Bekendtgørelse om indsendelse og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen\n(indsendelsesbekendtgørelsen)

Bekendtgørelsen gælder for erhvervsdrivende virksomheders indsendelse af årsrapporter, andre regnskabsdokumenter og undtagelseserklæringer m.v. samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen samt for styrelsens offentliggørelse heraf i henhold til lov om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab m.v. (årsregnskabsloven).

Bekendtgørelsen gælder endvidere for erhvervsdrivende fondes indsendelse af legatarfortegnelser i henhold til lov om erhvervsdrivende fonde.

For virksomheder, hvis regnskabsår er startet før den 1. januar 2002, finder bekendtgørelsens regler om indsendelse og offentliggørelse af årsrapport samt halvårsrapport for statslige aktieselskaber tilsvarende anvendelse med tilpasninger på årsregnskab m.v. samt halvårsrapport for statslige aktieselskaber, som er aflagt efter lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 526 af 17. juni 1996, jf. § 165, stk. 3 og 4, i lov om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab m.v. (årsregnskabsloven).

For virksomheder, hvis regnskabsår er startet før den 1. januar 2002, finder bekendtgørelsens regler om indsendelse og offentliggørelse af undtagelseserklæring m.v. tilsvarende anvendelse på dokumenter, herunder undtagelseserklæringer m.v., omfattet af den tidligere § 19 i lov om erhvervsdrivende virksomheder samt §§ 2 e, 2 f og 63 b i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 526 af 17. juni 1996, jf. § 165, stk. 3 og 4, i lov om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab m.v. (årsregnskabsloven).

Virksomhedens årsrapport skal indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i overensstemmelse med reglerne i årsregnskabslovens § 138, jf. dog § 165, stk. 3 og 4, jf. denne bekendtgørelses bilag 1.

Modtages årsrapporten ikke, eller modtages den ikke rettidigt i behørig stand, finder reglerne i årsregnskabslovens §§ 150 152 og § 162, stk. 1, nr. 1, anvendelse, jf. dog § 165, stk. 4, 3. pkt., for så vidt angår erhvervsdrivende fonde.

For virksomheder under afvikling eller rekonstruktion gælder reglerne i årsregnskabslovens §§ 139 142.

Filialbestyrerne for en filial, der er registreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som filial af en udenlandsk virksomhed, skal indsende den udenlandske virksomheds årsrapport efter reglerne i årsregnskabslovens § 143.

Et grønt regnskab, som virksomheden indsender til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen til offentliggørelse efter miljølovgivningens regler, kan indsendes som en del af årsrapporten, eller det kan indsendes separat til styrelsen efter virksomhedens eget valg. For grønne regnskaber gælder reglerne i bekendtgørelsen om visse godkendelsespligtige virksomheders pligt til udarbejdelse af grønt regnskab.

Bestemmelserne i stk. 1 4 finder tilsvarende anvendelse på indsendelse af årsregnskab m.v., jf. § 1, stk. 3.

Årsrapporten skal indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen således, at alle de lovpligtige dele af årsrapporten samt eventuelle supplerende beretninger, som virksomheden ønsker offentliggjort, fremstår som ét dokument betegnet »årsrapport«, jf. årsregnskabslovens § 138, stk. 2. Hvis virksomheden indsender årsregnskab m.v., jf. denne bekendtgørelses § 1, stk. 3, skal årsregnskabet m.v. indsendes samlet. Er årsregnskab, årsberetning, et eventuelt koncernregnskab og eventuelle erklæringer ikke samlet i ét dokument, skal de være sammenhæftede.

Virksomhedens fulde navn, CVR-nummer samt regnskabsår skal fremgå af dokumentets forside. Er dokumentet ikke indsendt elektronisk efter herom fastsatte bestemmelser, jf. § 4, skal det uden vanskeligheder kunne indlæses på elektronisk medie (indscannes) og være egnet til tydelig gengivelse efter indlæsning.

Årsrapporten og årsregnskabet m.v., jf. § 1, stk. 1 og 3, kan indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som digitale regnskaber i det omfang, styrelsen har udviklet edb-systemet til at håndtere modtagelsen og offentliggørelsen af sådanne regnskaber.

Virksomheden eller en af virksomheden bemyndiget kan

Den, der indsender det digitale regnskab i henhold til stk. 2, indestår over for styrelsen for, at regnskabet er behørigt underskrevet af alle medlemmerne af det ledelsesorgan, som er ansvarlig for aflæggelse af årsrapporten i henhold til årsregnskabslovens kapitel 2, og at den reviderede årsrapport er godkendt og indsendt i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav herom, jf. årsregnskabslovens § 138, stk. 1. Bestemmelsen i 1. pkt. finder tilsvarende anvendelse på digitale årsregnskaber m.v.

1. inddatere regnskabet i styrelsens inddateringsprogram Digiregn og indsende det til styrelsen som vedhæftet XML-fil pr. e-mail til adressen Digiregn@eogs.dk, forsynet med elektroniske signaturer efter styrelsens nærmere bestemmelse, eller

1. indberette regnskabet direkte til styrelsens XML-server i et af styrelsen fastsat XML-format, forsynet med digitale signaturer efter styrelsens nærmere bestemmelse.

Årsrapporten skal være forsynet med dokumentation for, at den er tilblevet og godkendt i overensstemmelse med lovgivningen, herunder lovgivningen i en udenlandsk stat, hvis den virksomhed, som har udarbejdet årsrapporten, har hjemsted i en udenlandsk stat. Det skal tydeligt fremgå, hvem der har udarbejdet, revideret, godkendt og bekræftet årsrapporten.

Hvis årsrapporten er godkendt af virksomhedens generalforsamling eller af et tilsvarende godkendelsesorgan, bekræfter dirigenten for generalforsamlingen m.v. ved sin underskrift på årsrapporten, at denne har været fremlagt og er godkendt af generalforsamlingen m.v. i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav herom.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen af årsrapporten kræve, at der indsendes bevis for, at årsrapporten, herunder en elektronisk indsendt årsrapport jf. § 4, er tilblevet, revideret, godkendt og indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne.

Bestemmelserne i stk. 1 3 finder tilsvarende anvendelse på indsendelse af årsregnskab m.v., jf. § 1, stk. 3.

Den indsendte årsrapport henholdsvis årsregnskab m.v., jf. § 1, stk. 1 og 3, eller undtagelseserklæring m.v., jf. § 1, stk. 1 og 4, skal være affattet på dansk.

Kravet om dansk affattelse gælder dog ikke for følgende dokumenter:

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan forlange, at de i stk. 2 nævnte dokumenter indsendes i bekræftet oversættelse.

1. Udenlandske modervirksomheders koncernregnskaber, som indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i henhold til § 112 i årsregnskabsloven eller § 2 a i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v.

1. Udenlandske virksomheders årsrapporter eller årsregnskaber m.v., som indsendes til styrelsen i henhold til § 143 i årsregnskabsloven eller § 63 a i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v.

1. Udenlandske årsrapporter og koncernregnskaber samt andre dokumenter, som indsendes til styrelsen sammen med undtagelseserklæringer i henhold til § 7 samt bilag 3 og bilag 5 7.

Virksomheder, som anvender undtagelserne i årsregnskabslovens §§ 4 6 og 144, skal indsende undtagelseserklæring m.v. til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen for hvert regnskabsår i overensstemmelse med bilag 2 7 til denne bekendtgørelse, jf. årsregnskabslovens §§ 145 og 146.

Undtagelseserklæringen med eventuelle bilag skal indsendes, så den er modtaget i styrelsen inden udløbet af fristen i bilag 1, jf. årsregnskabslovens § 145, stk. 2, jf. § 165, stk. 4.

Er undtagelseserklæring ikke modtaget i styrelsen inden udløbet af fristen i stk. 2, finder årsregnskabslovens §§ 150 152 og § 162, stk. 1, nr. 1, tilsvarende anvendelse. Bestemmelserne om pålæggelse af afgift, hvis undtagelseserklæringen m.v. modtages efter fristens udløb, har dog først virkning for regnskabsår, som slutter den 1. januar 2003 eller senere, jf. § 165, stk. 4.

Styrelsen kan i indtil 5 år fra modtagelsen kræve, at der indsendes bevis for, at undtagelseserklæringen med eventuelle bilag er tilblevet, godkendt og indsendt til styrelsen i overensstemmelse med lovgivningen.

Bestemmelserne i stk. 1 3 finder tilsvarende anvendelse på indsendelse af undtagelseserklæringer m.v. omfattet af § 1, stk. 4. Bekendtgørelsens bilag 2 7 finder dog ikke anvendelse på disse undtagelseserklæringer m.v. I stedet skal virksomheden henholdsvis filialbestyreren indsende den eller de erklæringer samt den dokumentation, som følger af bestemmelserne i den tidligere § 19 i lov om erhvervsdrivende virksomheder samt §§ 2 e, 2 f og 63 b i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v.

• Indsendelse af fortegnelse over legatmodtagere i erhvervsdrivende fonde

Fondsmyndigheden for en erhvervsdrivende fond kan forlange indsendt en fortegnelse over de legatmodtagere, der efter bestyrelsens beslutning har modtaget ydelser af fondens overskud i henhold til fondens uddelingsformål (»legatarfortegnelse«), jf. lov om erhvervsdrivende fonde § 7, stk. 1, nr. 10, og § 57, stk. 3.

Legatarfortegnelsen kan optages i fondens årsrapport eller årsregnskab m.v., jf. § 1, stk. 3, og vil da være offentlig tilgængelig, eller den kan indsendes som et særskilt dokument og vil da være undtaget fra offentlighed, jf. § 13, stk. 2.

Statslige aktieselskaber skal indsende selskabets halvårsrapport til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så den er modtaget i styrelsen senest 2 måneder efter udløbet af den pågældende 6-måneders periode, jf. årsregnskabslovens § 148, stk. 1.

Modtages halvårsrapporten ikke, eller modtages den ikke rettidigt i behørig stand, kan styrelsen iværksætte tvangsbøder i henhold til årsregnskabslovens § 162, stk. 1, nr. 1.

Bekendtgørelsens §§ 2 6 finder tilsvarende anvendelse med de tilpasninger, som følger af halvårsrapporters særlige karakter.

Stk. 1 3 finder tilsvarende anvendelse på indsendelse af halvårsrapporter efter § 62, stk. 3, i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v., jf. bekendtgørelsens § 1, stk. 3.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen offentliggør straks modtagelsen af årsrapporter, årsregnskaber m.v., andre regnskabsdokumenter og undtagelseserklæringer m.v. samt halvårsrapporter for statslige aktieselskaber, som indsendes til styrelsen i henhold til årsregnskabsloven og lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v. på hjemmesiden www.publi-com.dk.

Når årsrapport, årsregnskab m.v., undtagelseserklæring m.v. eller halvårsrapport er indgået i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, sender styrelsen automatisk en elektronisk kvittering til indsenderen eller virksomheden.

Konstaterer styrelsen, at det indsendte er behæftet med væsentlige fejl eller mangler, får virksomheden henholdsvis filialen af en udenlandsk virksomhed frist til berigtigelse, jf. årsregnskabslovens § 159 og § 161, nr. 3. Meddelelse af frist til berigtigelse afbryder ikke indsendelsesfristerne i årsregnskabsloven, idet indsendelsespligten først anses for opfyldt, når årsrapporten, årsregnskabet m.v., undtagelseserklæringen m.v. eller halvårsrapporten er modtaget i styrelsen i behørig stand.

Er det bekendtgjort efter § 10, at en årsrapport er offentligt tilgængelig, kan denne ikke omgøres ved en ny årsrapport. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan dog tillade, at en årsrapport omgøres, hvis offentliggørelsen af den nye årsrapport skønnes at være i regnskabsbrugernes interesse som en nødvendig rettelse af væsentlige eller åbenbare fejl eller som berigtigelse af ulovlige forhold. En omgjort årsrapport, der modtages efter udløbet af det følgende regnskabsår, kan ikke antages til offentliggørelse, medmindre omgørelsen er sket som følge af et krav fra styrelsen.

Bliver en omgjort årsrapport offentliggjort, skal den oprindeligt offentliggjorte årsrapport være offentligt tilgængelig tillige med den omgjorte.

Bestemmelserne i stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på årsregnskaber m.v., jf. § 1, stk. 3.

Dokumenter, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har offentliggjort i henhold til § 10, er offentligt tilgængelige. Dokumenter, der blot er modtaget, men ikke offentliggjort i henhold til denne bekendtgørelse, er offentligt tilgængelige inden for rammerne af offentlighedsloven.

Erhvervsdrivende fondes legatarfortegnelser, der indsendes til fondsmyndigheden i et særskilt dokument i henhold til § 8, er undtaget fra offentlighed.

Om offentlighedens adgang til de dokumenter, som offentliggøres af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i henhold til denne bekendtgørelse, finder bestemmelserne i anmeldelsesbekendtgørelsens §§ 22 og 27 samt bilag 2 anvendelse, herunder bestemmelser om betaling af gebyr for udskrifter m.v.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelser efter denne bekendtgørelse kan indbringes for Erhvervsankenævnet senest 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt den pågældende, jf. dog stk. 2 og 3.

Afgørelser om udtagelse til stikprøveundersøgelse i henhold til § 11, stk. 2, samt afslag på anmodning om forlængelse af frister kan ikke indbringes for højere administrativ myndighed, jf. årsregnskabslovens § 163, stk. 2.

Afgørelser truffet af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som fondsmyndighed kan ikke indbringes for højere administrativ myndighed, jf. § 62, stk. 2, jf. § 57, stk. 1, 1. pkt., i lov om erhvervsdrivende fonde.

Er strengere straf ikke forskyldt efter straffeloven, straffes misbrug af adgangen til at foretage elektronisk indsendelse af årsrapport eller årsregnskab m.v., jf. § 4, med bøde.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2002.

Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 788 af 29. august 1996 om udarbejdelse, indsendelse og offentliggørelse af årsregnskab m.v. og andre regnskabsmæssige dokumenter i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, idet bekendtgørelsens §§ 1 22 og § 33 samt bilag 1 dog fortsat finder anvendelse for virksomheder, som aflægger årsregnskab m.v. efter lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 526 af 17. juni 1996, jf. § 165, stk. 3, i lov om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab m.v. (årsregnskabsloven).

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, den 17. december 2001, den 17. december 2001

/Ole Blöndal Grethe Krogh Jensen/

Frister for indsendelse af årsrapport og undtagelseserklæring til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen:

Bilag 1

Fristerne finder tilsvarende anvendelse på virksomheder, som indsender årsregnskab m.v. og undtagelseserklæring efter § 1, stk. 3 og 4, idet fristerne for statslige og børsnoterede aktieselskaber svarer til fristerne for regnskabsklasse D, mens fristerne for alle øvrige indsendelsespligtige virksomheder svarer til fristerne for regnskabsklasse B og C.

Regnskabsår der afsluttes senest 31. december 2002

Regnskabsår der afsluttes 1. januar 2003 eller senere

Regnskabsklasse B og C

6 måneder

5 måneder

Regnskabsklasse D

5 måneder

4 måneder

UNDTAGELSESERKLÆRING M.V. TIL ERHVERVS- OG SELSKABSSTYRELSENI HENHOLD TIL INDSENDELSESBEKENDTGØRELSENS § 7

Bilag 2

FOR VIRKSOMHEDER SOM ANVENDER UNDTAGELSEN I ÅRSREGNSKABSLOVENS § 4

Meget små virksomheder omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder § 3 (virksomheder og foreninger med begrænset ansvar) og § 4 (andelsselskaber med begrænset ansvar) kan under visse betingelser undlade at aflægge årsrapport og i stedet indsende undtagelseserklæring til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, jf. årsregnskabslovens §§ 4 og 145. Erklæringen skal indeholde følgende oplysninger m.v.:

Navnene skal være gengivet på en sådan måde, at de let kan identificeres.

(Har virksomheden frivilligt aflagt en årsrapport efter reglerne for regnskabsklasse A, og ønsker virksomheden denne offentliggjort i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, kan årsrapporten medsendes som bilag til denne undtagelseserklæring).

Betingelser for at anvende undtagelsen i årsregnskabslovens § 4:

Virksomheden må i to på hinanden følgende regnskabsår på balancetidspunktet ikke overskride to af følgende størrelser:

1. en balancesum på 4 mio. kroner,

1. en nettoomsætning på 10 mio. kroner og

1. et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret på 10.

Undtagelsen kan dog ikke anvendes af en virksomhed, der er modervirksomhed for en koncern, for hvilken den skal aflægge koncernregnskab efter årsregnskabsloven.

Virksomhedens navn:

CVR-nummer:

Erklæringen omfatter regnskabsperioden:

Erklæring:

Virksomhedens ledelse erklærer herved, at virksomheden har besluttet at anvende undtagelsen i årsregnskabslovens § 4 til at undlade at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven.