Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen fører tilsyn med, at arbejdsløshedskassernes økonomi og regnskabsvæsen mv. administreres efter gældende regler.

Tilsynet omfatter både administrationen af statslige midler og arbejdsløshedskassernes egne midler.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har som led i tilsynet ret til at gøre sig bekendt med alt materiale, der vedrører de i stk. l og 2 nævnte forhold, og med kassernes samlede virksomhed.

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan til enhver tid aflægge tilsynsbesøg i arbejdsløshedskasserne og foretage regnskabseftersyn.

Arbejdsløshedskassens regnskabsår er kalenderåret, medmindre arbejdsministeren tillader afvigelser herfra.

Regnskabsvæsenet skal tilrettelægges i overensstemmelse med lovgivningen, kassens vedtægt samt regler udstedt af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen.

Arbejdsløshedskassens bogføring skal uanset valg af bogføringsteknik foretages under anvendelse af en kontoplan, der er opbygget systematisk.

Der stilles følgende krav til registrering og tilvejebringelse af løbende oversigter:

Kontoplanen skal indsendes til DfA sammen med årsregnskabet.

1. Alle transaktioner skal registreres kronologisk og systematisk.

1. Midler stillet til rådighed af og administreret for staten og kassens egne midler skal holdes adskilt.

1. Der skal ske registrering af alle oplysninger, som skal indsendes til Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen (DfA). Det gælder både løbende indberetninger og årsregnskabet.

1. Der skal være en klar og overskuelig registrering af ind- og udbetalinger, der er foretaget i eventuelle afdelinger, samt af disses beholdninger.

1. Der skal være en oversigt over kassens eventuelle økonomiske mellemværende med andre, herunder en evt. administrator, jf. § 15.

1. Alle mellemregningsforhold skal løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

1. Kassens aktiver og passiver samt ændringer heri skal løbende registreres under hensyn til de stillede specifikationskrav.

For arbejdsløshedskassen, herunder eventuelle afdelinger, skal der tilrettelægges en betryggende forretningsgang.

Den skriftlige forretningsgangsbeskrivelse skal som minimum omfatte

1. kasse- og bogholderifunktion,

1. underskrifts- og fuldmagtsforhold,

1. attestations- og godkendelsesprocedurer for indtægter, udgifter og andre dispositioner,

1. arkiveringsregler,

1. regelsamling og andre retningslinier vedrørende arbejdsløshedskassen og dennes funktion samt

1. forretningsgange vedrørende tilbagebetalinger, kontingentrestancer, A-skat, ATP-bidrag, særlig pensionsopsparing, tilbageholdelser, og mellemværender med Lønmodtagernes Garantifond.

Arbejdsløshedskassen skal indsende en månedsbalance til DfA inden udgangen af den følgende måned. Månedsbalancen skal udformes efter direktoratets anvisning.

Grundlaget for månedsbalancen er arbejdsløshedskassens ajourførte og afstemte bogholderi.

Kassen skal aflægge årsregnskab efter de retningslinier, der er givet af DfA.

Årsregnskabet omfatter

Refusionsopgørelsen er omfattet af god offentlig revisionsskik og den øvrige del af regnskabet af god revisionsskik. Årsregnskabet skal aflægges på en sådan måde, at der gives de oplysninger, direktøren for arbejdsløshedsforsikringen finder nødvendige for

Ved aflæggelse af årsregnskabet med tilhørende beretning skal opstillingen være i overensstemmelse med regnskabsblanketten, der udsendes af DfA.

1. en refusionsopgørelse over alle beløb, der indgår i kassens mellemregningsforhold med staten,

1. en resultatopgørelse over alle indtægter og udgifter, der vedrører kassens administration,

1. en balance og

1. en beretningsdel.

1. at kontrollere regnskabet,

1. at beregne den refusion, kassen har krav på, og

1. at gennemføre det nødvendige tilsyn med kassens administration.

Kassens aktiver, herunder aktiver som ejes i fællesskab med en faglig organisation, jf. § 15, skal værdiansættes efter principperne i kapitel 5 i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab mv. (årsregnskabsloven).

Kassens aktiver, jf. stk. 5, og aktivernes eventuelle afskrivninger og finansiering skal indgå i kassens regnskab.

Regnskabet aflægges under iagttagelse af de til enhver tid gældende regler, herunder den årligt udsendte regnskabsblanket.

Det reviderede årsregnskab skal godkendes og underskrives af arbejdsløshedskassens hovedbestyrelse og de valgte revisorer og skal herefter indsendes til DfA inden den 15. marts det følgende år.

Hvis årsregnskabet ikke indsendes rettidigt, jf. stk. 8, har kassen ikke ret til at modtage refusion fra staten, medmindre direktøren for arbejdsløshedsforsikringen har givet kassen udsættelse af afleveringsfristen.

Hvis arbejdsløshedskassen har afdelinger, gælder reglerne i denne bekendtgørelse også for disse.

Afdelingernes regnskabstal skal indgå i kassens årsregnskab, jf. § 7.

Al arkivering af bilagsmateriale mv. finder sted i hovedkassen eller i afdelingerne under hovedkassens ansvar.

Arbejdsløshedskassens udgifter omfatter udgifter til udbetaling af dagpenge og andre løbende ydelser, renter efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 46, stk. 2 eller stk. 4, en skattefri præmie efter lovens § 74 k eller § 75 c, stk. 10 - 12, tilbagebetaling eller overførsel af efterlønsbidrag efter lovens § 77 a samt udgifter til kassens administration.

Administrationsudgifterne må kun vedrøre kassens drift, jf. § 30 i arbejdsløshedsforsikringsloven og § 1 i standardvedtægten for anerkendte arbejdsløshedskasser.

Staten kan yde forskud eller refusion til udbetaling af dagpenge mv. efter reglerne i DfA s bekendtgørelse om udbetaling af forskud og refusion til de anerkendte arbejdsløshedskasser.

En arbejdsløshedskasse skal for hvert medlem indbetale et medlemsbidrag til staten. Bidraget indbetales månedsvis bagud.

Bidraget beregnes som det registrerede antal betalingspligtige medlemmer pr. den 1. i måneden multipliceret med den månedlige bidragssats, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 76, stk. 1 og 2.

Medlemstallet efter stk. 2 skal reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der sker med virkning for opgørelsestidspunktet.

Medlemsbidrag efter stk. 2 skal indbetales til DfA s konto i Danmarks Nationalbank senest den 10. i den følgende måned.

Hvis medlemsbidrag ikke indbetales rettidigt, skal kassen betale renter af beløbet for hver påbegyndt måned med 1/12 af den aktuelt gældende morarente, der er fastsat efter rentelovens § 5.

Kassen skal til endelig afregning over for staten regulere de afregnede acontobidrag. Der skal for hver måned afregnes et medlemsbidrag, som er beregnet på grundlag af kassens regulerede medlemstal, jf. stk. 3.

Den beregnede regulering efter stk. 6 udlignes senest i forbindelse med aflæggelse af kassens årsregnskab via mellemregningskontoen med DfA.

Arbejdsløshedskassen opkræver et medlemskontingent til dækning af medlemsbidrag til staten, et eventuelt efterlønsbidrag, kassens ATP-bidrag og administrationsudgifter, herunder til styrkelse af kassens økonomi.

Hvis der uretmæssigt er udbetalt dagpenge eller andre løbende ydelser, bortset fra kursusgodtgørelse, eller en skattefri præmie efter lovens § 74 k eller § 75, stk. 10-12, skal kassen registrere og tilbagebetale beløbene til staten efter nedenstående regler.

Udbetalt refusion til beløb, der er udbetalt med urette, og som kassen ikke har krav på at få refunderet, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 4, skal af kassen tilbagebetales fuldt ud til staten. Renter efter lovens § 86, stk. 3, som medlemmet har indbetalt for tiden fra udbetalingstidspunktet til tidspunktet for kassens afregning af tilbagebetalingsbeløbet, skal ligeledes indbetales til staten. Ved afregningen skal beløbene specificeres i cpr.nr.-orden og indeholde oplysning om

Uretmæssigt udbetalte beløb, hvortil kassen har krav på refusion, skal registreres med oplysninger om

Tilbagebetalingskrav skal registreres i kassens finansbogholderi umiddelbart efter, at de beløbmæssigt er gjort op.

1. medlemmets cpr.nr. og navn,

1. datoen for afgørelsen,

1. år for den fejlagtige udbetaling,

1. tilbagebetalingsbeløbets størrelse (angivet brutto eller netto),

1. indbetalte renter og

1. ydelsens art.

l) medlemmets cpr.nr. og navn,

1. år for den fejlagtige udbetaling,

1. tidspunkt for kravets konstatering,

1. kravets oprindelige størrelse (hovedstol),

1. evt. tilskrevne renter,

1. indbetalte renter,

1. afdrag i årets løb på hovedstolen og

1. restgæld ved årets udgang.

Hvis et tilbagebetalingskrav efter stk. 3 skal forrentes efter loven eller efter dom eller forlig, skal renterne tilskrives senest den 31. december, jf. dog stk. 6.

Beløb efter stk. 2 og indkomne betalinger af renter eller afdrag på tilbagebetalingskrav efter stk. 3 skal afregnes månedsvis bagud ved indbetaling på en af DfA anvist konto i Danmarks Nationalbank senest den 20. i den følgende måned.

Betalinger, der modtages i kassen på tilbagebetalingskrav efter stk. 3 og andre krav med statsrefusion, men som efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 11, er overdraget til inddrivelse af Finansstyrelsen, skal straks overføres til denne.

Ved regnskabsårets udgang skal kassen udarbejde en specifikation over tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til Finansstyrelsen. Specifikationen opstilles i cpr.nr.-orden og skal som minimum indeholde de i stk. 3 anførte oplysninger. Også krav, som både er opstået og indfriet i det forløbne regnskabsår, skal indgå i specifikationen. Kassens eventuelle bemærkninger kan tilføjes på specifikationen. Specifikationen skal indsendes til DfA sammen med årsregnskabet.

Hvis afregning efter § 13, stk. 6, ikke foretages rettidigt, skal kassen betale renter af beløbet for hver påbegyndt måned med 1/12 af den aktuelt gældende morarente, der er fastsat efter rentelovens § 5.

Hvis en kasse efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 5, er gjort ansvarlig for en fejludbetaling fra en anden kasse, skal den ansvarlige kasse registrere og afregne beløbet efter reglerne i § 13, stk. 2, 4, 6 og 8. Ved for sen afregning gælder stk. 1.

Hvis kassen modtager beløb fra Lønmodtagernes Garantifond eller et døds- eller konkursbo, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 57, stk. 2, skal beløbet afregnes efter § 13, stk. 6. Det samme gælder beløb, der er indbetalt som økonomisk vilkår efter lovens § 74 g, stk. 7, § 75 c, stk. 7 og § 75 j, stk. 3.

En arbejdsløshedskasse kan kun indgå i et administrationsfællesskab med en faglig organisation, der har tilknytning til kassens godkendte faglige område.

Hvis kassens administration helt eller delvist skal varetages af eller sammen med en faglig organisation, eller hvis der i øvrigt skal afholdes udgifter i fællesskab med en faglig organisation, skal kassens hovedbestyrelse forud for et regnskabsårs begyndelse indgå en skriftlig administrationsaftale med ledelsen af den pågældende faglige organisation.

Administrationsaftalen kan indgås for et eller flere år ad gangen. Aftalen skal uanset sin ordlyd respektere ændringer i gældende regler.

Administrationsaftalen skal indeholde en beskrivelse af arten og omfanget af de administrationsopgaver, der varetages af eller i fællesskab med den faglige organisation, samt af administrationsvederlagets beregningsgrundlag, størrelse og betaling. Bestemmelsen finder også anvendelse, hvis kassen afholder udgifter i fællesskab med den faglige organisation uden, at der er tale om fælles administration.

1. Det årlige acontovederlag skal fastsættes på grundlag af et budget, der i hovedposter, jf. stk. 9, angiver de budgetterede udgifter og de budgetterede fordelingsnøgler. Acontovederlaget for hovedkontoret og eventuelle afdelinger skal specificeres hver for sig.

1. Budgettet skal vedlægges administrationsaftalen som bilag. Hvis administrationsaftalen er flerårig, skal der hvert år udarbejdes et nyt budgetbilag.

1. Kassens forudbetaling må ikke overstige l/12 af det årlige acontovederlag.

1. Hvis kassen afholder fællesudgifter, skal eventuelle nettoudlæg i kassens favør løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti, jf. § 16, stk. 1.

1. Kassens maksimale andel af fælles udgifter til løn skal beregnes på grundlag af hver enkelt medarbejders faktiske tidsforbrug og individuelle løn. Beregningen kan baseres på grupper af medarbejdere med samme tidsforbrug.

1. Kassens maksimale andel af fælles udgifter, der kan relateres til personaleforbruget, skal svare til forholdet mellem kassens og den faglige organisations gennemsnitlige tidsforbrug.

1. Kassens maksimale andel af fælles lokaleudgifter skal svare til forholdet mellem kassens og den faglige organisations udnyttelse af det samlede areal.

1. Kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende edb, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, udgør 80 pct.

1. Kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende andre driftsmidler, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, skal svare til forholdet mellem kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.

1. Kassens maksimale andel af fælles udgifter, der ikke kan henføres til nr. 1, 2, 3, 4 og 5, skal svare til forholdet mellem kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.

1. Kassen kan indgå en huslejekontrakt med den faglige organisation. Kontrakten må kun omfatte det af kassen benyttede areal ved kontraktens indgåelse og skal i enhver henseende baseres på sædvanlige lejevilkår, medmindre en fravigelse er i kassens favør. Det skal fremgå af administrationsaftalen, at der er indgået en huslejekontrakt i overensstemmelse med § 15, stk. 12, nr. 1, i denne bekendtgørelse.

Hvis en arbejdsløshedskasse har indgået en administrationsaftale, skal alle mellemregningsforhold løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.

Hvis de i stk. 1 nævnte mellemregningskonti er i kassens favør, skal saldiene udlignes hver måned ved afregning senest den 10. i den følgende måned.

Arbejdsløshedskassen har pligt til at ansætte et personale, der er kvalificeret til at sikre, at love, administrative regler, krav til forretningsgange og rapporteringskrav overholdes.

Hvis kassen ikke overholder bestemmelsen i stk. 1, kan direktøren for arbejdsløshedsforsikringen pålægge kassen at ansætte fornødent, kvalificeret personale.

En arbejdsløshedskasse skal på sit hovedkontor have et ajourført medlemskartotek over samtlige kassens medlemmer.

Medlemskartoteket skal tilrettelægges således, at det løbende kan give oplysninger om antallet af medlemmer fordelt på medlemskategorier.

For hvert medlem skal kartoteket indeholde ajourførte oplysninger

Direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan godkende andre metoder til at kontrollere, om der er kontingentrestancer.

1. om udbetalte ydelser med angivelse af art, optjeningsperiode og udbetalingstidspunkt,

1. om indeholdt kildeskat og eventuelle andre indeholdelser,

1. om eventuelle tilbagebetalinger og

1. om indbetaling af kontingent, således at kassen kan føre kontrol med eventuelle kontingentrestancer.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 20001).

Samtidig ophæves DfA s bekendtgørelse nr. 495 af 21. juni 1999 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers økonomi og regnskabsvæsen mv.