Bekendtgørelse om kommunernes, amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion m.v. på visse dele af det sociale område

Bekendtgørelsen finder anvendelse på ydelser efter lov om aktiv socialpolitik, lov om social service, lov om social pension, lov om delpension, lov om dagpenge ved sygdom eller fødsel og lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag.

Der skal foretages en fuldstændig, løbende bogføring af samtlige udgifter og indtægter i årets løb.

Konteringen skal følge de af Indenrigsministeriet fastsatte regler.

Det er en forudsætning for opnåelse af statsrefusion, at bestemmelserne i de enkelte love og de i medfør heraf af centrale myndigheder udfærdigede bestemmelser, herunder denne bekendtgørelse, og trufne principielle afgørelser om udgifternes afholdelse, er overholdt.

Det i stk. 1, nævnte skal, sammen med de overvejelser og skøn som i øvrigt ligger til grund for beslutningen i den enkelte sag, fremgå af denne (journalen). Det gælder uanset om overvejelser og skøn vedrører en gruppe af ensartede sager.

Udgifter til rådgivning, tilsyn og administration m.v., herunder til konsulentstøtte og lægeerklæringer, er ikke refusionsberettigende, jf. dog stk. 3 og 4, og § 7, stk. 2-4. Udgifterne til administration afholdes af kommunen og amtskommunen, uanset om administrationen finder sted i kommunens eller amtskommunens forvaltning eller i tilslutning til foranstaltningen. Dette gælder eksempelvis udgifter til regnskabsføring og revision, der udbetales til en administrerende organisation, selvejende institution eller lignende, og udgifter til eventuel særlig tilrettelagt rådgivning eller vejledning, herunder gennem opsøgende arbejde.

Tolkeudgifter i forbindelse med en kommunes eller amtskommunes generelle vejledningsforpligtelse er en ikke-refusionsberettigende administrationsudgift, uanset om tolkebistanden vedrører døve/tunghøre eller personer med et andet sprog. Udgifter til tolkebistand, der er et nødvendigt led i en i øvrigt refusionsberettigende foranstaltning, anmeldes til refusion efter samme regler, som gælder for foranstaltningen.

Der ydes refusion af kommunens udgifter til den advokatbistand, som efter lov om social service, § 60, er gratis for borgeren, jf. § 129, stk. 1, i samme lov.

Der ydes refusion af kommunens udgifter til støtte- og kontaktperson for døvblinde, jf. § 129, stk. 3, i lov om social service.

Det er en forudsætning for at opnå statsrefusion, at boformer efter § 94, stk. 1, i lov om social service og det dertil knyttede personale, lokaler, inventar, maskiner og materiel m.v. har været udnyttet hensigtsmæssigt, og at udgifterne ligger på et rimeligt niveau i forhold til udnyttelsesgraden.

Beskæftigelsestilbud, som er særlig tilrettelagt i tilslutning til boform efter lov om social service § 94, stk. 1, finansieres efter bestemmelserne i lov om social service. Amtskommunen kan hjemtage refusion af udgifterne til beskæftigelsestilbudet, herunder udgifter til udbetalt arbejdsdusør, jf. § 23 i denne bekendtgørelse.

Benytter en kommune som led i aktivering af kontanthjælpsmodtagere efter § 16, stk. 2, i lov om aktiv socialpolitik, pladser i et særligt tilrettelagt beskæftigelsestilbud i tilslutning til boformen, finansieres aktiviteten efter lov om aktiv socialpolitik.

Kommunen hjemtager refusion for benyttede pladser, jf. stk. 2, efter § 100 i lov om aktiv socialpolitik, og betaler amtskommunen en pladspris for tilbudet.

Ved amtskommunens hjemtagelse af refusion for særlig tilrettelagte beskæftigelsestilbud kan der ikke hjemtages refusion for de pladser, som kommunen benytter efter § 16, stk. 2, i lov om aktiv socialpolitik.

Udgifter til eventuel særligt tilrettelagt rådgivning eller vejledning, herunder gennem opsøgende arbejde, afholdes, jf. § 4, endeligt af amtskommunen.

Amtskommunens udgifter til personale tilknyttet boformen med administrationsarbejde for amtskommunale boformer og boformer i privat regi efter lov om social service § 94, stk. 1, kan anmeldes til refusion for den administration, der normalt må foregå i boformen som led i den daglige drift.

Amtskomunens udgifter ved amtskommunale boformer og boformer i privat regi efter lov om social service § 94, stk. 1, til telefon, annoncering efter medarbejdere og sædvanlige forsikringer kan anmeldes til refusion.

Amtskommunens udgifter ved amtskommunale boformer og boformer i privat regi efter lov om social service § 94, stk. 1, til abonnement hos redningskorps eller anden udgift til kørsel kan anmeldes til refusion. For biler, der er anskaffet før den 1. januar 1986, kan der til refusion kun anmeldes afskrivning af den nedskrevne værdi ved begyndelsen af regnskabsåret 1986. Herudover kan udgifter til anskaffelse og vedligeholdelse af bil til de ansatte kun dækkes gennem sædvanlig kilometergodtgørelse.

Udgifter til for meget eller overkvalificeret personale eller til personale, der ikke opfylder de for ansættelse i vedkommende stillinger foreskrevne betingelser, kan ikke refunderes.

Kun lønninger for vedkommende personale, som har hjemmel i de af Kommunernes Lønningsnævn godkendte bestemmelser, retningslinjer, overenskomster eller andre regler, kan anmeldes til refusion. Udgifter på grund af atypiske lønaftaler eller usædvanlige forfremmelser kan ikke refunderes.

De refusionsberettigende lønninger til personale knyttet til private eller selvejende boformer, må ikke overstige, hvad de pågældende ville kunne opnå i tilsvarende offentlig institution.

Udgifter til pensioner til personalet er i almindelighed refusionsberettigende, når der er tale om pensionsforsikringspræmier (bidrag til pensionskasse) og for de udbetalte pensioner foretaget direkte af amtskommunen eller af den ansvarlige for foranstaltningen i boformen. Det samme gælder arbejdsgiverbidrag til ATP.

Den del af udbetalte pensioner, der modsvarer tidligere henlæggelser til en amtskommunal pensionsfond, er ikke refusionsberettigende.

I det omfang, det ikke er muligt eller vil kræve en betydelig administrativ indsats at dokumentere størrelsen af de i stk. 1, omhandlede henlæggelser, vil der kunne foretages en skønsmæssig beregning.

Udgifter til kurser af kortere varighed, der følges af personalet tilknyttet boformerne med henblik på at supplere en tidligere gennemgået uddannelse, eller kurser som i øvrigt er af orienterende art, er refusionsberettigende. Udgifter til en kompetencegivende (videre)uddannelse er ikke refusionsberettigede.

Anlægsudgifter, herunder udgifter ved om- og tilbygninger og ved alle i umiddelbar forbindelse hermed foretagne vedligeholdelsesarbejder, er ikke refusionsberettigende, jf. dog §§ 15 og 16.

Anlægsudgifter omfatter grundudgifter, håndværkerudgifter og omkostninger, herunder renter af investeret egenkapital indtil ibrugtagelsen.

Som refusionsberettigende kapitalomkostninger for boformer efter § 94, stk. 1, i lov om social service kan regnet fra ibrugtagelsen anmeldes beløb svarende til kapitaludgifter ved fuld belåning inden for anlægssummen (eventuelt anskaffelsessummen), jf. stk. 2, på grundlag af annuitetslån, der fastlægges efter anlæggets påregnede anvendelsesperiode til formålet, dog højst til 30 år, med en fast årlig ydelse. Renten fastsættes til Nationalbankens diskonto på ibrugtagelsestidspunktet og tilskrives årligt. Grundlaget for beregningen af renten er det endeligt afsluttede byggeregnskab. For boformer, der er taget i brug før 1. januar 1991, fastsættes renten til Nationalbankens diskonto på ibrugtagelsestidspunktet plus 3,5 pct.-point og tilskrives årligt. For nedskrevne værdier pr. 1. januar 1986 benyttes dog en rente på 10,5 pct.

Ved beregningen af det i stk. 1, omhandlede refusionsgrundlag for kapitalomkostninger skal anlægssummen (eventuelt anskaffelsessummen) med fradrag af eventuelle afskrivninger efter de før 1. januar 1986 gældende regler (saldoværdien) lægges til grund, uanset om denne er lavere end den offentlige vurdering, fx som følge af ejendommens alder.

Det oprindelige afskrivningsgrundlag, bortset fra udgifter til senere udvidelse, forbedringer og nyanskaffelser, kan ikke ændres uden Socialministeriets samtykke, der kun kan forventes under ganske særlige omstændigheder.

Som driftsudgifter, vedrørende fast ejendom kan til refusion ud over de i § 15 nævnte finansieringsudgifter og udgifter til vedligeholdelse, jf. § 19, anmeldes udgifter til skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen. Amtskommuner, der i fuldt eller begrænset omfang er selvforsikret for ejendele, herunder fast ejendom, tilknyttet den pågældende boform, vil dog ikke kunne anmelde beregnede præmier til refusion, jf. herved § 7, stk. 3.

Ved anmeldelse af ejendomsudgifter, herunder eventuel husleje til refusion fradrages lejeindtægter, herunder betaling fra personale, der bor til leje hos boformen.

Udgifter til ordinær og ekstraordinær vedligeholdelse af fast ejendom kan anmeldes til refusion i det regnskabsår, arbejdet er udført. Det er en betingelse, at arbejdet er af væsentligt omfang og efter sagkyndigt skøn er nødvendigt.

Udgifter til bygningsarbejder betragtes som anlægsudgifter, når de er af en sådan karakter og et omfang, at de kan sidestilles med en ombygning eller som en fornyelse. Bestemmelserne i § 15, jf. § 16, anvendes for disse udgifter. Det samme gælder vedligeholdelsesarbejder, som står i umiddelbar forbindelse med om- eller tilbygning.

Udgifter til installationer i ejendom tilknyttet boformen betragtes som anlægsudgifter. Bestemmelserne i § 15, jf. § 16, anvendes for disse udgifter. Det gælder fx udgifter til varmeanlæg, tilslutning til fjernvarme og større antenneanlæg.

Bestemmelserne i § 15, jf. § 16, anvendes for udgifter til anskaffelse af maskiner til produktion samt mere udgiftskrævende former for inventar som fx større husholdningsmaskiner og køkkenelementer.

Anskaffelse af inventar i forbindelse med boformens ibrugtagning betragtes som en anlægsudgift, jf. § 14, og kan danne grundlag for refusion af forrentning og afskrivning efter reglerne i § 15, jf. § 16. Også supplerende indkøb af inventar betragtes som anlægsudgift, hvis indkøbet finder sted i det regnskabsår, hvori foranstaltningen i tilslutning til boformen er taget i brug, og det følgende regnskabsår.

Bortset fra mere udgiftskrævende former for inventar, jf. § 20, kan senere udskiftning og supplerende indkøb anmeldes til refusion som driftsudgift.

Som indtægter opføres bl.a. personalets betaling for forplejning, indtægt af lokaler og lignende, indtægt ved salg af produkter, udskiftet inventar og maskiner og beboernes betaling for opholdet. Bonusindtægter samt rabatter m.v. fradrages den udgiftskonto, de vedrører. Om indtægter af fast ejendom henvises til § 18. Om formueindtægter gælder bestemmelsen i stk. 2.

Formueindtægter opføres som indtægt. Visse indtægter specielt til fordel for en boform i privat regi tilkommer boformen og skal derfor ikke medtages i regnskabet. Dette gælder således midler, der ved gavebrev, testamente, legatfundats eller lignende, eller hvad der er angivet i forbindelse med indsamlinger, er reserveret til formål uden for boformens daglige drift. Det samme gælder renteafkastet af disse midler. Såfremt en disposition bevirker øgede udgifter for amtskommunen, må dennes forudgående samtykke kræves. Udgifter til underholdning m.v., der skyldes arrangementer med det formål at indsamle midler til anvendelse uden for boformens daglige drift, skal dækkes af indtægterne ved arrangementerne.

Renter af boformernes kassebeholdninger tilkommer amtskommunen.

Kun sædvanlige udgifter til vederlag for arbejde (arbejdsdusør), der udføres som amtskommunal foranstaltning, kan anmeldes til refusion.

Udgifter til lægetilsyn, sygeplejerskeassistance, medicin og honorar til tandlæge m.v. kan anmeldes til refusion i det omfang, personens sygesikring ikke dækker.

Amtskommunens udgifter til udlændinge, jf. § 107 i lov om aktiv socialpolitik, og § 133 i lov om social service, kan anmeldes til statsrefusion efter de nedenfor i stk. 2-4 fastsatte bestemmelser.

Udgifter til tolkning refunderes efter reglerne i § 4, stk. 2.

Udgifter i forbindelse med optagelse i en boform opgøres som den gennemsnitlige udgift pr. plads. Der skal således ikke foretages særskilt opgørelse af udgifter til udlændinge i tilslutning til en boform. Drejer det sig om en boform samt tilbud som nævnt i § 131, stk. 2, i lov om social service, opgøres udgiften på samme måde som ved den opgørelse, der danner grundlag for udgiftsdeling mellem kommune og amtskommune.

Når en udgift efter almindelige finansieringsregler skal deles mellem kommune og amtskommune, hjemtager amtskommunen selv hele refusionen, så længe der er refusion efter § 133 i lov om social service.

Refusion af ydelse med tilbagebetalingspligt sker på tilsvarende måde som ydelse uden tilbagebetalingspligt, dvs. at ydelsen anmeldes fuldt ud til refusion, når den udbetales. Tilbagebetalinger skal, når de indgår, føres til fradrag i den løbende opgørelse af de refusionsberettigende udgifter, jf. kolonne betegnet »tilbagebetalinger« i de i § 48, stk. 2, omtalte skemaer.

Hvis den, der har modtaget en ydelse med tilbagebetalingspligt, flytter til en anden kommune, skal denne kommune sørge for inddrivelsen, og afregne indbetalte beløb en gang årligt med den tidligere opholdskommune, der fører betalingen til fradrag i den løbende opgørelse vedrørende statsrefusion.

Hvis et beløb, der har været holdt uden for refusionsordningen, fx i forbindelse med en administrativ fejl, tilbagebetales til en kommune, holdes tilbagebetalingen uden for refusionsordningen.

Beløb udbetalt på grundlag af svigagtig adfærd hos modtageren behandles som beskrevet i stk. 1 og stk. 2.

Om anmeldelse til statsrefusion af udgifter til udlændinge, jf. § 107 i lov om aktiv socialpolitik og § 133 i lov om social service, gælder de i nedenstående stk. 2-4 samt de i §§ 28-29 fastsatte bestemmelser:

Om udgifter til tolkning henvises til § 4, stk. 2.

Når en flygtning optages i en foranstaltning, er det den gennemsnitlige udgift pr. plads, der kan anmeldes til refusion, og der skal således ikke foretages særskilt opgørelse af foranstaltningens udgifter til flygtninge. Drejer det sig om en foranstaltning som nævnt i § 131, stk. 3, nr. 3, i lov om social service, opgøres udgiften på samme måde som ved den opgørelse, der danner grundlag for udgiftsdeling mellem kommune og amtskommune.

Ejendomsudgifter i daginstitutioner opgøres som 9 pct. af institutionens driftsudgifter, og en forholdsmæssig andel heraf kan anmeldes til refusion.

Når en udgift til udlændinge efter de almindelige finansieringsregler skal deles mellem kommune og amtskommune, hjemtager driftsherren (den ansvarlige myndighed) hele refusionen, så længe der er refusion efter de særlige flygtningebestemmelser i lov om aktiv socialpolitik og lov om social service, (fx for døgninstitutioner efter § 51 i lov om social service: amtskommunen, for familiepleje: kommunen).

Hvis en kommune har sikret sig refusionstilsagn fra en fraflytningskommune efter § 128 i lov om social service, jf § 9 a i lov om retssikkerhed og administration, hjemtager bopælskommunen den særlige flygtningerefusion, så længe der er refusion efter de særlige flygtningebestemmelser, og den eventuelt resterende udgift hjemtages fra fraflytningskommunen.

Når der ydes hjælp til en familie, hvor hjælpen til kun den ene ægtefælle hører under de særlige flygtningebestemmelser, skal udgiften konteres på en sådan måde, at det er muligt at udskille flygtningens andel. Hjælp til fællesbørn fordeles med halvdelen til hver af forældrene. Hjælp, der alene vedrører den anden ægtefælle, kan ikke refunderes efter de særlige flygtningebestemmelser.

Gifter en asylansøger sig med en person, som ikke er omfattet af § 107 i lov om aktiv socialpolitik og § 133 i lov om social service, og har parret herefter behov for forsørgelseshjælp, skal asylansøgeren behandles på samme måde som enhver anden udlænding, der er gift med en herboende.

Der skal i hver kommune foreligge et registreringssystem bestående af:

1. Journalen

1. Journal, jf. §§ 31-35.

1. Arkiv, jf. § 39.

1. Personbogføring, jf. §§ 40-43.

Al relevant dokumentation vedrørende personer, der henvender sig om ydelser, skal journaliseres, jf. §§ 42 og 43. Personsagen skal indeholde al relevant dokumentation eller henvisninger til, hvor denne er. Dokumentationen skal være let tilgængelige for revisionen. Journalføring kan ske ved brug af edb-systemer. Anvendes forskellige (edb-) journalsystemer vedrørende samme person, skal dette, tillige med oplysning om, hvor ansvaret for pågældendes sag til enhver tid er placeret, fremgå af kommunens retningslinier for sagsbehandlingen henholdsvis oversigtsjournalen, jf. § 33, stk. 3, og § 40, stk. 2.

Ved sagsoprettelsen (borgerens første henvendelse), og forinden ydelser udbetales, skal de i § 32 nævnte oplysninger og dokumentationen for deres rigtighed tilvejebringes. Borgerne skal ved første henvendelse udtrykkelig orienteres om, at deres oplysninger ved sagens start og ved seneresagsopfølgningvil blive kontrolleret ved indhentelse af supplerende oplysninger, herunder i elektronisk form, jf. § 10, stk. 3, og § 12, stk. 4, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Om borgerens oplysningspligt og kommunens vejledning om denne henvises til lovens § 11.

Af hver enkelt sag skal fremgå personens statsborgerforhold, bopæl og civilstand, hvilke børn personen har, samt henvisningsnummer for eventuel ægtefælle og børn. Hvor personens indtægts- og formueforhold er af betydning for tildeling eller udmåling af en ydelse og ændring heraf, skal både den anvendte beregningsmetode og oplysninger om indtægts- og formueforholdene fremgå af sagen. Oplysningerne skal i videst muligt omfang være dokumenteret i sagen, jf. dog §§ 36-38.

Oplysninger, der på tidspunktet for revisionens kontrol er umiddelbart tilgængelige i forvaltningen via elektroniske medier, betragtes som tilstrækkeligt dokumenteret. Det skal fremgå af journalen, på hvilke tidspunkter de forskellige oplysninger er udsøgt. Dette omfatter således folkeregisteroplysninger, visse skatteoplysninger og oplysninger, der tjener til sikring af, at der ikke samtidig oppebæres uforenelige ydelser.

Det skal fremgår af sagen hvilken fremgangsmåde, der har været anvendt, herunder hvilke forhold, der er kontrolleret, og hvilke oplysninger og erklæringer der er indhentet.

Hvis der undtagelsesvis ikke foreligger sædvanlig dokumentation i form af udskrifter el. lign. fra folkeregistre, skatteforvaltninger, andre myndigheder, skoler og tidligere arbejdsgivere samt kopi af oplysninger om økonomiske forhold i øvrigt, skal årsagen hertil fremgå af sagen.

I tilfælde, hvor afgørelsen helt eller delvis beror på et skøn, skal grundlaget herfor være angivet.

Der skal være etableret betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange og sagsbehandling for udbetaling af sociale ydelser, herunder for de anvendte edb-systemer. De opstillede retningslinjer for dokumentations- og kvalitetskontrol, herunder med hensyn til personmæssig adskillelse, må ikke fraviges.

De enkelte sager skal indeholde oplysning om de ændringer i pågældendes eller familiens forhold, som har betinget hjælpen (ydelsen) samt oplysning om, hvorvidt hjælp er ydet med tilbagebetalingspligt og begrundelse herfor.

I sager om social pension, delpension, dagpenge, tilbud om aktivering m.v. og hjælp til forsørgelse efter lov om aktiv socialpolitik angives særligt, hvornår fremtagelse af sagen sker med henblik på en fornyet vurdering af økonomiske eller andre forhold, samt oplysning om grundlaget for og resultatet af en foretaget vurdering. Dette gælder dog ikke for de lovpligtige årsomregninger, jf. lov om social pension. Der skal med jævne mellemrum ske fremtagelse af de enkelte sager, således som det fremgår af bestemmelserne i de enkelte love. Formålet er at sikre, at udgifterne ikke stiger på grund af manglende opfølgning.

Hvis en ydelse er tilkendt eller ændret på et grundlag, som afviger fra de normale regler, skal der anføres særlig bemærkning herom.

I mere omfattende sager, typisk sager med flere ydelses- eller foranstaltningstyper, skal der foreligge en samlet oversigt i kronologisk rækkefølge over henvendelser, ydelser og afgørelser i et regnskabsår (summarisk datooversigt).

Til supplering af den i § 40, stk. 2, nævnte opgørelse over en bestemt persons eller families tildelte ydelser, er det nødvendigt, at det også fremgår af sagen, om der eventuelt er ydet hjælp eller iværksat foranstaltninger af anden art end kontante ydelser, som er af betydning for en oversigt over familiens samlede økonomi.

I sager, hvor kommunen skal tage hensyn til ansøgerens økonomiske forhold for at tage stilling til, hvad der kan ydes i hjælp, kan kommunalbestyrelsen vælge at fravige reglerne om dokumentation og beslutte, at det ikke er nødvendigt, at der i sagen er kopi af de bilag, som dokumenterer ansøgerens økonomiske situation. Det er herved en forudsætning, at sagsbehandleren har set den nødvendige dokumentation for de økonomiske oplysninger, og at de økonomiske oplysninger er noteret i sagen eventuelt på en særlig blanket eller checkliste.

I sager, jf. stk. 3 og 4, om hjælp til enkeltydelser og løbende udgifter kan kommunalbestyrelsen beslutte, at det ikke er nødvendigt, at der i sagen er dokumentation (kvittering) for, hvorledes hjælpen er anvendt.

Det lempeligere krav i stk. 1 gælder inden for en beløbsgrænse, som kommunalbestyrelsen fastsætter. Beløbet kan dog højst være på 3.000 kr. pr. udbetaling ved enkeltudgifter og højst på 1.000 kr. pr. måned ved løbende ydelser. Sagerne skal i øvrigt være dokumenteret på sædvanlig vis, herunder med journalnotater.

Stk. 1 gælder for sager efter følgende paragraffer i lov om aktiv socialpolitik:

Stk. 1 gælder endvidere for:

1. § 81 om hjælp til enkeltudgifter.

1. § 82 om hjælp til sygebehandling, medicin, tandbehandling mv.

1. § 83 om hjælp til dækning af udgifter ved samværsret med børn under 18 år.

1. § 84 om hjælp til dækning af udgifter ved et barns forsørgelse, når forældremyndigheden ved forældremyndighedsindehaverens død er tillagt en anden eller andre, der ikke har forsørgelsespligt over for barnet.

1. § 85 om hjælp til flytning.

1. Sager efter § 17, stk. 1 og 3, i lov om social pension om hjælp til udgifter for pensionister, hvis økonomiske forhold er særlig vanskelige (personlige tillæg).

1. Sager om hjælp til merudgifter ved forsørgelsen af personer med betydelig og varigt nedsat funktionsevne efter § 84 i lov om social service.

Kommunalbestyrelsen kan efter en konkret vurdering bestemme, at der i sager for enkeltpersoner uanset § 37 skal være sædvanlig dokumentation.

1. Arkivet

De for kassation af andet kommunalt arkivmateriale gældende regler finder anvendelse på det i denne bekendtgørelses § 30, nr. 2, nævnte arkiv.

1. Personbogføring

Personbogføringen omfatter ydelser til hver person eller familie efter de love, der er omfattet af bekendtgørelsen, og skal mindst indeholde følgende oplysninger:

Det forudsættes, at der let kan foretages en opgørelse over ydelser til hver person eller familie, herunder om hjælpen er ydet med tilbagebetalingspligt, jf. § 35.

Kommunerne kan opfylde registreringspligten ved at tilslutte sig et landsdækkende eller eget edb-system.

Ved årets udgang skal det fremgå af personbogføringen, om der er tale om ydelser med skattepligt.

1. Klientens personnummer.

1. Ydelsesart (kontonummer eller anden angivelse af den tilkendte ydelse).

1. Beløb.

1. Ydelsesdato.

Af kommunens finansielle status skal fremgå de samlede udestående fordringer vedrørende hjælp til forsørgelse efter lov om aktiv socialpolitik ydet med tilbagebetalingspligt. De udestående fordringer skal være specificerede på samme måde som tilbagebetalingerne efter kontoplanen. Det samme gælder fordringer på bidragsskyldige som følge af forskudsvis udbetalte børnebidrag efter loven om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag.

Bestemmelsen i stk. 2, gælder dog ikke ydelser efter pensionslovens § 17, stk. 1 og 3, når tillægget ydes til dækning af medicinudgifter og fodpleje. Personbogføringen skal således ikke indeholde beløbsangivelser vedrørende disse ydelser, men de øvrige oplysninger, som nævnt i stk. 1, skal registreres.

Personbogføringen skal ske løbende for hver af de konti, som er oprettet efter bestemmelserne i lov om aktiv socialpolitik og lov om social service, og som er omfattet af ordninger om procentrefusion fra staten. Dette gælder også de særlige konti for hjælp med tilbagebetalingspligt, jf. herved § 40, stk. 5.

Registreringerne skal ske i overensstemmelse med rækkefølgen i kontoplanen og dennes ordlyd, herunder med henvisning til de lovbestemmelser, som anvendes.

Hjælp efter lov om aktiv socialpolitik og lov om social service skal registreres som ydet den person, der modtager hjælpen eller er anledning til merudgiften, jf. i øvrigt stk. 2 og 3. I den enkelte kommune skal registreringen ske efter ensartede regler.

Ydes hjælp til samlevende ægtefæller, herunder hjælp i særlige tilfælde i medfør af kapitel 10 i lov om aktiv socialpolitik, hvor det ikke kan fastslås hvem af ægtefællerne, der modtager hjælpen eller er anledning til merudgiften, registreres hjælpen som ydet til enten den ene eller den anden af ægtefællerne. Der skal ved registreringen tages ligestillings hensyn.

Hjælp til børn i medfør af § 28 i lov om social service registreres på barnets cpr.nr., hvorimod hjælp til tabt arbejdsfortjeneste i medfør af § 29 i lov om social service registreres på cpr. nr. for den forældre, som har modtaget hjælpen. Hjælp i øvrigt i forbindelse med børn registreres på cpr. nr. for den forældre, som forsørger barnet i hjemmet. Hvis barnet har selvstændig opholdskommune, jf. § 9, stk. 4, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, registreres hjælpen på barnets cpr. nr.

Hjælp til en kvinde under 18 år i forbindelse med svangerskab registreres som ydet til hende. Ophører svangerskabet uden fødsel, registreres eventuel senere hjælp på ny som hjælp til kvindens forsørger.

Børnetilskud og børnebidrag efter lovgivningen om børnetilskud registreres som ydet til barnets moder, undtagen i de tilfælde, hvor de efter lovens bestemmelser udbetales til en anden, idet de da registreres som ydet den, der modtager beløbet.

Inddrivelse skal ske så hurtigt som muligt under iagttagelse af reglerne i kapitel 3 i lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag.

Tilsidesættelse af bestemmelserne i stk. 1, vil efter omstændighederne kunne medføre, at retten til statsrefusion bortfalder.

Den kommune, der udbetaler et bidrag, skal opkræve bidraget, hvis den bidragsskyldige bor i kommunen. Bor den bidragsskyldige i en anden kommune, skal udbetalingskommunen til opholdskommunen sende anmodning om opkrævning af bidraget. Der skal kvitteres for modtagelse af anmodningen.

Indbetalte bidrag fra den bidragsskyldige indtægtsføres i den afkrævende kommune og føres fuldt ud til fradrag i den løbende opgørelse vedrørende statsrefusion.

Flytter den bidragsskyldige, skal den kommune, der opkræver bidrag hos den bidragsskyldige, sende sagen om opkrævning og en specifikation af restgælden til den nye opholdskommune. Den nye opholdskommune skal kvittere for, at sagen er modtaget, jf. stk. 1, og den tidligere opholdskommune skal samtidig give udbetalingskommunen meddelelse om, at sagen er oversendt.

Dør den bidragsskyldige, skal den kommune, der opkræver bidrag hos den bidragsskyldige, straks underrette den kommune, der udbetaler bidraget, jf. bestemmelsen i lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag § 4, stk. 3, nr. 2, sammenholdt med stk. 2.

Bidragssager, der vedrører bidragsskyldige med bopæl i de øvrige nordiske lande, behandles efter reglerne i den nordiske konvention om inddrivelse af underholdsbidrag. Kommunen kan rette henvendelse om inddrivelse af bidrag, som er udbetalt forskudsvis, direkte til de myndigheder i andre nordiske lande, der er nævnt i konventionens artikel 2.

Bidragssager, der vedrører bidragsskyldige med kendt bopæl i udlandet bortset fra de nordiske lande, sendes af statsamtet (eventuelt Københavns og Frederiksberg Kommuner) til afkrævning gennem vedkommende danske diplomatiske repræsentation.

Repræsentationerne sender beløbene til de kommuner, der har bedt om opkrævning af bidragene.

Anmodning om statsrefusion fremsættes kvartalsvis og indsendes til Socialministeriet.

Anmodningen skal indeholde en opgørelse af de forventede refusionsberettigende udgifter i året til og med tilskudskvartalet. Opgørelsen af de refusionsberettigende udgifter skal reguleres efter de faktiske udgifter gennem en løbende restafregning. Opgørelsen foretages på skemaer, der udsendes fra Socialministeriet, eventuelt i elektronisk form. Ministeriet fastsætter regler og vejledning om fremgangsmåden, og fastsætter fristen for indsendelse af kvartalsopgørelser.

Socialministeriet anviser efter en vurdering af de anmeldte kvartalsbeløb refusion med 1/3 pr. måned af kvartalsbeløbet. Dog anvises børnetilskud med det fulde kvartalsbeløb i kvartalets første måned. Når de enkelte kommuners og amtskommuners refusionsbeløb for et kvartal er fastlagt af Socialministeriet, kan der ikke foretages ændring af kvartalsbeløbet.

Refusionen anvises, så den er til disposition for amtskommunen den næstsidste bankdag i måneden før hver af de tre tilskudsmåneder.

Refusionen til kommunen anvises således:

1. Udgifter i henhold til lov om social pension, lov om aktiv socialpolitik og lov om social service udbetales, så den er til disposition for kommunen den næstsidste bankdag i måneden forud for den måned, refusionen vedrører.

1. Udgifter til forskudsvis udbetaling af børnebidrag, jf. lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag, udbetales, så den er til disposition for kommunen den næstsidste bankdag i måneden forud for den måned, refusionen vedrører.

1. Udgifter til børnetilskud udbetales, så den er til disposition for kommunen den næstsidste bankdag inden den 20. i den første måned af kvartalet.

1. Udgifter til dagpenge udbetales med 1/3, så den er til disposition for kommunen den sidste bankdag inden den 16. i hver af kvartalets måneder.

1. Udgifter til delpension udbetales med 1/3, så den er til disposition for kommunen den næstsidste bankdag i hver af kvartalets måneder.

Foreløbig restafregning finder sted en gang årligt, og foretages af Socialministeriet. Den foreløbige afregning sker i tilknytning til udløbet af supplementsperioden. I forbindelse hermed skal kommunen og amtskommunen indsende en foreløbig refusionsopgørelse for det foregående regnskabsår i underskrevet stand senest den 20. marts.

Har kommunen eller amtskommunen ifølge den foreløbige opgørelse fået udbetalt mere i refusion, end den er berettiget til efter de foranstående bestemmelser, skal kommunalbestyrelsen eller amtsrådet samtidig med, at den foreløbige opgørelse indsendes, indbetale forskelsbeløbet til Socialministeriet. Har kommunen eller amtskommunen ifølge opgørelsen fået udbetalt mindre i refusion, end den er berettiget til, vil Socialministeriet snarest efterbetale beløbet.

Endelig restafregning sker een gang årligt og foretages af Socialministeriet, når kommunens og amtskommunens regnskab er revideret og forsynet med påtegning af kommunens og amtskommunens revision.

Kommunalbestyrelsen og amtsrådet skal indsende den underskrevne endelige refusionsopgørelse til Socialministeriet straks, når revisor har forsynet opgørelsen med påtegning, dog senest den 1. juli. I opgørelsen af den modtagne refusion i den endelige refusionsopgørelse medregnes indbetalinger til eller udbetalinger fra Socialministeriet ifølge den foreløbige opgørelse pr. 20. marts.

Har kommunen eller amtskommunen herefter fået udbetalt mere i refusion, end den er berettiget til efter de foranstående bestemmelser, skal kommunalbestyrelsen eller amtsrådet samtidig med, at den endelige opgørelse indsendes, indbetale forskelsbeløbet til Socialministeriet. Har kommunen eller amtskommunen ifølge opgørelsen fået udbetalt mindre i refusion, end den er berettiget til, vil Socialministeriet snarest efterbetale beløbet.

Socialministeriet fastsætter mere detaljerede regler for de to afregninger.

Udgifter, der ikke er afholdt efter reglerne, kan ikke refunderes, jf. dog stk. 5 og 6.

Hvis revisionen har påpeget, at et beløb med urette er anmeldt til statsrefusion, og godkender kommunalbestyrelsen, amtsrådet eller eventuelt Socialministeriet revisionens bemærkning herom, skal det beløb, der senere anmeldes til refusion, nedsættes med det beløb, der har været anmeldt med urette.

Hvis kommunen eller amtskomunen ikke berigtiger de konstaterede fejl og mangler, og dette har eller kan have medført økonomisk tab for staten, kan Socialministeriet foretage modregning.

Berigtigelse af fejl og mangler, herunder misforståelser, skal ske uden hensyn til, om de ansvarlige har været i god tro, eller om fejlen eller manglen på anden måde har været undskyldelig, jf. dog stk. 5 og 6.

Berigtigelse af allerede afholdte udgifter skal dog ikke ske, hvis der er tale om ganske uvæsentlige udgifter, eller hvis den administrative indsats for at rette fejlen i den konkrete sag vil være uforholdsmæssig stor sammenlignet med det resultat, som vil kunne opnås.

Socialministeriet kan se bort fra kravet om berigtigelse, når der foreligger ganske særlige grunde.

Har revisionen fundet, at der ved forkert anvendelse af reglerne er sket fejl og mangler i et større antal ensartede sager, vil disse kunne rettes ved, at kommunalbestyrelsen eller amtsrådet foretager en skønsmæssig beregning af, hvor meget statens refusion ville være blevet nedsat, hvis reglerne var blevet fulgt. Dette skøn kan efterprøves ved sædvanlige revisionsmæssig bedømmelse af refusionsopgørelsen.

Fejl og mangler konstateret af revisionen vil som hovedregel ikke medføre, at kommunen får pligt til at gennemgå de øvrige sager inden for vedkommende område med henblik på yderligere berigtigelser. Socialministeriet kan dog beslutte, at der skal ske en gennemgang af de øvrige sager, hvis dette er nødvendigt på grund af fejlenes eller manglernes karakter og omfang.

Den kritiske revision af kommunernes og amtskommuners regnskaber vedrørende de områder, der er omfattet af denne bekendtgørelse, udføres af den af tilsynsmyndigheden godkendte sagkyndige revision efter reglerne i Socialministeriets bekendtgørelse om revision af kommunernes og amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskaber på visse dele af det sociale område.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2000, jf. dog stk. 2.

Bestemmelserne i §§ 36 til 38 om dokumentation har virkning fra 1. januar 2000.

Socialministeriets bekendtgørelser nr. 98 af 16. februar 1998 om kommunernes, amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg Kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion m.v. på visse dele af det sociale område ophæves pr. 1. juli 2000.

Socialministeriet, den 9. juni 2000, den 9. juni 2000

/Henrik Dam Kristensen Aksel Meyer/