør tegnes forsikring.
Udgifter til forsikringer vedrørende institutionens ansatte konteres sammen med lønudgiften.
Opkræves bidrag til brandvæsenet særskilt konteres udgiften på denne konto.
Energiudgifter
Konto 8. Varme
Hvis der opkræves særskilt betaling for varme, skal varmeudgifterne oplyses i en note til regnskabet.
Konto 9. Elektricitet
Eventuelle udgifter til elvarme skal føres på konto 8. Fordelingen må om nødvendigt foretages skønsmæssigt.
Administration m.v.
Konto 10. Administration
Omfatter administrationshonorar eller løn til forretningsfører og udgifter til kontorhold, porto, papir, tryksager, regnskabsføring, opkrævning af leje, inkasso, møder samt gebyr for varetagelse af indstilling til ledige ungdomsboliger.
Konto 11. Revision
På denne konto føres kun den rene udgift til revision. Hvis revisor udfører andre særlige administrative opgaver for institutionen, skal en hertil svarende del af revisors honorar konteres på konto 10 (administration).
Vedligeholdelse og renholdelse
Konto 12. Ejendomsfunktionærer
På denne konto føres udgifter til aflønning af inspektør samt andre ansatte, der varetager viceværtfunktioner, renholdelse af udenomsarealer, snerydning og lignende.
Udover selve lønudgiften posteres også direkte lønafhængige udgifter, såsom ATP, AUD, lovpligtig arbejdsskadeforsikring, feriepenge og lignende på denne konto.
Løn til ejendomsfunktionærer, der foretager egentlige vedligeholdelsesarbejder, skal konteres på konto 14 (almindelig vedligeholdelse). Der må om nødvendigt foretages skønsmæssig fordeling.
Konto 13. Rengøring (indvendig)
Omfatter udgifter (løn, lønafhængige udgifter og rengøringsmidler) til rengøring af gange, fælleskøkkener og andre fælleslokaler.
Eventuelle udgifter til rengøring af værelser og vask af sengetøj skal føres på konto 24 (særlige serviceydelser). Der må om nødvendigt foretages en skønsmæssig fordeling.
Konto 14. Almindelig vedligeholdelse
Ved almindelig vedligeholdelse forstås løbende arbejder, der udføres akut eller efter behov, når der konstateres fejl eller skader på dele af bygningsanlægget.
Kontoen omfatter foruden bygningsvedligeholdelse også udgifter til vedligeholdelse af inventar, tekniske installationer samt gård-, have- og vejanlæg.
Udgifterne til almindelig vedligeholdelse kan ikke dækkes af henlagte midler, men må afholdes som driftsudgifter under hensyntagen til det i budgettet afsatte beløb.
Ved budgetlægningen afsættes et beløb, som skal være realistisk set på baggrund af tidligere års erfaringer. For at sikre et rimeligt grundlag for den fornødne budgetkontrol og erfaringsopsamling, bør der ved bogføringen ske en opdeling af vedligeholdelsesudgifterne med en passende specifikation.
Konto 15. Planlagt og periodisk vedligeholdelse
På denne konto føres afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse, som dækkes af tidligere års henlæggelser hertil, jf. konto 81.
Hvis der til et udført vedligeholdelsesarbejde ikke er fuld dækning fra de henlagte midler, udgiftsføres den manglende dækning i resultatopgørelsen for det pågældende år, medmindre anden godkendt finansiering tilvejebringes. Forbrug af midler henlagt samme år kan ikke finde sted.
Selv om resultatopgørelsen normalt ikke direkte påvirkes af udgifter afholdt under denne konto, skal det som en del af budgettet fremgå, i hvilket omfang der skal ske frigørelse af de henlagte midler.
I en note til regnskabet foretages en nærmere specifikation af udgifterne.
Konto 16. Fornyelser
På denne konto føres afholdte udgifter til fornyelser, dvs. udskiftninger af allerede eksisterende bygningsdele m.v., som dækkes af tidligere års henlæggelser hertil, jf. konto 82.
Kontoen omfatter også udgifter til fornyelse af inventar. Udgifter, der ikke kan dækkes af henlagte midler, udgiftsføres i det pågældende år. Forbrug af midler henlagt samme år kan ikke finde sted.
Selv om resultatopgørelsen normalt ikke direkte påvirkes af udgifter afholdt under denne konto, skal det af budgettet fremgå, i hvilket omfang der skal ske frigørelse af de henlagte midler til fornyelser.
Der skal foretages en nærmere specifikation af udgifterne i en note til regnskabet.
Henlæggelser
Konto 17. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse
Hensigten med henlæggelserne er, at der sikres størst mulig udjævning af udgiften til større vedligeholdelsesarbejder, således at disse kan gennemføres med en jævn huslejeudvikling.
De henlagte beløb overføres til balancen under konto 81.
Kontoen påvirkes ikke af, at der i årets løb afholdes udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Disse beløb udgiftsføres under konto 15.
Til brug for budgetteringen udarbejdes som bilag til budgettet en plan over de enkelte vedligeholdelsesarbejder med angivelse af det forventede udførelsestidspunkt og anslåede udgifter. For at sikre den ønskede udjævning af udgifterne, skal der ved den langsigtede budgetplanlægning regnes med en budgetperiode på mindst 10 år.
Af vedligeholdelsesplanen skal kunne aflæses, hvor stort et beløb, der skal frigives fra de henlagte midler i de enkelte år i budgetperioden. De årlige henlæggelser skal tilrettelægges således, at de løbende udgifter udjævnes mest muligt.
De henlagte beløb skal inflationsikres, således at de bevarer deres købekraft. Det kan ske ved en forøgelse af henlæggelsesbeløbet med et beløb svarende til inflationsudhulingen af de tidligere henlæggelser.
Ved den årlige budgetlægning tages vedligeholdelsesplanen op til revision. Endvidere forskydes planen et år, idet de vedligeholdelsesarbejder, der forventes at skulle udføres i det år, der nu er kommet inden for budgetperiodens tidshorisont, medtages i vedligeholdelsesplanen.
Revisor skal ved revision af regnskabet påse, at henlæggelserne afsættes i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanen. Uanset vedligeholdelsesplanen skal der dog mindst henlægges et beløb svarende til 15 kr. pr. m2 bruttoetageareal årligt. Denne bestemmelse vil især have betydning for nyetablerede ungdomsboliger, der normalt vil have beskedne vedligeholdelsesudgifter i de første år. Minimumsbeløbet gælder for studieåret 1988-89 og reguleres i forhold til stigningen i timelønsindekset (det af Danmarks Statistik offentliggjorte timelønsindeks for industriens arbejdere). (1. januar 1988 lig 100).
Konto 18. Henlæggelser til fornyelser
Der udarbejdes - ligesom for planlagt og periodisk vedligeholdelse - en langsigtet plan over de nødvendige udgifter til fornyelser.
Ved udarbejdelsen af planen over fornyelser kan følgende omtrentlige levetider anvendes som vejledning:
- Centralvarmeanlæg a) kedler og varmtvandsbeholder .............. 12 år b) oliebrændere/gasbrændere .................. 10 år c) stoker .................................... 10 år d) fjernvarmeaftagerinstallationer ........... 12 år e) varmereguleringsautomatik ................. 7 år f) øvrige centralvarmeanlæg .................. 25 år 2. Kaminer, kakkelovne, el- og gasradiatorer . 12-20 år 3. Vaskerianlæg ................................ 10 år 4. El- og gasvandvarmere ....................... 10 år 5. Køle- og fryseskabe samt trinetter .......... 10 år 6. Gas- og elkomfurer .......................... 12 år 7. Ventilationsanlæg a) automatik ................................ 7 år b) øvrige ventilationsanlæg ................. 12 år 8. Traktorer og andre større redskaber ......... 10 år 9. Fællesantenneanlæg .......................... 10 år 10. Elevatorer ................................. 25 år 11. Inventar ................................. 8-10 år
Revisor skal ved revision af regnskabet påse, at henlæggelserne afsættes i overensstemmelse med fornyelsesplanen. Uanset fornyelsesplanen viser erfaringerne, at der i institutioner med centralvarmeanlæg eller lignende som minimum skal henlægges 25 kr. pr. m2 bruttoetageareal for året 1988-89. Beløbet reguleres i forhold til stigningen i timelønsindekset. (1. januar 1988 lig 100).
Konto 19. Afskrivninger
I det omfang nybyggeri, forbedringsarbejder, nyanskaffelser m.v. ikke finansieres ved hjælp af tilskud, lån eller henlagte midler, er der tale om underfinansiering. På konto 19 anføres årets udgifter til afvikling heraf. Der henvises til konto 87 B.
Diverse
Konto 20. Tab på debitorer
På denne konto føres i henholdsvis budgettet og regnskabet henlæggelser til imødegåelse af forventede tab og konstaterede tab på debitorer. Erfaringerne viser, at der bør budgetteres med et beløb, der svarer til ca. halvdelen af det udestående beløb.
Konto 21. Lejetab
Udgør forskellen mellem lejeindtægten ved fuld udlejning og den forventede/faktiske lejeindtægt. Tab, som følge af at lejen for en udlejet bolig ikke kan inddrives, konteres på konto 20 (tab på debitorer).
Konto 22. Diverse udgifter
Hvis udgifterne på denne konto udgør mere end 1/2 pct. af de samlede udgifter, skal udgifterne specificeres i en note.
Konto 23. Telefon (netto)
På denne konto føres udgifterne til telefonabonnement og samtaleudgifter minus indtægterne ved møntindkast. Udgiften svarer således til institutionens tab på driften af mønt- og svartelefoner. Det bør tilstræbes, at tabet holdes på det lavest mulige niveau.
Konto 24. Særlige serviceydelser
På denne konto føres udgiften til særlige serviceydelser, der normalt ikke indgår i lejen for ungdomsboliger. Som eksempler kan nævnes rengøring af værelser og vask af sengetøj. Ydelsernes art skal angives i en note til regnskabet.
Konto 25. Beboerfaciliteter
Omfatter udgifter til drift af fælleslokaler, pasning af telefonbord (omstillingsbord), beboerdemokratisk arbejde, avis- og tidsskrifthold, TV-licens, interne blade, aktivgrupper og lignende.
Konto 26. Afvikling af opsamlet underskud
Et eventuelt opsamlet driftsunderskud skal normalt budgetteres afviklet over højst 5 år.
Der skal derfor på budgettet optages et beløb til afvikling af opsamlet underskud svarende til mindst 20 pct. af det opsamlede underskud på det senest afsluttede regnskab.
Revisor skal ved revision af regnskabet påse, at underskuddet afvikles efter denne bestemmelse.
Konto 29. Udgifter i alt
Der skal ved budgetteringen foretages et realistisk skøn over de forventede udgifter i budgetperioden. Der må i forbindelse hermed tages hensyn til forventede udgiftsstigninger. De forventede udgiftsstigninger skal være indeholdt i de enkelte udgiftsposter. Budgettet bør således ikke indeholde en samlet post for »uforudsete udgiftsstigninger«.
Indtægter
Konto 31. Leje af ungdomsboliger
Lejen skal fastsættes således, at den sammen med institutionens øvrige indtægter, herunder eventuel driftssikring og huslejetilskud, giver mulighed for at afholde de udgifter, der er forbundet med driften, herunder foreskrevne henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, henlæggelser til fornyelser og afvikling af opsamlet underskud.
Der skal foretages regulering af lejen hvert år ved regnskabsårets begyndelse. Lejereguleringer i løbet af regnskabsåret bør kun foretages, såfremt der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der er lagt til grund ved udarbejdelsen af budgettet.
Som indtægt føres lejeindtægten ved fuld udlejning. Et eventuelt tab som følge af manglende udlejning konteres som udgift på konto 21 (lejetab).
Der skal i en note gives oplysning om lejen for hver enkelt boligtype.
Hvis betalingen for varme opkræves på grundlag af et særskilt varmeregnskab, skal de fastsatte a contobeløb (budget) eller den faktiske (samlede) varmeudgift (regnskab) oplyses i en note. Varmeregnskabet skal så vidt muligt følge studieåret.
Det er normalt, at betaling for elektricitet er indeholdt i lejen. Det skal derfor oplyses i en note, såfremt dette ikke er tilfældet.
Konto 32. Andre lejeindtægter
På denne konto føres eventuel lejeindtægt vedrørende funktionærbolig, børneinstitutioner, erhvervslejemål og lignende.
Konto 33. Renteindtægter
Omfatter renteindtægter fra institutionens obligationsbeholdning og indestående i pengeinstitutter, herunder renteindtægter vedrørende henlagte midler.
Konto 34. Vaskeri
På denne konto føres indtægter fra fællesvaskeri.
Konto 35. Diverse indtægter
På denne konto føres øvrige indtægter, f.eks. konstaterede kursavancer på obligationer, jf. konto 83.
Konto 36. Driftssikring
På denne konto føres tilskud ydet i henhold til lov om midlertidig offentlig støtte til almennyttigt boligbyggeri og statsstøttede kollegier (lovbekendtgørelse nr. 480 af 16. august 1982).
Konto 37. Huslejetilskud
På denne konto føres tilskud ydet i henhold til § 73 a i lov om boligbyggeri.
Konto 60. Årets resultat
Der må hverken budgetteres med overskud eller underskud.
Uanset årets resultat skal henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse (konto 17), henlæggelser til fornyelser (konto 18) og beløb til afvikling af opsamlet underskud (konto 26) optages med samme beløb i regnskabet som i budgettet.
Et eventuelt overskud anvendes først til dækning af opsamlet underskud fra tidligere år. Overskuddet skal således først anvendes til udligning af en negativ saldo på tabs- og vindingskontoen (konto 84). Der kan overføres et yderligere beløb til tabs- og vindingskontoen til udligning af fremtidige underskud. Saldoen på tabs- og vindingskontoen må dog ikke derved komme til at overstige et beløb svarende til 2 pct. af institutionens samlede årlige udgifter. Denne grænse angiver det maksimale beløb, der må henlægges til imødegåelse af fremtidige driftsunderskud.
Hvis der herefter er yderligere overskud, anvendes beløbet til yderligere henlæggelser på kontiene 81 og 82.
Overskuddet skal således fordeles på bestemte konti og må kun anvendes til det eller de formål, hvortil overskuddet er henlagt.
Fordelingen af overskuddet skal fremgå tydeligt af regnskabet.
Et eventuelt underskud overføres til tabs- og vindingskontoen (konto 84). Underskuddet skal normalt afvikles over højst 5 år, jf. konto 26.
Balance. Aktiver
Konto 61. Ejendommens oprindelige anskaffelsessum
På den konto føres ejendommens bruttoanskaffelsessum (dvs. inkl. eventuelt kurstab). Ejendomsværdien ved den seneste vurdering eller årsregulering skal oplyses i en note til regnskabet. Der må ikke ske opskrivning af anskaffelsessummen til ejendomsværdi.
Konto 62. Senere forbedringer
På denne konto føres udgifter, der siden opførelsen er anvendt til forbedring af ejendommen.
Forbedringsarbejderne afskrives over en passende periode. Afskrivningerne udgiftsføres på konto 19.
Hvis forbedringsarbejderne er finansieret med langfristede lån, kan de betalte afdrag opfattes som afskrivning. I så fald udgiftsføres såvel renter som afdrag som prioritetsyderlser (konto 1).
Konto 63. Indeksregulering af prioritetsgæld
På passivsiden føres prioritetsgælden med den aktuelle restgæld. Hvis ejendommen er finansieret med indekslån, må de halvårlige opskrivninger af restgælden derfor opføres som et aktiv.
Konto 64. Inventar
På denne konto føres udgifter til anskaffelse af inventar, herunder inventar finansieret ved monteringslån.
Før 1978 blev der i forbindelse med opførelsen af statsstøttede kollegier ydet statstilskud til møblering og montering. Inventar finansieret ved monteringstilskud skal ikke anføres som aktiv.
Konto 65. Obligationsbeholdning
Obligationsbeholdningen skal opføres til kursværdi.
Reguleringen i forhold til anskaffelsesværdien overføres til kursreguleringskontoen (konto 83).
Der skal i en note til regnskabet gøres nærmere rede for årets bevægelser i obligationsbeholdningen (udtrækning, køb og salg). Endvidere skal anskaffelsessummen for obligationsbeholdningen ved årets udgang oplyses.
Konto 66. Tilgodehavender
Resultatopgørelsen skal - uanset betalingstidspunkt - alene omfatte indtægter og udgifter for det år, som regnskabet vedrører. Forudbetalte udgifter skal derfor opføres som et aktiv.
For periodiske udgifter som f.eks. prioritetsydelser, forsikringspræmier, offentlige afgifter m.v. kan periodisering dog undlades, såfremt det sikres, at den udgift, der føres i regnskabet, vedrører en 12 måneders periode.
Eventuel mellemregning med administrator føres på denne konto. Mellemregningen skal holdes inden for et rimeligt og meget begrænset beløb.
Tilgodehavendet skal specificeres i en note.
Konto 67. Beholdning
På denne konto føres bank-, sparekasse- og girobeholdninger samt kontant beholdning.
Balance. Passiver
Konto 81. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse
Henlagte midler må ikke anvendes til andre formål end dem, hvortil de er henlagt.
Såfremt kontoen opdeles i underkonti, kan der i nødvendigt omfang overføres midler fra en underkonto til en anden, hvis der er henlagt for meget til eet formål og samtidig for lidt til et andet.
Overførsel af midler fra konto 81 til konto 82 eller omvendt må normalt ikke finde sted.
Tilsynsmyndigheden skal ikke på forhånd godkende anvendelsen af henlæggelsesmidlerne, men kan ved den efterfølgende godkendelse af regnskabet påtale en forkert eller kritisabel anvendelse, f.eks. hvis henlagte midler er anvendt til almindelig vedligeholdelse. I særlige tilfælde kan der blive tale om retablering af midler.
Der er ikke krav om, at de henlagte midler skal indsættes på særlige konti eller på anden måde holdes adskilt fra institutionens øvrige midler.
Det kan således accepteres, at henlagte midler likviditetsmæssigt anvendes til midlertidig dækning af underfinansiering eller opsamlede driftsunderskud, således at lånefinansiering af disse undgås. Derved spares rentemarginalen, men det fritager selvsagt ikke institutionen for at søge underfinansieringen eller det opsamlede underskud afviklet efter de herom gældende regler.
Det kan endvidere accepteres, at henlagte midler likviditetsmæssigt anvendes til midlertidig finansiering af påkrævede moderniserings- og forbedringsarbejder, således at låneoptagelse udskydes til tidspunktet for arbejdernes færdiggørelse/afslutning.
Der er ikke krav om, at forrentningen af de henlagte midler tilskrives henlæggelseskontiene. Renten kan således indgå som indtægt i driftsregnskabet, jf. konto 33.
Revisor skal påse, at henlæggelsesmidlerne anvendes til de formål, hvortil de er henlagt.
Konto 82. Henlæggelser til fornyelser
Der henvises til bemærkningerne til konto 81 (Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse).
Konto 83. Kursreguleringskonto
På denne konto opføres forskellen mellem obligationsbeholdningens kursværdi og anskaffelsesværdi.
På kontoen opføres endvidere realiserede kursgevinster og - tab. Kursgevinsterne henlægges således på denne måde til imødegåelse af fremtidige kurstab.
Såfremt det opsamlede beløb på kursreguleringskontoen overstiger det beløb, der skønnes at være nødvendigt til dækning af eventuelle fremtidige kurstab, kan det overskydende beløb anvendes til dækning af opsamlet underskud (det vil sige overføres til tabs- og vindingskontoen) eller overføres til en af henlæggelseskontiene (kontiene 81 og 82). Der må dog aldrig ske overførsel af urealiserede kursgevinster.
Konto 84. Tab- og vindingskonto
En eventuel negativ saldo skal normalt afvikles over højst 5 år, jf. konto 26.
En positiv saldo må ikke overstige et beløb svarende til 2 pct. af institutionens samlede årlige udgifter, jf. konto 29. Yderligere overskud skal overføres til en af henlæggelseskontiene (kontiene 81 og 82).
Hvis institutionen har modtaget lån til nedbringelse af lejen eller til dækning af driftsunderskud (kriselån, huslejelån, udligningslån, engangsstøtte eller lignende) opføres dette beløb på konto 88 (engangsstøttelån og driftslån/ekstraordinært underskud).
Konto 85. Prioritetsgæld vedrørende opførelsen
På denne konto føres restgælden for prioritetslån, der er optaget i forbindelse med ejendommens opførelse. Lånene specificeres som anført i kontoplanen.
Konto 86. Lån til forbedringer
På denne konto føres restgælden for lån, der er optaget til finansiering af forbedringsarbejder. Udgiften til forbedringsarbejderne optages som aktiv på konto 62.
Konto 87 A. Ejendommens afskrivningskonto
På denne konto akkumuleres afdragene på prioritetsgælden, jf. konto 85 og 86.
Konto 87 B. Afvikling af underfinansiering
Her akkumuleres afvikling af eventuel underfinansiering i forbindelse med opførelsen og senere forbedringer.
Konto 88. Engangsstøttelån og driftslån/ekstraordinært underskud
Vedrører lån optaget til nedbringelse af lejen (huslejelån og udligningslån) eller til dækning af underskud (kriselån samt visse engangsstøttelån).
På kontoen føres endvidere statslån ydet til udførelse af vedligeholdelsesarbejder, energibesparende foranstaltninger eller lignende, såfremt udgifterne til arbejderne er udgiftsført i driftsregnskabet. Hvis udgifterne er ført som aktiv på konto 62 (forbedringer), føres lånet på konto 86 (lån til forbedringer).
Lån ydet af Københavns Kommunes Kollegiefond samt andre lån ydet af kommuner til nedbringelse af lejen eller til dækning af underskud føres ligeledes på denne konto.
Det ekstraordinære underskud er den del af det opsamlede underskud, der er dækket af engangsstøttelån og driftslån.
Det ekstraordinære underskud skal ikke afvikles, før lånene kræves tilbagebetalt.
Konto 89. Depositum
På denne konto føres de af beboerne indbetalte beløb til depositum.
Konto 90. Skyldige omkostninger
Vedrørende periodisering henvises til konto 66 (tilgodehavender).
En eventuel mellemregning i administrators favør føres på denne konto.
Konto 91. Kortfristede lån
På denne konto føres kortfristede lån (det vil sige med en løbetid på indtil 1 år) optaget til afhjælpning af midlertidige likviditetsproblemer. Der bør normalt ikke være behov for at optage sådanne lån.
Langfristede bank- og sparekasselån, der er anvendt til opførelsen eller forbedring af ejendommen føres på konto 85 (prioritetsgæld vedrørende opførelsen) eller konto 86 (lån til forbedringer).
Bilag 3
Spørgeskema om ungdomsboliginstitutionens drifts- og regnskabsforhold (BO 18)
Ungdomsboliginstitution Tilsynsførende kommune Navn Navn Adresse Adresse Telefon Telefon ja nej 1. Overstiger det opsamlede ordinære underskud 2 pct. af de samlede årlige udgifter? ................... 2. Overstiger lejetabet 5 pct. af den maksimale lejeindtægt? ..................................... 3. Skønnes der at være risiko for udlejningsvanskeligheder? ........................ 4. Er terminsydelser betalt for sent? ............... 5. Skønnes der at være henlagt utilstrækkelige midler til vedligeholdelse og fornyelse? Der henvises til punkterne 17 og 18 i vejledningen til kontoplanen? 6. Skønnes der at være tvivl om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for institutionens midler? ........................... 7. Er der risiko for tab på tilgodehavender, herunder tilgodehavender på fraflyttede lejere, som overstiger det allerede henlagte beløb til tab på debitorer (konto 20)? ................. 8. Giver bedømmelsen af institutionens soliditet og likviditet anledning til tvivl om, hvorvidt der er fuld sikkerhed for opfyldelsen af institutionens forpligtelser? .................... Besvares et eller flere af spørgsmålene med ja, skal svaret/svarene begrundes nærmere i en note på bagsiden. ----------, den----- ---------- , den----- ----------------------- ------------------------- for bestyrelsen for revisonen
Metadata
- Type
- Bekendtgørelse
- År
- 1988
- Ikrafttrædelsesdato
- 1. januar 1988