Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen m.v.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen fører tilsyn med, at arbejdsløshedskassernes økonomi og regnskabsvæsen m.v. administreres efter gældende regler.

Tilsynet omfatter såvel administrationen af statslige midler som af arbejdsløshedskassernes egne midler.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har som led i tilsynet ret til at gøre sig bekendt med alt materiale, der vedrører de i stk. 1 og 2 nævnte forhold, og med kassernes samlede virksomhed.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan til enhver tid aflægge tilsynsbesøg i arbejdsløshedskasserne og foretage regnskabseftersyn.

Regnskabsvæsen

Regnskabsvæsen

Arbejdsløshedskassens regnskabsår er kalenderåret, medmindre arbejdsministeren tillader afvigelser herfra.

Regnskabsvæsenet skal tilrettelægges i overensstemmelse med lovgivningen, kassens vedtægt samt regler udstedt af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen. Bogholderiets indretning

Arbejdsløshedskassens bogføring skal uanset valg af bogføringsteknik foretages under anvendelse af en kontoplan, der er opbygget systematisk.

Der stilles følgende krav til registrering og tilvejebringelse af løbende oversigter:

1. Alle transaktioner skal registreres kronologisk og systematisk.

1. Midler stillet til rådighed af og administreret for staten og kassens egne midler skal holdes adskilt.

1. Der skal ske en registrering af alle de oplysninger, som skal fremgå af indberetninger og regnskaber, der skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

1. Der skal være en klar og overskuelig registrering af ind- og udbetalinger, der er foretaget i eventuelle afdelinger, samt af disses beholdninger.

1. Der skal være en oversigt over kassens eventuelle økonomiske mellemværender med andre, herunder en evt. administrator.

1. Alle mellemregningsforhold skal løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

1. Kassens aktiver og passiver og forskydninger heri skal registreres løbende under hensyn til de af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen stillede specifikationskrav.

Kontoplanen skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen sammen med årsregnskabet. Forretningsgang

For arbejdsløshedskassen, herunder eventuelle afdelinger, skal der tilrettelægges en betryggende forretningsgang.

Forretningsgangsbeskrivelsen skal mindst indeholde følgende hovedelementer: Månedsbalancer

1. Kasse og bogholderifunktion.

1. Underskrifts- og fuldmagtsforhold.

1. Attestations- og godkendelsesprocedurer for indtægter, udgifter og andre dispositioner.

1. Arkiveringsregler.

1. Samling af love, bekendtgørelser og andre retningslinier vedrørende arbejdsløshedskassen og dennes funktion.

1. Procedurer vedrørende tilbagebetalinger, kontingentrestancer, A-skat, tilbageholdelser, mellemværender med Lønmodtagernes Garantifond etc.

Arbejdsløshedskassen skal for hver måned inden udgangen af den følgende måned indsende en månedsbalance til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen. Månedsbalancen skal udformes efter direktoratets anvisning.

Grundlaget for månedsbalancen er arbejdsløshedskassens ajourførte og afstemte bogholderi. Årsregnskab og årsberetning

Efter regnskabsårets afslutning udarbejder kassen et årsregnskab efter de retningslinier, der er givet af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

Årsregnskabet omfatter:

1. En refusionsopgørelse over alle beløb, der indgår i kassens mellemregningsforhold med staten.

1. En resultatopgørelse over kassens kontingentindtægter og andre indtægter og udgifter, der vedrører kassens administration.

1. En statusopgørelse.

1. En beretningsdel.

Den del af regnskabet, der vedrører statslige midler, er omfattet af reglerne om god offentlig regnskabsskik. Den øvrige del af regnskabet er omfattet af reglerne om god regnskabsskik. Hele regnskabet skal aflægges på en sådan måde, at der kan gives de oplysninger, direktøren for arbejdsløshedsforsikringen finder nødvendige for:

1. at kontrollere regnskabet,

1. at beregne den refusion, kassen har krav på, og

1. at gennemføre det nødvendige tilsyn med kassens administration.

Ved aflæggelse af årsregnskabet og den hertil knyttede beretning skal opstillingen være i overensstemmelse med den regnskabsblanket, der udsendes af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

Regnskabet aflægges under iagttagelse af de til enhver tid gældende regler herfor, herunder den af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen udsendte årlige vejledning. I forbindelse med regnskabsaflæggelsen foretages periodisering af indtægter og udgifter.

Det reviderede årsregnskab skal godkendes og underskrives af arbejdsløshedskassens hovedbestyrelse og de valgte revisorer og skal herefter indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen inden den 15. marts i det følgende år.

Hvis årsregnskabet ikke indsendes rettidigt, jf. stk. 6, har kassen ikke ret til at modtage refusion fra staten, medmindre direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har givet kassen udsættelse af afleveringsfristen. Afdelinger

Hvis arbejdsløshedskassen har afdelinger, gælder reglerne i denne bekendtgørelse også for disse.

Afdelingernes regnskabstal skal indgå i kassens årsregnskab, jf. § 7.

Al arkivering af bilagsmateriale m.v. finder sted i hovedkassen, eller i afdelingerne under hovedkassens ansvar.

Arbejdsløshedskassernes økonomi

Arbejdsløshedskassernes økonomi

Arbejdsløshedskassens udgifter omfatter udgifter til udbetaling af dagpenge m.v. samt udgifter til kassens administration.

Arbejdsløshedskassens administrationsudgifter skal holdes på et forsvarligt niveau og må alene omfatte udgifter, der vedrører kassens drift, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 30 og § 1 i Standardvedtægten for danske anerkendte arbejdsløshedskasser. Forskud og acontorefusion

I det omfang en arbejdsløshedskasse ikke råder over tilstrækkelige midler til løbende at afholde udgifterne til dagpenge m.v., kan staten yde forskud eller acontorefusion efter reglerne i Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse om udbetaling af forskud og acontorefusion til de anerkendte arbejdsløshedskasser. Medlemsbidrag til staten

En arbejdsløshedskasse skal for hvert medlem indbetale et medlemsbidrag til staten. Bidraget indbetales kvartalsvis bagud.

Kvartalsbidraget beregnes som det registrerede antal betalende medlemmer pr. den 1. i kvartalets første måned multipliceret med den kvartårlige bidragssats, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 76, stk. 1 og stk. 2.

Medlemstallet efter stk. 2 skal reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der sker med virkning for opgørelsestidspunktet.

Medlemsbidrag skal indbetales til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens konto i Danmarks Nationalbank senest den 10. i måneden efter kvartalets udløb.

Hvis medlemsbidrag ikke indbetales rettidigt, tilskrives beløbet en rente på 11/2 pct. pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, indtil beløbet indbetales.

Kassen skal til endelig afregning over for staten foretage en regulering af de allerede afregnede acontobidrag, således at der for hvert kvartal afregnes et medlemsbidrag, der er beregnet på grundlag af kassens regulerede medlemstal, jf. stk. 3.

Den beregnede regulering efter stk. 6 udlignes senest i forbindelse med aflæggelse af kassens årsregnskab via mellemregningskonto med Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen. Medlemskontingent

Arbejdsløshedskassen kan opkræve et medlemskontingent til dækning af kassens administrationsudgifter, kassens medlemsbidrag til staten samt til styrkelse af kassens økonomi. Tilbagebetalingskrav

Dagpenge, efterløn, uddannelsesydelse og iværksætterydelse, der er udbetalt med urette, skal registreres og tilbagebetales til staten efter nedenstående regler.

Udbetalt refusion til dagpenge m.v., der er udbetalt med urette, og som kassen ikke har krav på at få refunderet fra statskassen, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 4 og stk. 8, skal af kassen tilbagebetales fuldt ud til staten. Tilbagebetalingsbeløbet skal specificeres med følgende oplysninger:

1. Medlemmets cpr.nr. og navn.

1. Datoen for afgørelsen eller for kassens opgørelse af tilbagebetalingsbeløbet.

1. Tilbagebetalingsbeløbets størrelse.

1. Ydelsens art.

Tilbagebetalingskrav vedrørende dagpenge m.v., der er udbetalt med urette, men hvor kassen har krav på refusion, skal registreres af kassen med følgende oplysninger:

1. Medlemmets cpr.nr. og navn.

1. År for den fejlagtige udbetaling.

1. Tidspunkt for kravets konstatering.

1. Kravets oprindelige størrelse.

1. Afdrag i årets løb.

1. Evt. tilskrevne procesrenter.

1. Restgæld ved årets udgang.

Ved regnskabsårets udgang skal kassen udarbejde en specifikation over tilbagebetalingskrav, registreret i henhold til stk. 3. Specifikationen opstilles i cpr.nr.-orden og skal som minimum indeholde de i stk. 3 anførte oplysninger. Også krav, som både er opstået og indfriet i det forløbne regnskabsår, skal indgå i specifikationen. Kassens eventuelle bemærkninger kan tilføjes på specifikationen. Specifikationen skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen sammen med årsregnskabet.

Tilbagebetalingskrav skal registreres i kassens finansbogholderi umiddelbart efter, at de beløbsmæssigt er gjort op.

Hvis et tilbagebetalingskrav ifølge dom eller forlig skal tillægges procesrenter, skal renterne tilskrives senest 31. december.

Beløb i henhold til stk. 2 og indkomne afdrag på de i stk. 3 nævnte tilbagebetalingskrav afregnes månedsvis bagud ved indbetaling på en af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen anvist konto i Danmarks Nationalbank senest den 20. i den efterfølgende måned.

Hvis afregning i henhold til stk. 7 ikke foretages rettidigt, tilskrives beløbet en rente på 11/2 pct. pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, indtil beløbet indbetales.

Administration

Administration

Arbejdsløshedskassen har pligt til at ansætte et personale, der er kvalificeret til at sikre, at love, administrative regler, krav til forretningsgange og rapporteringskrav overholdes.

Hvis kassen ikke overholder bestemmelsen i stk. l, kan direktøren for arbejdsløshedsforsikringen pålægge kassen at ansætte fornødent, kvalificeret personale. Administration udført af andre

En arbejdsløshedskasse har ret til at lade en anden forening eller andre varetage kassens administration.

Hvis kassens administration helt eller delvis skal varetages af andre, skal kassens hovedbestyrelse forud for et regnskabsår indgå en skriftlig administrationsaftale med ledelsen af den forening eller med den, der skal varetage administrationen.

Administrationsaftalen skal indeholde bestemmelser om:

1. Arten og omfanget af de administrationsopgaver, der varetages af administrator.

1. Vederlagets beregningsgrundlag og størrelse.

1. Vederlagets betaling.

Administrationsaftalen skal angive omkostningsfordelingen mellem kassen og administrator specificeret på hver af de udgiftsposter, der vedrører den fælles administration, og det skal fremgå af aftalen, at direktoratet efter regnskabsårets udgang har adgang til at få oplyst de hovedposter i administrators regnskab, der har betydning for fastsættelsen af vederlagets størrelse.

Vederlaget for administrationen må ikke overstige de faktiske udgifter, der er forbundet med administrationen.

Det i årets løb afregnede acontovederlag skal efter regnskabsårets udløb reguleres i forhold til de faktisk medgåede udgifter. En specificeret opgørelse over de faktisk medgåede udgifter skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb.

Forudbetaling af vederlaget kan højst svare til vederlaget for en måned.

Hvis administrator opkræver medlemskontingent til arbejdsløshedskassen, skal administrator i forbindelse med indgåelse af administrationsaftalen stille betryggende sikkerhed for et beløb svarende til kassens medlemsbidrag til staten for seneste kvartal før aftalens indgåelse. Det skal fremgå af administrationsaftalen, hvordan sikkerhedsstillelsen foretages.

Administrator er forpligtet til at overholde de love og regler, der gælder for arbejdsløshedskassen, og administrator er erstatningsansvarlig over for kassen for tab, som skyldes fejl eller forsømmelser i forbindelse med administrationen. Administrators ansvar kan ikke fraskrives eller frafaldes.

Administrationsaftalen skal inden hvert regnskabsårs begyndelse indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen til orientering. Mellemregning med administrator

Hvis en arbejdsløshedskasse har indgået en administrationsaftale med en anden forening eller med andre, skal alle mellemregningsforhold løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

Hvis de i stk. 1 nævnte mellemregningskonti er i kassens favør, skal saldiene udlignes hver måned ved afregning senest den 10. i den følgende måned. Medlemskartotek

En arbejdsløshedskasse skal på sit hovedkontor have et ajourført medlemskartotek over samtlige kassens medlemmer.

Medlemskartoteket skal tilrettelægges således, at det løbende kan give oplysninger om antallet af medlemmer fordelt på medlemskategorier.

For hvert medlem skal kartoteket indeholde ajourførte oplysninger:

1. om udbetalte ydelser med angivelse af art, optjeningsperiode og udbetalingstidspunkt,

1. om indeholdt kildeskat og eventuelle andre indeholdelser,

1. om eventuelle tilbagebetalinger, samt

1. om indbetaling af kontingent, således at kassen kan føre kontrol med eventuelle kontingentrestancer.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan godkende andre metoder til at kontrollere, om der er kontingentrestancer.

Ikrafttræden

Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1991.

Samtidig ophæves Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse nr. 842 af 11. december 1986 om arbejdsløshedskassernes økonomi, regnskabsvæsen og øvrige administrative forhold, som ændret ved bekendtgørelse nr. 459 af 29. juni 1987.