Bekendtgørelse om regnskabsaflæggelse, anvisning af statsrefusion og revision af kommunernes boligstøtteregnskab

Med henblik på regnskabsaflæggelse for udgifter afholdt i medfør af lov om individuel boligstøtte foretager kommunen en fuldstændig løbende bogføring af samtlige udgifter og indtægter i årets løb.

Konteringen skal følge de af Indenrigsministeriet fastsatte regler.

Det er en forudsætning for opnåelse af statsrefusion, at bestemmelserne i lov om individuel boligstøtte og de i medfør heraf udfærdigede bestemmelser, herunder denne bekendtgørelse, og trufne principielle afgørelser om udgifternes afholdelse, er overholdt.

Det i stk. 1, nævnte skal, sammen med de overvejelser og skøn som i øvrigt ligger til grund for beslutningen i den enkelte sag, fremgå af denne. Det gælder, uanset om overvejelser og skøn vedrører en gruppe af ensartede sager.

Udgifterne til administration m.v. afholdes af kommunen og er ikke refusionsberettigede.

Der skal i hver kommune foreligge et registreringssystem bestående af:

Registreringen kan ske elektronisk.

1. Boligstøttesagen

1. Boligstøttesagen, jf. §§ 5 - 8.

1. Arkiv, jf. § 9.

Alt relevant dokumentation vedrørende personer, der indgiver ansøgning om boligstøtte, skal journaliseres. Boligstøttesagen skal være forsynet med journalnummer og indeholde samtlige relevante dokumentationer eller henvisninger til, hvor disse findes, jf. § 6, stk. 6. Dokumentationen skal være let tilgængelig for revisionen.

Før boligstøtte udbetales efter ansøgning, skal de i § 6, stk. 1 og 2, nævnte oplysninger og dokumentationen for deres rigtighed tilvejebringes. Ansøgerne skal i forbindelse med ansøgningen underrettes om, at kommunen til enhver tid kan indhente supplerende oplysninger til brug for boligstøttesagen herunder i elektronisk form.

Før ændringer af udbetalinger skal de i stk. 2, nævnte oplysninger og dokumentationer, der har betydning herfor, ligeledes tilvejebringes. Dog kan boligstøtten nedsættes foreløbigt på baggrund af boligstøttemodtagerens oplysninger.

I hver enkelt sag skal der være oplysning om personens bopæl, CPR-nummer, civilstand, hjemmeværende børn og andre, der har fast ophold i boligen uden at være logerende. Husstandsmedlemmernes indtægts- og formueforhold skal fremgå af sagen. Herudover skal der være oplysning om samtlige elementer, der indgår iboligudgiftens beregning, jf. kapitlerne 2, 3 og 4 a, i lov om individuel boligstøtte.

I sager vedrørende boligydelse i form af lån, jf. kapitel 7 i lov om individuel boligstøtte skal der være oplysning om ejendomsværdien.

Boligstøtten registreres som ydet den person, der modtager beløbet (den boligstøtteberettigede).

Det forudsættes, at der kan foretages en opgørelse over ydelser til hver boligstøttemodtager. Endvidere skal det opgøres, i hvilket omfang støtten er ydet som lån, herunder det til enhver tid værende lånebeløb med tilskrevne renter.

Beregningen af boligstøtten samt ændringer heraf skal fremgå af sagen tillige med oplysning om beregningsmetoden. Beregningsmetoden anses for oplyst, når der henvises til et af kommunen anvendt edb-baseret program med angivelse af relevante typekoder. I tilfælde, hvor et skøn har indflydelse på afgørelsen, skal grundlaget herfor være angivet. Oplysningerne skal i videst muligt omfang være dokumenterede i sagen. Vedrørende ansøgerens og udlejerens oplysningspligt henvises til § 41, stk. 2 og 3, i lov om individuel boligstøtte.

Oplysninger, der på tidspunktet for revisionens kontrol, er umiddelbart tilgængelige i forvaltningen via elektroniske medier, betragtes som tilstrækkeligt dokumenterede. Det skal fremgå af journalen, hvornår de forskellige oplysninger er søgt. Dette omfatter bl.a. folkeregisteroplysninger, indtægtsoplysninger og BBR-oplysninger.

Hvis der undtagelsesvis ikke foreligger sædvanlig dokumentation, f.eks. i form af udskrifter eller lignende fra folkeregistre, skatteforvaltninger, arbejdsgivere og udlejere m.v., skal årsagen hertil fremgå af sagen.

Der skal være etableret betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange og sagsbehandling for udbetaling af boligstøtte, herunder for de anvendte edb-systemer.

Der skal foreligge en samlet oversigt i kronologisk rækkefølge over henvendelser, ydelser og afgørelser i et regnskabsår.

Sagens oplysninger om husstandsmedlemmernes økonomiske forhold kontrolleres årligt bagud efter reglerne om efterregulering. Antallet af husstandsmedlemmer ajourføres løbende efter folkeregisteret.

1. Arkiv

De gældende regler for arkivering og kassation af andet kommunalt arkivmateriale finder anvendelse på det arkiv, der er nævnt i § 4, nr. 2.

For anmeldelse af udgifter til statsrefusion gælder vedrørende boligsikring og boligydelse som tilskud følgende regler.

Anmodning om forskud på statsrefusion indsendes til Finansstyrelsen senest den 10. januar med oplysning om, hvilke udgifter kommunen forventer i januar kvartal. Finansstyrelsen vil derefter kvartalsvis anvise kommunerne et forskud, svarende til 100 pct. af det forventede refusionsbeløb i januar kvartal. Statsrefusionen vil være til kommunernes disposition på næstsidste bankdag i hver af månederne januar, april, juli og oktober.

Såfremt en kommune i løbet af året får væsentlige stigninger i udgifter til boligstøtte, kan kommunen efter fremsat begæring overfor Finansstyrelsen få den kvartalsvise forskudsrefusion forhøjet med de forventede yderligere refusionsbeløb.

Såfremt en kommune i løbet af året får væsentlige fald i udgifter til boligstøtte, skal oplysning herom meddeles Finansstyrelsen, der nedsætter den kvartalsvise forskudsrefusion med de forventede fald i refusionsbeløbet.

For anmeldelse af udgifter til statsrefusion gælder vedrørendelån til betaling af beboerindskud, boligsikringslån og boligydelseslån følgende regler.

Anmodning om statsrefusion indsendes kvartalsvis til Finansstyrelsen sammen med de i § 13 nævnte kvartalsregnskaber.

Udgifter til beboerindskudslån efter §§ 56, 56 a, 57 og 64 b, i lov om individuel boligstøtte stilles af Finansstyrelsen kvartalsvis bagud til kommunens rådighed med 2/3 af nettoudlånet for det pågældende kvartal på baggrund af det indsendte kvartalsregnskab. Hvis en kommune fra låntagere har modtaget renter, afdrag og indekstillæg, der overstiger udlånene i et kvartal, skal kommunen indbetale 2/3 af forskelsbeløbet til Finansstyrelsen. Kommunen betaler ikke herudover renter og afdrag af de beløb, Finansstyrelsen stiller til rådighed.

Af udgifter efter §§ 60 a, 66 og 67 samt 70 og 71, i lov om individuel boligstøtte stiller Finansstyrelsen tilsvarende kvartalsvis bagud 100 pct. af nettoudlånet til kommunens rådighed. Af udgiftertil boligsikringslån efter § 24 g og udgifter efter § 68 i lov om individuel boligstøtte stilles 50 pct. til kommunens rådighed.

Af udgifter til boligydelseslån stiller Finansstyrelsen kvartalsvis bagud 75 pct. af det fulde afholdte kvartalsvise lånebeløb til kommunens rådighed på baggrund af det indsendte kvartalsregnskab. Beløb, som kommunen har modtaget som tilbagebetaling af boligydelseslån med renter, jf. § 75, stk. 3, 2. pkt., i lov om individuel boligstøtte, skal fuldt ud indbetales til Finansstyrelsen.

Efter regnskabsårets afslutning skal kommunalbestyrelsen udarbejde en opgørelse over henholdsvis den boligsikring og den boligydelse, der er udbetalt som tilskud.

Opgørelserne over udgifterne til boligsikring og boligydelse i regnskabsåret skal ske på særskilte skemaer, som rekvireres i Finansstyrelsen.

Opgørelserne skal underskrives af kommunalbestyrelsen og kommunens revisor. Opgørelserne skal indsendes til Finansstyrelsen inden den førstkommende 15. august.

Det påhviler kommunalbestyrelsen hvert kvartal at aflægge regnskab for henholdsvis boligydelseslån og boligsikringslån samt for modtagelse af renter, afdrag og forfaldne lånebeløb. Det påhviler tilsvarende kommunalbestyrelsen hvert kvartal at aflægge regnskabfor beboerindskudslån m.v. samt for modtagelse af renter, afdrag og eventuelle indekstillæg. Regnskaberne skal underskrives af kommunalbestyrelsen.

Regnskab for boligydelseslån og for boligsikringslån samt for beboerindskudslån m.v. opgøres på særskilte skemaer, som rekvireres i Finansstyrelsen.

Skemaerne indsendes i udfyldt stand til Finansstyrelsen efter hvert kvartals udløb forsynet med en underskrift af kommunalbestyrelsen.

Efter regnskabsårets afslutning skal kommunalbestyrelsen aflægge regnskab, jf. stk. 1, for det pågældende år. Regnskabet skal underskrives af kommunalbestyrelsen og kommunens revisor og indsendes til Finansstyrelsen inden den førstkommende 15. august.

Efter regnskabsårets udløb anvises eventuel restrefusion af boligsikring og boligydelse som tilskud på grundlag af de endelige regnskaber forsynet med kommunalbestyrelsens underskrift.

Rejser en kommune overfor en boligstøttemodtager krav om tilbagebetaling af uretmæssigt modtagetboligstøtte, skal kravet herom modregnes i den boligstøtteudgift, der berettiger til statsrefusion i det regnskabsår, hvori tilbagebetalingskravet rejses.

Staten refunderer kommunens eventuelle tab, når det konstateres, at et tilbagebetalingskrav efter stk. 2, ikke kan gennemføres/inddrives. Ved refusionen anvendes den for det pågældende år gældende refusionssats efter § 75 i lov om individuel boligstøtte.

Har kommunen herefter fået udbetalt mere i refusion, end den er berettiget til efter foranstående bestemmelser, skal kommunalbestyrelsen endvidere, samtidig med den endelige opgørelse indsendes, indbetale forskelsbeløbet til Finansstyrelsen. Har kommunen ifølge opgørelsen fået udbetalt mindre i refusion, end den er berettiget til, vil Finansstyrelsen efterbetale beløbet.

Hvis en støttemodtager, der har modtaget boligstøtte som lån, flytter til en anden kommune, skal denne kommune sørge for, at tilbagebetaling sker. Afregning af indbetalte beløb skal ske en gang årligt og senest i løbet af januar måned med den tidligere opholdskommune, der fører betalingen til fradrag i den løbende opgørelse vedrørende statsrefusion efter § 10.

Det samme gælder, hvis den hidtidige bopælskommune rejser krav om tilbagebetaling af uretmæssigt modtaget boligstøtte.

Udgifter, der ikke er afholdt efter reglernei boligstøtteloven, kan ikke refunderes. Hvis revisionen har påpeget, at et beløb med urette er anmeldt til statsrefusion, og godkender kommunalbestyrelsen eller eventuelt By- og Boligministeriet efter § 24, stk. 2, revisionens bemærkninger herom, skal det beløb, der senere anmeldes til refusion, nedsættes med det beløb, der har været anmeldt med urette.

Berigtigelse af fejl og mangler, herunder misforståelser skal ske uden hensyn til, om de ansvarlige har været i god tro, eller om fejlen eller manglen på anden måde har været undskyldelig, jf. dog stk. 3 og 4.

Berigtigelse af allerede afholdte udgifter skal dog ikke ske, hvor der er tale om ganske uvæsentlige udgifter, eller hvis den administrative indsats for at rette fejlen i den konkrete sag vil være uforholdsmæssig stor sammenlignet med det resultat, som kan opnås.

By- og Boligministeriet kan se bort fra kravet om berigtigelse, når der foreligger ganske særlige grunde.

Har revisionens undersøgelser vist, at der som følge af, at reglerne er brugt forkert, er sket fejl og mangler i et større antal ensartede sager, vil fejlene og manglerne kunne rettes ved, at kommunalbestyrelserne foretager en skønsmæssig beregning af, hvor meget statens refusion ville være blevet nedsat, hvis reglerne var blevet fulgt. Dette skøn kan efterprøves ved sædvanlig revisionsmæssig bedømmelser af refusionsopgørelsen.

Hvis kommunen ikke berigtiger de fundne fejl og mangler, og dette har eller kan have medført økonomisk tab for staten, foretager Finansstyrelsen modregning.

Revisionen udføres af vedkommende kommunes revision.

I tilfælde af revisorskift skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse grundene til fratrædelsen.

Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.v.

Ved revisionenefterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidereen vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet.

Revisor efterprøver ved revisionsbesøg i løbet af året, om kommunens forretningsgange og sagsbehandling vedrørende boligstøtte, herunder for anvendelse af edb-systemer, er hensigtsmæssige og betryggende.

Revisionen må tilrettelægges bl.a. under hensyn til dens betydning for de statslige myndigheders styring og kontrol.

Revisionen udføres ved stikprøvevise undersøgelser.

Revisionen skal omfatte et antal sager inden for hver af følgende kategorieraf boligstøtte:1. Boligsikring. 2. Boligydelse som tilskud. 3. Boligydelse som lån. 4. Sanerings-, byfornyelses- og forbedringsboligsikring. 5. Beboerindskudslån. Hvis der kun er få sager i en af kategorierne, omfattes denne efter revisionens skøn.

Udvælgelsen af stikprøver skal ske med særlig vægt på nyetablerede personsager og på sagsområder og sager, hvor der ved tilkendelse eller beregning af ydelser indgår et skøn. Udtagelsen af stikprøver skal endvidere ske ud fra et væsentlighedskriterium, hvori bl.a. indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter.

Revisor efterprøver om man ved sagsetableringen, og i fornødent omfang i øvrigt udnytter mulighederne for at foretage kontrol af oplysninger, herunder at der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysninger fra forskellige registre.

Revisor efterprøver, om der er taget hensyn til principielle afgørelser, der træffes af kommunen og ankeinstanser.

• kommunalbestyrelsen rejser krav om tilbagebetaling af uretmæssig modtaget boligstøtte og lån i behørigt omfang,

• tilbagebetalte lån fuldt ud fradrages i refusionsopgørelsen,

• tilbagebetaling af lån sikres, som anført i lovens § 36, samt at

• tilbagebetalingsbeløb inddrives i overensstemmelse med gældende regler.

Revisor skal påse at:

Kommunen skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af boligstøtteregnskaberne samt for revisors vurdering af forvaltningen.Kommunen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisor finder nødvendige og den bistand, som revisor anser for påkrævet for at udføre hvervet.

Hvis revisor har påpeget, at beløb med urette er anmeldt til refusion, eller at der er hjemtaget for store tilskud fra staten, må revisor påse, at der sker tilsvarende fradrag i beløb, der senere anmeldes til refusion, henholdsvis kommer til udbetaling i form af tilskud.

Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser af væsentlig betydning for opgørelsen af statsrefusionen, påhviler det revisor straks at give kommunen meddelelse herom, samt at påse, at kommunalbestyrelsen inden 3 uger giver Finansstyrelsen meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere Finansstyrelsen. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Den endelige årlige refusionsopgørelse og opgørelse af tilskud med tilhørende specifikationer, jf. § 12forsynes med en påtegning, hvoraf det skal fremgå, at opgørelserne er revidereti overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Forbehold skal fremgå af påtegningen.

Påtegningen skal endvidereindeholde revisors erklæring om, at opgørelsen er foretaget i overensstemmelse med bestemmelserne i boligstøtteloven.

Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision, jf. § 23. Beretningen kan afgives i tilslutning til påtegningen eller i en revisionsprotokol.

Revisor afgiver hvert år, senest samtidig med afgivelse af beretning om revisionen af kommunens øvrige regnskaber, beretning om revisionen i henhold til denne bekendtgørelse.

I beretningen redegøres for den udførte revision samt for alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger. Desuden redegøres der for forhold af principiel eller økonomisk betydning, som revisor finder anledning til at fremdrage, derunder tilfælde, hvor fortolkning af gældende regler giver anledning til tvivl.

I beretningen redegøres for, i hvilket omfang kommunen har sikret kontrol af de oplysninger, som modtagere af ydelser har givet.

Der redegøres i beretningen nærmere for:

1. resultater af de stikprøver, der er foretaget, jf. § 19 ovenfor,

1. antallet af stikprøver i forhold til antallet af sager,

1. de kriterier, revisoren har lagt til grund ved udvælgelsen af stikprøver,

1. antallet af eventuelle fejl og mangler, herunder en samlet økonomisk opgørelse heraf i forhold til kommunens samlede udbetaling af boligsikring, boligydelse og beboerindskudslån,

1. eventuelt fundne fejl opsplittet på fejltyper,

1. årsagen til eventuelle fejl og en angivelse af, hvordan sådanne fejl vil kunne undgås for fremtiden,

1. berigtigelse af fundne fejl herunder hvilke initiativer kommunen vil iværksætte for at hindre gentagelse af disse fejl, og

1. de foranstaltninger, som kommunen har iværksat for at undgå fejl påpeget i tidligere revisionsberetninger.

Beretningen skal indeholde en orientering om det samlede omfang af lån ydet med tilbagebetalingspligt og det samlede udestående i forhold til staten. Beretningen skal tillige indeholde orientering om tilgang og afgang i løbet af regnskabsåret samt status ved regnskabsårets udgang.

Senest samtidig med at revisionsberetninger m.v. for kommunens regnskaber sendes til den kommunale tilsynsmyndighed, sender kommunalbestyrelsen den i § 23 nævnte beretning sammen med svar på eventuelle revisionsbemærkninger i 2 eksemplarer til vedkommende kommunale tilsynsmyndighed. Samtidig sendes 1 eksemplar af besvarelsen til revisor.

Har revisor fremført bemærkninger, og skønner tilsynsmyndigheden, at der ikke af kommunalbestyrelsen er truffet de nødvendige foranstaltninger til at berigtige forholdet, indberettes sagen ledsaget af tilsynsmyndighedens bemærkninger til By- og Boligministeriet.

Til brug forBy- og Boligministeriets tilsyn kan ministeriet kræve at få fremsendt alt relevant materiale, der ligger til grund for revisionsberetningerne.

Rigsrevisor udøver tilsyn i overensstemmelse med bestemmelserne i §§ 5 og 6 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

Rigsrevisor kan af kommunen forlange sig meddelt alle sådanne oplysninger, som efter hans skøn er af betydning for tilsynet, jf. § 12 i nævnte lov.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2000 og finder anvendelse fra og med regnskaberne for 2000.

Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 213 af 22. marts 1994 om regnskabsaflæggelse og revision af kommunernes boligstøtteregnskab ophæves. Bekendtgørelsen finder dog fortsat anvendelse for revisionen af regnskaber for tidligere år.

By- og Boligministeriet, den 3. november 1999, den 3. november 1999

/Margrete Pump Tom Meiland Hansen/