TheLawyer.sh
Tilbage

Bekendtgørelse om kassation i amtskommunernes arkiver

BEK nr 65 af 31/01/1990

DanmarkBekendtgørelse1990

§ 1

Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder for alle amtskommunens arkivalier, bortset fra arkivalier der findes ved amtskommunens institutioner, sygehuse m.v.

Stk. 2

Bestemmelserne om bevaring og kassation gælder dog ikke materiale, som er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre eller de i medfør af denne lov fastsatte registerforskrifter.

Stk. 3

Reglerne i bilaget til denne bekendtgørelse gælder tillige for Københavns og Frederiksberg Kommuner, medmindre andet er fastsat i henholdsvis bekendtgørelse om kassation af Københavns Kommunes arkivalier og bekendtgørelse om kassation i kommunernes arkiver.

§ 2

Ved arkivalier forstås såvel skriftligt materiale som enhver anden art af materiale, der formidler information og er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med amtskommunens virksomhed. For kort, tegninger og planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data gælder samme regler som for de øvrige arkivalier, jf. dog § 1, stk. 2.

Almindeligt om kassation og aflevering

Almindeligt om kassation og aflevering

§ 3

Arkivalier i amtskommunens arkiver må kun tilintetgøres, hvis de i bilaget til bekendtgørelsen er opført blandt de sager, der kan kasseres.

Stk. 2

Sagsmateriale skal dog altid opbevares så længe, der er administrativt behov for det.

Stk. 3

Arkivalier, der ikke er af egentlig amtskommunal karakter, men er indgået i amtskommunens arkiver, fx. foreningsarkiver, må ikke kasseres.

Stk. 4

Indenrigsministeren kan fastsætte regler om kassation af arkivalier, som er blevet mikrofotograferet.

§ 4

Arkivalier modtaget fra institutioner, hvis ressort overgår eller er overgået til amtskommunen, holdes adskilt og behandles efter de bestemmelser, der er udstedt for de pågældende institutioner.

§ 5

Materiale, der ikke sagsbehandles, bør ikke indgå i sagerne. Det gælder først og fremmest trykt informationsmateriale, herunder bl.a. love, bekendtgørelser og cirkulærer, tidsskrifter og bøger, brochurer og reklamer.

Stk. 2

Dubletter udtages til kassation ved sagens afslutning.

Stk. 3

Materiale om samme sag bør kun bevares eet sted. Materiale, der er tilsendt fra institutioner eller amtskommunens andre afdelinger til orientering, kan kasseres, når der ikke længere er praktisk brug for det.

§ 6

Arkivalier, der er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til landsarkiverne. De skal tilintetgøres på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til dem, f.eks. ved makulering, brænding eller formaling i en papir- eller papfabrik. Kasserede arkivalier må ikke overlades til f.eks. produkthandlere eller papirindsamlinger.

Stk. 2

Kassationer forestås af amtskommunens eget personale, som har ansvaret for arbejdets udførelse.

Stk. 3

Landsarkiverne kan foretage kassation i arkivalier, der tidligere er afleveret fra amtskommunerne, efter de i denne bekendtgørelse fastsatte regler.

§ 7

Arkivalier, der skal bevares i henhold til bestemmelserne, kan afleveres til landsarkiverne, sædvanligvis når arkivalierne er 30 år gamle.

Stk. 2

Der træffes aftale med landsarkivet forinden aflevering finder sted. Arkivalierne skal pakkes og mærkes forskriftsmæssigt, og afleveringsfortegnelse udarbejdes.

Stk. 3

Tvivlsspørgsmål vedrørende opbevaring eller aflevering af arkivalier kan forelægges for landsarkiverne.

Kassation i personsager

Kassation i personsager

§ 8

Udskillelse af de personsager, der skal bevares, sker ved hjælp af de 2 første cifre i CPR-nummeret. Hvis kassation af personsager ikke kan foretages efter fødselsdag, sker kassation efter samråd med landsarkivet.

Kassation i de enkelte dele af amtskommunens arkiver

Kassation i de enkelte dele af amtskommunens arkiver

§ 9

Kassation i de enkelte dele af amtskommunens arkiver sker efter anvisningerne i bilaget.

Ikrafttræden

Ikrafttræden

§ 10

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 1990.

Stk. 2

Indenrigsministeriets cirkulære nr. 69 af 28. marts 1945 angående kassation af arkivalier og bekendtgørelse nr. 251 af 25. maj 1979 om kassationer i amtskommunernes arkiver vedrørende regnskabsvæsen ophæves.

Indenrigsministeriet, den 31. januar 1990, den 31. januar 1990

/Thor Pedersen Emil le Maire/

Bilag

Bilag til Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kassation i amtskommunernes arkiver

Indhold:

  1. Generelle regler

1.1. Materiale af almindelig karakter

1.2. Personalesager og sager vedrørende personaleforhold

1.3. Sager af økonomisk karakter

  1. Særlige regler for de enkelte forvaltningsområder

2.1. Centralforvaltningen

2.2. Sygehusforvaltningen

2.3. Social- og sundhedsforvaltningen

2.4. Undervisnings- og kulturforvaltningen

2.5. Teknik- og miljøforvaltningen

  1. Generelle regler

Hvis samme sag er henlagt såvel i centralforvaltningen som i en af sektorforvaltningerne, bevares kun sagen i centralforvaltningen, dog således at originalmateriale altid har forrang frem for kopier.

1.1. Materiale af almindelig karakter.

A. Bevares skal:

  1. Sager fra tiden før 1900 (i Sønderjylland før 1923).
  1. Amtsrådets beslutningsprotokoller, dagsordener, mødereferater og lignende. Sager vedrørende amtsrådets medlemmer og suppleanter, jf. dog under 1.1. B.1.
  1. Beslutningsprotokoller, dagsordener, mødereferater og fortegnelser over udvalgsmedlemmer fra alle udvalg nedsat af amtsrådet.
  1. Journaler, uanset om de er ført i protokoller, på løsblade eller kort, samt brevkopibøger.
  1. Korrespondance, hvor kassation ikke er hjemlet i de følgende afsnit.
  1. Årsberetninger og regnskaber for amtskommunale institutioner samt for lokale foreninger og institutioner, der får tilskud fra amtskommunen.
  1. Sager vedrørende arkiv, bibliotek og journal.
  1. Kandidatanmeldelser og anmeldelser af liste- og valgforbund vedrørende valg til amtsrådet, materiale vedrørende klager over valget samt valgbøger.

B. Kasseres må:

  1. Sager vedrørende amtsrådsmedlemmernes og suppleanternes vederlag, pension, diæter mv., kursusdeltagelse samt forsikringer.
  1. Mødeplaner for amtsrådet og udvalgene.
  1. Delegationsplaner og sagsfordelingslister.
  1. Rutinesager, der besvares eller afgøres efter faste regler, f.eks. forespørgsler om ekspeditionstider, anmodning om tilladelse til at benytte amtskommunens ejendomme og lignende.

C. Kasseres skal:

Stemmesedler vedrørende valg til amtsrådet, når klagefristen er udløbet, og eventuelle klager over valget er endeligt afgjort.

1.2. Personalesager og sager vedrørende personaleforhold

A. Bevares skal:

  1. Sager af generel karakter, f.eks. sager vedrørende samarbejdsudvalg eller lignende.
  1. Sager vedrørende chefstillinger, f.eks. amtskommunaldirektør og forvaltningschefer, amtsskolepsykologer og amtskonsulenter samt ledere af amtskommunale institutioner og skoler.
  1. 3% af sager vedrørende det øvrige personale, såvel fastansatte som midlertidigt beskæftigede. (Dvs. alle sager vedrørende personer født den 1. i hver måned.)
  1. Stillingsbeskrivelser og normeringsplaner. Reglementer og instrukser samt generelle sager vedrørende tjenstlige og velfærdsmæssige forhold.
  1. Generelle sager vedrørende amtskommunal uddannelses- og kursusvirksomhed.

B. Kasseres må:

  1. 97% af sagerne vedrørende det personale, som ikke er nævnt under 1.2. A.2.
  1. Personaleoverenskomster og stillingsopslag, herunder ansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. Om ansøgninger, der har ført til ansættelser, se under 1.2. A.3.
  1. Sager vedrørende dagpengelovgivningen og arbejdstid samt forsikringer.
  1. Enkeltsager vedrørende kursusdeltagelse.

1.3. Sager af økonomisk karakter

A. Bevares skal:

  1. Regnskaber og budgetter.
  1. Sager om regnskabsvæsen, budget, tillægsbevillinger, økonomirapporter, aktiver og passiver, revision og tilskud.
  1. Sager om planlægning og statistik i amtskommunen og andre amtskommuner, sidstnævnte dog kun såfremt de er indgået i sagsbehandlingen.
  1. De af amtskommunen indgåede aftaler, jf. dog 1.3. B.7.
  1. Sager om grunde, haveanlæg, bygninger inkl. disses indretning og udsmykning samt tjeneste- og lejeboliger.

B. Kasseres må:

  1. Sager om frigivelse af rådighedsbeløb.
  1. Sager om likvide midler.
  1. Sager om kasseforskud udbetalt efter generelle regler.
  1. Sager om kasseeftersyn.
  1. Sager om planlægning i andre amtskommuner, medmindre de er indgået i sagsbehandlingen.
  1. Sager om bygningslicitationer samt sager om installationer, vedligeholdelse, rengøring og inventar.
  1. Sager om indkøb af forbrugsvarer.
  1. Originale bogføringsbilag, herunder underbilag, der er mere end 5 år gamle.
  1. Særlige regler for de enkelte forvaltningsområder

2.1. Centralforvaltningen:

A. Bevares skal, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om amtsrådets møder, undtagen mødeplaner.
  1. Sager om styrelseslov, styrelsesvedtægt og forretningsorden.
  1. Sager om kontakt med pressen, amts- og primærkommuner samt landsorganisationerne og disses underafdelinger.
  1. Sager om koncessioner til buskørsel samt vedtægter og regnskaber herfor. Sager om kontaktudvalgene.
  1. Sager om koncessioner til fragtmandskørsel og fragtcentraler.
  1. Sager om færgeruter.
  1. Sager om tilsyn med legater.
  1. Generelle sager om de amtskommunale kontorer.
  1. Sager om tilskud til ekstraordinære lærepladser.

B. Kasseres må, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om annoncering.
  1. Sager om takster for buskørsel, fragtmænd og færger. Køre- og sejlplaner.
  1. Regnskabsbilag for legater.
  1. Afregninger af tilskud til beskæftigelsesforanstaltninger.

2.2. Sygehusforvaltningen

A. Bevares skal, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Administrative sager, som ikke er nævnt under 2.2. B.
  1. Sager om ansøgninger om tilskud.
  1. Sager om administrationen af de enkelte sygehuse mv.
  1. Sager om patientforhold, som ikke er nævnt under 2.2. B.

B. Kasseres må, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om befordringsordninger.
  1. Sager om biblioteksbetjening, medicinalrevision og forsikringer.
  1. Materiale om regnskabs- og lønsystemer, forskud, takstregulativer og betalingsordninger samt statsrefusioner.
  1. Aftaler om patientbefordring samt aftaler med Rigshospitalet.
  1. Sager om patientvisitation, ventelister og sygehushygiejne.
  1. Sager om de enkelte sygehuses beredskab.

2.3. Social- og sundhedsforvaltningen

A. Bevares skal, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Administrative sager, der ikke er nævnt under 2.3. B.
  1. Sager om revaliderings- og pensionsnævn samt samråd.
  1. Sager om ansøgninger om tilskud.
  1. Sager om godkendelse og tilsyn.
  1. Sager om visitationer, ventelister og belægningsforhold på de enkelte sociale institutioner og lignende sager.
  1. Sygesikringsregistret med tilhørende sager.

B. Kasseres må, foruden det under generelle regler nævnte:.

  1. Sager om befordringsordninger.
  1. Overenskomster under sygesikringen, afregninger og forsikringer.
  1. Bogholderimateriale og afregninger vedrørende sygesikringsregistret.

2.4. Undervisnings- og kulturforvaltningen

A. Bevares skal, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Generelle regler vedrørende befordringsordninger og amtskommunal transport.
  1. Sager om ydelse af tilskud. For sager om tilskud til interessegrupper for børn og unge og fritidsundervisning for voksne bevares dog kun årgang 1970/71 og derefter hvert 5. år (1975/76 og 1980/81 etc.)
  1. 10% af sager om godkendelse af ledere og lærere til ungdoms- og fritidsundervisning. (Dvs. alle sager vedrørende personer født den 1., 11. og 21. i hver måned.)
  1. Sager vedrørende godkendelse og tilsyn. For ungdomsskoler, interessegrupper for børn og unge samt fritidsundervisning for voksne bevares dog kun årgange, der ender på 0/1 og 5/6. Se endvidere under 2.4. B.5. - 2.4. B.8.

B. Kasseres må, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om befordring med offentlige eller egne transportmidler samt om befordring af syge og invalider.
  1. Materiale om regnskabs- og lønsystemer samt forskud til institutioner.
  1. Sager om tilskud til interessegrupper for børn og unge og fritidsundervisning for voksne for regnskabsår, der ikke ender på 0/1 eller 5/6.
  1. 90% af sager om godkendelse af ledere og lærere, nemlig for så vidt de ikke er nævnt under 2.4. A.3.
  1. Sager vedrørende godkendelse og tilsyn med ungdomsskoler, interessegrupper for børn og unge samt fritidsundervisning for voksne for årgange, der ikke ender på 0/1 eller 5/6.
  1. Sager om godkendelse af befordringsordninger.
  1. Sager om godkendelse af folkeskolens skolebyggeri.
  1. Befordringsordninger for de enkelte institutioner.

2.5. Teknik- og miljøforvaltningen

A. Bevares skal, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om landvæsensretter.
  1. Generelle sager om vejadministrationen og vandløbsadministrationen.
  1. Sager om miljøbeskyttelse og vandforsyning.
  1. Sager om planlovsadministrationen, regionplanlægning, trafikplanlægning, regional sektorplanlægning, kommuneplanlægning, herunder prognoser samt zonelovsafgørelser.
  1. Generelle sager om ydelser af tilskud.
  1. Sager om statistik og planlægning, der ikke er nævnt under 2.5. B.4. F.eks. bevares alle rapporter.
  1. Sager om godkendelse og tilsyn med kommune- og byplaner, bygningsvedtægter mv., der ikke er nævnt under 2.5. B.5.
  1. Sager om godkendelse og tilsyn med kommuneveje og vandløb.
  1. Sager om spildevand, undtagen rutinemæssige kontrolforanstaltninger.
  1. Sager om tilsyn med forurening af vandområder med undtagelse af de under 2.5. B.7. nævnte sager. F.eks. bevares alle rapporter.
  1. Sager om tilsyn med forurenende virksomheder.
  1. Sager om vandindvinding med undtagelse af de under 2.5. B.8. nævnte sager.
  1. Koncessioner til omnibuskørsel.
  1. Sager om fragtmandskørsel med undtagelse af takster. Sager om kontaktudvalg om rutebiler, færgeruter og jernbaner.
  1. Rapporter om vejes vintervedligeholdelse.
  1. Generelle sager om benzinanlæg.
  1. Generelle sager om færdselsregulerende foranstaltninger.
  1. Generelle sager om vejudvidelser, -reguleringer og -anlæg, herunder projekter og arealerhvervelser.
  1. Generelle sager om vejvedligeholdelse.
  1. Sager og rapporter om trafiktællinger og ulykkesregistrering. Recipientundersøgelser.
  1. Generelle sager om ledninger, kabler mv.
  1. Sager om stier.
  1. Sager om amtsvandløbsregulativer, amtsvandreguleringer og forurening.
  1. Sager om anlæg og større ændringer af broer, havne, moler og flyvepladser.
  1. Sager om ejendomme, der ejes af amtskommunen.
  1. Sager om naturkatastrofer.

B. Kasseres må, foruden det under generelle regler nævnte:

  1. Sager om fredningsnævnet og tilknyttede udvalg.
  1. Sager om administrationens tekniske bistand til andre forvaltningsgrene inden for amtskommunen.
  1. Sager om erstatninger til amtskommunen i forbindelse med færdselsuheld.
  1. Sager om national sektorplanlægning.
  1. Byggelovsdispensationer og -klager.
  1. Rutinemæssige kontrolforanstaltninger i forbindelse med tilsyn med spildevandsanlæg.
  1. Sager, undtagen rapporter, vedrørende koordinering af kommunernes tilsyn med badevand.
  1. Sager vedrørende vandindvinding til markvanding og dambrug samt samling af vandforsyninger.
  1. Takster og køreplaner for omnibusser.
  1. Takster for fragtmandskørsel.
  1. Sager vedrørende vejvedligeholdelse, se dog 2.5. A.15. og 2.5. A.19., færdselsrestriktioner og vejvisning.
  1. Sager vedrørende enkelte benzinanlæg.
  1. Sager vedrørende enkelte færdselsregulerende foranstaltninger.
  1. Sager vedrørende jordarbejde, belægning, ledninger, autoværn og afmærkning.
  1. Sager vedrørende slidlag, fejning, græsslåning, renovation og diverse vedligeholdelse.
  1. Sager vedrørende de enkelte anlæg, når sagerne er mere end 20 år gamle.
  1. Sager vedrørende amtsvandløbs vedligeholdelse, naboretlige forhold, krydsninger samt indvinding af overfladevand.
  1. Sager vedrørende almindelig vedligeholdelse af broer, havne, moler, ejendomme, restarealer og flyvepladser.
  1. Sager vedrørende ejendomme, der ejes af andre, men administreres af amtskommunen.

Metadata

Type
Bekendtgørelse
År
1990
Ikrafttrædelsesdato
1. januar 1990