Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen m.v.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen fører tilsyn med, at arbejdsløshedskassernes økonomi og regnskabsvæsen mv. administreres efter gældende regler.

Tilsynet omfatter såvel administrationen af statslige midler som af arbejdsløshedskassernes egne midler.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har som led i tilsynet ret til at gøre sig bekendt med alt materiale, der vedrører de i stk. 1 og 2 nævnte forhold, og med kassernes samlede virksomhed.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan til enhver tid aflægge tilsynsbesøg i arbejdsløshedskasserne og foretage regnskabseftersyn.

Regnskabsvæsen

Regnskabsvæsen

Arbejdsløshedskassens regnskabsår er kalenderåret, medmindre arbejdsministeren tillader afvigelser herfra.

Regnskabsvæsenet skal tilrettelægges i overensstemmelse med lovgivningen, kassens vedtægt samt regler udstedt af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen. Bogholderiets indretning

Arbejdsløshedskassens bogføring skal uanset valg af bogføringsteknik foretages under anvendelse af en kontoplan, der er opbygget systematisk.

Der stilles følgende krav til registrering og tilvejebringelse af løbende oversigter:

1. Alle transaktioner skal registreres kronologisk og systematisk.

1. Midler stillet til rådighed af og administreret for staten og kassens egne midler skal holdes adskilt.

1. Der skal ske en registrering af alle de oplysninger, som skal fremgå af indberetninger og regnskaber, der skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

1. Der skal være en klar og overskuelig registrering af ind- og udbetalinger, der er foretaget i eventuelle afdelinger, samt af disses beholdninger.

1. Der skal være en oversigt over kassens eventuelle økonomiske mellemværende med andre, herunder en evt. administrator.

1. Alle mellemregningsforhold skal løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

1. Kassens aktiver og passiver og forskydninger heri skal registreres løbende under hensyn til de af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen stillede specifikationskrav.

Kontoplanen skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen sammen med årsregnskabet. Forretningsgang

For arbejdsløshedskassen, herunder eventuelle afdelinger, skal der tilrettelægges en betryggende forretningsgang.

Forretningsgangsbeskrivelsen skal mindst indeholde følgende hovedelementer: Månedsbalancer

1. Kasse og bogholderifunktion.

1. Underskrifts- og fuldmagtsforhold.

1. Attestations- og godkendelsesprocedurer for indtægter, udgifter og andre dispositioner.

1. Arkiveringsregler.

1. Samling af love, bekendtgørelser og andre retningslinier vedrørende arbejdsløshedskassen og dennes funktion.

1. Procedurer vedrørende tilbagebetalinger, kontingentrestancer, A-skat, ATP-bidrag, tilbageholdelser, mellemværender med Lønmodtagernes Garantifond etc.

Arbejdsløshedskassen skal for hver måned inden udgangen af den følgende måned indsende en månedsbalance til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen. Månedsbalancen skal udformes efter direktoratets anvisning.

Grundlaget for månedsbalancen er arbejdsløshedskassens ajourførte og afstemte bogholderi. Årsregnskab og årsberetning

Efter regnskabsårets afslutning udarbejder kassen et årsregnskab efter de retningslinier, der er givet af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

Årsregnskabet omfatter:

1. En refusionsopgørelse over alle beløb, der indgår i kassens mellemregningsforhold med staten.

1. En resultatopgørelse over kassens kontingentindtægter og andre indtægter og udgifter, der vedrører kassens administration.

1. En balance.

1. En beretningsdel.

Den del af regnskabet, der vedrører statslige midler, er omfattet af reglerne om god offentlig regnskabsskik. Den øvrige del af regnskabet er omfattet af reglerne om god regnskabsskik. Hele regnskabet skal aflægges på en sådan måde, at der kan gives de oplysninger, direktøren for arbejdsløshedsforsikringen finder nødvendige for:

1. at kontrollere regnskabet,

1. at beregne den refusion, kassen har krav på, og

1. at gennemføre det nødvendige tilsyn med kassens administration.

Ved aflæggelse af årsregnskabet og den hertil knyttede beretning skal opstillingen være i overensstemmelse med den regnskabsblanket, der udsendes af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen.

Kassens driftsmidler værdiansættes i overensstemmelse med kapitel 5 i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab mv.

Kassens andel af aktiver, som ejes i fællesskab med den faglige organisation, jf. § 15, samt aktivernes eventuelle afskrivninger og finansiering skal indgå i kassens regnskab.

Regnskabet aflægges under iagttagelse af de til enhver tid gældende regler, herunder den årligt udsendte regnskabsblanket.

Det reviderede årsregnskab skal godkendes og underskrives af arbejdsløshedskassens hovedbestyrelse og de valgte revisorer og skal herefter indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen inden den 15. marts i det følgende år.

Hvis årsregnskabet ikke indsendes rettidigt, jf. stk. 8, har kassen ikke ret til at modtage refusion fra staten, medmindre direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har givet kassen udsættelse af afleveringsfristen. Afdelinger

Hvis arbejdsløshedskassen har afdelinger, gælder reglerne i denne bekendtgørelse også for disse.

Afdelingernes regnskabstal skal indgå i kassens årsregnskab, jf. § 7.

Al arkivering af bilagsmateriale mv. finder sted i hovedkassen, eller i afdelingerne under hovedkassens ansvar.

Arbejdsløshedskassernes økonomi

Arbejdsløshedskassernes økonomi

Arbejdsløshedskassens udgifter omfatter udgifter til udbetaling af dagpenge mv. samt udgifter til kassens administration.

Arbejdsløshedskassens administrationsudgifter skal holdes på et forsvarligt niveau og må alene omfatte udgifter, der vedrører kassens drift, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 30 og § 1 i standardvedtægten for danske anerkendte arbejdsløshedskasser. Forskud og acontorefusion

Staten kan yde forskud eller acontorefusion til udbetaling af dagpenge mv. efter reglerne i Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse om udbetaling af forskud og acontorefusion til de anerkendte arbejdsløshedskasser. Medlemsbidrag til staten

En arbejdsløshedskasse skal for hvert medlem indbetale et medlemsbidrag til staten. Bidraget indbetales månedsvis bagud.

Bidraget beregnes som det registrerede antal betalende medlemmer pr. den 1. i måneden multipliceret med den månedlige bidragssats, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 76, stk. 1 og stk. 2.

Medlemstallet efter stk. 2 skal reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der sker med virkning for opgørelsestidspunktet.

Medlemsbidrag efter stk. 2 skal indbetales til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens konto i Danmarks Nationalbank senest den 10. i den følgende måned.

Hvis medlemsbidrag ikke indbetales rettidigt, tilskrives beløbet en rente på 11/2% pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, indtil beløbet indbetales.

Kassen skal til endelig afregning over for staten foretage en regulering af de allerede afregnede acontobidrag, således at der for hver måned afregnes et medlemsbidrag, der er beregnet på grundlag af kassens regulerede medlemstal, jf. stk. 3.

Den beregnede regulering efter stk. 6 udlignes senest i forbindelse med aflæggelse af kassens årsregnskab via mellemregningskontoen med Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen. Medlemskontingent

Arbejdsløshedskassen kan opkræve et medlemskontingent til dækning af kassens administrationsudgifter, kassens medlemsbidrag til staten, kassens ATP-bidrag samt til styrkelse af kassens økonomi. Tilbagebetalingskrav

Hvis der uretmæssigt er udbetalt dagpenge eller andre ydelser, bortset fra kursusgodtgørelse, skal kassen registrere og tilbagebetale beløbene til staten efter nedenstående regler.

Udbetalt refusion til ydelser, der er udbetalt med urette, og som kassen ikke har krav på at få refunderet, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 4 og stk. 13, skal af kassen tilbagebetales fuldt ud til staten. Tilbagebetalingsbeløbet skal specificeres med følgende oplysninger i cpr.nr.-orden:

1. Medlemmets cpr.nr. og navn.

1. Datoen for afgørelsen eller for kassens opgørelse af tilbagebetalingsbeløbet.

1. Tilbagebetalingsbeløbets størrelse.

1. Ydelsens art.

Uretmæssigt udbetalte ydelser, hvortil kassen har krav på refusion, skal registreres af kassen med følgende oplysninger:

1. Medlemmets cpr.nr. og navn.

1. År for den fejlagtige udbetaling.

1. Tidspunkt for kravets konstatering.

1. Kravets oprindelige størrelse (hovedstol).

1. Afdrag i årets løb på hovedstolen.

1. Evt. tilskrevne procesrenter.

1. Indbetalte procesrenter.

1. Restgæld ved årets udgang.

Tilbagebetalingskrav efter stk. 2 og stk. 3 skal registreres i kassens finansbogholderi umiddelbart efter, at de beløbmæssigt er gjort op.

Hvis et tilbagebetalingskrav efter stk. 3, ifølge dom eller forlig skal tillægges procesrenter, skal renterne tilskrives senest 31. december.

Beløb i henhold til stk. 2 og indkomne afdrag på de i stk. 3 nævnte tilbagebetalingskrav afregnes månedsvis bagud ved indbetaling på en af Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen anvist konto i Danmarks Nationalbank senest den 20. i den følgende måned.

Afdrag, der modtages i kassen på de i stk. 3 nævnte tilbagebetalingskrav, men som efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 9, er overdraget til inddrivelse af Hypotekbanken, skal straks overføres til Hypotekbanken.

Hvis afregning i henhold til stk. 6 ikke foretages rettidigt, tilskrives beløbet en rente på 11/2% pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, indtil beløbet indbetales.

Ved regnskabsårets udgang skal kassen udarbejde en specifikation over de tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til Hypotekbanken. Specifikationen opstilles i cpr.nr.-orden og skal som minimum indeholde de i stk. 3 anførte oplysninger. Også krav, som både er opstået og indfriet i det forløbne regnskabsår, skal indgå i specifikationen. Kassens eventuelle bemærkninger kan tilføjes på specifikationen. Specifikationen skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen sammen med årsregnskabet.

Hvis en kasse efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 5, er gjort ansvarlig for en fejludbetaling fra en anden kasse, skal den ansvarlige kasse registrere og afregne beløbet efter reglerne i stk. 2, 4, 6 og 8.

Administration

Administration

Arbejdsløshedskassen har pligt til at ansætte et personale, der er kvalificeret til at sikre, at love, administrative regler, krav til forretningsgange og rapporteringskrav overholdes.

Hvis kassen ikke overholder bestemmelsen i stk. 1, kan direktøren for arbejdsløshedsforsikringen pålægge kassen at ansætte fornødent, kvalificeret personale. Administrationsfællesskab

En arbejdsløshedskasse kan kun indgå i et administrationsfællesskab med en faglig organisation, der har tilknytning til kassens godkendte faglige område.

Hvis kassens administration helt eller delvist skal varetages af eller sammen med en faglig organisation, eller hvis der i øvrigt skal afholdes udgifter i fællesskab med en faglig organisation, skal kassens hovedbestyrelse forud for et regnskabsårs begyndelse indgå en skriftlig administrationsaftale med ledelsen af den pågældende faglige organisation.

Administrationsaftalen kan indgås for et eller flere år ad gangen. Aftalen skal uanset sin ordlyd respektere ændringer i gældende regler.

Administrationsaftalen skal indeholde en beskrivelse af arten og omfanget af de administrationsopgaver, der varetages af eller i fællesskab med den faglige organisation, samt om administrationsvederlagets beregningsgrundlag, størrelse og betaling. Bestemmelsen finder også anvendelse, hvis kassen i øvrigt afholder udgifter fælles med den faglige organisation.

Den faglige organisation kan opkræve et acontovederlag for udførelsen af de opgaver, der følger af administrationsaftalen. Vederlaget må ikke overstige kassens andel af de budgetterede fællesudgifter samt kassens egne udgifter i det omfang, de betales af den faglige organisation. Udgifter, der kan henføres til den ene part, herunder udgifter til advokat, revisor, bestyrelseshonorarer og ekstern konsulentbistand, kan ikke betragtes som fællesudgifter.

Hvis administrationen omfatter afdelinger, skal beregningsgrundlaget for afdelingernes vederlag specificeres særskilt. Vederlaget for samtlige afdelinger specificeres under eet på samme måde som vederlaget for hovedkassen.

For acontovederlaget gælder følgende:

1. Det årlige acontovederlag skal fastsættes på grundlag af et budget, der i hovedposter, jf. stk. 9, angiver de budgetterede udgifter og de budgetterede fordelingsnøgler. Acontovederlaget for hovedkontoret og eventuelle afdelinger skal specificeres hver for sig.

1. Budgettet skal vedlægges administrationsaftalen som bilag. Hvis administrationsaftalen er flerårig, skal der hvert år udarbejdes et nyt budgetbilag.

1. Kassens forudbetaling må ikke overstige 1/12 af det årlige acontovederlag.

1. Hvis kassen afholder fællesudgifter, skal eventuelle nettoudlæg i kassens favør løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti, jf. § 16, stk. 1.

Det skal fremgå af administrationsaftalen, at direktoratet efter regnskabsårets udløb har adgang til samtlige oplysninger, der efter direktoratets vurdering har betydning for fastsættelsen af kassens endelige udgiftsandel. Direktoratet kan kræve oplysningerne dokumenteret og/eller påtegnet af kassens revisor.

For hovedposterne i administrationsaftalen gælder følgende for såvel det budgetterede vederlag som for det endelige honorar:

1. Kassens andel af udgifter til løn skal fordeles på grundlag af de faktiske forhold.

1. Kassens andel af udgifter, der kan relateres til personaleforbruget, kan højst svare til den andel af det samlede personaleforbrug, der anvendes til kassens administration.

Hvis en arbejdsløshedskasse har indgået en administrationsaftale, skal alle mellemregningsforhold løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

Hvis de i stk. 1 nævnte mellemregningskonti er i kassens favør, skal saldiene udlignes hver måned ved afregning senest den 10. i den følgende måned. Medlemskartotek

En arbejdsløshedskasse skal på sit hovedkontor have et ajourført medlemskartotek over samtlige kassens medlemmer.

Medlemskartoteket skal tilrettelægges således, at det løbende kan give oplysninger om antallet af medlemmer fordelt på medlemskategorier.

For hvert medlem skal kartoteket indeholde ajourførte oplysninger:

1. om udbetalte ydelser med angivelse af art, optjeningsperiode og udbetalingstidspunkt,

1. om indeholdt kildeskat og eventuelle andre indeholdelser,

1. om eventuelle tilbagebetalinger, samt

1. om indbetaling af kontingent, således at kassen kan føre kontrol med eventuelle kontingentrestancer.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan godkende andre metoder til at kontrollere, om der er kontingentrestancer.

Ikrafttræden

Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1995.

Samtidig ophæves Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringens bekendtgørelse nr. 74 af 28. januar 1994 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv. samt tilhørende vejledning af 28. januar 1994.