Bekendtgørelse om revision m.v. ved erhvervsskoler og skolehjem
BEK nr 1007 af 14/12/1995
§ 1
Revisionen skal udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor og omfatter regnskabet for den selvejende institutions samlede virksomhed. Derudover omfatter revisionen kontrol af institutionens tilskudsgrundlag samt sådanne øvrige opgørelser, hvor afgivelse af særskilt revisorerklæring er foreskrevet af Undervisningsministeriet.
§ 2
Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.
Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af den selvejende institution, der er omfattet af regnskabet.
§ 3
Revisionen, herunder kontrollen af tilskudsgrundlaget, kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser og tilrettelægges efter de retningslinier, der er angivet i bilag til bekendtgørelsen.
Revisionens omfang afhænger af skolens størrelse, administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.
§ 4
Der foretages revision i årets løb. Revisor foretager mindst en gang årligt et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn. Som led i revisionen undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene vedrørende registrering af tilskudsudløsende faktorer, med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggende.
§ 5
Skolens ledelse skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af skolen. Skolen skal give revisor adgang til at gennemgå skolens regnskabsmateriale og bestyrelsens forhandlingsprotokol og til at foretage de undersøgelser, revisor finder nødvendige. Skolen skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, revisor finder nødvendig for udførelsen af sit hverv.
§ 6
Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med forvaltningen af skolens midler, underretter revisor straks skolens bestyrelse og påser, at bestyrelsen inden 3 uger sender indberetning til Undervisningsministeriet sammen med revisors bemærkninger. I modsat fald er det revisors pligt at orientere Undervisningsministeriet.
Bliver revisor under sin revision eller på anden måde opmærksom på, at fortsættelse af skolens drift er usikker af økonomiske grunde, underretter revisor straks skolens bestyrelse. Bestyrelsen indsender revisors bemærkninger til Undervisningsministeriet med bestyrelsens redegørelse.
§ 7
Revisor fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde der er udført, samt om alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.
I beretningen oplyses specielt om revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende institutionens interne kontrol og registreringssystemer, institutionens formål (navnlig om dispositioner udenfor formålet), sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Ved revisionen af årsregnskabet indføres endvidere beretning om den udførte revision, herunder erklæring om
- revisor opfylder habilitetsbetingelserne i revisorlovgivningen,
- revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,
- revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelsen, og
- statstilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.
I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om foretagne uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn, særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning eller assistance.
Det reviderede regnskab forsynes med påtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Forbehold skal fremgå af påtegningen.
Genpart af revisionsprotokollaterne for det pågældende regnskabsår indsendes af skolen til Undervisningsministeriet sammen med det af bestyrelsen godkendte og af revisor reviderede årsregnskab samt eventuelle andre særskilt pålagte revisorerklæringer.
§ 8
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1996 og har virkning for revision af årsregnskaber for 1995 og de følgende år og for tilskudsgrundlag i 1996 og de følgende år.
Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 608 af 5. juli 1993 om revision m.v. ved erhvervsskoler og skolehjem.
pre_paragraph I medfør af § 22, stk. 2, i lov om erhvervsskoler, jf. lovbekendtgørelse nr. 689 af 20. juli 1994, fastsættes:
Undervisningsministeriet, den 14. december 1995, den 14. december 1995
/Sten Grambye Merete Friberg/
Bilag
Revisors opgaver i forbindelse med revision af erhvervsskolernes regnskaber
- Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til skolens kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger, jf. i øvrigt § 3 i bekendtgørelsen.
Som grundlag for revisionens gennemførelse udarbejder revisor en revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang såvel i årets løb som i forbindelse med årsregnskabet.
- Revisor påser, at skolens dispositioner, registreringer og regnskabsaflæggelse sker i overensstemmelse med:
a. bestemmelserne i love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. samt skolens vedtægt,
b. generelle brugervejledninger for de etablerede løn- og regnskabssystemer samt med reglerne i gældende regnskabsinstruks,
c. skolens institutionsinstruks og
d. de af Undervisningsministeriet udsendte bevillingsmeddelelser med de heri indeholdte forudsætninger for bevillingerne.
3.1. Revisor påser, at de af skolen etablerede forretningsgange er betryggende, herunder:
a. om skolen følger de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler,
b. om der er den fornødne personelle adskillelse mellem kasse-, registrerings-, frigivelses- og systemadministratorfunktioner,
c. om indtægts- og udgiftsposter er behørigt dokumenteret ved bilag, kontrakter m.v. og registreret på de rigtige konti respektivt henført til de rigtige formål,
d. om skolens registreringer er tilstrækkeligt systematiseret til at sikre, at alle indtægter bogføres,
e. om skolen har etableret betryggende arbejdsgange for registrering af antallet af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever,
f. om skolen har etableret betryggende forretningsgange vedrørende rapportering af forbrugsoplysninger (regnskabstal), herunder sammenholdelse af aktivitetsoplysninger med forbrug (regnskabstal),
g. om de budgetansvarlige på skolen har et tilstrækkeligt grundlag for den løbende budgetkontrol, og
h. om der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger ved anvendelsen af edb-systemer.
3.2. Revisionen af, at korrekt anvendelse af Økonomistyringssystemet for erhvervsskolerne (ØSE) og Landbrugsskolernes administrative system (LAS) får den korrekte virkning for opgaver udført i systemerne, udføres af revisorer særligt udpeget af Undervisningsministeriet.
- Revisor kontrollerer, at skolens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er rigtige, herunder at skolens registrering af antallet af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever er i overensstemmelse med reglerne i Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: ØSE - Økonomistyringssystem for erhvervsskolerne, henholdsvis Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: LAS - Landbrugsskolernes administrative system, jf. § 7 i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om tilskudsudbetaling og regnskabsføring ved erhvervsskoler m.v. sammenholdt med reglerne om de pågældende uddannelser og reglerne om uddannelser udbudt som åben uddannelse.
Revisor attesterer oplysningerne i overensstemmelse med Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS), før de indsendes til Undervisningsministeriet, jf. dog nedenstående frister for attestation af tilskudsgrundlag.
I forbindelse med attestationen af oplysninger vedrørende tilskudsudbetaling- og beregning påser revisor, at opgørelsen af skolens årselevtal, skolehjemsårselevtal og årskostelevtal på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende enkeltelever og deres uddannelse med relevans for tilskuddet, er korrekt, jf. Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: ØSE - Økonomistyringssystem for erhvervsskolerne og for de tidligere landbrugsskoler Undervisningsministeriets Regnskabsinstruks: LAS - Landbrugsskolernes administrative system.
Revisor påser, at dele af heltidsuddannelser udbudt som enkeltfag under åben uddannelse indberettes med den faktiske varighed, og at varigheden ikke overstiger fagets varighed fastsat i skolens undervisningsplaner for heltidsuddannelsen.
Revisor attesterer skolens indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever med udgangspunkt i kørselsloggen, som er en udskrift fra Erhvervsskolernes Studieadministrative System (ESAS) over stedfundne indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever. Kørselsloggen skal opbevares på skolen.
For de erhvervsskoler, der tidligere har været landbrugsskoler, attesterer revisor skolens indberetning af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever med udgangspunkt i kørselsloggen, som er en fortløbende nummereret udskrift af Landbrugsskolernes administrative system (LAS) over stedfundne indberetninger af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever. Kørselsloggen skal opbevares på skolen.
Revisors attestation til Undervisningsministeriet, Erhvervsskoleafdelingen skal afgives ved en erklæring på en særligt udarbejdet blanket. På denne blanket skal revisor endvidere anføre eventuelle ændringer og tilføjelser i forhold til tilskudsgrundlaget, d.v.s. skolens indberetning af årselever, skolehjemsårselever og årskostelever.
Revisors attestation skal afgives inden for nærmere fastsatte frister således, at revisors bemærkninger kan nå at få virkning fra den næstfølgende måneds tilskudsudbetaling. Normalt vil revisors erklæring skulle være Undervisningsministeriet, Erhvervsskoleafdelingen i hænde senest 14 dage efter, at tilskudsudbetalingen har fundet sted.
Dersom skolen helt eller delvis skal tilbagebetale et allerede udbetalt tilskud, tilbageføres det allerede udbetalte tilskud, hvorefter en ny tilskudsudbetaling vil finde sted på korrigeret grundlag. Er det nye tilskudsbeløb mindre end det tidligere anviste, modregnes i næste måneds tilskud.
- Revisor kontrollerer, om skolens forbrugsoplysninger (regnskabstal) for et regnskabsår er rigtige og giver et dækkende billede af skolens samlede aktivitet.
6.1. På lønområdet skal revisionen omfatte kontrol af, at skolens dispositioner sker i overensstemmelse med de af Finansministeriet fastsatte eller aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår for det ved skolen ansatte personale, d.v.s. at skolens personale aflønnes i henhold til gældende overenskomster, aftaler m.m.
Revisor skal i forbindelse med revisionen på lønområdet endvidere kontrollere, om foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelse af SCL-lønsystemet, og for de erhvervsskoler, der tidligere var landbrugsskoler, de foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelse af skolens lønsystem samt løninformationssystemet LIF er fulgt.
Revisor skal ved gennemgangen af skolens forretningsgange på lønområdet samt efterfølgende revision af enkeltsager påse:
a. at ansættelse, herunder indplacering, afsked, andre statusændringer, ydelse af tillæg samt registrering fravær foretages af dertil bemyndigede,
b. at skolens opgørelse af lærernes aldersbetingede tidstillæg er korrekt, jf. gældende arbejdstidsaftaler m.v.,
c. at skolens opgørelse af lærernes anciennitets- og stedtillægsindplacering er korrekt, og at der på personalesagerne er dokumentation for fornøden forudgående uddannelse, herunder beviser for beståede eksaminer og prøver, pædagogisk uddannelse krævet ved ansættelsen og tidligere beskæftigelse af relevans for lønanciennitetsfastsættelsen,
d. at variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser m.v. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikation af præstationerne og attesteret af dertil bemyndigede personer, herunder
- om overtid er korrekt behandlet i forhold til arbejdsforpligtelsen, og om de øvrige regler for overarbejde er overholdt,
- om tillæg, vederlag m.m. er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler, herunder regler for anvendelsen af lokallønsmidler,
- om ydelser til time- og kvotalønnede er givet i overensstemmelse med skolens undervisningsplanlægning,
- om arbejdsforpligtelsen er opfyldt, herunder om lærerne udfører det rettearbejde, der er forudsat ved fastlæggelsen af rettetiden, og
- om særlige hverv og funktioner er udført i overensstemmelse med gældende regler og arbejdstidsaftaler, og om de ved beregninger af tid til særlige hverv og funktioner anvendte elevtal er i overensstemmelse med skolens registrering af elever,
e. at data, som den enkelte skole indrapporterer til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret via de respektive løndelskoder (inddatabehandling),
f. at skolens indrapporteringer har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning (uddatakontrol), og
g. at skolen indrapporterer fuldstændige og korrekte oplysninger om løn- og årsværksforbrug til løninformationssystemet LIF.
6.2. For erhvervsskoler, der ikke tidligere har været landbrugsskoler, påhviler det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til SCL-lønsystemet får den korrekte virkning i lønsystemet (SCL-systemets funktion og virkemåde) Rigsrevisionen. Det revisionsmæssige ansvar for korrekt indberetning til skattemyndighederne af SCL-anvist løn påhviler ligeledes Rigsrevisionen. For de erhvervsskoler, der tidligere har været landbrugsskoler, påhviler det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til skolens lønsystem får den korrekte virkning i lønsystemet, og for korrekt indberetning til skattemyndighederne af anvist løn og for korrekt indberetning til løninformationssystemet LIF skolens revisor.
- Under revisionen af skolens beholdninger m.v. påses bl.a.:
a. at skolen periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab,
b. at skolen foretager korrekte og rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb,
c. at skolen registrerer og værdiansætter udstyrs- og inventargenstande m.v. i overensstemmelse med reglerne, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS), herunder påses stikprøvevis tilstedeværelse,
d. at varebeholdninger er registreret og værdiansat i overensstemmelse med reglerne, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstrukser (ØSE og LAS), herunder påses stikprøvevis lagerbeholdninger, og
e. at skolens anbringelser af likvide midler er sket i overensstemmelse med skolens vedtægt og § 10 a, stk. 3, i lov om erhvervsskoler.
- Revisor skal foretage en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn (jf. bekendtgørelsens § 2, stk. 2).
A. Revisor kan under hensyntagen til sparsommelighedsaspektet bl.a. undersøge:
a. om institutionen afholder lønudgifter til et for rigeligt eller overkvalificeret personale eller til personer, der ikke opfylder betingelserne for den pågældende stilling,
b. om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser,
c. om foreliggende rabatmuligheder er udnyttet,
d. om likvide midler er anbragt fordelagtigt,
e. om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes,
f. om skolens lokaler, inventar, materiel m.v. udnyttes på en hensigtsmæssig måde, og
g. om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelserne, samt at unødig kreditgivning undgås.
B. Revisor kan under hensyntagen til produktivitetsaspektet bl.a. undersøge om skolens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal som f.eks. lærerårsværksforbrug pr. årselev, udgifter pr. årselev til lærerløn, materialer og udstyr.
- Revisor påser, at indgåede lejemål med uopsigelighed på mere end ti år er godkendt af Undervisningsministeriet, og at salg af fast ejendom, der ikke er godkendt af Undervisningsministeriet, ikke har til formål, at hovedparten af skolens tilskudsberettigede aktiviteter flyttes til lejemål, jf. § 11, stk. 3, i bekendtgørelse om tilskudsudbetaling og regnskabsføring ved erhvervsskoler.
Metadata
- Type
- Bekendtgørelse
- År
- 1995
- Ikrafttrædelsesdato
- 1. januar 1995