Bekendtgørelse om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering

Erhvervsfremme Styrelsen fastsætter regler om kontrol, tilsyn, regnskaber, revision og evaluering, herunder om afgivelse og indsamling af oplysninger om projekter, budgetter samt om projekt- og situationsrapporter for projekter, der modtager tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og eventuelt tilhørende statslig medfinansiering. Reglerne fastsættes under hensyn til Det Europæiske Fællesskabs gældende Rådsforordninger2)og beslutninger truffet af Kommissionen herom. Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder ikke for tilskud, fra Regionalfonden til nyskabende aktioner og teknisk bistand3).

Tilskudsmodtagere, der modtager tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og eventuelt tilhørende statslig medfinansiering, skal efter nærmere anvisning fra tilsagnsgiver under projektets gennemførelse udarbejde perioderegnskaber samt udarbejde et endeligt projektregnskab ved projektafslutningen.

Perioderegnskaber og det endelige projektregnskab skal omfatte de godkendte tilskudsberettigede aktiviteter inden for projektets godkendte tidsramme.

Projektbudgetter, jf. § 5, perioderegnskaber, jf. § 6, og endelige projektregnskaber, jf. § 7, skal udarbejdes efter de til enhver tid gældende normer for god regnskabsskik. Perioderegnskaber og endelige projektregnskaber skal indeholde det oprindeligt godkendte projektbudget, herunder eventuelt godkendte afvigelser, de samme udgifts- og indtægtspostersom budgettet (herunder oplysning om finansieringen af projektet) og i øvrigt være sammenlignelige hermed. Afvigelser er alene godkendt, hvis tilsagnsgiver har givet skriftlig meddelelse herom.

Projektbudgetter og perioderegnskaber skal underskrives af den projektansvarlige. Tilsagnsgiver kan forlange budgetter og perioderegnskaber underskrevet af den juridisk ansvarlige og ledsaget af en revisorpåtegning om anvendelsen af tilskudsmidlerne.

Tilsagnsgiver, sekretariaterne for de regionale udvalg, jf. lovbekendtgørelsens § 84), amtskommunale og kommunale myndigheder, jf. lovbekendtgørelsens § 8a, myndigheder og kompetente institutioner, herunder private institutioner, jf. lovbekendtgørelsens § 8b, relevante regionale myndigheder eller Rigsrevisionen kan fra projektansøger indkræve nærmere økonomiske oplysninger af betydning for vurdering af projektet.

De projektrelaterede udgifter og indtægter skal enten bogføres i et separat regnskab eller i et regnskabssystem, der omfatter samtlige transaktioner, og som løbende giver mulighed for, at der kan redegøres for projektets økonomiske stade. Samtlige udgifter og indtægter skal kunne dokumenteres med godkendte bilag, som skal være projektrelaterede og bogførte i overensstemmelse med de bogføringsregler, som tilskudsmodtager i øvrigt er underlagt. Er tilskudsmodtager ikke bogføringspligtig, anvendes bogføringslovens regler for projektet.

Til enhver transaktion skal der forefindes et bilag, der dokumenterer registreringens rigtighed. Bilaget skal beskrive den ydelse, som ligger bag udgifter/indtægter. Indeholder bilaget ikke-støtteberettigede udgifter (herunder alle former for rabatter), skal det afmærkes, hvilke poster der ikke anses som støtteberettigede. Bilagets samlede nettobeløb for støtteberettigede udgifter skal anføres. Bilaget skal indeholde en dato for ydelsen. Datoen skal være indenfor projektperioden, jf. § 2, stk. 2. Bilaget skal påføres en godkendelse for korrekt modtagelse af vare og/eller levering af ydelse.

For interne projektudgifter, herunder interne timer, jf. § 5, stk. 3, gælder dog, at der som en del af perioderegnskabet og endeligt projektregnskab skal kunne fremlægges en kvantificeret opgørelse over anvendte interne produktionsfaktorer og de benyttede afregningssatser eller -priser. De bilag, der ligger til grund for denne opgørelse, skal beskrive på hvilket grundlag, og hvordan beregningen af beløbet er sket. Indirekte udgifter/overhead vil kun kunne indgå, hvis de er godkendt på forhånd af tilsagnsgiver som støtteberettigede, og er baseret på faktiske bogførte og betalte udgifter i forbindelse med gennemførelsen af projektet.

For interne timer skal der etableres en særskilt opgørelse, fordelt pr. medarbejder med oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug pr. dag, løn, timesatser m.v. Opgørelsen af interne timer skal ske kontinuerligt og omhyggeligt, og opgørelsen skal være underskrevet af medarbejderen og påført en godkendelse af en overordnet. For medarbejdere der udelukkende er tilknyttet ét støttet projekt på fuld tid, kan tilsagnsgiver tillade, at opgørelsen sker i form af en tidsbegrænset ansættelseskontrakt eller aftale, hvori arbejdets art, tidsforbrug og løn er fyldestgørende angivet.

1. projektrelaterede registreringer, herunder transaktionssporet,

1. beskrivelse af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling,

1. instruks for interne forretningsgange f.eks. vedrørende kontering, registrering, opgørelse af interne produktions- og lønudgifter samt godkendelse af disse,

1. beskrivelser af systemer til at opbevare og genfinde opbevaret regnskabsmateriale,

1. projektrelaterede bilag og anden projektrelateret dokumentation, herunder opgørelser over interne produktions- og lønudgifter,

1. oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet,

1. tilskudsmodtagers års-, projekt-, og perioderegnskaber og lignende opstillinger, samt eventuelle årsberetninger m.v. og

Projektbudgettet skal indeholde alle projektrelaterede udgifter og indtægter6).

Indtægter (herunder alle former for rabatter) i forbindelse med et projekt skal oplyses og medregnes, da alene nettoudgifter (udgifter fratrukket indtægter ved projektet) er tilskudsberettigede.

Alle interne projektudgifter, f.eks. interne timer, brug af egne materialer, indirekte udgifter/overhead o.lign. skal specifikt oplyses og angives som separate projektbudgetposter ved ansøgning om tilskud. Kun interne projektudgifter, der er godkendt, vil være tilskudsberettigede. For interne projektudgifter gælder i øvrigt reglerne i § 4, stk. 3 og 4.

I projektbudgettet skal der redegøres for, hvorledes projektet forventes finansieret. Samtlige finansieringsposter skal indgå fuldt ud, herunder eventuelle projektindtægter. Alle budgetterede udgifter skal være dækket af finansieringen og finansieringskilderne skal være angivet.

Tilsagnsgiver kan desuden forlange, at tilskudsmodtager efter nærmere anvisning udarbejder et udbetalingsbudget for det bevilgede tilskud.

Tilskudsmodtager skal indsende perioderegnskaber efter nærmere anvisning fra tilsagnsgiver. Perioderegnskaber skal altid indsendes med revisorpåtegning, jf. dog § 12, stk. 3, hvis der ønskes udbetaling af tilskudsmidler, jf. § 18, stk. 3.

Perioderegnskabet skal udvise en samlet opgørelse over de faktisk bogførte, godkendte, betalte (for interne projektudgifter se § 4, stk. 3 og 4) og projektrelaterede udgifter og indtægter. Der skal ligeledes være en samlet opgørelse over finansieringen af de betalte udgifter. Perioden skal være fra start af den godkendte tilskudsperiode til opgørelsestidspunktet. Disse oplysninger skal sammenholdes med de budgetterede udgifter samt andre relevante projektdata.

Afvigelser i forhold til det oprindeligt planlagte og godkendte projekt, herunder tidsmæssige forsinkelser i gennemførelsen, skal særskilt kommenteres. Indeholder perioderegnskabet udgifts- eller indtægtsposter eller overskridelser af disse, der ikke på forhånd efter særskilt anmodning er godkendt af tilsagnsgiver, vil disse poster ikke kunne påregnes medtaget i grundlaget for beregning af udbetalingen. Afvigelser er alene godkendt, hvis tilsagnsgiver har givet skriftlig meddelelse herom.

Tilsagnsgiver kan anmode om supplerende oplysninger om projektets forløb.

Det endelige projektregnskab skal indeholde en opgørelse over samtlige godkendte og bogførte bilag på projektrelaterede udgifter og indtægter. Endvidere skal udgifterne være betalt, jf. § 4, stk. 5. Regnskabet skal være sammenligneligt med og indeholde de samme udgifts- og indtægtsposter som det godkendte projektbudget. Der skal ligeledes være en samlet opgørelse over finansieringen af de betalte udgifter. Endvidere skal det oplyses, i hvilken grad forventede mål og resultater for projektet er opnået (se også § 20 om evaluering).

Afvigelse på en godkendt budgetteret udgiftspost på mindre end 10% af den pågældende udgiftspost, kræver ikke forhåndsgodkendelse, når afvigelsen ikke fører til, at projektets samlede godkendte budgetramme ændres. Dog vil enhver forøgelse af interne projektudgiftsposter kræve godkendelse.

Afvigelser mellem endeligt projektregnskab og det godkendte projektbudget, eller forhåndsgodkendte ændringer af projektbudget, jf. § 6, stk. 3, skal kommenteres. Afvigelser, udover de i stk. 2 nævnte, vil ikke kunne påregnes godkendt som grundlag for tilskuddet.

Det endelige projektregnskab med tilhørende revisorpåtegning skal indsendes senest 3 måneder efter datoen for projektets afslutning, medmindre tilsagnsgiver har fastsat andet.

Tilsagnsgiver vil efter nærmere anvisning kunne forlange, at regnskaber, revisorpåtegninger m.v. overføres til tilsagnsgiver gennem edb-systemer, der muliggør elektronisk overførsel af data.

Tilsagnsgiver kan i særlige tilfælde og efter konkret vurdering forlænge den i stk. 1 nævnte frist.

Udbetaling af tilskud sker i overensstemmelse med tilsagnene til tilskudsmodtager og kan kun vedrøre tilskudsberettigede udgifter.

Tilskudsbeløbene udbetales, med mindre andet fremgår af tilsagnet, når tilsagnsgiver har taget stilling til og godkendt det revisorpåtegnede endelige projektregnskab, jf. dog § 12, stk. 3, og har konstateret, at tilsagnsvilkårene er opfyldt.

Såfremt det revisorpåtegnede endelige projektregnskab, jf. dog § 12, stk. 3, ikke er indsendt rettidigt, kan tilsagnsgiver efter påmindelse beslutte, at der skal ske tilbagebetaling med tillæg af morarenter eller bortfald af tilskuddene.

Tilskudsmodtager skal straks underrette tilsagnsgiver, hvis der påtænkes ændringer i de forudsætninger, der lå til grund for tilsagnet, eller hvis de vilkår, hvorpå støtten er givet, i øvrigt ikke vil kunne overholdes.

Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor, af Kommunernes Revisionsafdeling, af Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller af Rigsrevisionen i henhold til de nationale regler, der gælder for projekter gennemført af statslige styrelser eller institutioner.

Revisor skal ved sin underskrift på tilsagnsskrivelsen til tilskudsmodtager erklære sig indforstået med at påtage sig de kontrol- og revisionsmæssige opgaver i relation til det pågældende projekt.

For institutioner, der revideres af Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m., afgives og underskrives en særlig udtalelse af institutionens økonomiansvarlige eller af lederen af institutionens controllerenhed, der træder i stedet for de i §§ 17 og 18 nævnte påtegninger eller erklæringer og revisionsberetninger. Hvis der ved Rigsrevisionens revision af institutionen er afgivet bemærkninger af betydning for det støttede projekt, skal tilsagnsgiver have tilsendt kopi af disse bemærkninger sammen med den særlige udtalelse.

Institutionens økonomiansvarlige eller lederen af institutionens controllerenhedskal ved sin underskrift på tilsagnsskrivelsen til tilskudsmodtager erklære sig indforstået med at påtage sig kontrolopgaverne i relation til det pågældende projekt.

I tilfælde af revisorskift i projektperioden skal revisor straks give meddelelse til tilsagnsgiver. I meddelelsen skal revisor begrunde sin fratræden. Revisor er forpligtet til på forespørgsel at videregive førnævnte oplysninger til en tiltrædende revisor.

Giver tilskudsmodtager ikke meddelelse om en tiltrædende revisor inden 14 dage efter påkrav fra tilsagnsgiver, kan sidstnævnte træffe afgørelse om, at tilsagn om tilskud bortfalder og udbetalte tilskud med tillæg af morarenter straks forfalder til tilbagebetaling.

Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.v. (lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997) og nærmere præciseret i §§ 14-19.

Ved revisionen skal revisor efterprøve:

Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser.

Revisionens omfang afhænger af tilskudsmodtagerens/virksomhedens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol, og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

1. om projektregnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangler,

1. om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis,

1. om tilskudsbetingelserne er opfyldt, herunder bestemmelserne i styrelsens bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering og nærværende bekendtgørelse,

1. om tilskuddet er anvendt til formålet,

1. om tilskudsmodtager har udvist sparsommelighed,

1. om de oplysninger, som tilskudsmodtager har meddelt tilsagnsgiver om opfyldelsen af forventede mål og resultater, kan dokumenteres, og

1. om tilskudsmodtagers ledelse har udarbejdet de produktivitets- og effektivitetsanalyser/virksomhedsregnskaber, som tilsagnsgiver eventuelt har foreskrevet, samt at de data, der ligger til grund herfor, er pålidelige.

Som led i revisionen, jf. § 14, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene for registrering af de tilskudsudløsende faktorer, for at påse, om den interne kontrol er betryggende, og kravene i § 4 kan opfyldes.

Revisor skal udtale sig om, hvorvidt tilskudsmodtagers forretningsgange og registreringssystemer er tilrettelagt på en måde som sikrer, at de i § 4, stk. 1-7, angivne betingelser kan overholdes.

For institutioner, der revideres af Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m., undersøger og afgiver institutionens økonomiansvarlige eller lederen af institutionens controllerenhed udtalelse om de i stk. 1 og 2 nævnte forhold.

Tilskudsmodtager skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af perioderegnskabet og det endelige projektregnskab.

Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv.

Bliver revisor, inden for den periode, hvor en kontrol kan finde sted, jf. § 21, stk. 1, opmærksom på uregelmæssigheder7), lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter, herunder tilsidesættelse af tilsagnsvilkår (bl.a. ejerskifte) af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, er revisor forpligtet til straks at gøre tilskudsmodtager (den juridisk ansvarlige) opmærksom på dette samt påse, at tilskudsmodtager inden tre uger meddeler tilsagnsgiver dette. Meddelelsen skal være ledsaget af revisorerklæring med tilhørende bemærkninger.

Hvis tilskudsmodtager ikke indenfor fristen, jf. stk. 1, underretter tilsagnsgiver, er det revisors pligt straks at give meddelelse til tilsagnsgiver. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Underretningspligten, som angivet i stk. 1 og 2, træder endvidere i kraft, hvis projektets gennemførelse er usikker af økonomiske eller andre grunde.

Det reviderede endelige projektregnskab eller perioderegnskaber, der afgives i forbindelse med anmodning om udbetaling af tilskudsmidler, forsynes med en påtegning, hvoraf det skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Af påtegningen skal det fremgå, at udgifterne er afholdt og betalt i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Alle udgifterne i regnskaberne skal være afholdt i overensstemmelse med de givne vilkår. Forbehold skal fremgå af påtegningen.

Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision, jf. § 14. Beretningen kan afgives i tilslutning til påtegningen eller i en revisionsprotokol. Beretningen skal indeholde en udtalelse om projektets forløb i relation til de oprindelige målsætninger, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Det skal endvidere fremgå, at udgifterne er behørigt bogført, at der for eventuelt støtteberettigede interne udgifter kontinuerligt er ført en fyldestgørende opgørelse, og at der er anvendt korrekte priser m.v. ved opgørelsen af disse udgifter, samt at der foreligger bogførte bilag og dokumentation for betaling og betalingsmåde for de opførte udgifter. Ved revision af et årsregnskab, herunder det omhandlede projekt, indføres bemærkning om den udførte revision, herunder:

Endelige projektregnskaber og perioderegnskaber, der danner grundlag for udbetaling af tilskud, skal underskrives af den projektansvarlige og den juridsk ansvarlige. Revisorpåtegning og revisionsberetning om anvendelse af tilskudsmidlerne skal tillige være modtaget. Revisor skal endvidere udtale sig om, at udbetalingsanmodningerne er underskrevet af den projektansvarlige og den juridsk ansvarlige.

Genpart af revisionsberetningen indsendes af tilskudsmodtager til tilsagnsgiver sammen med det påtegnede projektregnskab. Tilsagnsgiver kan kræve kopi af tilskudsmodtagers årsregnskab fremsendt.

1. om revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser,

1. om revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,

1. om revisor anser projektregnskabet for aflagt efter lovgivningens og nærværende bestemmelsers krav til regnskabsaflæggelse, og

1. om udbetalt støtte er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår og om de tilskudsberettigede udgifter er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

Tilsagnsgiver kan stille krav om, at revisor besvarer forespørgsler om den udførte revision m.v., eller krav om, at institutionens økonomiansvarlige eller lederen af institutionens controllerenhed besvarer forespørgsler om den særlige udtalelse, der er afgivet om revisionen i institutioner, der revideres af Rigsrevisionen i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

Til brug for en vurdering af aktiviteterne samt det økonomiske og samfundsmæssige udbytte af de støttede foranstaltninger, skal den projektansvarlige under gennemførelsen og efter afslutningen afgive evalueringsoplysninger om forløbet, resultaterne m.v. af projektet sammenholdt med de oprindelige målsætninger og forventede resultater. Oplysningerne afgives til sekretariaterne for de regionale udvalg, jf. § 10 i styrelsens bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering, relevante regionale myndigheder, Erhvervsfremme Styrelsen eller Kommissionen.

Sekretariaterne for de regionale udvalg, relevante regionale myndigheder, Erhvervsfremme Styrelsen eller Kommissionen kan med henblik på at opfylde forordningskravene m.v. til en forhånds- og midtvejsevaluering, en løbende vurdering samt en efterfølgende evaluering fastsætte nærmere retningslinier og krav om indsamling af relevante evalueringsdata om de støttede projekter.

Sekretariaterne for de regionale udvalg eller relevante regionale myndigheder skal, i overensstemmelse med gældende Rådsforordninger, udarbejde og indsende årlige redegørelser om aktionens forløb til Erhvervsfremme Styrelsen med henblik på information af Overvågningsudvalget og Kommissionen.

Evalueringsoplysningerne vil ikke skulle afgives senere end 3 år efter programperiodens udløb.

Repræsentanter fra Kommissionen kan8)med deltagelse af repræsentanter fra Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, på stedet, efter tilskudsmodtagers samtykke eller efter retskendelse, ved stikprøvekontrol kontrollere de projekter, der har opnået støtte fra Den Europæiske Regionalfond og eventuelt tilhørende statslig medfinansiering. Disse kontrolbesøg kan finde sted fra projektstart og som minimum indtil 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet over for Kommissionen. Der vil derfor kunne foretages kontrolbesøg indtil udgangen af år 2013.

Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, kan på stedet, efter tilskudsmodtagers samtykke eller efter retskendelse, ved stikprøvekontrol kontrollere de projekter, der har opnået støtte fra Den Europæiske Regionalfond og eventuelt tilhørende statslig medfinansiering. Disse kontrolbesøg kan finde sted fra projektstart og som minimum indtil 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet over for Kommissionen. Der vil derfor kunne foretages kontrolbesøg indtil udgangen af år 2013.

Repræsentanter fra Kommissionen, Rigsrevisionen og Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, kan på stedet ved stikprøvekontrol kontrollere de regionale udvalgs, deres sekretariaters eller relevante regionale myndigheder og kompetente institutioners forvaltnings- og kontrolsystemer, herunder om de overholder de gældende regler og bestemmelser for Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering.

Repræsentanter fra Kommissionen og Erhvervsfremme Styrelsen eller den, styrelsen bemyndiger dertil, kan på stedet ved stikprøvekontrol kontrollere tilskudsgivers forvaltnings- og kontrolsystemer, og om tilskudsgiver overholder de gældende regler og bestemmelser for Den Europæiske Regionalfond.

Udover de i stk. 2 nævnte myndigheders kontrol af projekterne kan Den Europæiske Revisionsret, Rigsrevisionen, tjenestemænd eller andre repræsentanter fra Kommissionen (OLAF9)) eller andre enheder i centraladministrationen kontrollere projekterne.

Tilsvarende skal de bestemmelser, der er indgået i overensstemmelse med Finansforordningen10)inden for partnerskabet mellem Kommissionen og medlemsstaterne, overholdes.

Til brug for kontrol kan Erhvervsfremme Styrelsen indhente fornødne oplysninger hos skatte- og afgiftsmyndighederne og andre offentlige myndigheder.

De projektansvarlige og de juridisk ansvarlige for projekterne, de regionale udvalgs sekretariater, de relevante regionale myndigheder eller kompetente institutioner skal på anmodning stille alle relevante rapporter, herunder regnskabsmateriale, til rådighed for kontrol og revision. Rapporter, herunder regnskabsmateriale, skal opbevares, sålænge en kontrol kan finde sted.

For så vidt angår sanktioner henvises til bestemmelserne i lovbekendtgørelsens § 10.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2001.

Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 347 af 20. maj 1997 om regnskab og revision m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og tilhørende statslig medfinansiering.

Tilskud ydet før denne bekendtgørelses ikrafttræden behandles dog efter de hidtil gældende regler.

Erhvervsfremme Styrelsen, den 15. december 2000, den 15. december 2000

/Gurli Martinussen Preben Gregersen/