Bekendtgørelse om institutionsrevision ved selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v.

BEK nr 1172 af 16/12/1996

DanmarkBekendtgørelse1996

§ 1

Institutionens regnskaber revideres af rigsrevisor i henhold til § 2, stk. 1, i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

§ 2

Til styrkelse af institutionens overordnede styring udpeger institutionen en institutionsrevision. Institutionsrevisionen varetager revisionen i henhold til § 24, stk. 3, i lov om selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. Hovedopgaven er herefter at opfylde institutionens behov for revision og revisionsmæssig bistand.

Stk. 2

Institutionsrevisionen varetages af en statsautoriseret eller registreret revisor valgt af institutionens bestyrelse.

Stk. 3

Institutionens bestyrelse underretter Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen ved revisorskift.

Stk. 4

Institutionsrevisionen rapporterer til institutionens bestyrelse om den udførte revision og har over for denne ansvaret for den revision, der er udført i henhold til denne bekendtgørelse.

§ 3

Institutionsrevisionen skal udføre sin virksomhed under iagttagelse af principperne for god offentlig revisionsskik, jf. § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

Stk. 2

Medarbejdere i institutionsrevisionen må ikke deltage i arbejde, der er uforeneligt med varetagelsen af revisionsmæssige opgaver.

Stk. 3

Institutionsrevisionen udfører den finansielle revision og forvaltningsrevisionen af institutionens regnskab.

Stk. 4

Institutionsrevisionen omfatter regnskabet for den selvejende institutions samlede virksomhed og skal ved revisionen efterprøve, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med tilskuds- og lånevilkår, love og andre forskrifter, institutionens vedtægter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet.

Stk. 5

Institutionsrevisionen kontrollerer og attesterer, at de oplysninger, som institutionen afgiver til Undervisningsministeriet til brug ved fastlæggelse af tilskud, er korrekte.

Stk. 6

Institutionsrevisionen foretager anden særskilt kontrol og attesterer herom, når det i øvrigt er fastsat eller forlanges af Undervisningsministeriet.

§ 4

Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser og tilrettelægges efter de retningslinier, der er angivet i bilag til bekendtgørelsen. Revisionens omfang afhænger af institutionens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

§ 5

Der foretages sædvanlig revision i årets løb. Revisor foretager mindst en gang årligt et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn. Som led i revisionen, jf. § 3, undersøger institutionsrevisionen de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene vedrørende registrering af tilskudsudløsende faktorer, med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggende.

§ 6

Institutionen skal give institutionsrevisionen adgang til at gennemgå institutionens regnskabsmateriale og bestyrelsens forhandlingsprotokol samt adgang til alle oplysninger, dokumenter, registreringer, beholdninger m.v., som efter institutionsrevisionens skøn er af betydning for løsning af dens opgaver, og adgang til at foretage de undersøgelser, institutionsrevisionen finder nødvendige. Institutionen skal sørge for, at institutionsrevisionen får den bistand og de oplysninger, som institutionsrevisionen finder nødvendig for udførelsen af sit hverv.

Stk. 2

Institutionen skal holde institutionsrevisionen underrettet om alle bestemmelser vedrørende regnskabsforhold og andre forhold, der har betydning for revisionens gennemførelse, herunder love, bekendtgørelser, cirkulærer, Undervisningsministeriets regnskabsinstruks m.v., overenskomster om løn- og ansættelsesforhold og vejledninger af betydning for forståelsen af regler og overenskomster samt institutionens interne instruks for regnskabets førelse m.v. Institutionsrevisionen kontrollerer, at materialet er fyldestgørende.

Stk. 3

Institutionsrevisionen skal på det tidligst mulige tidspunkt inddrages i institutionens planlægning og ændring af regnskabssystemer samt ved tilrettelæggelse af forretningsgange, der må skønnes at have betydning for revisionsarbejdet.

§ 7

Bliver institutionsrevisionen opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med forvaltningen af institutionens midler, påhviler det institutionsrevisionen straks at give institutionens bestyrelse meddelelse derom og påse, at bestyrelsen inden 3 uger sender indberetning til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen sammen med institutionsrevisionens meddelelse. I modsat fald er det institutionsrevisionens pligt at orientere Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet.

Stk. 2

Bliver institutionsrevisionen under sin revision eller på anden måde opmærksom på, at fortsættelse af institutionens drift er usikker af økonomiske grunde, påhviler det institutionsrevisionen straks at underrette institutionens bestyrelse derom. Bestyrelsen indsender institutionsrevisionens underretning til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen sammen med bestyrelsens redegørelse inden 3 uger.

§ 8

Institutionsrevisionen fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilke revisionsarbejde der er udført, samt om alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.

Stk. 2

I beretningen oplyses specielt om institutionsrevisionens undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende institutionens interne kontrol og registreringssystemer, institutionens sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt institutionens opfyldelse af sit formål, herunder især vedrørende eventuelle dispositioner uden for formålet.

Stk. 3

Ved revisionen af årsregnskabet indfører institutionsrevisionen endvidere beretning om den udførte revision, og de konklusioner, der kan drages på grundlag heraf, samt erklæring,

om institutionsrevisionen opfylder habilitetsbetingelserne i revisorlovgivningen,

om institutionsrevisionen under sin revision har modtaget alle de oplysninger, den har anmodet om,

om institutionsrevisionen anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelsen,

om der er væsentlig usikkerhed, fejl eller mangler vedrørende institutionens bogholderi, regnskabsvæsen eller interne kontrol, og

om statstilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår og institutionens formål, og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

Stk. 4

I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om foretagne uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn, særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlig beretninger, rådgivning eller assistance.

Stk. 5

Institutionsrevisionen forsyner det reviderede regnskab med påtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Forbehold skal fremgå af påtegningen.

Stk. 6

Bestyrelsen indsender det af bestyrelsen godkendte og af revisor påtegnede årsregnskab sammen med bestyrelsens bemærkninger til institutionsrevisionens anmærkninger til Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen inden 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.

§ 9

Det påhviler institutionsrevisionen at medvirke til en koordinering af Rigsrevisionens og institutionsrevisionens samlede revisionsindsats. Samarbejdet mellem Rigsrevisionen og institutionsrevisionen tilrettelægges ved møder efter behov. Rigsrevisionen har adgang til institutionsrevisionens revisionsplaner og arbejdspapirer. Kopi af institutionsrevisionens bemærkninger, notater m.v. med de dertil hørende besvarelser og afgørelser samt rapporter om eftersyn indsendes til Rigsrevisionen efter anmodning. Efter revisionen af hvert regnskabsår indsender institutionsrevisionen inden tre måneder efter regnskabsårets afslutning genpart af revisionsprotokollaterne og herunder institutionsrevisionens beretning til Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet.

§ 10

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1997.

pre_paragraph I medfør af § 24, stk. 3, i lov nr. 311 af 24. april 1996 om selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v. og efter aftale med rigsrevisor i henhold til bestemmelsen i § 9 om etablering af interne revisioner i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (rigsrevisorloven), jf. lovbekendtgørelse nr. 489 af 24. juni 1991 med senere ændringer, fastsættes:

Undervisningsministeriet, den 16. december 1996, den 16. december 1996

/Torben Kornbech Rasmussen Erik A. Larsen/

Bilag

Retningslinier for institutionsrevisionen

Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til institutionens kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange, jf. i øvrigt § 4 i bekendtgørelsen.

Som grundlag for revisionens gennemførelse udarbejder institutionsrevisionen en revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang såvel i årets løb som i forbindelse med årsregnskabet.

Institutionsrevisionen skal ved erklæringen om sin habilitet afgive erklæring om egne og nære pårørendes interesser i institutionen og institutionens medkontrahenter i de kontrakter, som er omfattet af revisionsarbejdet, herunder om opgaver som revisor for væsentlige medkontrahenter.

Institutionsrevisionen påser, at institutionen har udleveret et fuldstændigt og opdateret regelsæt til brug ved revisionen, herunder institutions- og uddannelseslove, institutions- og uddannelsesbekendtgørelser, overenskomster om løn- og ansættelsesforhold, cirkulærer, vejledninger, regnskabsinstruks, brugervejledninger til administrative systemer, vedtægt, institutionsinstruks, tilskuds- og lånetilsagn m.v.

Institutionsrevisionen påser, at institutionens dispositioner, registreringer og regnskabsaflæggelse sker i overensstemmelse med:

a. Bestemmelserne i love, bekendtgørelser, lønoverenskomster, cirkulærer m.v. samt institutionens vedtægter. Herunder kontrollerer institutionsrevisionen, om der ud over løn til personale og honorar for sædvanlige udførte opgaver er ydet honorar el.lign. til bestyrelsesmedlemmer eller andre eller støtte til klubber, foreninger m.v. uden udtrykkelig hjemmel i regler eller vedtægt. I protokollen oplyser institutionsrevisionen i givet fald særskilt om sådanne ydelser og revisors bedømmelse af ydelserne i relation til regler og vedtægt. Tilsvarende gælder øvrige dispositioner, hvorom der kan rejses spørgsmål om bedømmelsen i relation til regler og vedtægt.

b. Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for institutionen og brugervejledninger for de løn- og regnskabssystemer og eventuelle andre administrative systemer, som institutionen skal anvende.

c. Institutionens interne regnskabs- og disponeringsinstruks, institutionsinstruksen.

d. De af Undervisningsministeriet udsendte tilskudsmeddelelser og lånetilsagn med de heri indeholdte vilkår for bevillingerne.

3.1. Institutionsrevisionen påser, at de af institutionen etablerede forretningsgange er betryggende, herunder:

a. Om institutionen følger de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler.

b. Om der er den fornødne personelle adskillelse mellem kasse-, registrerings-, frigivelses- og systemadministratorfunktioner.

c. Om indtægts- og udgiftsposter er behørigt dokumenteret ved bilag, kontrakter m.v. og registreret på de rigtige konti respektivt henført til de rigtige formål.

d. Om institutionens registreringer er tilstrækkeligt systematiseret til at sikre, at alle indtægter bogføres.

e. Om institutionen har etableret betryggende arbejdsgange for registrering af antallet af årsstuderende, herunder forretningsgange, der sikrer, at årsstuderende i åben uddannelse er studerende i kurser, der opfylder betingelserne for tilskud, og at varigheden af kurserne er korrekt angivet.

f. Om institutionen har etableret betryggende forretningsgange vedrørende foreskrevet rapportering.

g. Om de budgetansvarlige på institutionen har et tilstrækkeligt grundlag for den løbende budgetkontrol.

h. Om der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger ved anvendelsen af edb-systemer.

3.2. Revisionen af, at korrekt anvendelse af de statslige, centrale, administrative systemer, (SCL og SCR) som institutionen efter regnskabsinstruksen skal anvende, får den korrekte virkning for opgaver udført i systemerne, påhviler Rigsrevisionen. Rigsrevisionen kan dog bestemme, at opgaver i forbindelse hermed påhviler institutionsrevisionen. Regnskabsinstruksen kan indeholde oplysning herom. Den tilsvarende revision for lokale systemer påhviler institutionsrevisionen.

Institutionsrevisionen kontrollerer, at institutionens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er rigtige, herunder at institutionens registrering af antallet af årsstuderende er i overensstemmelse med reglerne i Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for institutionen sammenholdt med reglerne om de pågældende uddannelser og reglerne om uddannelser udbudt som åben uddannelse.

Institutionsrevisionen attesterer oplysningerne i overensstemmelse med Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for den pågældende institution, før de indsendes til Undervisningsministeriet.

I forbindelse med attestationen af oplysninger vedrørende tilskudsudbetaling og -beregning påser institutionsrevisionen, at opgørelsen af institutionens antal af årsstuderende på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende de enkelte studerende og deres uddannelse med relevans for tilskuddet, er korrekt, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for den pågældende institution.

For åben uddannelse kontrollerer institutionsrevisionen bl.a., at kurserne er annonceret offentligt efter de gældende regler. For heltidsuddannelser udbudt som enkeltfag under åben uddannelse kontrolleres bl.a., at kurset indberettes med den faktiske varighed, og at varigheden ikke overstiger fagets varighed ifølge institutionens undervisningsplaner for heltidsuddannelsen. For korte kurser kontrolleres bl.a., at institutionen er berettiget til at udbyde korte kurser, at institutionens udvælgelseskriterier ved overtegning af kurser er fastsat ved annonceringen, offentligt tilgængelige og lovlige, at der ikke fastsættes egentlige adgangsbetingelser, at indholdet er et erhvervsrettet og supplerende undervisningsforløb med korrekt angivet varighed inden for den fastsatte ramme, herunder at der ikke etableres en kursusrække med samlet varighed, der overstiger den maksimale varighed af et kort kursus, at kurset ligger inden for institutionens formål og faglige kompetenceområde og er udviklet og gennemført af institutionens eget personale, at institutionens eget personale ikke indberettes som årsstuderende i tilskudsgrundlaget, at fjernundervisning er særligt godkendt og indberettet som fjernundervisning, at institutionen, hvis den stiller udstyr til rådighed for kursister, følger reglerne herom, og at institutionen gennemfører procedurer med henblik på at sikre overholdelse af reglen om, at kurserne ikke må påføre private kursusudbydere ny konkurrence.

Institutionsrevisionens attestation skal afgives inden for frister fastsat i regnskabsinstruksen. Det kan i regnskabsinstruksen være foreskrevet, at institutionsrevisionens attestation til Undervisningsministeriet skal afgives ved en erklæring på en særlig blanket.

Institutionsrevisionen kontrollerer ved revisionen af årsregnskabet, om institutionens foreskrevne rapportering (det særlige virksomhedsregnskab) for regnskabsåret er rigtig og giver et dækkende billede af institutionens samlede aktivitet.

6.1. På lønområdet skal institutionsrevisionen omfatte kontrol af, at institutionens dispositioner sker i overensstemmelse med de af Finansministeriet fastsatte eller aftalte bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår for det ved institutionen ansatte personale, d.v.s. at institutionens personale aflønnes i henhold til gældende overenskomster, aftaler m.m.

Institutionsrevisionen skal i forbindelse med revisionen på lønområdet endvidere kontrollere, om institutionen anvender foreliggende brugervejledninger og vejledninger vedrørende anvendelsen af SCL-systemet korrekt.

Institutionsrevisionen skal ved gennemgangen af institutionens forretningsgange på lønområdet samt efterfølgende revision af enkeltsager påse:

a. At ansættelsen, herunder indplacering, afsked, andre statusændringer, ydelse af tillæg samt registrering af fravær foretages af dertil bemyndigede.

b. At institutionens opgørelse af lærernes aldersbetingede tillæg er korrekt.

c. At institutionens opgørelse af lærernes anciennitets- og stedtillægsindplacering er korrekt, og at der på personalesagerne er dokumentation for fornøden forudgående uddannelse, herunder beviser for beståede eksamener og prøver, pædagogisk uddannelse krævet ved ansættelsen og tidligere beskæftigelse af relevans for lønanciennitetsfastsættelsen.

d. At variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser m.v. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikation af præstationerne og attesteret af dertil bemyndigede personer samt

om overtid er korrekt behandlet i forhold til arbejdsforpligtelsen, og om de øvrige regler for overarbejde er overholdt, herunder at overtid indberettes efter gældende regler,

om tillæg, vederlag m.m. er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler, herunder regler for anvendelsen af lokallønsmidler,

om ydelser til time- og kvotalønnede er givet i overensstemmelse med institutionens undervisningsplanlægning, og

om arbejdsforpligtelsen er opfyldt.

e. At data, som den enkelte institution indrapporterer til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret via de respektive løndelskoder (inddatabehandling).

f. At institutionens indrapporteringer har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning (uddatakontrol).

g. At oprettelse og klassificering af stillinger følger gældende regler og aftaler.

6.2. Det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til SCL-systemet får den korrekte virkning i lønsystemet (SCL-systemets funktion og virkemåde), påhviler Rigsrevisionen. Det revisionsmæssige ansvar for korrekt indberetning til skattemyndighederne af SCL-anvist løn påhviler institutionsrevisionen.

Under revision af institutionens beholdninger m.v. påses bl.a.:

a. At institutionen periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab.

b. At institutionen foretager korrekte, rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb.

c. At institutionen registrerer og værdiansætter udstyrs- og inventargenstande m.v. i overensstemmelse med reglerne i Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for den pågældende institution eller gruppe af institutioner. Herunder påses stikprøvevis, at registreret udstyr og inventar forefindes.

d. At varebeholdninger er registreret og værdiansat i overensstemmelse med reglerne, jf. Undervisningsministeriets regnskabsinstruks for den pågældende institution eller gruppe af institutioner. Herunder påses stikprøvevis, at registreret lagerbeholdning forefindes.

e. At institutionens anbringelser af likvide midler er sket i overensstemmelse med institutionens vedtægt og § 23, stk. 4, i lov om selvejende institutioner for videregående uddannelser m.v.

Institutionsrevisionen skal foretage en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 4.

A. Institutionsrevisor kan under hensyntagen til sparsommelighedsaspektet bl.a. undersøge:

a. Om institutionen afholder lønudgifter til et for rigeligt eller overkvalificeret personale eller til personer, der ikke opfylder betingelserne for den pågældende stilling.

b. Om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser.

c. Om foreliggende rabatmuligheder er udnyttet.

d. Om likvide midler er anbragt fordelagtigt.

e. Om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelser, samt at unødig kreditgivning undgås.

f. Om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes.

g. Om institutionens lokaler, inventar, materiel m.v. udnyttes på en hensigtsmæssig måde.

h. For institutioner med bygningstaxameter, om lejekontrakter er indgået og handel med og finansiering af fast ejendom er sket på vilkår, der ikke er mere byrdefulde for institutionen end tilsvarende retshandler.

B. Institutionsrevisionen kan under hensyntagen til produktivitetsaspektet bl.a. undersøge, om institutionens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal som f.eks. lærerårsværksforbrug pr. årsstuderende, udgifter pr. årsstuderende til lærerløn, materialer og udstyr.

Institutionsrevisionen påser, at dispositioner vedr. fast ejendom er i overensstemmelse med institutionens formål og de gældende regler.

Metadata

Type: Bekendtgørelse
År: 1996
Ikrafttrædelsesdato: 1. januar 1996