Bekendtgørelse om bevaring af data fra primærkommunernes elektroniske arkivsystemer med personoplysninger

§ 4. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder

1. identifikationsoplysninger,
2. visitationsoplysninger,
3. beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. og
4. normeringsoplysninger for den enkelte institution. Stk. 2. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder
5. identifikationsoplysninger,
6. visitationsoplysninger,
7. tildelt hjælp og
8. normeringsoplysninger for den enkelte institution. Stk. 3. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder
9. identifikationsoplysninger,
10. oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering og
11. oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte.

§ 8. Bekendtgørelsen træder i kraft den 7. april 2004. Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 899 af 22. oktober 2003 ophæves. Bekendtgørelse om bevaring af data fra primærkommunernes elektroniske arkivsystemer med personoplysninger I medfør af §§ 5 og 14 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med de kommunale parter fastsættes: Område § 1. Bestemmelserne gælder for elektroniske arkivsystemer, der indeholder personoplysninger, som en primærkommune er dataansvarlig for. Stk. 2. Bestemmelserne gælder ikke for Københavns og Frederiksberg kommuner samt Bornholms regionskommune. Bevaring og arkivering § 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, herunder elektroniske journaler samt tilsvarende sags- og dokumentregistre. Stk. 2. Der bevares en arkiveringsversion af data fra elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH- og EDH-systemer). Stk. 3. Der bevares en arkiveringsversion af data fra sagshenvisnings- og advissystemer. § 3. Fra økonomi- og personaleområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer, der indeholder 1) kontonumre med tilhørende kontooplysninger samt kontotekster og 2) posteringsoplysninger. § 4. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger o. lign., der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) visitationsoplysninger, 3) beregningsoplysninger vedr. tildeling af friplads, søskenderabat o.lign. og 4) normeringsoplysninger for den enkelte institution. Stk. 2. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende hjemmehjælp, handicapomsorg, ældreinstitutioner m.v., der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) visitationsoplysninger, 3) tildelt hjælp og 4) normeringsoplysninger for den enkelte institution. Stk. 3. Fra social- og sundhedsområdet bevares en arkiveringsversion af data fra systemer vedrørende aktivering, integration, kontanthjælp, revalidering samt sociale pensioner, der indeholder 1) identifikationsoplysninger, 2) oplysninger om enkeltpersoner, som danner grundlag for beslutninger om kommunale foranstaltninger eksempelvis revalidering og aktivering og 3) oplysninger om de foranstaltninger, der har været iværksat overfor den enkelte. § 5. Fra undervisnings- og kulturområdet bevares en arkiveringsversion af systemer vedrørende elevadministration i kommuneskoler, der indeholder 1) folkeregisteroplysninger (identifikationsoplysninger), 2) skoleoplysninger og 3) elevoplysninger. § 6. Oplysninger i elektroniske arkivsystemer, der efter bestemmelserne i §§ 2-5 skal bevares, skal afleveres til offentligt arkiv. Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne efter de derom gældende regler skal slettes, eller når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem. Kassation § 7. Data i øvrige elektroniske arkivsystemer med personoplysninger slettes, når