Bekendtgørelse om bevaring af data fra primærkommunernes elektroniske arkivsystemer med personoplysninger

Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som en primærkommune er dataansvarlig for.

Bestemmelserne gælder ikke for Københavns og Frederiksberg kommuner samt Bornholms regionskommune.

Der bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende sags- og dokumentregistre.

Der bevares en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer).

Der bevares en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer.

Fra økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder

1. kontonumre med tilhørende kontooplysninger samt kontotekster eller

1. posteringsoplysninger.

Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder

1. identifikationsoplysninger,

1. visitationsoplysninger,

1. beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. eller

1. normeringsoplysninger for den enkelte institution.

Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder

1. identifikationsoplysninger,

1. visitationsoplysninger,

1. tildelt hjælp eller

1. normeringsoplysninger for den enkelte institution.

Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder

1. identifikationsoplysninger,

1. oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering eller

1. oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte.

Fra undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder

1. folkeregisteroplysninger (identifikationsoplysninger),

1. skoleoplysninger eller

1. elevoplysninger.

Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i §§ 2-5 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende regler skal slettes, eller når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem.

Data i øvrige elektroniske arkivsystemer med personoplysninger slettes, når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 22. november 2003.

Bekendtgørelse om bevaring

af data fra primærkommunernes elektroniske arkivsystemer med personoplysninger I medfør af §§ 5 og 14 i bekendtgørelse nr. 591 af

1. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og

efter drøftelse med de kommunale parter fastsættes: Område § 1. Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder

personoplysninger, som en primærkommune er dataansvarlig for.

Bestemmelserne gælder ikke for Københavns og Frederiksberg kommuner samt

Bornholms regionskommune. Bevaring og arkivering § 2. Der

bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som

søgemiddel

til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende

sags- og dokumentregistre.

Der bevares

en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og

dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer).

Der bevares

en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer. § 3. Fra

økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra

systemer, der indeholder 1)

kontonumre med

tilhørende kontooplysninger samt kontotekster eller 2)

posteringsoplysninger. § 4. Fra

social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer

vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der

indeholder 1)

identifikationsoplysninger, 2)

visitationsoplysninger, 3)

beregningsoplysninger

vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. eller 4)

normeringsoplysninger

for den enkelte institution.

Fra social- og sundhedsområdet bevares

en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp,

handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder 1)

identifikationsoplysninger, 2)

visitationsoplysninger, 3)

tildelt hjælp eller 4)

normeringsoplysninger

for den enkelte institution.

Fra social- og sundhedsområdet bevares

en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering,

integration,

kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder 1)

identifikationsoplysninger, 2)

oplysninger om

enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale

foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering eller 3)

oplysninger om de

foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte. § 5. Fra

undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer

vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder 1)

folkeregisteroplysninger

(identifikationsoplysninger), 2)

skoleoplysninger

eller 3)

elevoplysninger. § 6. Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i

§§ 2-5 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Afleveringen

skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende

regler skal slettes, eller når der ikke længere er retligt eller

administrativt

behov for dem. Kassation § 7. Data i øvrige elektroniske arkivsystemer med personoplysninger slettes, når