Bekendtgørelse om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af støttemidler fra Den Europæiske Socialfond (Regnskabsbek.)

Direktøren for Arbejdsmarkedsstyrelsen udøver Arbejdsministerens beføjelser med hensyn til administrationen af støtte fra Den Europæiske Socialfond i henhold til Det Europæiske Fællesskabs forordninger om Socialfonden for så vidt angår:

1. fastsættelse af regler om administrationen af støtte fra Socialfonden i Danmark,

1. fastsættelse af regler om kontrol, tilsyn, regnskaber, revision og evaluering samt om budgetter og om projekt- og situationsrapporter,

1. fastsættelse af regler om afgivelse af og indsamling af oplysninger om deltagere og projekter.

Støttebetingelser og tilsagn

Støttebetingelser og tilsagn

For at kunne modtage støtte fra Den Europæiske Socialfond, skal de betingelser, der fremgår af forordningerne ( 1), programmernes generelle kriterier, prioriteter og finansieringsplaner samt de årlige udmeldinger af mål og rammer, der er fastsat af overvågningsudvalgene for programmerne, være opfyldt.

Det er ligeledes et krav, at projekterne er additionelle.

Additionaliteten skal være opfyldt på både ansøgnings-, og godkendelsestidspunktet og skal ligeledes kunne dokumenteres opfyldt ved regnskabsaflæggelsen, evt. gennem rapporter eller andet materiale. Tilsagn

Støttetilsagn gives i overensstemmelse med de af overvågningsudvalgene fastsatte retningslinier og udvælgelseskriterier.

Tilsagn til flerårige projekter gives for de følgende år på grundlag af ansøgningens oprindelige eller reviderede finansieringsplan og på betingelse af, at projektets første år er gennemført i overensstemmelse hermed.

Projektgodkendelsesudvalgene træffer på baggrund af projektansøgningerne afgørelse om, hvilke projekter der støttes.

Kravene til projektansøgningen samt de almindelige støtteprocenter på de forskellige programmer og mål fremgår af vejledningen til denne bekendtgørelse.

Projektadministrationen udarbejder en tilsagnsskrivelse til de projekter, der har opnået støtte, med angivelse af støttebeløbets størrelse, den eventuelle bevillingsfordeling på prioriteter, bevillingsperioden, udbetalingen af støttebeløb samt krav til statusrapporter, årsregnskaber, revision og evaluering.

Tilsagnet kan betinges af krav om yderligere oplysninger som en forudsætning for udbetaling af støtten.

Såfremt projektadministrationen skønner det nødvendigt, kan ansøger afkræves dokumentation eller garanti for, at evt. deltagere er til stede eller kan rekrutteres, samt for at den offentlige medfinansiering forefindes.

Projektadministrationen kan afkræve private projekter bankgaranti for hele eller dele af støttebeløbet samt dokumentation for, at et eventuelt angivet samarbejde med de offentlige myndigheder finder sted, f.eks. i henseende til visitering af deltagere.

Støttemodtager forpligter sig ved sin underskrift til at gennemføre projektet i henhold til den endeligt godkendte ansøgning samt de betingelser, der er knyttet hertil, samt til generelt at overholde de gældende regler for støtte.

Støttetilsagnet fra projektadministrationen er bindende, når projektadministrationen har modtaget støttemodtagers skriftlige bekræftelse af tilsagnet. Det er en forudsætning, at projektet gennemføres som angivet i ansøgningen.

For så vidt angår overvågningsudvalgenes, projektgodkendelsesudvalgenes samt projekadministrationernes ansvar og opgaver m.v. henvises til Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af støttemidler fra Den Europæiske Socialfond. Betaling

Anvisningen af Socialfondsstøtte sker under forbehold af EU-Kommissionens godkendelse af det endelige danske Socialfondsregnskab.

Betalinger sker i overensstemmelse med støttetilsagnene til den pågældende myndighed eller projektorganisation og kan ske som forskud eller endelige betalinger. Det er en forudsætning, at midlerne er modtaget fra EU-Kommissionen.

Betalinger kan kun vedrøre støtteberettigede udgifter.

1. rate af Socialfondsstøtten, der normalt maksimalt udgør 50 procent af det godkendte støttebeløb, kan udbetales, når støttemodtager over for projektadministrationen dokumenterer, at projektet er eller bliver påbegyndt. Beløbet kan udbetales ved den angivne dato for projektstart.

Støttemodtagers revisor skal inden udbetaling af 1. rate afgive erklæring om, at vedkommende er tilknyttet projektet som revisor, og at forretningsgangene for og bogføringen af regnskabet er tilrettelagt i overensstemmelse med vejledningen til denne bekendtgørelse. Erklæringen skal tilstilles den pågældende projektadministration.

1. rate, der sammen med 1. rate højst kan udgøre 80% af det godkendte støttebeløb, udbetales, når det via de indsendte kvartalsrapporters oplysninger dokumenteres, at mindst halvdelen af første rate er forbrugt. Det er yderligere en betingelse, at projektet gennemføres i et tilfredsstillende tempo og i overensstemmelse med de givne vilkår.

Restbeløbet (saldoafregningen), der maksimalt andrager ca. 20% af det godkendte støttebeløb, udbetales, når projektadministrationen har taget stilling til det revisionspåtegnede årsregnskab og den afsluttende evalueringsrapport, jf. § 27, stk. 2 og 3, samt under forudsæting af, at Arbejdsmarkedsstyrelsen har modtaget beløbet fra Kommissionen.

Såfremt det revisionspåtegnede årsregnskab og evalueringsrapport ikke er indsendt rettidigt, kan projektadministrationen beslutte, at der skal ske tilbagebetaling eller bortfald af støtten.

Betalingerne skal ske så hurtigt som muligt og som hovedregel senest 3 måneder efter modtagelsen af bevillingerne fra Kommissionen, jf. Rådets forordning nr. 2082/93, artikel 21.

Regnskabsmæssige forhold

Regnskabsmæssige forhold

Projekter, der modtager støttemidler fra Den Europæiske Socialfond, skal for hvert kalenderår udarbejde et årsregnskab (projektårsregnskab).

Årsregnskabet skal omfatte hele projektperioden i et kalenderår.

Budgetter og kvartalsrapporter, jf. §§ 14 og 15, og årsregnskaber skal udarbejdes efter god regnskabsskik, og i overensstemmelse med vejledningen til denne bekendtgørelse, hvori de almindelige moms- og skatteregler er beskrevet.

Budgetter og kvartalsrapporter skal underskrives af den projektansvarlige og den juridisk ansvarlige. Projektadministrationen kan forlange budgetter og kvartalsrapporter påtegnet af revisor.

Årsregnskaber skal underskrives af den projektansvarlige og den juridisk ansvarlige og påtegnes af revisor.

Udgør et Socialfondsprojekt en del af et større projekt med ikke-Socialfondsfinansierede aktiviteter, kan projektadministrationen kræve regnskab for den samlede aktivitet.

Som regnskabsmateriale anses:

1. registreringer,

1. beskrivelse af bogføringen, herunder konteringsinstruks,

1. beskrivelse af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v.,

1. bilags- og dokumentationsmateriale,

1. årsregnskaber og lignende opstillinger, revisionsprotokoller samt eventuelle årsberetninger m.v.,

1. andet materiale, der er nødvendigt for at dokumentere det øvrige regnskabsmateriales rigtighed.

Projektets regnskabsmateriale skal opbevares i mindst fem år efter saldoafregningen har fundet sted. Budget og finansieringsplaner

Budgettet skal indeholde alle støtteberettigede projektudgifter og -indtægter.

Eksempler på støtteberettigede projektudgifter er anført i vejledningen til denne bekendtgørelse.

Indtægter i forbindelse med et projekt skal oplyses og medregnes, da alene nettoudgifter (udgifter fratrukket indtægter ved projektet) er støtteberettigede. Dette gælder ligeledes i tilfælde, hvor produkter fremstillet under et projekt videregives (uden vederlag) til f.eks viderebearbejdning, og der derved kan opnås en indtægt efter projektets afslutning.

I budgettet skal der redegøres for, hvorledes aktiviteten er finansieret. Samtlige finansieringsposter skal indgå fuldt ud, herunder eventuelle projektindtægter. Alle budgetterede udgifter skal være dækket af finansieringen, og finansieringskilderne skal være angivet.

Der kan i budgettet i særlige tilfælde ske hensættelser til opfyldelse af kontraktlige forpligtelser. Hensættelser kan bl.a. ske til udgifter vedrørende revision, evaluering m.v., som ligger efter projektets afslutning. Kvartalsrapporter

Støttemodtager skal indsende kvartalsrapporter til projektadministrationen senest 3 uger efter hvert kvartals afslutning.

Kvartalsrapporten skal udvise en samlet opgørelse over det faktiske forbrug sammenholdt med det budgetterede forbrug samt andre relevante projektdata. Endvidere skal evt. indtægter fremgå.

Projektadministrationen kan anmode om supplerende oplysninger om projektets forløb. Årsregnskaber

Årsregnskabet, jf. § 11, skal indeholde en opgørelse over samtlige udgifter og indtægter, der henholdsvis er afholdt eller oppebåret i forbindelse med projektets gennemførelse i regnskabsåret samt oplysninger vedr. projektets evt. deltagere. Regnskabet skal være sammenligneligt med det oprindelige aktivitetsbudget.

Væsentlige afvigelser mellem årsregnskabet og det oprindelige budget skal kommenteres. Endvidere skal det oplyses, i hvilken grad formålet med projektet er opnået.

Det revisionspåtegnede årsregnskab skal indsendes til projektadministrationen senest 3 måneder efter årets afslutning eller senest 3 måneder efter datoen for projektets afslutning.

Projektadministrationen kan i særlige tilfælde efter en konkret vurdering forlænge fristen i stk. 1.

Revision

Revision

Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor, Kommunernes Revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune, eller af Rigsrevisionen i de tilfælde, hvor Socialfondsprojekter gennemføres under statslige styrelser eller institutioner.

Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov nr. 489 af 24. juni 1991, som ændret ved lov nr. 465 af 12. juni 1996 om revision af statens regnskaber m.m.

Ved revisionen efterprøves, om årsregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, om der er taget skyldig økonomisk hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af årsregnskabet.

Revisionen kan foretages ved stikprøver. Revisionens omfang afhænger af støttemodtagerens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

Der foretages sædvanligvis revision i årets løb. Som led i revisionen, jf. § 20, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgange for registrering af de støtteudløsende faktorer for at påse, om den interne kontrol er betryggende.

Støttemodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af årsregnskabet.

Støttemodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv.

Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, er revisor forpligtet til straks at give støttemodtager meddelelse herom samt påse, at støttemodtager inden tre uger giver den tilsagnsgivende projektadministration meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere den tilsagnsgivende projektadministration. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Revisor fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.

Specielt oplyses om revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende støttemodtagerens interne kontrol og registreringssystemer, projektets forløb i relation til de oprindelige målsætninger, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

Ved revision af årsregnskabet indføres beretning om den udførte revision, herunder:

1. om revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser,

1. om revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,

1. om udbetalt støtte er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning eller assistance.

Genpart af årets revisionsprotokollater indsendes af støttemodtager til projektadministrationen sammen med det påtegnede årsregnskab.

Det reviderede årsregnskab forsynes med en påtegning, hvoraf det skal fremgå, at årsregnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse.

Forbehold og bemærkninger skal fremgå af revisionspåtegningen, som er nærmere beskrevet i vejledningens punkt 4.2.

Projektadministrationerne kan stille krav om revisors besvarelse af forespørgsler om den udførte revision.

Evaluering

Evaluering

Til brug for en vurdering af aktiviteterne samt det økonomiske og samfundsmæssige udbytte af de støttede foranstaltninger, skal alle projekter ved afslutningen afgive en evalueringsrapport til projektadministrationen om forløbet sammenholdt med de oprindelige målsætninger.

Evalueringsrapporten skal indsendes samtidig med projektets afsluttende reviderede årsregnskab.

Projektadministrationen kan i særlige tilfælde beslutte, at evalueringsrapporten indsendes senere, dog max. 2 måneder efter regnskabsaflæggelsen.

Arbejdsmarkedsstyrelsen kan med henblik på at opfylde forordningskravene m.v. til en forudgående, en mellemliggende og en efterfølgende evaluering, fastsætte nærmere retningslinier og krav om indsamling af relevante evalueringsdata om deltagerne og projekterne.

Arbejdsmarkedsstyrelsen kan bestemme, at indsamlingen efter stk. 4 skal ske via et edb-medie, som stilles til rådighed for projektadministrationerne.

Kontrol og tilsyn m.v.

Kontrol og tilsyn m.v.

Repræsentanter fra EU-Kommissionen, Arbejdsmarkedsstyrelsen og projektadministationerne kan på stedet kontrollere de projekter, der finansieres af Socialfonden. Disse kontrolbesøg kan forekomme fra projektstart og indtil fem år efter saldoafregningen.

Repræsentanter fra EU-Kommissionen og Arbejdsmarkedsstyrelsen kan på stedet kontrollere, om projektadministationerne overholder de gældende regler og bestemmelser for Socialfonden.

Udover Arbejdsmarkedsstyrelsens og projektadministrationernes kontrol kan tjenestemænd eller andre repræsentanter fra Kommissionen eller andre enheder i centraladministrationen kontrollere aktionerne.

EU-Kommissionen kan, jf. Samordningsforordningen ( 2), art. 23, efter forudgående underretning af Arbejdsmarkedsstyrelsen deltage ved eller foretage en stikprøvekontrol på stedet for at kontrollere de foranstaltninger, der finansieres af Den Europæiske Socialfond samt forvaltnings- og kontrolsystemerne.

Tilsvarende skal de bestemmelser ( 3), der er indgået i overensstemmelse med Finansforordningen inden for partnerskabet mellem EU-Kommissionen og medlemsstaterne, overholdes.

Arbejdsmarkedsstyrelsen kan fastsætte morarenter i overensstemmelse med finansforordningen i tilfælde, hvor sådanne morarenter skal betales til EU-Kommissionen.

Projekterne/projektadministrationerne skal på anmodning stille alle relevante rapporter, herunder regnskabsmateriale, jf. § 13, til rådighed. Materialet skal opbevares i fem år efter saldoafregningen.

Ændringer i forudsætningerne

Ændringer i forudsætningerne

Støttemodtager skal straks underrette projektadministrationen, hvis der sker væsentlige ændringer i de forudsætninger, der lå til grund for støttetilsagnet, eller hvis de vilkår, hvorpå støtten er givet, i øvrigt ikke vil kunne overholdes.

Projektadministrationen tager stilling til administrative projektændringer. Såfremt projektadministrationen vurderer, at ændringerne er så væsentlige, at der skal indgives en ny ansøgning, må støtteansøger afvente en ny tilsagnsskrivelse, idet denne ansøgning muligvis skal betragtes som et nyt projekt, der skal behandles, vurderes og prioriteres af projektgodkendelsesudvalget.

Såfremt et projekt afbrydes af grunde, som ikke kan tilskrives støttemodtager, aflægger projektet regnskab for den gennemførte del, hvorefter der kan udbetales støtte herfor. Ved vurderingen heraf skal det så vidt muligt undgås, at støttemodtager påføres urimelige tab.

Forseelser

Forseelser

For så vidt angår forseelser henvises til bestemmelserne i § 13 i Lov nr. 335 af 1. maj 1996 om administration af tilskud fra Den Europæiske Socialfond.

Andre bestemmelser

Andre bestemmelser

Med henblik på at sikre kontinuiteten i regnskabs- og revisionsbestemmelserne m.v., vil der kunne være afvigelser fra de ovenfor skitserede kriterier for støttetilsagn givet i perioden frem til 26. oktober 1996. Omfanget heraf fastsættes efter et konkret skøn fra revisors og projektadministrationens/Arbejdsmarkedsstyrelsens side. Det forudsættes herved, at regnskab- og revisionsgennemgangen som et minimum er i overensstemmelse med de principper og politikker, der hidtil har været gældende.

Ikrafttræden

Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 26. oktober 1996.

Der udarbejdes en vejledning til bekendtgørelsen.

Arbejdsmarkedsstyrelsen, den 15. oktober 1996, den 15. oktober 1996

/Inge Mærkedahl Morten Fenger/