Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos DSB og Banestyrelsen
BEK nr 102 af 31/01/2002
§ 1
Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af DSB og Banestyrelsen samt af disses forgængermyndigheder m.fl.
§ 2
Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium.
§ 3
Beslutningsprotokoller, mødereferater og lignende fra chefmøder, direktionsmøder, råd, nævn og udvalg bevares.
§ 4
Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af DSB indtil 1970, bevares.
Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af DSB fra 1970, bevares og kasseres efter bilag 1.
§ 5
Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af Banestyrelsen indtil 1998, bevares og kasseres efter bilag 1.
Arkivalier, som vedrører den overordnede ledelse af Banestyrelsen fra 1998, bevares og kasseres efter bilag 2.
§ 6
Personalesager bevares og kasseres efter bilag 3.
§ 7
Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af afdelinger, divisioner og tjenester m.fl., bevares og kasseres efter særskilte bestemmelser, der udstedes af Statens Arkiver.
§ 8
Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til §§ 3 - 7, kasseres.
Arkivalier, der ikke skal bevares, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Banestyrelsens og DSB s egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.
§ 9
Bekendtgørelsen træder i kraft den 9. marts 2002.
Rigsarkivets kassationsbestemmelse om Baneafdelingens arkiv af 28. maj 1979 og Rigsarkivets kassationsbestemmelse om Personaleafdelingens arkiv af 7. marts 1983 ophæves.
Bilag
Bilag 1
1.1. Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1970-1990
1.1. A Journaler, journalregistre og kardex samt andre søgemidler til journalsagerne
Alle journaler, emnekartotekter, postbøger, lister over ministersager, ministernotater samt andre søgemidler til fremfinding af journalsager o.l. bevares.
1.1. B Journalsager
Journalsager i nedenstående saggrupper kasseres med de anførte undtagelser.
1.4.
Statistik, bortset fra
14.0
Alment
2.3.
EDB, bortset fra
23.0
Alment
23.1
DSBs EDB-anlæg
2.4.
Personaleforhold, bortset fra
24.0
Alment
24.1
Personaleprognoser
24.2
Normativ
2.5.
Lønforhold, bortset fra
25.0
Alment
2.6.
Velfærd, samarbejdsforhold, bortset fra
26.0
Alment
26.1
Samarbejdsforhold (med alle tilhørende undergrupper)
26.3
Syge og tilskadekomst
3.5.
Trafikafvikling, bortset fra
35.0
Alment
35.8
Uregelmæssigheder
Indkøb, lager og forpagtningsspørgsmål
Rullende materiel, bortset fra
7.0
Alment
7.1
Trækkraft (med alle tilhørende undergrupper)
7.2
Passagervogne (med alle tilhørende undergrupper)
7.3
Godsvogne (med alle tilhørende undergrupper)
001.2
Personale, bortset fra
0012.0
Alment
0012.1
Normativ
001.4
Arkiver, tidsskrifter, bibliotek, bortset fra
0014.0
Alment
0014.1
Regler for postens behandling, budgang
0014.2
Arkivnøgle, arkivforhold
001.6
Lokaleforhold, inventar
Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB.
Alle øvrige journalsager bevares.
1.2 Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1990-1993
1.2. A Journaler, journalregistre og kardex samt andre søgemidler til journalsagerne
Alle journaler, emnekartoteker, postbøger, lister over ministersager og ministernotater samt andre søgemidler bevares.
1.2. B Journalsager
Journalsager i nedenstående saggrupper kasseres med de anførte undtagelser.
B. Personale, bortset fra
Personale, fælles:
Ba 000
Generelt
Ba 002
Personaleplanlægning, Koordinerende Personaleudvalg
Personalestyring:
003.000
Generelt
003.001
Personaleplaner, generelt
Personalepolitik:
004.000
Generelt
Kompetence 2000
005.000
Generelt
005.001
Styrekomité
005.002
Fællesprojekt
005.003
Hovedprojekt DSB
005.004
Pilotprojekter
Personale rationalisering:
006.000
Generelt, fælles
006.001
Storebæltsprojektet
Ansættelsesprocedurer og afskedsprocedurer:
015
Generelt
016
Påtegningssystemet
017
Medarbejdersamtalesystemet / Chefsamtaler
019
Ankenævn
Klassificering:
021.0
Generelt
Bc Personalets arbejdsforhold, uddannelse og kurser:
000
Generelt / uddannelsesrådet
007
Arbejdsnedlæggelse og strejke
010
Sikkerheds- og sundhedsarbejde på virksomheden
011
Arbejdsleder- leder- og chefudvikling
012
Medarbejdersamtaler
Bc DSB skolerne:
200
Generelt
201
Kursusprogram og introduktion af nye medarbejdere
Bd Sygdom, tjenestefrihed og fribefordring:
000
Generelt
010
Sygdom
020
Arbejdsskader
030
Overfald på personale
040
Principielle sygesager, dagpengeordning
Be Personalets pligter og rettigheder mv.
Bx Diverse:
040
Personer der ikke må ansættes
170
Beskæftigelsesprojekter
G. Skatter, afgifter og erstatningssager, bortset fra
Ga 000
Generelt (skatter)
Gb 000
Generelt (afgifter)
Gc
Erstatningssager mv.
L. Materiale, værktøj og inventar, bortset fra
Alle 000 - sager. Generelt.
Mb. Regnskabsvæsen (regnskabsbestemmelser) , bortset fra
000
Generelt
Md. Andre regnskaber, bortset fra
000
Generelt
Me. Lønningsregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mf. Udregning af timelønninger for månedslønnet personale, bortset fra
000
Generelt
Mg. Lagerregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mh. Lagrenes indretning og drift, bortset fra
000
Generelt
Mi. Varebudget, bortset fra
000
Generelt
Mk. Materialoptællinger, bortset fra
000
Generelt
Ml. Inventarregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mm. Salg af materialer, bortset fra
000
Generelt
Mn. Udleje (udlån) af materiale, bortset fra
000
Generelt
Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB.
Alle øvrige journalsager bevares.
1.3 Arkivalier der er arkiveret i koncernarkivet 1993 ff.
Journalsager, der er registreret i følgende saggrupper i den elektroniske journal, kasseres med de anførte undtagelser:
B. Personale, bortset fra
Bc
DSB´s aftaler, overenskomster, organisationsaftaler
Bd
DSB´s adm. bestemmelser, regler, præcedensafgørelser
Be
DSB´s organisation, personalepolitik, udvikling og udmøntning
Bf
Juridisk forhandlingsbistand til datterselskaber, BHT og eksterne samarbejdspartnere (incl. alle undergrupper)
Bg
Uddannelse
DSB skolerne, bortset fra
000
Generelt
001
Kursusprogram, introduktion af nye medarbejdere
Bx Diverse, bortset fra
004
Inddrivelse af personalets gæld til DSB
040
Personer, der ikke må ansættes
170
Beskæftigelsesprojekter
190
Forslag fra personalet
G. Skatter og, afgifter og erstatningssager, bortset fra
Ga
000 Generelt (skatter)
Gb
000 Generelt (afgifter)
008.000 Grønne afgifter generelt
Gc
Erstatningssager mv. (med alle tilhørende undergrupper)
L. Materiale, værktøj og inventar, bortset fra
Alle 000-sager (Generelt.)
Mb. Regnskabsvæsen (regnskabsbestemmelser) , bortset fra
000
Generelt
Md. Andre regnskaber, bortset fra
000
Generelt
Me. Lønningsregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mf. Udregning af timelønninger for månedslønnet personale, bortset fra
000
Generelt
Mg. Lagerregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mh. Lagrenes indretning og drift, bortset fra
000
Generelt
Mi. Varebudget, bortset fra
000
Generelt
Mk. Materialoptællinger, bortset fra
000
Generelt
Ml. Inventarregnskab, bortset fra
000
Generelt
Mm. Salg af materialer, bortset fra
000
Generelt
Mn. Udleje (udlån) af materiale, bortset fra
000
Generelt
Endvidere kasseres internationale rapporter og orienteringsskrivelser, som ikke har været sagsbehandlet af DSB eller Banestyrelsen.
Alle øvrige journalsager bevares.
Bilag
Bilag 2
De følgende bestemmelser omfatter arkivalier, som siden 1998 er journaliseret efter Banestyrelsens fælles journalplan og arkiveret hos Ledelsessekretariatet, Intern revision, Sikkerhed, Administrationsafdelingen samt Teknik- og Driftsafdelingerne. Bestemmelserne omfatter desuden arkivalier, som fra 1. maj 2000 er journaliseret hos Planlægnings-, Anlægs- og Driftdivisionerne.
Sager, som er journaliseret i følgende saggrupper, kasseres med de angivne undtagelser.
02
Økonomi, budget og regnskab, bortset fra
020
Generelt
023
Budgetter og prognoser, drift
025
Intern revision
028
Infrastrukturafgift, principper
029
Økonomi, diverse
03
Administrative forhold, bortset fra
030
Generelt
031
Dokumentstyring
05
Informationsteknologi, bortset fra
051
Strategi og politik
07
Personaleforhold, bortset fra
071
Personalepolitik
08
Personaleadministrative forhold
09
Personalesager, bortset fra
Personaleakter, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned
Personaleakter, som vedrører ansatte i chefstillinger
10
Lovgivning, bortset fra sager med selvstændig sagsbehandling i saggrupperne
102
Jernbaneinfrastruktur
108
Civilt og militært beredskab
11
Erstatninger og forsikringer, bortset fra
110
Generelt
113
Nabosager
114
Driftsuheld
119
Diverse
13
Forvaltning af arealer, bortset fra
130
Generelt
133
Arealdisponering (kun sager vedr. køb og salg)
134
Naboforhold
139
Diverse
20
Mødeaktiviteter, bortset fra
200
Generelt
201
Mødereferater og indkaldelser
34
Trafikkens afvikling, bortset fra
340
Generelt
342
Rangering og klargøring
343
Sikkerhedskoncepter
345
Kørselsdispensationer
Forespørgsler og tilbud, bortset fra
51
Kontraktstyring og ledelse
52
Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning
59
Andet
Basisinformation, bortset fra
71
Kontraktstyring og ledelse
72
Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning
Drift og vedligeholdelse, bortset fra
81
Kontraktstyring og ledelse
82
Opgaveanalyse, infrastrukturplanlægning
96
Projektering
97
Udbuds- og kontraktforhold, bortset fra kontrakter
98
Udførelse og ibrugtagning, bortset fra statusrapporter
Alle øvrige journalsager bevares.
Mødemapper bevares, hvis de rummer originale arkivalier, som er udtaget af sagsmapperne.
Bilag 3
3.1.
Personaleakter
Personaleakter, som er afsluttet før 1947 bevares.
Personaleakter i det centrale personaleaktarkiv, som er afsluttet 1947 o. 1993, og som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, bevares efter udskillelse af rutinemæssige bilag om tjenestetider, lønudbetaling og ferieafholdelse mv. Alle øvrige personaleakter, som er afsluttet 1947 o. 1993, kasseres.
Personaleakter hos de personaleforvaltende enheder i DSB og Banestyrelsen, som er afsluttet efter o. 1993 og som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger, bevares efter udskillelse af rutinemæssige bilag om tjenestetider, lønudbetaling og ferieafholdelse mv. Alle øvrige personaleakter , som er afsluttet efter o. 1993, kasseres.
3.2.
Personalearkivet 1957-1993, henlagt efter arkivnøgler, revideret 1973, 1978, 1983 og 1988
Alle journaler samt navne- og emnekartoteker bevares.
Journalsager kasseres. Dog bevares sagerne i følgende saggrupper:
20.0
Generelt
20.1
Tjenestemandsloven
20.220
Generelle omklassificeringsprocedurer
20.221
Strukturændringer
20.222
Rationalisering
21.0
Tjenestemænd, generelt
22
Overenskomstlønnede, dog kun sager om overenskomstfornyelse
23.1
Fællesbestemmelser for ansættelse
26.0
Projekt- og arbejdsgrupper, velfærd, sygesager, påskønnelses- påtale- og klagesager, jubilæer m.m., andre sager vedr. personalet mm. Generelt
26.1.
Projekt- og arbejdsgrupper, herunder områdedrift, udvalg nedsat uden for DSB mm.
26.21
Samarbejdsudvalg
26.22
Velfærd
26.28
Arbejderbeskyttelse
26.4
Påskønnelses-, påtale- og klagesager
26.7
Andre sager vedr. personalet
29.1
Diverse
Metadata
- Type
- Bekendtgørelse
- År
- 2002
- Ikrafttrædelsesdato
- 1. januar 2002