Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages.

Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås

1. at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt

1. at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.

Såfremt en myndighed nedlægges, påhviler varetagelse af de arkivmæssige hensyn den eller de myndigheder, som overtager sagsområdet. Hvis ingen overtager sagsområdet, afleveres statslige arkivalier straks til Statens Arkiver, medmindre andet fastsættes af en overordnet myndighed i samråd med Statens Arkiver.

Ved overførelse af sagsområder inden for den offentlige forvaltning træffer de berørte myndigheder aftale om fordelingen af arkivalier vedrørende sagsområdet. Overførte arkivalier skal holdes adskilt og må ikke indgå i den overtagende myndigheds journal- og arkivsystem uden samtykke fra Statens Arkiver.

Ved overførelse af sagsområder fra myndigheder til institutioner, der ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning, kan arkivalier m.v. overføres, jf. stk. 2, for så vidt den modtagende institution i medfør af § 8 i lov om offentlige arkiver m.v. inddrages under lovens område.

Statens Arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de regler, der er fastsat til varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Rigsarkivaren fastsætter regler om tilsynets tilrettelæggelse, herunder om myndighedernes afgivelse af sådanne oplysninger til Statens Arkiver, som er af betydning for udførelsen af tilsynet.

Hvor en kommune har oprettet en arkivinstitution, jf. lov om offentlige arkiver m.v., § 4, stk. 1, tilrettelægger rigsarkivaren tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv.

Statens Arkiver kan i tilfælde af, at der hos myndigheder konstateres tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, foreskrive myndigheden foranstaltninger til varetagelse af de arkivmæssige hensyn.

Statens Arkiver indberetter væsentlig tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn til vedkommende overordnede myndighed eller tilsynsmyndighed, eller, hvis tilsidesættelsen skyldes et ministerium, til kulturministeren.

Behandling af statslige arkivalier

Behandling af statslige arkivalier

Myndighederne skal sikre bevaringen af deres arkivalier gennem opbevaring under betryggende forhold og anvendelse af holdbart materiale. Myndighedernes edb-systemer skal være således indrettet, at der kan foretages arkivering af data fra systemerne samt konvertering til systemuafhængige arkiveringsversioner.

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om arkivaliers opbevaringsforhold hos myndighederne.

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om tekniske krav til arkivmedier og foreskrive, at visse materialekvaliteter ikke må indgå i arkivalierne.

Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om indretning af myndighedernes edb-systemer med henblik på at sikre de i § 4 nævnte hensyn.

Rigsarkivaren kan fastsætte regler om arkivdannelsen, herunder om etablering, indretning, afgrænsning og drift af journal- og arkivsystemer.

Myndighedernes skal forelægge Statens Arkiver nye journal- og arkivsystemer, herunder journal- og arkivplaner med tilhørende vejledninger og instrukser om forretningsgange, til godkendelse, inden de tages i brug. For nye edb-baserede journal- og arkivsystemer gælder endvidere, at arkiveringsprocedurer og konvertering til arkiveringsversioner skal forelægges Statens Arkiver til godkendelse, inden systemerne tages i brug.

I tilfælde, hvor en myndigheds journal- eller arkivsystem ikke opfylder betingelserne for varetagelse af arkivmæssige hensyn, kan Statens Arkiver foreskrive myndigheden at udarbejde nyt journal- og arkivsystem.

Bevaring og kassation

Bevaring og kassation

Myndighedernes journal- og arkivsystemer skal indrettes således, at det er muligt at sikre bevaring samt foretage effektiv kassation.

Myndighederne skal sikre, at arkivalier, der efter de derom fastsatte regler er bestemt til kassation, destrueres på betryggende måde.

Kassation af statslige myndigheders arkivalier må kun finde sted efter bemyndigelse fra Statens Arkiver.

Rigsarkivaren fastsætter nærmere regler om statslige myndigheders bevaring og kassation af arkivalier.

Aflevering

Aflevering

Statslige myndigheder og institutioner skal, medmindre modstående hensyn gør sig gældende, aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, jf. dog stk. 2, 3 og 5 samt § 2, stk. 1, § 10, stk. 4, § 11, stk. 4 og § 14.

Arkivalier, der stadig er i administrativ brug, kan efter nærmere samråd mellem myndigheden og Statens Arkiver afleveres senere, end det følger af stk. 1.

Arkivalier, som er en del af en myndigheds videnskabelige samlinger, kan efter nærmere samråd mellem myndigheden og Statens Arkiver undtages fra aflevering.

Afleveringstidspunktet for den enkelte myndighed fastsættes efter nærmere samråd med myndigheden af rigsarkivaren.

Den afleverende myndighed kan i samråd med Statens Arkiver fastsætte en længere afleveringsfrist for arkivalier, der i henhold til særlige bestemmelser er klassificeret »fortroligt« eller højere.

Myndighederne skal sikre, at arkivalier afleveres i forskriftsmæssig stand. Rigsarkivaren fastsætter regler om, hvorledes aflevering til Statens Arkiver skal ske.

Den praktiske gennemførelse af afleveringen foretages af den afleverende myndighed efter Statens Arkivers anvisning.

Omkostninger i forbindelse med aflevering afholdes af den afleverende myndighed. Hvor det drejer sig om arkivalier fra ophævede myndigheder, jf. § 2, stk. 1, afholdes omkostningerne af den afleverende myndighed eller vedkommende ministerium.

Hvor en myndighed af ressourcemæssige årsager ikke kan gennemføre en aflevering efter de bestemmelser, der er fastsat i medfør af § 9, stk. 4, træffer rigsarkivaren efter forhandling med vedkommende ministerium afgørelse om senere tidspunkt for afleveringen.

Der kan fastsættes nærmere vilkår for aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver.

Statslige registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, afleveres til Statens Arkiver, hvis det findes nødvendigt for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig interesse. Registertilsynet træffer efter indhentet udtalelse fra rigsarkivaren afgørelse om aflevering, herunder om vilkår for afleveringen.

Vurdering af, om et register indeholder oplysninger, der tilsiger, at registret skal afleveres, jf. stk. 1, bør i alle tilfælde finde sted. Denne vurdering bør foretages snarest muligt efter registrets oprettelse ved drøftelse mellem den oprettende myndighed og Statens Arkiver. Inden der træffes afgørelse om sletning af et statsligt register, bortset fra journalregistre, skal spørgsmålet om aflevering til Statens Arkiver efter stk. 1 forelægges for Registertilsynet med en indstilling fra myndigheden og rigsarkivaren.

Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet sikkerhedsforskrifter for opbevaring og behandling af edb-registre, der er omfattet af lov om offentlige myndigheders registre, og som er afleveret til Statens Arkiver.

Rigsarkivaren kan efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet fastsætte regler om formen for aflevering af edb-arkivalier til Statens Arkiver, herunder om konvertering til arkiveringsversion samt om tidspunktet for aflevering.

Statslige registre, der efter Registertilsynets afgørelse skal afleveres til Statens Arkiver, er omfattet af de for statslige arkivalier i øvrigt gældende regler.

Efter lov om offentlige myndigheders registre, § 9, stk. 4, kan Registertilsynet tillade, at registre, der føres for kommunale myndigheder, overføres til opbevaring i arkiv på nærmere angivne vilkår.

Rigsarkivaren fastsætter efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet nærmere regler om aflevering af kommunale registre til Statens Arkiver.

Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler for udlån til myndigheder af arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver.

Særlige forvaltningsenheder

Særlige forvaltningsenheder

For så vidt angår administrative arkivalier fra særlige forvaltningsenheder fastsættes, efter forhandling med den pågældende forvaltningsenhed, nærmere bestemmelser for behandling, bevaring, kassation og aflevering. Det kan herunder fastsættes, at aflevering ikke skal finde sted efter reglerne i § 9.

Tilgængelighed

Tilgængelighed

De i lov om offentlige arkiver m.v. § 20, stk. 1, §§ 21-23 samt § 25 fastsatte regler om tilgængelighed gælder også for offentlige arkivalier, der er afleveret til kommunale arkiver.

Kommunalbestyrelsen kan i konkrete tilfælde meddele tilladelse til benyttelse af dokumenter, arkivenheder eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen, jf. dog lov om offentlige arkiver m.v., § 24, stk. 3.

Tilgængelighedsfrister, der er fastsat i lov om offentlige arkiver m.v. § 20, stk. 1, og § 22, stk. 1, gælder også for arkivalier, der er afleveret til offentlige arkiver før lovens ikrafttræden, medmindre anden frist er fastsat af den afleverende myndighed i henhold til særlig bestemmelse eller aftales med ressortmyndigheden i henhold til § 21, stk. 1, eller § 22, stk. 2, i lov om offentlige arkiver m.v.

Den, der søger om adgang til at benytte dokumenter eller arkivenheder før tilgængelighedsfristens udløb, jf. § 24 i lov om offentlige arkiver m.v., skal i ansøgningen oplyse formålet med benyttelsen.

Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der er afleveret til Statens Arkiver, herunder om brug af og videregivelse af oplysninger m.v., jf. dog lov om offentlige arkiver m.v., § 24, stk. 3, om tilgængelighed til registre, omfattet af lov om offentlige myndigheders registre.

Fastsættes der vilkår, der medfører begrænsninger i udnyttelsen af de oplysninger, der gives adgang til, skal disse vilkår præciseres så nøje som muligt.

I tilfælde, hvor det fastsættes som vilkår for benyttelse af en ikke umiddelbart tilgængelig arkivenhed, at der udtages et eller flere dokumenter fra arkivenheden, skal ansøgeren oplyses om, at udtagelse har fundet sted.

Den, der får tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, bortset fra edb-registre, kan lade materialet kopiere, medmindre det i det konkrete tilfælde fastsættes, at kopiering ikke må finde sted. Kopier af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale må ikke videregives uden særlig tilladelse.

Den, der får tilladelse til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, skal før benyttelsen påbegyndes, afgive erklæring om at være bekendt med og at ville overholde de vilkår, der er fastsat for benyttelse af sådant materiale i almindelighed, eller som måtte være fastsat i forbindelse med den enkelte tilladelse.

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

Straffe- og ikrafttrædelsesbestemmelser m.v.

Afgørelser, der træffes af rigsarkivaren i medfør af § 2, stk. 2, § 5, stk. 1, samt § 6, stk. 2-3, kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

Med bøde straffes den, der overtræder vilkår fastsat i medfør af § 18, stk. 1, eller bestemmelserne i § 19, 2. pkt.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 1998.

Bekendtgørelse nr. 857 af 21. oktober 1992 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed ophæves.

Kulturministeriet, den 28. november 1997, den 28. november 1997

/Ebbe Lundgaard Mikael Rasmussen/