Bekendtgørelse om revision m.v. ved erhvervsskoler og skolehjem

1. Revisor kontrollerer, at skolens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er rigtige, herunder at skolens registrering af antallet af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever er i overensstemmelse med reglerne i Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: ØSE - Økonomistyringssystem for erhvervsskolerne, henholdsvis Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: LAS - Landbrugsskolernes administrative system, jf. § 7 i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om tilskudsudbetaling og regnskabsføring ved erhvervsskoler mv., sammenholdt med Undervisningsministeriets bekendtgørelse om elevers deltagelse i undervisningen i erhvervsuddannelserne mv. Kontrollen udføres ved stikprøvevise undersøgelser.

Revisor attesterer oplysningerne i overensstemmelse med Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS), før de indsendes til Undervisningsministeriet, jf. dog pkt. 4.a.

I forbindelse med attestationen af oplysninger vedrørende tilskudsudbetaling- og beregning påser revisor:

a. at opgørelsen af skolens årselevtal, skolehjemsårselevtal og årskostelevtal på de enkelte uddannelser er korrekt, jf. Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: ØSE - Økonomistyringssystem for erhvervsskolerne og for så vidt angår de tidligere landbrugsskoler Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: LAS - Landbrugsskolernes administrative system.

Revisor attesterer skolens indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever med udgangspunkt i kørselsloggen, som er en udskrift fra Erhvervsskolernes Studieadministrative System (ESAS) over stedfundne indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever. Kørselsloggen skal opbevares på skolen.

For de erhvervsskoler, der tidligere har været landbrugsskoler, attesterer revisor skolens indberetning af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever med udgangspunkt i kørselsloggen, som er en fortløbende nummereret udskrift af Landbrugsskolernes administrative system (LAS) over stedfundne indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever. Kørselsloggen skal opbevares på skolen. Den elektroniske indberetning af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever sker med virkning fra optællingsterminen den 15. juni 1993.

Revisors attestation til Undervisningsministeriet, Erhvervsskoleafdelingen, skal afgives ved en erklæring på en særligt udarbejdet blanket. På denne blanket skal revisor endvidere anføre eventuelle ændringer og tilføjelser i forhold til tilskudsgrundlaget, dvs. skolens indberetning af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever.

Revisors erklæring skal afgives inden for nærmere fastsatte frister således, at revisors bemærkninger kan nå at få virkning fra den næstfølgende måneds tilskudsudbetaling. Normalt vil revisors erklæring skulle være Undervisningsministeriet, Erhvervsskoleafdelingen i hænde senest 14 dage efter, at tilskudsudbetalingen har fundet sted.

Dersom der bliver tale om, at skolen helt eller delvist skal tilbagebetale et allerede udbetalt tilskud, vil det ske ved, at det allerede udbetalte tilskud tilbageføres helt, hvorefter en ny tilskudsudbetaling vil finde sted på korrekt grundlag. Er det nye tilskudsbeløb mindre end det tidligere anviste, vil der ske indeholdelse i næste måneds tilskud.

b. at skolens opgørelse af lærernes aldersbetingede tidstillæg er korrekt, jf. gældende arbejdstidsaftaler mv.

c. at skolens opgørelse af lærernes anciennitets- og stedtillægsindplacering er korrekt, og at der på personalesagerne er dokumentation for fornøden forudgående uddannelse, herunder beviser for beståede eksaminer og prøver, pædagogisk uddannelse krævet ved ansættelsen og tidligere beskæftigelse af relevans for lønanciennitetsfastsættelsen.

d. at skolens indberettede udgifter til prioritetsrenter, prioritetsafdrag, husleje og ejendomsskatter er korrekte.

e. at skolens arealopgørelse ved indberetning til ejendomsregisteret i Undervisningsministeriets Byggedirektorat er i overensstemmelse med den seneste meddelelse fra Bygnings- og Boligregisteret.

1. Revisor kontrollerer, om skolens forbrugsoplysninger (regnskabstal) for et regnskabsår er rigtige og giver et dækkende billede af skolens samlede aktivitet.

6.1. På lønområdet skal revisionen omfatte kontrol af, at skolens dispositioner sker i overensstemmelse med de af Finansministeriet fastsatte eller aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår for det ved skolen ansatte personale, dvs. at skolens personale aflønnes i henhold til gældende overenskomster, aftaler m.m.

Revisor skal i forbindelse med revisionen på lønområdet endvidere kontrollere, om foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelse af SCL-lønsystemet, og for de erhvervsskoler, der tidligere var landbrugsskoler, de foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelse af skolens lønsystem, er fulgt.

Revisor skal ved gennemgangen af skolens forretningsgange på lønområdet samt efterfølgende stikprøvevis revision af enkeltsager påse:

a. om ansættelse, herunder indplacering, afsked, andre statusændringer, ydelse af tillæg samt fravær foretages af dertil bemyndigede,

b. om variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser mv. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikation af præstationerne og attesteret af dertil bemyndigede personer. I den forbindelse kan særligt fremhæves:

• om overtid er korrekt behandlet i forhold til arbejdsforpligtelsen, og om de øvrige regler for overarbejde er overholdt,

• om tillæg, vederlag m.m. er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler, herunder regler for anvendelsen af lokallønsmidler.

• om ydelser til time- og kvotalønnede er givet i overensstemmelse med skolens undervisningsplanlægning,

• om arbejdsforpligtelsen er opfyldt, herunder om lærerne udfører det rettearbejde, der er forudsat ved fastlæggelsen af rettetiden,

• om særlige hverv og funktioner er udført i overensstemmelse med gældende regler og arbejdstidsaftaler, og om de ved beregninger af tid til særlige hverv og funktioner anvendte elevtal er i overensstemmelse med skolens registrering af elever.

c. om data, som den enkelte skole indrapporterer til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret via de respektive løndelskoder (inddatabehandling),

d. om skolens indrapporteringer har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning (uddatakontrol).

6.2. For erhvervsskoler, der ikke tidligere har været landbrugsskoler, påhviler det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til SCL-lønsystemet får den korrekte virkning i lønsystemet (SCL-systemets funktion og virkemåde) Rigsrevisionen. Det revisionsmæssige ansvar for korrekt indberetning til skattemyndighederne af SCL-anvist løn påhviler ligeledes Rigsrevisionen. For de erhvervsskoler, der tidligere har været landbrugsskoler, påhviler det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til skolens lønsystem får den korrekte virkning i lønsystemet og for korrekt indberetning til skattemyndighederne af anvist løn, skolens revisor.

1. Under revisionen af skolens beholdninger mv. bør blandt andet påses:

a. om skolen periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab,

b. om skolen foretager korrekte og rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb,

c. om skolen registrerer og værdiansætter udstyrs- og inventargenstande mv. i overensstemmelse med reglerne, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS). Revisor skal stikprøvevis foretage kontrol af effekternes tilstedeværelse.

d. om varebeholdninger er registreret og værdiansat i overensstemmelse med reglerne, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS). Revisor skal stikprøvevis foretage kontrol af lagrene.

1. Revisor skal foretage en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn (jf. bekendtgørelsens § 3).

A. Revisor kan under hensyntagen til sparsommelighedsaspektet bl.a. undersøge:

a. om institutionen afholder lønudgifter til et for rigeligt eller overkvalificeret personale eller til personer, der ikke opfylder betingelserne for den pågældende stilling.

b. om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser.

c. om foreliggende rabatmuligheder er udnyttet,

d. om likvide midler er anbragt fordelagtigt,

e. om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes,

f. om skolens lokaler, inventar, materiel mv. udnyttes på en hensigtsmæssig måde,

g. om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelserne, samt at unødig kreditgivning undgås.

B. Revisor kan under hensyntagen til produktivitetsaspektet bl.a. undersøge om skolens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal som fx. lærerårsværksforbrug pr. årselev, udgifter pr. årselev til lærerløn, materialer og udstyr.