Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv.

Regnskabsvæsenet skal bidrage til en effektiv økonomiforvaltning gennem registrering af oplysninger til brug for økonomisk planlægning, styring og kontrol vedrørende aktiviteterne på alle niveauer i statsforvaltningen.

Gennem regnskabsvæsenet skal tilvejebringes de fornødne oplysninger til brug ved den periodiske regnskabsaflæggelse og udfærdigelsen af statsregnskabet.

Regnskabsvæsenet skal bidrage med oplysninger til revisionen af regnskaberne i henhold til gældende lovgivning herom. II. Regnskabsvæsenets område

Bestemmelserne om statens regnskabsvæsen omfatter alle statsinstitutioner, dvs. departementer, underliggende institutioner, særlige fonde mv., samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene på lige fod med de egentlige statsinstitutioner.

Bestemmelserne finder endvidere anvendelse for selvejende institutioner, foreninger, fonde mv., hvis regnskaber omfattes af statsregnskabslovens § 2, stk. 2. III. Regnskabsvæsenets organisation Finansministeriet

Finansministeriet fastsætter regler om statens regnskabsvæsen.

Alle udkast til love, bekendtgørelser og cirkulærer, der indeholder bestemmelser om statens regnskabsvæsen, skal forelægges Finansministeriet, Statens Regnskabsdirektorat til godkendelse.

Statens Regnskabsdirektorat under Finansministeriet varetager udvikling, drift og vedligeholdelse af statens centrale økonomisystemer. Regnskabsdirektoratet udsender regler og brugervejledninger mv. vedrørende disse systemer og udøver konsulenttjeneste mv. over for ministerier og institutioner i spørgsmål vedrørende statens regnskabsvæsen, den statslige økonomistyring samt de centrale økonomisystemer.

Regnskabsdirektoratet udsender regnskaber til ministerier og institutioner samt Rigsrevisionen og afgiver i øvrigt de til bevillingskontrol, regnskab, statistik mv. nødvendige oversigter. Regnskabsdirektoratet forestår opstilling af statsregnskabet efter Finansministeriets anvisninger.

Regnskabsdirektoratet stiller (jf. § 4, stk. 2) likviditet til rådighed for statsinstitutioner. Regnskabsdirektoratet træffer, efter indstilling fra pågældende departement eller hermed ligestillet myndighed, afgørelse om, hvilke regnskabsførende institutioner der kan oprette egen konto/egne konti i Danmarks Nationalbank samt i forbindelse hermed, hvorvidt kontoen månedligt skal udsalderes til Finansministeriets konto i Danmarks Nationalbank. Ministeriernes departementer og institutioner

Ministeriernes departementer og hermed ligestillede myndigheder tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres områder og fører kontrol med overholdelsen af reglerne for regnskabsvæsenet samt sikrer tilvejebringelsen af de oplysninger, der er nævnt i § 1.

Det påhviler chefen for en regnskabsførende institution at lade udarbejde og ajourføre samt at kontrollere overholdelsen af en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen og de hertil knyttede ansvars- og kompetenceregler. Instruksen skal godkendes af en eventuel overordnet myndighed. Instruksen skal indsendes til Rigsrevisionen til underretning efter gældende regler. Finansministeriet udsender et cirkulære med retningslinier for udarbejdelse af sådanne instrukser.

Alle institutioner, der omfattes af § 2, stk. 1, er forpligtet til at anvende statens centrale økonomisystemer. Institutionerne skal foretage indrapportering til systemerne samt gennemgang af og kontrol med det fra systemerne modtagne materiale i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i brugervejledninger mv.

Finansministeriet kan tillade, at institutioner anvender egne økonomi(del)systemer til løsning af opgaver vedrørende §§ 6 og 7. Finansministeriet kan desuden tillade, at institutioner med særlige behov anvender egne økonomi(del)systemer vedrørende andre opgaver. Ansøgning fremsendes til Finansministeriet af det departement, hvorunder institutionen henhører, jf. stk. 1. En tilladelse forudsætter, at de pågældende områder betjener sig af et økonomisystem, der tilgodeser de informations-, sikkerheds- og kontrolmæssige samt tidsmæssige krav, der til enhver tid gælder for statens centrale økonomisystemer. En tilladelse forudsætter endvidere, at data kan udveksles elektronisk eller på anden lignende måde med de centrale økonomisystemer. Mellem Regnskabsdirektoratet og institutionen indgås en skriftlig driftsaftale, der nærmere beskriver vilkårene for udveksling af data mv.

Institutioner mv., der omfattes af bestemmelserne vedrørende statens regnskabsvæsen ifølge § 2, stk. 2, knyttes til de centrale økonomisystemer i en form, der nærmere aftales mellem vedkommende ministerium og Finansministeriet. IV. Typer af regnskaber Bevillingsregnskab mv.

Regnskabsførende institutioner, jf. § 4, stk. 1, skal føre et bevillingsregnskab vedrørende deres virksomhed. Regnskabet skal omfatte institutionernes bevillinger, udgifter og indtægter samt aktiver og passiver. Der skal tillige foretages registrering af aktiver og passiver, som ikke er statsmidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse staten er ansvarlig. I bevillingsregnskabet skal der endvidere ske registrering af afgivne tilsagn, der har udgifts- eller indtægtsvirkning i et kommende finansår.

Regnskabsførende institutioner skal desuden føre et regnskab vedrørende deres personaleforbrug efter nærmere retningslinier udsendt af Regnskabsdirektoratet.

Regnskabsåret følger finansåret. Til regnskabsåret knyttes en eller flere supplementsperioder.

Registreringen skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til Statens Kontoplan med tilhørende vejledning samt øvrigt vejledningsmateriale, der udsendes af Finansministeriet. Dispositionsregnskab

Regnskabsregistreringen skal tilrettelægges således, at der efter behov kan foretages en beløbsmæssig registrering af indgåede aftaler og påtagne forpligtelser, der senere medfører indtægter eller udgifter i løbende eller kommende finansår.

Finansministeriet kan pålægge regnskabsførende institutioner at foretage en sådan registrering på særlige områder. Internt regnskab

Regnskabsregistreringen skal tilrettelægges således, at der i hensigtsmæssigt omfang kan udarbejdes regnskaber, rapporter mv. med oplysninger om, hvorledes institutionens udgifter og indtægter er fordelt på formål, sted, produkt og aktivitet mv.

Til belysning af aktiviteterne i institutionen skal der i hensigtsmæssigt omfang foretages en registrering af kvantitative oplysninger omfattende præsterede ydelser og ressourceforbruget (fx personalets tidsforbrug) mv.

Regnskabsregistreringen skal kunne danne grundlag for belysning af, hvad de enkelte aktiviteter og ydelser koster eller forventes at koste, samt hvilke faktorer der er bestemmende for forbruget af ressourcer til produktion. Ligeledes skal det interne regnskab kunne danne grundlag for belysning af forholdet mellem indsats af produktionsfaktorer og antallet af producerede ydelser (produktivitet).

Finansministeriet kan pålægge regnskabsførende institutioner at anvende interne regnskaber med angivelse af sådanne regnskabers indhold. V. Regnskabsrapportering Regnskabsaflæggelse

Ministerierne og de herunder hørende institutioner skal aflægge regnskab i henhold til de regler, der til enhver tid er fastsat af Finansministeriet.

Regnskabsaflæggelsen sker i form af regnskaber, der udarbejdes gennem statens centrale økonomisystemer på grundlag af indrapporterede oplysninger fra ministerierne og de herunder hørende institutioner. Bevillingsregnskaber udarbejdes månedligt, for hver supplementsperiode og for finansåret (årsregnskab). Regnskaber for personaleforbruget udarbejdes efter nærmere retningslinier udsendt af Regnskabsdirektoratet.

Årsregnskabet skal udarbejdes under hensyntagen til tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb mv., så regnskabet giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb, jf. § 5, stk. 1. Regnskabsgodkendelse

Departementerne og hermed ligestillede myndigheder skal over for Finansministeriet og Rigsrevisionen godkende regnskaber vedrørende egen og underliggende institutioners samlede virksomhed, herunder ministeriets bidrag til fællesparagrafferne, efter retningslinier udsendt af Regnskabsdirektoratet.

Regnskaber vedrørende institutionerne skal godkendes af de pågældende institutionschefer over for en eventuel overordnet myndighed og over for Rigsrevisionen.

Som led i godkendelsen skal føres kontrol med, om forbruget af givne bevillinger samt aktiver og passiver er korrekt opgjort, og om de i instruksen (jf. § 4, stk. 3) fastlagte forretningsgange er overholdt. Herunder vurderes, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse. Statsregnskabet

Regnskabsoplysninger i henhold til godkendte årsregnskaber indgår i Regnskabsdirektoratets opstilling af statsregnskabet. Ministerier og institutioner skal, i det omfang Regnskabsdirektoratet fremsætter ønsker herom, tilvejebringe supplerende regnskabsmateriale til brug ved aflæggelsen af statsregnskabet, herunder sådanne noter og oversigter over den statslige aktivitet, som er nødvendige for regnskabets rette forståelse. VI. Krav til den regnskabsmæssige registrering Registreringer

Den regnskabsmæssige registrering skal tilrettelægges således, at alle registreringer kan følges til årsregnskabet. Årsregnskabet skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf dette er sammensat (transaktionssporet).

Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet).

Registreringerne skal omfatte indtrufne økonomiske hændelser af betydning for og som en konsekvens af institutionens aktivitet.

Registreringerne skal foretages løbende og snarest muligt efter, at de forhold, der er grund til registreringerne, foreligger. Registreringerne skal endvidere foretages ved metoder, der sikrer den tidsmæssige rækkefølge i registreringerne samt fuldstændigheden og holdbarheden heraf.

Registreringerne skal foretages i klarskrift eller ved brug af elektroniske eller andre tekniske hjælpemidler, som til enhver tid giver mulighed for at udskrive registreringerne i klarskrift.

Registreringerne skal henvise til det tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale samt indeholde oplysninger til bestemmelse af den enkelte registrerings systematiske og tidsmæssige placering i registreringsprocessen.

Enhver registrering skal være dokumenteret ved et bilag.

pre_paragraph I medfør af § 3 i lov nr. 131 om statens regnskabsvæsen mv. af 28. marts 1984 fastsættes følgende bestemmelser: I. Regnskabsvæsenets opgave

Finansministeriet, den 20. december 1994, den 20. december 1994

/Mogens Lykketoft Jørn Jensen/

Bilag skal som grundlag for registreringen være godkendt af hertil bemyndigede personer og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger.

Som eksterne bilag anses bilag udstedt af andre end den regnskabsførende institution. Øvrige bilag anses som interne. Såfremt der for en aktivitet foreligger et eksternt bilag, skal dette så vidt muligt anvendes fremfor et eventuelt internt bilag.

Bilag, som vedrører ensartede økonomiske hændelser, kan registreres som en sumpostering, hvis det uden besvær kan klarlægges, hvilke hændelser der indgår i en sådan post.

For automatisk genererede registreringer kan bilaget dog erstattes af en beskrivelse, som oplyser, hvorledes registreringen foretages, kontrolleres og opbevares. Denne beskrivelse indarbejdes i den i § 4, stk. 3, omtalte instruks.

Ved registrering alene på grundlag af elektronisk overførte data fra andre institutioner skal afsenderen udskrive og fremsende et bilag e.l., med mindre der er tale om automatisk genererede registreringer, som er systembetingede, jf. stk. 4.

Ændringer/rettelser i registreringer må kun foretages, såfremt såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen fremgår af et nyt bilag/registrering.

Indtægter og udgifter samt periodisering heraf

Udgifter og indtægter, hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra staten, skal registreres, når levering har fundet sted.

I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres, og senest på betalingstidspunktet. Et beløb kan opgøres, når et retsligt krav på et veldefineret beløb kan gøres gældende. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod staten, opstået i et finansår, ikke kan opgøres endeligt inden regnskabsårets udløb, skal registrering ske på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn, og således at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt.

Ud- og indbetalinger, herunder forudbetalinger, der ikke straks kan henføres til en udgifts-/indtægtskonto, skal registreres på en beholdningskonto (statuskonto), indtil udgifts-/indtægtsregistrering kan finde sted.

I de regnskabsmæssige supplementsperioder registreres udgifter og indtægter, der periodiseringsmæssigt skal henføres til gammelt regnskabsår. Disse registreringer bør begrænses til tilfælde, hvor der foreligger særlige grunde til, at registreringen ikke tidligere har kunnet ske.

De regnskabsmæssige supplementsperioder anvendes endvidere til registrering af afslutningsposteringer.

Skift i registreringsprincipper

Ved skift af registreringsprincip enten som et enkeltstående tilfælde (eksempelvis korrektion af fejlpostering i et tidligere finansår) eller som en vedvarende ændring vil der forekomme en teknisk betinget merudgift/merindtægt respektive mindreudgift/mindreindtægt afhængig af, hvori ændringen består. Disse teknisk betingede udgifter/indtægter skal ikke fremtræde som udgifter/indtægter i bevillingsregnskabet. I stedet skal de regnskabsmæssige primobeholdninger i det finansår, hvori korrektionen gennemføres, tilrettes således, at disse udviser den størrelse, de ville have haft, såfremt ændringen var gennemført forud for det berørte finansår. Tilretningen foretages af Regnskabsdirektoratet ud fra en redegørelse fra det ministerium, korrektionen/ændringen vedrører, og tilretningen vil fremgå af en note til status i statsregnskabet for det berørte finansår.

VII. Betalingsforretninger

Institutionskassen

Betalinger kan foretages via institutionskassen i tilfælde, hvor institutionen har betalinger, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via statens centrale økonomisystemer.

Institutionskassen skal begrænses til beløb, der er absolut nødvendige under hensyn til institutionens daglige og uforstyrrede drift.

Likvide midler ud over de i § 4, stk. 2, nævnte maksimale kassebeholdninger skal for institutioner med egen konto i Danmarks Nationalbank indbetales dertil og for andre institutioner til Regnskabsdirektoratet.

Betalinger via institutionskassen skal føres i et kasseregnskab (kasserapport e.l.).Heri skal samtlige ind- og udbetalinger føres post for post, eller hvis særlige specifikationer føres, med en samlet sum for hver af disse.

Institutionskassen skal afstemmes mindst en gang om dagen og altid ved kasseoverdragelser. Hvis institutionens art tilsiger andet, kan der optages særskilte bestemmelser herom i institutionsinstruksen med henblik på at styrke kontrollen på anden måde.

Likvide beholdninger skal opbevares på betryggende måde og må ikke sammenblandes med midler, som er staten uvedkommende.

Det påhviler chefen for en institution ved uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt.

Der kan afkræves sikkerhedsstillelse af personer eller virksomheder mv., som modtager indbetalinger eller foretager udbetalinger på statens vegne, eller som i deres varetægt har penge eller andre værdier, som staten ejer eller har ansvaret for.

VIII. Beskrivelser

Udbetalinger

En institutions forretningsgange vedrørende udbetalinger skal sikre, at udbetalinger kun foretages i overensstemmelse med dispositioner, der er truffet af hertil bemyndigede personer. Endvidere skal forretningsgangene sikre, at alle udbetalingsbilag kontrolleres, at der foretages en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af udgifter og betalinger, og at registrering og betaling sker i overensstemmelse med godkendte udbetalingsbi-lag.

Det bør tilstræbes, at udbetalinger sker som overførsler mellem pengeinstitutkonti og i form af elektroniske overførsler.

Forretningsgangene skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem registreringen og betalingen. Såfremt dette ikke er muligt, skal der optages særskilte bestemmelser herom i institutionsinstruksen med henblik på at styrke kontrollen med betalingerne på anden måde.

Indbetalinger

En institutions forretningsgange vedrørende indbetalinger skal sikre, at alle krav, der påregnes at medføre indbetalinger, dokumenteres tidligst muligt, at der sker en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af alle indtægter og indbetalinger, og at der føres kontrol med indbetalingernes korrekte og rettidige indgang.

Det bør tilstræbes, at indbetalinger sker som overførsler mellem pengeinstitutkonti og i form af elektroniske overførsler.

Institutioner, der leverer varer og tjenesteydelser på kredit, skal fastsætte regler for kreditgivning. Restante fordringer overdrages efter gældende regler til inddrivelse af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning.

Institutioner, der modtager værdipost, skal etablere en kontrol med og registrering af denne post som led i poståbningen.

IX. Opbevaring af regnskabsmateriale

Som regnskabsmateriale anses: registreringer (jf. § 11), bilags- og dokumentationsmateriale (jf. § 12), regnskaber og årsberetninger mv. (jf. §§ 8 og 9), instrukser (jf. § 4, stk. 3) og andet materiale, som er nødvendigt for at dokumentere det øvrige regnskabsmateriales rigtighed.

Det påhviler ministerierne og de herunder hørende institutioner at opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser.

Regnskabsmateriale kan opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller anden lignende måde. Regnskabsmateriale, der ikke opbevares i klarskrift, skal - uden bearbejdning - kunne fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegninger og godkendelser mv.) samt have samme indhold og opbygning, som det tilsvarende læsbare materiale.

Opbevaring af regnskabsmateriale skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de regler, der til enhver tid er fastsat af Finansministeriet, Rigsarkivet, Registertilsynet mfl.

X. Særlige forvaltningsopgaver

Forvaltning af varebeholdninger

Det påhviler institutionerne at føre særskilte fortegnelser over varebeholdninger, med mindre beholdningerne er af helt uvæsentlig betydning. Registreringen skal ske på en sådan måde, at den er egnet som grundlag for kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og forvaltningen af beholdningerne i øvrigt.

Værdien af varebeholdningerne må ikke optages på beholdningskonti i institutionernes regnskaber, med mindre der er bevillingsmæssig hjemmel hertil.

Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til institutionernes uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi.

Værdipapirforvaltning

Statsinstitutioner, som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem Værdipapircentralen, skal vælge Danmarks Nationalbank som kontoførende institut.

Statspræmieobligationer og udenlandske obligationer, der tilhører statsinstitutioner, forvaltes af Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning.

Andre værdipapirer tilhørende statsinstitutioner henlægges til forvaltning i Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning efter forhandling med denne. Såfremt en sådan henlæggelse ikke kan finde sted, anbringes værdipapirerne i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde.

Udlånsforvaltning

Statsinstitutioner, som har foretaget et udlån, herunder lån etableret som led i en indfrielse af et garantiforhold, skal overdrage udlånet til Kongeriget Danmarks Hypotekbank og Finansforvaltning efter gældende regler. Overdragelsen skal senest ske, når lånet er bevilget, og der således kun resterer kontrol med den finansielle afvikling af lånet.

Forvaltning af andre aktiver

Der skal føres fortegnelser over aktiver, der er anskaffet over institutionernes anlægs- og udlånsbudget eller overført fra andre statsinstitutioner. Fortegnelserne skal være forsynet med oplysninger om aktivernes anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer i værdiansættelsen samt andre oplysninger, der er relevante for forvaltningen.

Tilsvarende skal der føres fortegnelser over institutionernes inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr, anskaffet over institutionernes driftsbudget. Fortegnelserne skal tillige omfatte udstyr, der er stillet til rådighed af andre institutioner.

Der skal periodisk føres kontrol med, at værdierne ifølge stk. 1 og 2 er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse.

Legatforvaltning

Formuer tilhørende legater, der bestyres af statsinstitutioner i henhold til fundats, optages i institutionernes regnskaber i overensstemmelse med Statens Kontoplan.

Andre legater end de, der er nævnt i stk. 1, optages ikke i regnskaberne.

Legater, som optages i regnskaberne, og som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem Værdipapircentralen, skal som kontoførende institut vælge enten det pågældende obligationsudstedende institut eller en forvaltningsafdeling, der er godkendt i henhold til arveloven (godkendt forvaltningsafdeling).

Legaternes øvrige værdipapirer samt kontantbeholdninger mv. skal deponeres til forvaltning i en godkendt forvaltningsafdeling.

Legaternes midler skal anbringes i overensstemmelse med bestemmelser i fundatser og de regler, der til enhver tid er fastsat af Justitsministeriet.

Udtrækningsprovenu og renter af værdipapirer samt eventuelle andre indbetalinger til legater skal tilstilles forvaltningsafdelingerne direkte.

Der skal indgås en aftale mellem et legats bestyrelse og forvaltningsafdelingen om varetagelse af opgaverne ifølge stk. 3, 4, 5 og 6 samt om forvaltningsafdelingens udarbejdelse af regnskaber vedrørende legatet.

Udgifter i forbindelse med depotforvaltning mv. er staten uvedkommende.

Hvor fundatsen er til hinder for at følge de foranstående regler, skal legatets bestyrelse søge Justitsministeriet om ændring af fundatsen.

Forvaltning af andre ikke-statslige aktiver eller passiver

Statsinstitutioner må ikke foretage forvaltning af ikke-statslige aktiver eller passiver, medmindre der er hjemmel hertil, eller der er truffet aftale herom med institutionens departement eller hermed ligestillet myndighed.

Likvide midler skal indsættes i et pengeinstitut. Disse midler indgår ikke i opgørelsen af institutionskassen. Værdipapirer anbringes i et åbent depot i et pengeinstitut eller på anden betryggende måde.

Sådanne aktiver og passiver indgår ikke i opgørelsen af institutionens (statens) aktiver og passiver og registreres i overensstemmelse med Statens Kontoplan.

XI. Dispensation fra bekendtgørelsens regler

Fravigelser fra bekendtgørelsens regler kan alene ske efter anvisning eller tilladelse fra Finansministeriet.

XII. Ikrafttræden mv.

Bekendtgørelsen træder i kraft med virkning fra finansåret 1995.

Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 461 af 10. september 1984 om statens regnskabsvæsen mv.