Bekendtgørelse om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder

Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af den statslige forvaltning og domstolene.

Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

I samtlige myndigheders arkiver kasseres følgende arkivalier:

Bestemmelsen i § 2, stk. 1, nr. 1, gælder ikke for departementernes arkivalier vedrørende ministerieområdernes årlige regnskab og virksomhedsregnskaber, jf. bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 om statens regnskabsvæsen m.v., §§ 38 og 41.

Bestemmelsen i § 2, stk. 1, nr. 1, gælder ikke for årsregnskaber og årsberetninger m.v., som er skabt eller tilvejebragt før 31.12.1979.

1. Regnskabsmateriale, jf. § 45 i bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 om statens regnskabsvæsen m.v., jf. dog § 2, stk. 2 og 3.

1. Personalesager, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger.

1. Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.

1. Sager vedrørende bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.

1. Sager vedrørende kontorhold, -maskiner samt inventar m.v.

1. Dokumenter, som er indskannet i et af Statens Arkiver godkendt elektronisk system.

1. Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata).

1. Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).

1. Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter, m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

1. Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling.

1. Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.).

1. Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.

Arkivalier, der ikke er omfattet af bestemmelserne i § 2, må kun kasseres efter særskilt bemyndigelse fra Statens Arkiver.

Arkivalier, der er omfattet af bestemmelserne i § 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 14. juli 2001.

Samtidig ophæves Statens Arkivers cirkulære nr. 10 af 12. januar 1998 om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder.

Bekendtgørelse om kassation af visse

arkivalier hos statslige myndigheder I medfør af § 7, stk. 1, i Kulturministeriets

bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og

offentlige arkivers virksomhed fastsættes: Område § 1. Bestemmelserne i denne bekendtgørelse

gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af den statslige

forvaltning og domstolene.

Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der

er lagret på elektronisk medium. Kassation § 2. I samtlige myndigheders arkiver kasseres

følgende arkivalier: 1) Regnskabsmateriale, jf. § 45 i bekendtgørelse nr. 188 af

1. marts 2001 om statens regnskabsvæsen m.v., jf. dog § 2,

stk. 2 og 3. 2) Personalesager, bortset fra sager, som vedrører ansatte, der

er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i

chefstillinger. 3) Stillingsansøgninger, der ikke har ført til

ansættelse. 4) Sager vedrørende bygningsmæssig drift, udstyr og

forsyninger. 5) Sager vedrørende kontorhold, -maskiner samt inventar m.v. 6) Dokumenter, som er indskannet i et af Statens Arkiver godkendt

elektronisk system. 7) Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik

på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata). 8) Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til

opslag, orientering og kontrol (uddata). 9) Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter, m.v.),

som ikke har givet anledning til sagsbehandling. 10) Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har

givet anledning til sagsbehandling. 11) Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens

publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). 12) Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.

Bestemmelsen i § 2, stk. 1, nr. 1,

gælder ikke for departementernes arkivalier vedrørende

ministerieområdernes årlige regnskab og virksomhedsregnskaber,

jf. bekendtgørelse nr. 188 af 18. marts 2001 om statens

regnskabsvæsen m.v., §§ 38 og 41.

Bestemmelsen i § 2, stk. 1, nr. 1,

gælder ikke for årsregnskaber og årsberetninger m.v., som

er skabt eller tilvejebragt før 31.12.1979. § 3. Arkivalier, der ikke er omfattet af

bestemmelserne i § 2, må kun kasseres efter særskilt

bemyndigelse fra Statens Arkiver.

Arkivalier, der er omfattet af bestemmelserne i

§ 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er

opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt

ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Ikrafttrædelse m.v. § 4. Bekendtgørelsen træder i kraft

den 14. juli 2001.

Samtidig ophæves Statens Arkivers

cirkulære nr. 10 af 12. januar 1998 om kassation af visse arkivalier

hos statslige myndigheder. Rigsarkivet, den 27. juni 2001 Johan Peter Noack /Jan Kanstrup

/Jan Kanstrup/