Bekendtgørelse om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering

Erhvervsfremme Styrelsen fastsætter regler om kontrol, tilsyn, regnskaber, revision og evaluering, herunder om afgivelse og indsamling af oplysninger om projekter, budgetter samt om projekt- og situationsrapporter. Reglerne fastsættes under hensyn til Det Europæiske Fællesskabs gældende Rådsforordninger ( 1) og beslutninger truffet af Europa-Kommissionen herom.

Registrerings- og regnskabsmæssige forhold

Registrerings- og regnskabsmæssige forhold

Tilskudsmodtagere, der modtager tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og eventuel tilhørende statslig medfinansiering, skal efter nærmere anvisning fra den tilsagnsgivende myndighed under projektets gennemførelse udarbejde perioderegnskaber samt udarbejde et endeligt projektregnskab ved projektafslutningen.

Det endelige projektregnskab skal omfatte de godkendte tilskudsberettigede aktiviteter inden for projektets godkendte tidsramme.

Projektbudgetter, jf. § 5, perioderegnskaber, jf. § 6, og endelige projektregnskaber, jf. § 7, skal udarbejdes efter de til enhver tid gældende normer for god regnskabsskik. Perioderegnskaber og endelige projektregnskaber skal indeholde det oprindeligt godkendte projektbudget, herunder eventuelt godkendte afvigelser, de samme udgifts- og indtægtsposter som budgettet og i øvrigt være sammenlignelige hermed.

Projektbudgetter og perioderegnskaber skal underskrives af den projektansvarlige. Den tilsagnsgivende myndighed kan forlange budgetter og perioderegnskaber underskrevet af den juridisk ansvarlige og ledsaget af revisorerklæring om anvendelsen af tilskudsmidlerne.

Endelige projektregnskaber og perioderegnskaber, der danner grundlag for udbetaling af tilskud, skal underskrives af den projektansvarlige og den juridisk ansvarlige. Revisorerklæring om anvendelsen af tilskudsmidlerne skal tillige være modtaget.

Den tilsagnsgivende myndighed eller sekretariaterne for regionale udvalg, der er oprettet i medfør af lovens ( 2) § 8, eller relevante regionale myndigheder kan fra projektansøger indkræve nærmere økonomiske oplysninger af betydning for vurdering af projektet.

De projektrelaterede udgifter og indtægter skal enten bogføres i et separat regnskab eller i et regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner, og som løbende giver mulighed for, at der kan redegøres for projektets økonomiske stade. Samtlige udgifter og indtægter skal kunne dokumenteres med godkendte bilag, som skal være projektrelaterede og bogførte i overensstemmelse med de bogføringsregler, som støttemodtager i øvrigt er underlagt. Ved anmodning om udbetalinger og ved endeligt projektregnskab skal de projektrelaterede og bogførte udgifter endvidere være betalt for at kunne indgå i opgørelsen. For interne projektudgifter, herunder interne timer, jf. § 5, stk. 3, gælder dog, at der skal kunne fremlægges en kvantificeret opgørelse over anvendte interne produktionsfaktorer og den anvendte afregningstabel for disse.

Regnskabets tal skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat (transaktionssporet). Registreringerne og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet).

Som regnskabsmateriale anses:

a) projektrelaterede registreringer,

b) beskrivelse af bogføringen, herunder regnskabs- og konteringsinstruks o.lign., samt tidsregistreringssystem,

c) beskrivelse af systemer, hjælpemidler og lignende vedrørende benyttelse af elektronisk databehandling m.v.,

d) projektrelateret bilags- og dokumentationsmateriale,

e) års-, projekt-, perioderegnskaber og lignende opstillinger, revisionsprotokoller og - erklæringer samt eventuelle årsberetninger m.v.,

f) andet materiale, der er nødvendigt for at dokumentere det øvrige regnskabsmateriales rigtighed.

Revisor skal udtale sig om, hvorvidt tilskudsmodtagers forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt på en måde, som sikrer, at nærværende betingelser kan overholdes. Udtalelsen skal foreligge hos tilsagnsgivende myndighed, samtidig med at revisor erklærer sig indforstået med at påtage sig de revisionsmæssige opgaver i relation til det pågældende projekt.

Projektets regnskabsmateriale skal opbevares i mindst 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet over for Europa-Kommissionen. Den tilsagnsgivende myndighed vil, når der er sket endelig afrapportering og afregning af programmet, give tilskudsmodtager meddelelse herom. Projektbudget og finansieringsplaner

Projektbudgettet skal indeholde alle projektrelaterede udgifter og -indtægter.

I »Retningslinier for regionalfondsfinansierede aktioner« findes der eksempler på udgifter, der ikke anses som tilskudsberettigede.

Indtægter i forbindelse med et projekt skal oplyses og medregnes, da alene nettoudgifter (udgifter fratrukket indtægter ved projektet) er tilskudsberettigede. Alle interne projektudgifter, der indgår i en budgetpost, f.eks. interne timer, brug af egne materialer o.lign. skal specifikt oplyses ved ansøgning om tilskud. Kun interne projektudgifter, der er godkendt, vil være tilskudsberettigede. Interne projektudgifter, herunder tidsanvendelsen, skal føres i særskilt opgørelse, således at der ved endeligt projektregnskab vil kunne fremlægges en kvantificeret opgørelse over de anvendte interne produktionsfaktorer og den anvendte afregningstabel for disse.

I projektbudgettet skal der redegøres for, hvorledes projektet forventes finansieret. Samtlige finansieringsposter skal indgå fuldt ud, herunder eventuelle projektindtægter. Alle budgetterede udgifter skal være dækket af finansieringen, og finansieringskilderne skal være angivet.

Den tilsagnsgivende myndighed kan desuden forlange, at tilskudsmodtager efter nærmere anvisning udarbejder et udbetalingsbudget for det modtagne tilskud. Perioderegnskaber

Tilskudsmodtager skal indsende perioderegnskaber efter nærmere anvisning fra den tilsagnsgivende myndighed. Perioderegnskaber skal altid indsendes med revisorerklæring, hvis der ønskes udbetaling af tilskudsmidler, jf. § 2, stk. 5.

Perioderegnskabet skal udvise en samlet opgørelse over de faktisk bogførte, godkendte, betalte (for interne projektudgifter se § 4, stk. 1) og projektrelaterede udgifter og indtægter. Perioden skal være fra start af den godkendte tilskudsperiode til opgørelsestidspunktet. Disse oplysninger skal sammenholdes med de budgetterede udgifter samt andre relevante projektdata.

Afvigelser i forhold til det oprindeligt planlagte og godkendte, herunder tidsmæssige forsinkelser i gennemførelsen, skal særskilt kommenteres. Indeholder perioderegnskabet udgifts- eller indtægtsposter eller overskridelser af disse, der ikke på forhånd efter særskilt anmodning er skriftligt godkendt af den tilsagnsgivende myndighed, vil disse poster ikke kunne påregnes medtaget i grundlaget for beregning af udbetalingen.

Afvigelse på en godkendt budgetteret udgiftspost på mindre end 10% af den pågældende udgiftspost behøver ikke skriftlig forhåndsgodkendelse, når afvigelsen ikke fører til, at projektets samlede godkendte budgetramme ændres.

Den tilsagnsgivende myndighed kan anmode om supplerende oplysninger om projektets forløb. Endeligt projektregnskab

Det endelige projektregnskab skal indeholde en opgørelse over samtlige godkendte og bogførte bilag på projektrelaterede udgifter og indtægter. Endvidere skal udgifterne være betalt, jf. § 4, stk. 1. Regnskabet skal være sammenligneligt med og indeholde de samme udgifts- og indtægtsposter som det godkendte projektbudget. Endvidere skal det oplyses, i hvilken grad formålet med projektet er opnået (se også § 18 om evaluering).

Afvigelser mellem endeligt projektregnskab og det godkendte projektbudget, eller forhåndsgodkendte ændringer af projektbudget (jf. dog § 6, stk. 4), skal kommenteres. Afvigelserne vil ikke kunne påregnes godkendt som grundlag for tilskuddet.

Det endelige projektregnskab med tilhørende revisorerklæring og eventuelt revisionsprotokollat, jf. § 15, skal, medmindre andet er godkendt af den tilsagnsgivende myndighed, indsendes senest 3 måneder efter datoen for projektets afslutning.

Den tilsagnsgivende myndighed kan i særlige tilfælde og efter konkret vurdering forlænge fristen i stk. 1.

Revision

Revision

Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor, af Kommunernes Revisionsafdeling, af Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller af Rigsrevisionen i henhold til de nationale regler, der gælder for projekter gennemført af statslige styrelser eller institutioner.

For institutioner, der revideres af Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m., underskrives revisorerklæringer af den økonomiansvarlige.

Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997 om revision af statens regnskaber m.m. samt »Vejledende retningslinier for revision af statsstøttede institutioner m.v. (rigsrevisorlovens § 4)» af 10. februar 1993.

Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af perioderegnskabet eller det endelige projektregnskab.

Revisionen kan udføres ved stikprøver. Revisionens omfang afhænger af tilskudsmodtagerens/virksomhedens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol, og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

Såfremt der for de enkelte støtteordninger under Den Europæiske Regionalfond er givet særlige regler vedrørende revisionen eller revisionserklæringen, skal disse regler følges.

Som led i revisionen, jf. § 11, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene for registrering af de tilskudsudløsende faktorer, for at påse, om den interne kontrol er betryggende.

Tilskudsmodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af perioderegnskabet og det endelige projektregnskab.

Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv.

Hvis revisor (inden for den periode, hvor en kontrol kan finde sted, jf. § 19, stk. 1) bliver opmærksom på uregelmæssigheder ( 3), lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter, herunder tilsidesættelse af tilsagnsvilkår af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, er revisor forpligtet til straks at gøre tilskudsmodtager, den juridisk ansvarlige, opmærksom på dette samt påse, at tilskudsmodtager inden tre uger meddeler den tilsagnsgivende myndighed om dette. Meddelelsen skal være ledsaget af revisorerklæring med tilhørende bemærkninger. Hvis tilskudsmodtager ikke underretter den tilsagnsgivende myndighed, er det revisors pligt at give meddelelse til den tilsagnsgivende myndighed.

Den tilsagnsgivende myndighed afgør på tilsagnstidspunktet, hvorvidt denne paragrafs stk. 2 eller stk. 3-7 og § 16 skal anvendes af revisor ved afrapportering af det udførte revisionsarbejde i overensstemmelse med Erhvervsfremme Styrelsens administrative vejledning.

Det endelige projektregnskab eller perioderegnskaber, der afgives i forbindelse med anmodning om udbetaling af tilskudsmidler, skal være forsynet med en erklæring fra revisor om det endelige projekt- eller perioderegnskabs rigtighed. Af erklæringen ( 4) for perioderegnskabet skal det fremgå, at udgifterne er afholdt og betalt i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse, og at de er afholdt i overensstemmelse med de givne vilkår. Af erklæringen for det endelige projektregnskab skal det endvidere fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Eventuelle forbehold og bemærkninger skal fremgå af revisors erklæring. Fører revisor et protokollat, skal den tilsagnsgivende myndighed have fremsendt den del af protokollatet, der vedrører projektet.

Revisor fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger. Specielt oplyses om revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende tilskudsmodtagerens interne kontrol og registreringssystemer, projektets forløb i relation til de oprindelige målsætninger, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

Perioderegnskaber, der afgives i forbindelse med anmodning om udbetaling af tilskudsmidler, forsynes med erklæring fra revisor om regnskabets rigtighed. Af erklæringen skal det fremgå, at udgifterne er afholdt og betalt i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse og de givne vilkår m.v.

Ved revisionen af årsregnskabet, herunder det omhandlede projekt, og i forbindelse med det endelige projektregnskab, der afgives i forbindelse med anmodning om udbetaling af tilskudsmidler, indføres beretning om den udførte revision, herunder:

1. om revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser,

1. om revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,

1. om revisor anser endeligt projektregnskab eller perioderegnskab(er) for aflagt og udgifterne afholdt i overensstemmelse med de givne vilkår og bestemmelser, samt

1. om udbetalt støtte er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og om tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlige beretninger, rådgivning eller assistance.

Den tilsagnsgivende myndighed skal have fremsendt et eksemplar af revisionsprotokollen eller genpart af den del af årets protokollater, der vedrører projektet. Revisionsprotokol indsendes årligt og senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning, samt ved fremsendelse af endeligt projektregnskab.

Det reviderede endelige projektregnskab forsynes med en erklæring, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse.

Forbehold og bemærkninger skal fremgå af revisors erklæring.

Tilsagnsgivende myndighed kan stille krav om revisors besvarelse af forespørgsler om den udførte revision.

Evaluering

Evaluering

Til brug for en vurdering af aktiviteterne samt det økonomiske og samfundsmæssige udbytte af de støttede foranstaltninger, skal den projektansvarlige under gennemførelsen og efter afslutningen afgive evalueringsoplysninger om forløbet, resultaterne m.v. af projektet sammenholdt med de oprindelige målsætninger. Oplysningerne afgives til sekretariaterne for de regionale udvalg, jf. § 11 i bekendtgørelse nr. 201 af 14. marts 1997 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering, relevante regionale myndigheder, Erhvervsfremme Styrelsen eller Europa-Kommissionen.

Sekretariaterne for de regionale udvalg, relevante regionale myndigheder, Erhvervsfremme Styrelsen eller Europa-Kommissionen kan med henblik på at opfylde forordningskravene m.v. til en forudgående vurdering, en midtvejs- og løbende evaluering og afsluttende evaluering fastsætte nærmere retningslinier og krav om indsamling af relevante evalueringsdata om de støttede projekter.

Sekretariaterne for de regionale udvalg eller relevante regionale myndigheder skal i overensstemmelse med gældende Rådsforordninger udarbejde og indsende årlige redegørelser om aktionens forløb til Erhvervsfremme Styrelsen med henblik på information af Overvågningsudvalget og Europa-Kommissionen.

Evalueringsoplysningerne vil ikke skulle afgives senere end 5 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet over for Europa-Kommissionen. Den tilsagnsgivende myndighed vil, når der er sket endelig afrapportering og afregning af programmet, give tilskudsmodtager meddelelse herom.

Kontrol og tilsyn m.v.

Kontrol og tilsyn m.v.

Repræsentanter fra Europa-Kommissionen kan ( 5) med deltagelse af repræsentanter fra Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, deltage ved eller på stedet kontrollere ved stikprøvekontrol de projekter, der medfinansieres af Den Europæiske Regionalfond og eventuel tilhørende statslig medfinansiering. Disse kontrolbesøg kan finde sted fra projektstart og indtil 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet over for Europa-Kommissionen. Den tilsagnsgivende myndighed vil, når der er sket endelig afrapportering og afregning af programmet, give tilskudsmodtager meddelelse herom.

Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndigheder dertil, kan foretage kontrol af projekter, der har opnået støtte fra Den Europæiske Regionalfond og eventuel tilhørende statslig medfinansiering.

Repræsentanter fra Europa-Kommissionen og Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, kan på stedet kontrollere ved stikprøvekontrol de regionale udvalgs, deres sekretariateters eller relevante regionale myndigheders forvaltnings- og kontrolsystemer, herunder om de overholder de gældende regler og bestemmelser for Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering.

Repræsentanter fra Europa-Kommissionen og Erhvervsministeriet eller den, ministeriet bemyndiger dertil, kan på stedet kontrollere ved stikprøvekontrol Erhvervsfremme Styrelsens forvaltnings- og kontrolsystemer, og om styrelsen overholder de gældende regler og bestemmelser for Den Europæiske Regionalfond.

Udover de i stk. 2 nævnte myndigheders kontrol af projekterne kan tjenestemænd eller andre repræsentanter fra Europa-Kommissionen (UCLAF, Revisionsretten) eller andre enheder i centraladministrationen kontrollere projekterne.

Tilsvarende skal de bestemmelser, der er indgået i overensstemmelse med Finansforordningen ( 6) inden for partnerskabet mellem Europa-Kommissionen og medlemsstaterne, overholdes.

Til brug for kontrol kan Erhvervsfremme Styrelsen indhente fornødne oplysninger hos skatte- og afgiftsmyndighederne og andre offentlige myndigheder.

De projektansvarlige og de juridisk ansvarlige for projekterne, de regionale udvalgs sekretariateter eller de relevante regionale myndigheder skal på anmodning stille alle relevante rapporter, herunder regnskabsmateriale, til rådighed for kontrol. Rapporter, herunder regnskabsmateriale, skal opbevares, sålænge en kontrol kan finde sted.

Sanktioner

Sanktioner

For så vidt angår sanktioner henvises til bestemmelserne i lovens § 10.

Andre bestemmelser

Andre bestemmelser

Hidtil udmeldte regnskabs- og revisionsbestemmelser for projekter, hvor der er givet tilsagn om tilskud frem til denne bekendtgørelses ikrafttræden, er fortsat gældende, i det omfang disse ikke strider mod beslutninger truffet af Europa-Kommissionen. Regnskabs- og revisionsgennemgangen vil som hovedregel skulle ske på grundlag af de principper og politikker, der hidtil har været gældende.

Ikrafttræden

Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Lovtidende.

Erhvervsfremme Styrelsen, den 20. maj 1997, den 20. maj 1997

/Sten Sterkel Ebbe Poulsen/