Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte a-kassers økonomi og regnskabsvæsen mv.

§ 1. Direktøren for Arbejdsdirektoratet fører tilsyn med, at a-kassernes økonomi og regnskabsvæsen mv. administreres efter gældende regler. Stk. 2. Tilsynet omfatter både administrationen af statslige midler og a-kassernes egne midler. Stk. 3. Direktøren for Arbejdsdirektoratet har som led i tilsynet ret til at gøre sig bekendt med alt materiale, der vedrører de i stk. l og 2 nævnte forhold, og med a-kassernes samlede virksomhed. Stk. 4. Direktøren for Arbejdsdirektoratet kan til enhver tid aflægge tilsynsbesøg i a-kasserne og foretage regnskabseftersyn.

Regnskabsvæsen

Regnskabsvæsen

§ 4. A-kassens bogføring skal uanset valg af bogføringsteknik foretages under anvendelse af en kontoplan, der er opbygget systematisk. Stk. 2. Der stilles følgende krav til registrering og tilvejebringelse af løbende oversigter:

1. Alle transaktioner skal registreres kronologisk og systematisk.
2. Midler stillet til rådighed af og administreret for staten og a-kassens egne midler skal holdes adskilt.
3. Der skal ske registrering af alle oplysninger, som skal sendes til Arbejdsdirektoratet. Det gælder både løbende indberetninger og årsregnskabet.
4. Der skal være en klar og overskuelig registrering af ind- og udbetalinger, der er foretaget i eventuelle afdelinger, samt af disses beholdninger.
5. Der skal være en oversigt over a-kassens eventuelle økonomiske mellemværende med andre, herunder en evt. administrator, jf. § 15.
6. Alle mellemregningsforhold skal løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti.
7. A-kassens aktiver og passiver samt ændringer heri skal løbende registreres under hensyn til de stillede specifikationskrav. Stk. 3. Kontoplanen skal sendes til Arbejdsdirektoratet sammen med årsregnskabet. Forretningsgang

§ 5. For a-kassen, herunder eventuelle afdelinger, skal der tilrettelægges en betryggende forretningsgang. Stk. 2. Den skriftlige forretningsgangsbeskrivelse skal som minimum omfatte Månedsbalancer

1. kasse- og bogholderifunktion,
2. underskrifts- og fuldmagtsforhold,
3. attestations- og godkendelsesprocedurer for indtægter, udgifter og andre dispositioner,
4. arkiveringsregler,
5. regelsamling og andre retningslinjer vedrørende a-kassen og dennes funktion samt
6. forretningsgange vedrørende tilbagebetalinger, kontingentrestancer, A-skat, ATP-bidrag, særlig pensionsopsparing, tilbageholdelser, og mellemværender med Lønmodtagernes Garantifond.

§ 7. A-kassen skal aflægge årsregnskab efter de retningslinjer, der er givet af Arbejdsdirektoratet. Stk. 2. Årsregnskabet omfatter

1. en refusionsopgørelse over alle beløb, der indgår i a-kassens mellemregningsforhold med staten,
2. en resultatopgørelse over alle indtægter og udgifter, der vedrører a-kassens administration,
3. en balance og
4. en beretningsdel. Stk. 3. Refusionsopgørelsen er omfattet af god offentlig revisionsskik og den øvrige del af regnskabet af god revisionsskik. Årsregnskabet skal aflægges på en sådan måde, at der gives de oplysninger, direktøren for Arbejdsdirektoratet finder nødvendige for
5. at kontrollere regnskabet,
6. at beregne den refusion, a-kassen har krav på, og
7. at gennemføre det nødvendige tilsyn med a-kassens administration. Stk. 4. Ved aflæggelse af årsregnskabet med tilhørende beretning skal opstillingen være i overensstemmelse med regnskabsblanketten, der udsendes af Arbejdsdirektoratet. Stk. 5. A-kassens aktiver og passiver, herunder aktiver og passiver som deles med en faglig organisation, jf. § 15, skal værdiansættes efter principperne i lov om visse selskabers aflæggelse af årsregnskab mv. (årsregnskabsloven). Stk. 6. A-kassens aktiver, jf. stk. 5, og aktivernes eventuelle afskrivninger og finansiering skal indgå i a-kassens regnskab. Stk. 7. Regnskabet aflægges under iagttagelse af de til enhver tid gældende regler, herunder den årligt udsendte regnskabsblanket. Stk. 8. Det reviderede årsregnskab skal godkendes og underskrives af a-kassens hovedbestyrelse og de valgte revisorer og skal herefter sendes til Arbejdsdirektoratet inden den 15. marts det følgende år. Stk. 9. Hvis årsregnskabet ikke sendes rettidigt, jf. stk. 8, har a-kassen ikke ret til at modtage refusion fra staten, medmindre direktøren for Arbejdsdirektoratet har givet a-kassen udsættelse af afleveringsfristen. Afdelinger

§ 9. A-kassens udgifter omfatter udgifter til udbetaling af dagpenge og andre løbende ydelser, renter efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 46, stk. 2 eller stk. 4, en skattefri præmie efter lovens § 74 k eller § 75 c, stk. 10 - 12, tilbagebetaling eller overførsel af efterlønsbidrag efter lovens § 77 a samt udgifter til a-kassens administration. Stk. 2. Administrationsudgifterne må kun vedrøre a-kassens drift, jf. § 30 i arbejdsløshedsforsikringsloven og § 1 i standardvedtægten for anerkendte a-kasser. Forskud og refusion

§ 11. En a-kasse skal for hvert medlem indbetale et medlemsbidrag til staten. Bidraget indbetales månedsvis bagud. Stk. 2. Bidraget beregnes som det registrerede antal betalingspligtige medlemmer pr. den 1. i måneden multipliceret med den månedlige bidragssats, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 76, stk. 1 og 2. Stk. 3. Medlemstallet efter stk. 2 skal reguleres for indmeldelser, overflytninger og sletninger, der sker med virkning for opgørelsestidspunktet. Stk. 4. Medlemsbidrag efter stk. 2 skal indbetales til en konto, der er anvist af Arbejdsdirektoratet senest den 10. i den følgende måned. Stk. 5. Hvis medlemsbidrag ikke indbetales rettidigt, skal a-kassen betale renter af beløbet for hver påbegyndt måned med 1/12 af den aktuelt gældende morarente, der er fastsat efter rentelovens § 5. Stk. 6. A-kassen skal til endelig afregning over for staten regulere de afregnede acontobidrag. Der skal for hver måned afregnes et medlemsbidrag, som er beregnet på grundlag af a-kassens regulerede medlemstal, jf. stk. 3. Stk. 7. Den beregnede regulering efter stk. 6 udlignes senest i forbindelse med aflæggelse af a-kassens årsregnskab via mellemregningskontoen med Arbejdsdirektoratet. Medlemsbidrag

§ 12. A-kassen opkræver et beløb til dækning af medlemsbidrag til staten, et eventuelt efterlønsbidrag, ATP-bidrag og administrationsudgifter, herunder til styrkelse af a-kassens økonomi. Stk. 2. A-kassen skal hvert år inden 31. december give Arbejdsdirektoratet meddelelse om størrelsen af de administrationsbidrag, som a-kassen opkræver i det følgende år. Meddelelsen skal indeholde oplysning om størrelsen af de administrationsbidrag, der opkræves af de forskellige medlemskategorier, faggrupper, afdelinger el.lign. Sker der i løbet af året ændringer i administrationsbidragenes størrelse, skal a-kassen straks meddele det til Arbejdsdirektoratet. Tilbagebetalingskrav

§ 13. Hvis der uretmæssigt er udbetalt dagpenge eller andre løbende ydelser, bortset fra godtgørelse efter lov om godtgørelse ved deltagelse i erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse, eller en skattefri præmie efter lovens § 74 k eller § 75, stk. 10-12, skal a-kassen registrere og tilbagebetale beløbene til staten efter nedenstående regler. Stk. 2. Udbetalt refusion til beløb, der er udbetalt med urette, og som a-kassen ikke har krav på at få refunderet, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 4, skal af a-kassen tilbagebetales fuldt ud til staten. Renter efter lovens § 86, stk. 3, som medlemmet har indbetalt for tiden fra udbetalingstidspunktet til tidspunktet for a-kassens afregning af tilbagebetalingsbeløbet, skal ligeledes indbetales til staten. Ved afregningen skal beløbene specificeres i cpr.nr.-orden og indeholde oplysning om

1. medlemmets cpr.nr. og navn,
2. datoen for afgørelsen,
3. år for den fejlagtige udbetaling,
4. tilbagebetalingsbeløbets størrelse (angivet brutto eller netto),
5. indbetalte renter og
6. ydelsens art. Stk. 3. Uretmæssigt udbetalte beløb, hvortil a-kassen har krav på refusion, skal registreres med oplysninger om l) medlemmets cpr.nr. og navn,
7. år for den fejlagtige udbetaling,
8. tidspunkt for kravets konstatering,
9. kravets oprindelige størrelse (hovedstol),
10. evt. tilskrevne renter,
11. indbetalte renter,
12. afdrag i årets løb på hovedstolen og
13. restgæld ved årets udgang. Stk. 4. Tilbagebetalingskrav skal registreres i a-kassens finansbogholderi umiddelbart efter, at de beløbmæssigt er gjort op. Stk. 5. Hvis et tilbagebetalingskrav efter stk. 3 skal forrentes efter loven eller efter dom eller forlig, skal renterne tilskrives senest den 31. december, jf. dog stk. 6. Stk. 6. Beløb efter stk. 2 og indkomne betalinger af renter eller afdrag på tilbagebetalingskrav efter stk. 3 skal afregnes månedsvis bagud ved indbetaling på en konto, der er anvist af Arbejdsdirektoratet, senest den 20. i den følgende måned. Stk. 7. Betalinger, der modtages i a-kassen på tilbagebetalingskrav efter stk. 3 og andre krav med statsrefusion, men som efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 11, er overdraget til restanceinddrivelsesenheden under SKAT, skal straks overføres til denne. Stk. 8. Ved regnskabsårets udgang skal a-kassen udarbejde en specifikation over tilbagebetalingskrav, der ikke er overdraget til restanceinddrivelsesenheden. Specifikationen opstilles i cpr.nr.-orden og skal som minimum indeholde de i stk. 3 anførte oplysninger. Også krav, som både er opstået og indfriet i det forløbne regnskabsår, skal indgå i specifikationen. A-kassens eventuelle bemærkninger kan tilføjes på specifikationen. Specifikationen skal sendes til Arbejdsdirektoratet sammen med årsregnskabet.

§ 14. Hvis afregning efter § 13, stk. 6, ikke foretages rettidigt, skal a-kassen betale renter af beløbet for hver påbegyndt måned med 1/12 af den aktuelt gældende morarente, der er fastsat efter rentelovens § 5. Stk. 2. Hvis en a-kasse efter arbejdsløshedsforsikringslovens § 86, stk. 5, er gjort ansvarlig for en fejludbetaling fra en anden a-kasse, skal den ansvarlige a-kasse registrere og afregne beløbet efter reglerne i § 13, stk. 2, 4, 6 og 8. Ved for sen afregning gælder stk. 1. Stk. 3. Hvis a-kassen modtager beløb fra Lønmodtagernes Garantifond eller et døds- eller konkursbo, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens § 57, stk. 2, skal beløbet afregnes efter § 13, stk. 6. Det samme gælder beløb, der er indbetalt som økonomisk vilkår efter lovens § 74 g, stk. 7, § 75 c, stk. 7 og § 75 j, stk. 3.

Administration

Administration

§ 15. En a-kasse kan kun indgå i et administrationsfællesskab med en faglig organisation, der har tilknytning til a-kassens godkendte faglige område. Stk. 2. Hvis a-kassens administration helt eller delvist skal varetages af eller sammen med en faglig organisation, eller hvis der i øvrigt skal afholdes udgifter i fællesskab med en faglig organisation, skal a-kassens hovedbestyrelse forud for et regnskabsårs begyndelse indgå en skriftlig administrationsaftale med ledelsen af den pågældende faglige organisation. Stk. 3. Administrationsaftalen kan indgås for et eller flere år ad gangen. Aftalen skal uanset sin ordlyd respektere ændringer i gældende regler. Stk. 4. Administrationsaftalen skal indeholde en beskrivelse af arten og omfanget af de administrationsopgaver, der varetages af eller i fællesskab med den faglige organisation, samt af administrationsvederlagets beregningsgrundlag, størrelse og betaling. Bestemmelsen finder også anvendelse, hvis a-kassen afholder udgifter i fællesskab med den faglige organisation uden, at der er tale om fælles administration. Stk. 5. Den faglige organisation kan opkræve et acontovederlag for udførelsen af de opgaver, der følger af administrationsaftalen. Vederlaget må ikke overstige a-kassens andel af de budgetterede fællesudgifter samt a-kassens egne udgifter i det omfang, de betales af den faglige organisation. Udgifter, der kan henføres til den ene part, kan ikke betragtes som fællesudgifter. Stk. 6. Hvis administrationen omfatter afdelinger, skal beregningsgrundlaget for afdelingernes vederlag specificeres særskilt. Vederlaget for samtlige afdelinger specificeres under ét på samme måde som vederlaget for hovedkassen. Stk. 7. For acontovederlaget gælder følgende:

1. Det årlige acontovederlag skal fastsættes på grundlag af et budget, der i hovedposter, jf. stk. 9, angiver de budgetterede udgifter og de budgetterede fordelingsnøgler. Acontovederlaget for hovedkontoret og eventuelle afdelinger skal specificeres hver for sig.
2. Budgettet skal vedlægges administrationsaftalen som bilag. Hvis administrationsaftalen er flerårig, skal der hvert år udarbejdes et nyt budgetbilag.
3. A-kassens forudbetaling må ikke overstigel /12 af det årlige acontovederlag.
4. Hvis a-kassen afholder fællesudgifter, skal eventuelle nettoudlæg i a-kassens favør løbende registreres på en eller flere mellemregningskonti, jf. § 16, stk. 1. Stk. 8. Det skal fremgå af administrationsaftalen, at direktoratet har adgang til samtlige oplysninger, der efter direktoratets vurdering har betydning for fastsættelsen af acontovederlaget og a-kassens endelige udgiftsandel. Direktoratet kan kræve oplysningerne dokumenteret eller påtegnet af a-kassens revisor. Stk. 9. For hovedposterne i administrationsaftalen gælder følgende for både det budgetterede og det endelige vederlag:
5. A-kassens maksimale andel af fælles udgifter til løn skal beregnes på grundlag af hver enkelt medarbejders faktiske tidsforbrug og individuelle løn. Beregningen kan baseres på grupper af medarbejdere med samme tidsforbrug.

1. A-kassens maksimale andel af fælles udgifter, der kan relateres til personaleforbruget, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige tidsforbrug.
2. A-kassens maksimale andel af fælles lokaleudgifter skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations udnyttelse af det samlede areal.
3. A-kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende IT, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, udgør 80 pct.
4. A-kassens maksimale andel af fælles udgifter vedrørende andre driftsmidler, herunder driftsudgifter, afskrivninger, småaktiver og beregnet rente, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal.
5. A-kassens maksimale andel af fælles udgifter, der ikke kan henføres til nr. 1, 2, 3, 4 og 5, skal svare til forholdet mellem a-kassens og den faglige organisations gennemsnitlige medlemstal. Stk. 10. Hvis a-kassens administration eller enkelte administrative funktioner fuldt ud varetages af eller sammen med en faglig organisation, kan a-kassens andel af de hermed forbundne fællesudgifter ansættes til de i stk. 9 fastsatte maksima uden yderligere dokumentation for fordelingen. Stk. 11. Hvis a-kassens administration eller enkelte administrative funktioner kun delvist varetages af eller sammen med en faglig organisation, skal der ved beregning af a-kassens andel af fællesudgifterne ske en tilsvarende reduktion. Stk. 12. Hvis a-kassen benytter lokaler stillet til rådighed af den faglige organisation, kan a-kassen betale en andel af lokaleudgifterne. A-kassens andel skal beregnes forholdsmæssigt på grundlag af det benyttede areal. A-kassens areal fastsættes ved opmåling eller ved beregning med den personalerelaterede fordelingsnøgle, jf. stk. 9, nr. 2. A-kassens maksimale andel af lokaleudgifterne, jf. stk. 9, nr. 3, skal herefter fastsættes på en af følgende måder:
6. A-kassen kan indgå en huslejekontrakt med den faglige organisation. Kontrakten må kun omfatte det af a-kassen benyttede areal ved kontraktens indgåelse og skal i enhver henseende baseres på sædvanlige lejevilkår, medmindre en fravigelse er i a-kassens favør. Det skal fremgå af administrationsaftalen, at der er indgået en huslejekontrakt i overensstemmelse med § 15, stk. 12, nr. 1, i denne bekendtgørelse.
7. A-kassen kan betale en del af de afholdte driftsudgifter, excl. afskrivninger, men inkl. forrentning af ejendommens kontante anskaffelsessum eller seneste offentlige kontantvurdering. Rentesatsen kan ikke overstige Danmarks Nationalbanks diskonto plus 2 pct. Stk. 13. A-kassen kan betale en andel af foretagne afskrivninger på driftsmidler, der anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at afskrivningerne er foretaget systematisk og i overensstemmelse med principperne i årsregnskabsloven. Stk. 14. A-kassen kan betale en andel af småaktiver, der udgiftsføres fuldt ud i anskaffelsesåret, og som anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at der under hensyn til organisationens størrelse er fastsat en fast beløbsgrænse for småaktiver.

Stk. 15. A-kassen kan betale en andel af en beregnet rente, men derimod ikke af afholdte finansieringsudgifter. Renten skal beregnes på grundlag af de bogførte værdier af de driftsmidler, der anvendes i fællesskab med den faglige organisation. Det er en forudsætning, at der er foretaget systematiske afskrivninger i overensstemmelse med principperne i årsregnskabsloven. Rentesatsen kan ikke overstige Danmarks Nationalbanks diskonto plus 2 pct. Stk. 16. Vederlaget for administrationen må ikke overstige de faktiske udgifter, der er forbundet med administrationen. Stk. 17. Det i årets løb afregnede acontovederlag skal efter regnskabsårets udgang reguleres i forhold til de faktiske udgifter. Hvis forudsætningerne for de budgetterede fordelingsnøgler er ændret i årets løb, skal der ved opgørelsen af de faktiske udgifter tages hensyn hertil. Senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb skal følgende sendes til Arbejdsdirektoratet:

1. En specificeret opgørelse over de faktisk afholdte fællesudgifter, opstillet og specificeret i overensstemmelse med retningslinjerne i vejledningen til denne bekendtgørelse.
2. En beregning af den personalerelaterede fordelingsnøgle, jf. stk. 9, nr. 2. Det relative tidsforbrug skal fremgå af beregningen specificeret på medarbejdere eller grupper af medarbejdere.
3. En beregning af den medlemsrelaterede fordelingsnøgle, jf. stk. 9, nr. 5 og 6. A-kassens og den faglige organisations medlemstal primo og ultimo skal fremgå af beregningen.
4. En opgørelse eller beregning af det areal a-kassen anvender, medmindre der er indgået en huslejekontrakt efter stk. 12, nr. 1. Stk. 18. Hvis den faglige organisation opkræver medlemskontingent til a-kassen, skal den faglige organisation i forbindelse med indgåelse af administrationsaftalen stille betryggende sikkerhed for et beløb svarende til a-kassens medlemsbidrag til staten for den seneste måned før aftalens indgåelse. Det skal fremgå af administrationsaftalen, hvordan sikkerhedsstillelsen foretages. Stk. 19. Den faglige organisation er forpligtet til at overholde de love og regler, der gælder for a-kassen, og den faglige organisation er erstatningsansvarlig over for a-kassen for tab, som skyldes fejl eller forsømmelser i forbindelse med administrationen, herunder fejludbetalinger og strafrenter. Den faglige organisations ansvar kan ikke fraskrives eller frafaldes. Stk. 20. Administrationsaftalen med bilag skal inden hvert regnskabsårs begyndelse sendes til Arbejdsdirektoratet til orientering. Stk. 21. Direktøren for Arbejdsdirektoratet kan, når særlige forhold taler derfor, dispensere fra opgørelses- og fordelingsmetoder samt tidspunkter for indsendelse af materiale. Mellemregning

§ 18. En a-kasse skal på sit hovedkontor have et ajourført medlemskartotek over samtlige a-kassens medlemmer. Stk. 2. Medlemskartoteket skal tilrettelægges således, at det løbende kan give oplysninger om antallet af medlemmer fordelt på medlemskategorier. Stk. 3. For hvert medlem skal kartoteket indeholde ajourførte oplysninger

1. om udbetalte ydelser med angivelse af art, optjeningsperiode og udbetalingstidspunkt,
2. om indeholdt kildeskat og eventuelle andre indeholdelser,
3. om eventuelle tilbagebetalinger og
4. om indbetaling af kontingent, således at a-kassen kan føre kontrol med eventuelle kontingentrestancer. Stk. 4. Direktøren for Arbejdsdirektoratet kan godkende andre metoder til at kontrollere, om der er kontingentrestancer.

Vejledning og ikrafttræden

Vejledning og ikrafttræden