Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Københavns og Frederiksberg Kommuner
BEK nr 692 af 03/07/2003
§ 1
Bestemmelserne gælder for Københavns og Frederiksberg kommuners arkivalier, herunder arkivalier i den kommunale forvaltning og i kommunale institutioner m.v.
§ 2
Bestemmelserne omfatter ikke arkivalier, som er lagret på elektronisk medium.
§ 3
Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt før 1. april 1970, bevares og kasseres efter særskilte bestemmelser, som udstedes af Statens Arkiver efter drøftelse med Københavns eller Frederiksberg Kommune.
§ 4
Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt efter 1. april 1970, og som er anført i bilag 1, skal bevares.
§ 5
Arkivalier, der er anført i bilag 2, kasseres uanset bestemmelserne i bilag 1.
§ 6
Kommunalbestyrelsen kan beslutte at bevare arkivalier i større omfang end fastsat i §§ 3 - 5.
§ 7
Arkivalier, der ikke skal bevares efter §§ 3 - 5, kasseres når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter kommunens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.
§ 8
Bekendtgørelsen træder i kraft den 15. august 2003
Ved ikrafttrædelsen ophæves bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation i Københavns Kommunes arkiver.
Bevaringsfortegnelse for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt efter 1. april 1970
Bilag 1
- Kommunestyret og forvaltningerne i almindelighed
A: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen og magistraten samt for kommunens valgte og nedsatte udvalg, nævn og råd.
B: Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, m.v.).
C: Journaler med tilhørende registre samt øvrige søgemidler.
D: Journalsager og lignende, med mindre rigsarkivaren udsteder særskilt bemyndigelse til kassation.
E: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v.
F: Årsberetninger fra lokale foreninger, institutioner, o.l., som modtager tilskud fra kommunen.
- Økonomi- og personaleområdet
A: De obligatoriske budgetter, regnskaber og delregnskaber samt budgetmateriale, som er behandlet i kommunalbestyrelsen eller i magistraten.
B: Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger.
C: Sager om kommunens forhandlinger med regeringen om kommunens økonomi, sager om kommunens forhandlinger om overenskomster på arbejdsmarkedet samt andre sager, hvor kommunen er repræsenteret som forhandlingsberettiget part.
D: Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i lederstillinger.
- Skatteområdet
A: Ligningsager efter 1970 for år, der ender på 9, med mindre sagerne er kasseret i medfør af de hidtil gældende bestemmelser.
B: Vurderingsfortegnelser og årsomvurderingsfortegnelser til og med 17. almindelige vurdering.
- Folkeregister
A: Hovedregisterkort, herunder omskrevne registerkort fra tidsrummet indtil 1978.
B: Afgangsregisterkort fra tidsrummet indtil 1978.
C: Folkeregisterbilag, der på grund af tidligere ødelæggelse af register opbevares som erstatning for de ødelagte kort.
D: Mikrofilm, som erstatter makulerede eller ødelagte hoved- og afgangsregisterkort.
- Social- og sundhedsområdet
A: Alle sociale personsager om børn og unges anbringelse uden for hjemmet.
B: Alle sager om integration af flygtninge.
C: Sociale personsager, som efter kommunens egen vurdering er af særlig eller principiel karakter.
D: Andre sociale personsager, som er henlagt efter cpr-numre, og hvor nummeret begynder med 01.
- Plan-, teknik-, og miljøområdet
A: Kommuneplaner og lokalplaner, såvel oplæg som vedtagne planer.
B: Byggesager, som efter kommunens egen vurdering er af særlig eller principiel karakter.
C: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager.
D: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg, herunder vand-, gas-, el- og kloakanlæg.
E: Forureningsrapporter.
F: Sager om godkendelse og tilsyn med forurenende virksomheder.
G: Matrikelprotokoller samt hovedmatrikelkort og –tegninger.
H: Begravelsesprotokoller og gravstedsregistreringer samt planer og tegninger over kirkegårde.
- Undervisnings- og kulturområdet
A: Skoleplaner og undervisningsplaner.
- Øvrighedsforretninger m.v.
A: Valgbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelser af liste- og valgforbund, samt klager over valg.
B: Borgerlige ægteskabsbøger, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabs indgåelse.
C: Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater, der administreres af kommunen.
D: Sager om alkoholbevilling, som behandles af Københavns Magistrat.
- Arkivalier fra kommunens institutioner
A: Vedtægter, forhandlingsprotokoller og mødereferater.
B: Oplysninger, der er nødvendige for udstedelse af eksamensbevis, m.v.
C: Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l.
D: Fortegnelse over elever, børn, beboere, klienter, m.v.
E: Sager om enkelte elever, børn, beboere, klienter, m.v., der er født den 1. i en måned.
F: Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater og fonde, administreret af institutionen.
G: Sager, som efter kommunens egen vurdering er af principiel karakter, eller som i særlig grad belyser institutionens virksomhed.
H: Fra sociale institutioner med amtskommunale opgaver bevares desuden:
- Alle sager anlagt før 1980 om enkelte elever, beboere mv. fra de centrale institutioner inden for åndsvageforsorgen.
- Alle sager anlagt før 1980 om enkelte elever, beboere mv. fra de centrale institutioner inden for Døve- og Blindeforsorgen.
- Arkivalier, som efter kommunens egen vurdering i særlig grad belyser institutionens virksomhed, herunder materiale om forsøgs- og udviklingsarbejde.
I: Fra gymnasier, HF- og studenterkurser samt VUC bevares desuden:
- Særlige eller principielle sager, hvor bestyrelsen i henhold til lovgivningen træder i kommunens sted.
- Mødereferater fra rektorforeninger o.l. i perioder, hvor institutionen har fungeret som sekretariat.
- Et eksemplar af institutionens årsberetninger og studievejledninger m.v.
- Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisningen og udviklingen af undervisningen, som ikke er indberettet til en overordnet myndighed.
- Materiale af særlig eller principiel karakter om særligt HF-kursus for fremmedsprogede (GIF).
- Eksamensbedømmelser indtil 1996 samt efter 1996 i tilfælde, hvor eksamensprotokollen ikke føres og indberettes elektronisk.
- Prøveprotokoller vedrørende uddannelsesforløb, der afsluttes med en prøve frem for eksamen, med mindre prøveresultaterne indberettes til en overordnet myndighed.
- Arkivalier fra De Videnskabsetiske Komitéer for Københavns og Frederiksberg Kommuner
- Vedtægter, forhandlingsprotokoller, mødereferater.
- Forskningsprojekter
Dog kasseres:
Projekter om forsøg med lægemidler.
Projekter, hvor komitéen har fungeret som sekundærkomité.
- Et eksemplar af De Videnskabsetiske Komitéers rapporter og årsberetninger.
Kassationsfortegnelse
Bilag 2
Følgende arkivalier kasseres uanset bestemmelserne i bilag 1:
- Regnskabsmateriale, bortset fra arkivalier, som skal bevares i henhold til bilag 1, afsnit 2. A.
- Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.
- Sager om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.
- Sager om kontorhold, -maskiner samt inventar m.v.
- Dokumenter, som er indskannet i et elektronisk system.
- Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata).
- Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).
- Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter, m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling.
- Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling.
- Materiale om fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.).
- Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.
Metadata
- Type
- Bekendtgørelse
- År
- 2003
- Ikrafttrædelsesdato
- 1. januar 2003