Bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet

§ 1. Bekendtgørelsen fastsætter regler om kommunalbestyrelsens kvalitetsstyringssystem, jf. lovens § 2, i form af krav til procedurer for:

1. fordeling af ansvar og beføjelser i relation til kvalitetsstyringssystemet mellem kommunens medarbejdere,
2. fastlæggelse af den eller de systemansvarliges opgaver,
3. sagsbehandling,
4. koordinering mellem myndigheder ved sagsbehandlingen,
5. kompetencestyring,
6. dokumentstyring,
7. intern audit,
8. brugertilfredshedsundersøgelser,
9. opfølgning på brugertilfredshedsundersøgelser, intern og ekstern audit,
10. ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet,
11. afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger og
12. offentliggørelse. Stk. 2. Bekendtgørelsen fastsætter tillige regler om kvalitetshåndbogen og om indberetning til Miljøstyrelsen.

§ 2. I denne bekendtgørelse forstås ved:

1. Dokumenter: Al skriftlig information og data, eksempelvis kvalitetsstyringssystemets procedurer, tjeklister, paradigmer m.v.
2. Registreringer: Dokumenter, som knytter sig til sagsbehandlingen, eller som myndigheden tilvejebringer som dokumentation for overholdelse af kvalitetsstyringssystemets krav. Eksempler på registreringer er sagsakter, auditrapporter, mødereferater og resultater af brugertilfredshedsundersøgelser.
3. Afhjælpende handling: En handling, hvorved en konstateret mangel i en konkret sag eller i anvendelsen af de tværgående procedurer fjernes.
4. Korrigerende handling: En handling, hvorved årsagen til en konstateret mangel i en konkret sag eller i anvendelsen af de tværgående procedurer korrigeres, eksempelvis ved at rette fejl i den procedure, der blev anvendt ved sagsbehandlingen af den konkrete sag.
5. Forebyggende handling: En handling, hvorved årsager til potentielle mangler i konkrete sager eller i anvendelsen af de tværgående procedurer forhindres i at opstå, eksempelvis ved at rette fejl i procedurerne for at forhindre, at der opstår mangler i konkrete sager.

§ 4. Kommunalbestyrelsens procedure for den eller de systemansvarlige, jf. lovens § 4, stk. 1, skal indeholde krav om, at den eller de systemansvarlige skal:

1. iværksætte interne audit, jf. lovens § 11, og analysere resultaterne heraf,
2. analysere resultaterne fra eksterne audit, jf. lovens § 14,
3. iværksætte brugertilfredshedsundersøgelser, jf. lovens § 11, og analysere resultaterne heraf,
4. undersøge, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at sikre lovens formål, jf. lovens § 1, stk. 1, og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, jf. lovens § 5, stk. 1-3,
5. følge status for korrigerende og forebyggende handlinger, jf. § 13, stk. 2, og § 14,
6. holde sig orienteret om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet,
7. overveje eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet,
8. foranledige opfølgning på ledelsens beslutninger, jf. § 12, stk. 3, om forbedring og ændring af kvalitetsstyringssystemet,
9. følge status for den i nr. 8 nævnte opfølgning og
10. sikre, at kvalitetsstyringssystemet er kendt af myndighedens medarbejdere. Stk. 2. Proceduren skal tillige indeholde krav om, at den eller de systemansvarlige rapporterer oplysninger samt undersøgelses- og analyseresultater, jf. stk. 1, nr. 1-9, til den eller de ledelsespersoner, der udpeges hertil. Procedure for koordinering

§ 5. Kommunalbestyrelsens procedure for koordinering mellem flere myndigheder, jf. lovens § 6, skal indeholde krav om, at den ved sagsbehandlingen overvejer, om: Procedure for kompetencestyring

1. sagens afgørelse kan have konsekvenser for forhold af betydning for en eller flere kommunale, regionale eller statslige myndigheder,
2. der er behov for koordinering mellem de berørte myndigheder, og
3. det vil være hensigtsmæssigt ad hoc eller permanent at nedsætte udvalg til drøftelse af sager, hvis afgørelse kan have konsekvenser for forhold af betydning for kommunale, regionale eller statslige myndigheder.

§ 6. Kommunalbestyrelsens procedure for kompetencestyring, jf. lovens § 8, stk. 1, skal indeholde krav om, at den:

1. kortlægger dens natur- og miljøopgaver,
2. kortlægger de medarbejderkompetencer, som er nødvendige for at løse dens opgaver,
3. løbende uddanner medarbejderne med henblik på at opfylde dens kompetencebehov og
4. sikrer, at hver enkelt opgave løses af medarbejdere, der besidder de kompetencer, der er nødvendige til løsning af opgaven. Stk. 2. Proceduren skal tillige indeholde krav om, at myndigheden skal registrere medarbejderkompetencerne og uddannelsen af medarbejderne, jf. stk. 1, nr. 2 og 3. Stk. 3. Kommunalbestyrelsens procedure for tilkøb af kompetencer, jf. lovens § 8, stk. 1, skal indeholde krav om, at den: Procedure for styring af dokumenter, herunder registreringer
5. indhenter sagkyndig viden fra eksterne leverandører, i det omfang de nødvendige kompetencer ikke er til stede i kommunen,
6. forud for leverandørvalget vurderer, om leverandørerne besidder de nødvendige kompetencer til løsning af opgaverne,
7. kvalitetssikrer kontrakternes indhold forud for aftaleindgåelse,
8. kontrollerer kvaliteten af leverandørernes ydelser i den enkelte sag og
9. foretager en løbende vurdering af leverandørernes fortsatte anvendelighed.

§ 7. Kommunalbestyrelsens procedure for styring af dokumenter, jf. lovens § 9, stk. 1, skal indeholde krav om, at den:

1. godkender alle dokumenter, inden de distribueres i kommunen til brug for medarbejderne,
2. løbende gennemgår og ajourfører dokumenterne,
3. lader gældende revisionsstatus fremgå af dokumenterne,
4. sørger for, at godkendte, gældende dokumenter er tilgængelige for og anvendes af medarbejderne,
5. forhindrer brug af ikke-gældende dokumenter og
6. arkiverer alle ikke-gældende dokumenter i overensstemmelse med arkivlovens regler herom. Stk. 2. Kommunens registreringer er ikke omfattet af kravene i stk. 1. Stk. 3. Kommunalbestyrelsens procedurer for styring af registreringer, jf. lovens § 9, stk. 1, skal indeholde krav om, at registreringerne arkiveres i overensstemmelse med arkivlovens regler herom. Procedurerne skal tillige sikre, at kommunalbestyrelsen kan identificere registreringerne, eksempelvis ved journalisering, datering og angivelse af overskrift.

§ 10. Kommunalbestyrelsens procedure for intern audit, jf. lovens § 11, skal indeholde:

1. de auditkriterier, -formål og -metoder, som kommunalbestyrelsen har fastsat,
2. oplysning om det af kommunalbestyrelsen fordelte ansvar for planlægning og udførelse af audit,
3. de krav til planlægning og udførelse af audit, som kommunalbestyrelsen har stillet, og
4. krav om, at kommunalbestyrelsen afslutter intern audit med en rapport til brug for den eller de systemansvarliges analyse, jf. § 4, stk. 1, nr. 1. Stk. 2. Omfanget af den enkelte interne årlige audit skal tilrettelægges således, at kommunens tværgående procedurer, jf. §§ 4-8 og §§ 11-15, auditeres årligt. Endvidere skal sagsbehandlerprocedurerne, jf. § lovens § 5, stk. 4, som minimum auditeres inden for fireårige perioder. Stk. 3. Auditorer må ikke auditere eget arbejds- eller ansvarsområde.

§ 12. Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om, at ledelsen årligt evaluerer kvalitetsstyringssystemet. Evalueringen skal omfatte en drøftelse af kommunens resultater og præsterede kvalitetsniveau og en vurdering af muligheden for forbedring og behovet for ændring af kvalitetsstyringssystemet. Stk. 2. Proceduren skal indeholde krav om, at ledelsen i sin evaluering inddrager de oplysninger samt undersøgelses- og analyseresultater, som den eller de systemansvarlige har rapporteret, jf. § 4, stk. 2. Stk. 3. Proceduren skal tillige indeholde krav om, at der skal udarbejdes et mødereferat fra evalueringen, der blandt andet skal indeholde ledelsens konklusion vedrørende kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt eventuelle beslutninger som følge af den i stk. 1, nævnte drøftelse.

§ 13. Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om, at den:

1. vurderer behovet for at afhjælpe en konstateret mangel i sagsbehandlingen, jf. lovens § 2, stk. 2, eller i anvendelsen af de tværgående procedurer, jf. §§ 4-8 og §§ 11-15, og
2. effektivt gennemfører nødvendige afhjælpende handlinger. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om, at den:
3. identificerer årsagerne til den konstaterede mangel, jf. stk. 1, nr. 1,
4. vurderer behovet for at forhindre gentagelse og
5. effektivt gennemfører nødvendige korrigerende handlinger. Stk. 3. Proceduren skal tillige indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen skal registrere oplysninger om konstaterede mangler og opfølgning herpå, jf. stk. 1, samt om årsagerne til manglen og opfølgning herpå, jf. stk. 2, nr. 1 og 3. Stk. 4. Kommunalbestyrelsen kan efter behov fravige sin procedure for afhjælpende handlinger, jf. stk. 1, nr. 2, i en konkret sag, hvis fravigelsen er lovlig. Kommunalbestyrelsen skal registrere fravigelsen til brug for audit.

§ 14. Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om, at den:

1. identificerer årsagerne til potentielle mangler i sagsbehandlingen, jf. lovens § 2, stk. 2, eller i anvendelsen af de tværgående procedurer, jf. §§ 4-8 og §§ 11-15,
2. vurderer behovet for at forebygge den potentielle mangels opståen og
3. effektivt gennemfører nødvendige forebyggende handlinger. Stk. 2. Procedurerne skal indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen skal registrere oplysninger om årsagerne til potentielle mangler og opfølgning herpå, jf. stk. 1, nr. 1 og 3.

§ 15. Kommunalbestyrelsens procedure for offentliggørelse af oplysninger om indsats og resultater som følge af dens kvalitetsstyringssystem, jf. lovens § 15, skal indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen årligt offentliggør:

1. en fyldestgørende beskrivelse af kvalitetsstyringssystemets opbygning og bestanddele,
2. dens kvalitetspolitik og -mål, jf. lovens § 5, stk. 1, og
3. resultatet af dens egen evaluering af kvalitetsstyringssystemet, jf. § 12. Stk. 2. Samtidig med offentliggørelsen efter stk. 1 skal kommunalbestyrelsen offentliggøre oplysning om, at der kan søges aktindsigt i kommunalbestyrelsens procedurer efter de almindelige regler herom. Stk. 3. Proceduren skal tillige indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen offentliggør oplysninger om dens:
4. opnåelse og vedligeholdelse af certificering, jf. lovens § 14, eller
5. eventuel fortabelse af certificeringen. Stk. 4. Offentliggørelse efter stk. 3 skal ske senest tre måneder efter, at certificering og recertificering er opnået, og senest tre måneder efter, at certificering eventuelt er mistet.

§ 16. Kommunalbestyrelsen skal umiddelbart efter den 1. januar 2007 foretage indberetning til Miljøstyrelsen om status for dens opfyldelse af kravene i lovens § 19, stk. 1. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen skal indberette oplysninger om dens opnåelse af certificering og recertificering, jf. lovens § 14, eller eventuelle fortabelse af certificeringen. Indberetningen skal ske til Miljøstyrelsen senest tre måneder efter, at certificering og recertificering er opnået, og senest tre måneder efter, at certificering eventuelt er mistet.

Tilsyn

Tilsyn