Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages.

Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås

1. at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed og anvendes til forskningsformål, samt

1. at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.

Såfremt en myndighed nedlægges, påhviler varetagelsen af de arkivmæssige hensyn den eller de myndigheder, som overtager sagsområdet. Hvis ingen overtager sagsområdet, afleveres statslige arkivalier straks til vedkommende statslige arkiv, medmindre andet fastsættes af en overordnet myndighed i samråd med vedkommende statslige arkiv.

Ved overførelse af sagsområder inden for den offentlige forvaltning træffer de berørte myndigheder aftale om fordelingen af arkivalier vedrørende sagsområdet. Overførte arkivalier skal holdes adskilt og må ikke indgå i den overtagende myndigheds journal- og arkivsystem uden samtykke fra vedkommende statslige arkiv.

Ved overførelse af sagsområder fra myndigheder til institutioner uden for den offentlige forvaltning kan arkivalier m.v. overføres, jf. stk. 2, for så vidt den modtagende institution i medfør af § 8 i lov om offentlige arkiver m.v. inddrages under lovens område.

Statens arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de regler, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Rigsarkivaren fastsætter regler om tilsynets tilrettelæggelse, herunder om myndighedernes afgivelse af sådanne oplysninger til Statens arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.

Hvor en kommune har oprettet en arkivinstitution jf., lov om offentlige arkiver m.v. § 4, stk. 1, tilrettelægger rigsarkivaren tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv.

Statens arkiver kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstateres tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn.

Statens arkiver indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren.

Behandling af statslige arkivalier

Behandling af statslige arkivalier

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om arkivaliernes opbevaringsforhold hos myndighederne. Planer for nye arkivlokaler skal forelægges statens arkiver til udtalelse.

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om tekniske krav til arkivmedier og foreskrive, at visse materialekvaliteter ikke må indgå i arkivalierne.

Myndigheders edb-systemer skal være således indrettet, at der kan foretages arkivering af data fra systemerne samt konvertering til systemuafhængige arkiveringsversioner. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler herom.

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om arkivdannelsen, herunder om etablering, indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer.

Myndighederne skal forelægge vedkommende statslige arkiv nye journal- og arkivsystemer, herunder journal- og arkivplaner med tilhørende vejledninger og instrukser om forretningsgange, til godkendelse, inden de tages i brug. For nye edb-baserede journal- og arkivsystemer gælder endvidere, at arkiveringsprocedurer og konvertering til arkiveringsversioner skal forelægges vedkommende statslige arkiv til godkendelse, inden systemerne tages i brug.

I tilfælde, hvor en myndigheds journal- eller arkivsystem ikke opfylder betingelserne for varetagelse af arkivmæssige hensyn, kan vedkommende statslige arkiv foreskrive myndigheden at udarbejde nyt journal- og arkivsystem.

Bevaring og kassation

Bevaring og kassation

Myndighedernes journal- og arkivsystemer skal indrettes således, at det er muligt at sikre bevaring samt foretage effektiv kassation.

Myndighederne skal sikre, at arkivalier, der efter de derom fastsatte regler er bestemt til kassation, destrueres på betryggende måde.

Kassation af statslige arkivalier må kun finde sted efter bemyndigelse fra statens arkiver.

Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om statslige myndigheders bevaring og kassation af arkivalier.

Aflevering

Aflevering

Statslige myndigheder skal, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Rigsarkivet eller landsarkiverne, når de er 30 år gamle, jf. stk. 2-6 samt § 2, stk. 1, § 11, stk. 4 og § 14.

Rigsarkivaren kan bestemme, at arkivalier, som er en del af en myndigheds videnskabelige samlinger, ikke skal afleveres.

Arkivalier, der efter 30 år stadig er i administrativ brug, kan med vedkommende statslige arkivs samtykke afleveres senere.

Den afleverende myndighed kan i samråd med vedkommende statslige arkiv fastsætte en længere afleveringsfrist for arkivalier, der i henhold til særlige bestemmelser er klassificeret »fortroligt« eller højere.

Statens arkiver kan til sikring af bevaring henstille til en myndighed, at nærmere angivne arkivalier skal afleveres, før de er 30 år gamle.

Statens arkiver kan give samtykke til aflevering af arkivalier, der endnu ikke er 30 år gamle.

Rigsarkivaren fastsætter regler om, hvorledes aflevering til statens arkiver skal ske. Myndighederne skal sikre, at arkivalier afleveres i forskriftsmæssig stand.

Den praktiske gennemførelse af afleveringer sker efter aftale mellem den afleverende myndighed og det modtagende arkiv.

Omkostninger i forbindelse med aflevering afholdes af den afleverende myndighed. Hvor det drejer sig om arkivalier fra ophævede myndigheder, jf. § 2, stk. 1, afholdes omkostningerne af den afleverende myndighed eller vedkommende ministerium.

Rigsarkivaren fastsætter nærmere vilkår for aflevering af kommunale arkivalier til statens arkiver.

Statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering, herunder om vilkår for afleveringen.

Vurdering af, om et register indeholder oplysninger, der tilsiger, at registret skal afleveres, jf. stk. 1, bør i alle tilfælde finde sted. Denne vurdering bør foretages snarest muligt efter registrets oprettelse ved drøftelse mellem den oprettende myndighed og vedkommende statslige arkiv. Inden der træffes afgørelse om sletning af et statsligt register, bortset fra journalregistre, skal spørgsmålet om aflevering til opbevaring i Rigsarkivet efter stk. 1 forelægges for Registertilsynet med en indstilling fra myndigheden og rigsarkivaren.

Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet sikkerhedsforskrifter for opbevaring og behandling af edb-registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, og som er afleveret til opbevaring i Rigsarkivet.

Rigsarkivaren kan efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet fastsætte regler om formen for aflevering af edb-arkivalier til statens arkiver, herunder om konvertering til arkiveringsversion samt om tidspunktet for aflevering.

Statslige registre, der efter Registertilsynets afgørelse skal afleveres til opbevaring i Rigsarkivet, er omfattet af de for statslige arkivalier i øvrigt gældende regler.

Efter lov om offentlige myndigheders registre § 9, stk. 4, kan Registertilsynet tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår.

Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om aflevering af kommunale registre til statens arkiver.

Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler for udlån af arkivalier, der er afleveret til statens arkiver.

Særlige forvaltningsenheder

Særlige forvaltningsenheder

For så vidt angår administrative arkivalier fra særlige forvaltningsenheder fastsætter rigsarkivaren, efter forhandling med den pågældende forvaltningsenhed, nærmere regler for behandling, bevaring, kassation og aflevering. Det kan herunder fastsættes, at aflevering ikke skal finde sted efter reglerne i § 9.

Tilgængelighed

Tilgængelighed

De i lov om offentlige arkiver m.v. §§ 20-23 samt § 25 fastsatte regler om tilgængelighed gælder også for offentlige arkivalier i kommunale arkiver.

Kommunalbestyrelsen kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen efter reglerne i lov om offentlige arkiver m.v. § 24, stk. 1-3.

Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere vilkår for benyttelse af ikke almindelig tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til statens arkiver, herunder om brug af og videregivelse af oplysninger m.v., jf. dog lov om offentlige arkiver m.v. § 24, stk. 3, om tilgængelighed til registre, omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Den, der får tilladelse til benyttelse af ikke almindelig tilgængeligt arkivmateriale, bortset fra edb-registre, kan lade materialet kopiere, medmindre det i det konkrete tilfælde fastsættes, at kopiering ikke må finde sted. Kopier af ikke almindelig tilgængeligt arkivmateriale må ikke videregives uden særlig tilladelse.

Tilgængelighedsfristerne i lov om offentlige arkiver m.v. § 20 og § 22, stk. 1, gælder også for arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden, medmindre anden frist er fastsat ved særlig bestemmelse eller aftales med ressortmyndigheden.

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

Afgørelser truffet af rigsarkivaren i henhold til § 2, stk. 2, § 5, stk. 1, § 6, stk. 2-3, samt § 9, stk. 3, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

Med bøde straffes den, der overtræder vilkår fastsat i medfør af § 16 samt bestemmelserne i § 17.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. november 1992.

Bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og landsarkiverne ophæves.

Følgende bestemmelser forbliver i kraft

1. Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver, som ændret ved bekendtgørelse nr. 42 af 18. februar 1985.

1. Bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation af Københavns Kommunes arkivalier.

1. Bekendtgørelse nr. 65 af 31. januar 1990 om kassation i amtskommunernes arkiver.

Kulturministeriet, den 21. oktober 1992, den 21. oktober 1992

/Grethe F. Rostbøll Peter van Zaane/