Bekendtgørelse om bevaring og kassation af primærkommunernes arkivalier

Bestemmelserne gælder for primærkommunernes arkivalier, herunder arkivalier i den kommunale forvaltning og i kommunale institutioner m.v., jf. dog § 7, stk. 3.

Bestemmelserne gælder ikke for Københavns og Frederiksberg kommuner.

Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.

Arkivalier, der er anført i den bilagte bevaringsliste, skal bevares.

Journalsager bevares og kasseres i henhold til de bestemmelser, der fastsættes for den journalplan, som anvendes af den pågældende kommune.

I kommuner, der ikke anvender journalplan, sker bevaring og kassation efter Statens Arkivers anvisning i hvert enkelt tilfælde.

Kommunalbestyrelsen kan beslutte at bevare arkivalier i større omfang end fastsat i §§ 3-4.

Arkivalier, der ikke er omfattet af §§ 3-4, kan kasseres.

Arkivalier, der ikke skal bevares, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter kommunens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 14. juli 2001.

Samtidig ophæves Statens Arkivers cirkulære nr. 17 af 25. januar 1996 om bevaring af primærkommunernes arkivalier.

Ved ikrafttrædelsen ophæves bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver for de i § 1 nævnte områder.

Bekendtgørelse nr. 201 af 29. april 1981 om kassation i kommunernes arkiver forbliver dog i kraft, for så vidt angår kommunale arkivalier, der er henlagt som administrativt uaktuelle før den 1. april 1970.

Bilag tilbekendtgørelse om bevaring og kassation afprimærkommunernes arkivalier

Bilag

Bevaringsliste

1. Kommunestyret i almindelighed.

A: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen, samt for udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen.

B: Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.).

C: Journaler (journalkort) og tilsvarende sags- og dokumentsregistre.

D: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v.

1. Sekretariatsområdet

A: Valgbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelser af liste- og valgforbund, samt klager over valg.

B: Borgerlige ægteskabsbøger, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabets indgåelse.

1. Folkeregister

A: Hovedregisterkort, herunder omskrevne registerkort fra tidsrummet indtil 1978.

B: Afgangsregisterkort fra tidsrummet indtil 1978.

C: Folkeregisterbilag, der på grund af tidligere ødelæggelse af register opbevares som erstatning for de ødelagte kort.

D: Mikrofilm, som erstatter makulerede eller ødelagte hoved- og afgangsregisterkort.

1. Økonomi- og personaleområdet

A: De obligatoriske budgetter, regnskaber og delregnskaber, samt budgetmateriale, som er behandlet i økonomiudvalget.

B: Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger.

C: Personalesager henlagt efter cpr-numre, der begynder med 01, samt vedrørende personer i lederstillinger.

1. Skatteområdet

A: Ligningssager for år, der ender på 9.

B: Vurderingsfortegnelser og årsomvurderingsfortegnelser til og med 17. almindelige vurdering.

1. Social- og sundhedsområdet

A: Alle sociale personsager vedrørende børns og unges anbringelse udenfor hjemmet.

B: Alle sager om integration af flygtninge.

C: Sociale personsager, som efter kommunens vurdering er af særlig eller principiel karakter.

D: Andre sociale personsager henlagt efter cpr-numre, der begynder med 01.

1. Det tekniske område

A: Kommuneplaner og lokalplaner, såvel oplæg som vedtagne planer.

B: Byggesager af særlig eller principiel karakter.

C: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager.

D: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg, herunder vand-, gas-, el- og kloakanlæg.

E: Forureningsrapporter og miljøgodkendelser.

1. Undervisnings- og kulturområdet

A: Skoleplaner og undervisningsplaner.

B: Eksamens- og prøvebeviser.