Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.

§ 3. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. og nærmere præciseret i stk. 2 og § 4-8, samt i bilag 1. Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet for den selvejende institutions samlede virksomhed er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med givne tilskud, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af den selvejende institutions samlede virksomhed, der er omfattet af årsrapporten.

§ 5. Der foretages revision i årets løb samt i forbindelse med aflæggelse af årsrapporten. Som led i revisionen undersøger revisor de eksisterende forretningsgange, herunder forretningsgangene vedrørende registrering af tilskudsudløsende faktorer, med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggede. Ud over systemrevision udfører revisor i nødvendigt omfang substansrevision. Revisionen, herunder kontrollen af tilskudsgrundlaget, jf. bilag 1 til denne bekendtgørelse, udføres som udgangspunkt ved stikprøvevise undersøgelser. Uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn indgår i revisionen og foretages mindst 1 gang om året. Stk. 2. Ved revisionen af årsrapporten påses det, at regnskabet er opstillet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat herfor i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om regnskab for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Desuden påses det, at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejl og mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med forudsætningerne for de givne tilskud, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler, sædvanlig praksis og institutionens vedtægter. Stk. 3. Ved forvaltningsrevisionen undersøges det, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved institutionens forvaltning. Revisionen udføres med udgangspunkt i institutionens oplysninger i årsrapporten samt ud fra begreberne om økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

§ 6. Institutionens ledelse skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af institutionens årsrapport. Institutionen skal give revisor adgang til at gennemgå institutionens regnskabsmateriale og bestyrelsens forhandlingsprotokol til brug for revisors vurdering af forvaltningen, herunder mål og opnåede resultater. Institutionen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor finder nødvendig for udførelsen af sit hverv.

§ 7. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks skriftligt at give institutionens bestyrelse meddelelse derom, samt påse, at bestyrelsen inden 3 uger giver meddelelse til Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet herom. Hvis bestyrelsen ikke har orienteret Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet inden ovennævnte tidsfrist, er det revisors pligt straks at orientere Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet. Revisors skriftlige bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen. Stk. 2. Bliver revisor under sin revision eller på anden måde opmærksom på, at der er risiko for, at institutionens virksomhed må indstilles, påhviler det revisor straks skriftligt at give institutionens bestyrelse meddelelse derom, samt påse, at bestyrelsen inden 5 hverdage orienterer Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet om risikoen for, at institutionens virksomhed må indstilles. Hvis bestyrelsen ikke har orienteret Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet inden ovennævnte tidsfrist, er det revisors pligt straks at orientere Rigsrevisionen og Undervisningsministeriet. Revisors skriftlige bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

§ 8. Den reviderede årsrapport forsynes med en revisionspåtegning efter det for revisorer gældende erklæringsparadigme for den uafhængige revisors påtegning, som findes på Rigsrevisionens hjemmeside (www.rigsrevsionen.dk/paategning.html). Stk. 2. Revisor skal føre en revisionsprotokol. Revisor skal i forbindelse med revisionen af årsrapporten udfylde en af Undervisningsministeriet udarbejdet revisorcheckliste, som findes på Undervisningsministeriets hjemmeside. Denne skal indarbejdes i revisionsprotokollatet til årsrapporten. Revisionsprotokollatet skal underskrives af alle medlemmer af bestyrelsen. Stk. 3. I revisionsprotokollatet skal der indføres oplysning om:

1. hvilke revisionsarbejder der er udført og resultatet heraf,
2. revisors undersøgelse af samt vurdering og konklusioner vedrørende institutionens interne kontroller og registreringssystemer,
3. udbud af kurser og andre aktiviteter som f.eks. indtægtsdækket virksomhed, efter revisors vurdering, er sket i overensstemmelse med lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.,
4. den udførte forvaltningsrevision. Specielt oplyses om revisors undersøgelser af samt vurdering og konklusioner vedrørende økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet samt om dispositioner uden for institutionens formål, samt
5. foretagne uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn, særlige kontrolarbejder, afgivelse af særlige beretninger, forslagsbreve til ledelsen, rådgivning eller assistance. Stk. 4. I revisionsprotokollatet til årsrapporten skal det oplyses:
6. hvorvidt revisor opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser,
7. hvorvidt revisor under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om,
8. hvorvidt revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om de modtagne statstilskud er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, samt
9. hvorvidt revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om refusion og tilskudsgrundlag er opgjort i overensstemmelse med gældende regler.

§ 10. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2009 og har virkning for revision af institutionens årsrapporter fra og med regnskabsåret 2008 og for kontrol af institutionernes oplysninger, der indsendes efter ikrafttrædelsen til brug for fastsættelse af tilskud. Stk. 2. Bekendtgørelse nr. 1450 af 13. december 2006 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. ophæves, men finder dog anvendelse for 2007 og tidligere år og for kontrol af institutionernes oplysninger for fastsættelse af tilskud til og med finansåret 2008.

Undervisningsministeriet /P.M.V.\nLars Mortensen\nStyrelseschef / Henning Kraiberg Knudsen/

Bilag 1

Revisors opgaver

1. Indledning Som grundlag for revisionens gennemførelse udarbejder revisor en revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang såvel i årets løb som i forbindelse med aflæggelsen af årsrapporten. 1.2. Revisor skal efterprøve institutionens forretningsgange, dispositioner, registreringer og regnskabsaflæggelse, herunder kontrollere, at institutionen følger retningslinierne i:

1. lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer m.v. samt institutionens vedtægter,
2. institutionens regnskabsinstruks,
3. reglerne i Undervisningsministeriets instruks for tilskud til almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. (AGV-instruksen),
4. generelle brugervejledninger for de etablerede løn- og regnskabssystemer, og
5. de af Undervisningsministeriet udsendte tilskudsmeddelelser og eventuelle lånetilsagn med de heri indeholdte vilkår for tilskuddene eller lånene.

1. Løn- og ansættelsesvilkår På lønområdet skal revisionen omfatte kontrol af, at institutionens dispositioner sker i overensstemmelse med de overenskomster, aftaler m.m., der gælder for institutionens personale, jf. de bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, der er fastsat af eller aftalt med Finansministeriet. 2.2. Revisor skal ved gennemgangen af institutionens forretningsgange på lønområdet samt ved revision af enkeltsager bl.a. påse at:

1. ansættelse, herunder indplacering, afsked, andre statusændringer, ydelse af tillæg samt registrering af fravær er foretaget af dertil bemyndigede personer,
2. institutionens indbetaling af de ansattes pensionsbidrag er korrekt,
3. institutionens opgørelse af lærernes aldersbetingede tidstillæg er korrekt, jf. arbejdstidsaftalen,
4. institutionens opgørelse af de ansattes anciennitets- og stedtillægsindplacering er korrekt,
5. der på personalesagerne er dokumentation for a) fornøden forudgående uddannelse, herunder beviser for beståede eksaminer og prøver, b) pædagogisk uddannelse efter kravene herom og c) tidligere beskæftigelse af relevans for lønanciennitetsfastsættelsen,
6. variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser m.v. er opgjort korrekt og dokumenteret ved specifikation af præstationerne og attesteret af dertil bemyndigede personer, herunder

a) om overtid er korrekt behandlet i forhold til arbejdsforpligtelsen, og om de øvrige regler for overarbejde er overholdt, b) om tillæg, vederlag m.m. er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler, herunder regler for anvendelsen af lokallønsmidler, c) om ydelser til time- og kvotalønnede, er givet i overensstemmelse med gældende regler og d) om arbejdsforpligtelsen er opfyldt, herunder om lærerne udfører det rettearbejde, der er forudsat i arbejdstidsaftalen, 7) alle udbetalte lønninger, honorarer og skattefrie godtgørelser, som den enkelte institution indrapporterer til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt indberettet via de respektive løndelskoder (inddatabehandling), 8) institutionens indrapporteringer har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning (uddatakontrol), og 9) alle udbetalte lønninger og honorarer er indberettet korrekt i institutionens lønsystem, samt at 10) kildeskattelovens bestemmelser om indberetning af A- og B indkomst er fulgt. 3. Beholdninger Revisor skal for institutionens beholdninger påse at:

1. institutionen periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab,
2. institutionen foretager korrekte og rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb,
3. institutionen har registreret udstyr og inventar i et anlægskartotek,
4. institutionen registrerer udstyr- og inventargenstande m.v. i henhold til gældende regler, herunder foretager tilstedeværelseskontrol og
5. varebeholdninger er registreret og værdiansat i henhold til gældende regler, herunder tilstedeværelseskontrol.

1. Indtægtsdækket virksomhed Revisor skal påse, at institutionens gennemførelse af indtægtsdækket virksomhed og andre lignende aktiviteter ikke vurderes at indebære risiko for et uberettiget forbrug af statsmidler, og om institutionens vurdering af mulighederne for gennemførelse af tilsvarende planlagt aktivitet tager hensyn til institutionens likviditet og økonomiske stilling. Revisor skal i protokollen indføre oplysning om, hvorvidt institutionens forretningsgange og procedurer, herunder kalkulationsgrundlag vedrørende institutionens indtægtsdækkede virksomhed, er betryggende. 4.2. Med hensyn til forretningsgange og procedurer skal revisor bl.a. påse, at institutionen afsætter sine produkter på vilkår i overensstemmelse med reglerne i Finansministeriets budgetvejledning, herunder påse at:

1. institutionens akkumulerede resultat de seneste 4 år ikke er negativt,
2. der foreligger et tilstrækkeligt og dokumenteret kalkulationsgrundlag for salg af ydelser i den indtægtsdækkede virksomhed,
3. der foreligger godkendte kalkulationer før afgivelse af tilbud på indtægtsdækket virksomhed,
4. der er foretaget en betryggende kreditvurdering af kontrahenten i større sager,
5. aktiviteter ved udførelsen af indtægtsdækket virksomhed er godkendt i henhold til institutionens godkendelsesprocedurer,
6. alle indtægter og omkostninger ved den indtægtsdækkede virksomhed, salg til AF/kommuner og institutionens øvrige aktiviteter registreres løbende og er adskilt fra institutionens øvrige virksomhed,

1. der ved projekter udført som indtægtsdækket virksomhed foreligger efterkalkulationer til vurdering af rentabiliteten,
2. projekterne er korrekt registreret i institutionens regnskab og
3. eventuel systemeksport er sket efter Økonomi- og Erhvervsministeriets regler herom.

1. Fast ejendom Revisor skal påse, at

1. institutionen ikke har indgået lejemål eller købt og solgt fastejendom, idet sådanne transaktioner skal foretages af Undervisningsministeriet ved Universitets- og Bygningsstyrelsen og
2. institutionen har udarbejdet en plan for indvendig vedligeholdelse af bygninger og i hvilket omfang planen følges. 5.2. Hvis institutionen er ejer af bygninger eller har indgået lejemål, skal revisor påse, at
3. indgåede lejemål med uopsigelighed på mere end ti år er godkendt af ministeriet,
4. salg af fast ejendom ikke har til formål at flytte hovedparten af institutionens tilskudsberettigede aktiviteter til lejemål, medmindre det på forhånd er godkendt af ministeriet,
5. institutionen ikke investerer i fast ejendom eller indgår nye lejemål med henblik på udlejning,
6. institutionen ved udskiftning af lejemål med egne bygninger har givet meddelelse til ministeriet,
7. institutionen registrerer og værdiansætter bygninger m.v. i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse om regnskab for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. og
8. institutionen har udarbejdet en vedligeholdelsesplan for bygninger, og i hvilket omfang planen følges.

1. Forvaltningsrevision Revisor skal foretage en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn (jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 2). Under hensyntagen til sparsommelighedsaspektet kan revisor bl.a. undersøge:

1. om institutionen afholder lønudgifter til et for rigeligt eller overkvalificeret personale eller til personer, der ikke opfylder betingelserne for den pågældende stilling,
2. institutionens indkøbspolitik, herunder om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser, om reglerne om EU-udbud er fulgt, og om rabatmuligheder er udnyttet,
3. om likvide midler er anbragt fordelagtigt i overensstemmelse med § 21 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.,
4. om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes,
5. om institutionens lokaler, inventar, materiel m.v. udnyttes på en hensigtsmæssig måde,
6. om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelserne, samt at unødig kreditgivning undgås og
7. om der i forbindelse med eventuelt indgåede leasingaftaler er foretaget vurdering af, om leasing er fordelagtig - herunder foretaget en vurdering af kontantpris og rentesats. 6.2. Revisor kan under hensyntagen til produktivitetsaspektet bl.a. undersøge om institutionens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal som f.eks. lærerårsværksforbrug pr. årselev, udgifter pr. årselev til lærerløn, materialer og udstyr.

6.3. Vedrørende effektivitetsaspektet kan revisor bl.a. undersøge, om

1. institutionen har en veldefineret strategiplan og har etableret måleinstrumenter (nøgletal, brugerundersøgelser m.v.),
2. institutionens faktiske virksomhed er i overensstemmelse med den strategiske målsætning,
3. institutionen har nået sine strategiske mål - herunder kvalitative - set i forhold til de ressourcer, der har været involveret,
4. institutionen foretager interne kvalitetskontroller, f.eks. ved efterfølgende evalueringer af produktionen og
5. institutionens ledelse i øvrigt har foretaget undersøgelser, der kan belyse institutionens effektivitet. 6.4 Revisor skal undersøge og vurdere, om institutionen har etableret forsvarlige procedurer til brug for den løbende økonomistyring herunder påse, at institutionen løbende følger op på drifts- og likviditetsbudgetter.

1. Elevopgørelser og revisionsattester herom (tilskud) 7.1. Elektroniske indberetninger I overensstemmelse med reglerne i ministeriets instruks skal revisor kontrollere, at institutionens oplysninger til brug ved beregningen af tilskud er korrekte og i den forbindelse, at institutionens registrering af antallet af årselever er rigtig, jf AGV-instruksen og ministeriets bekendtgørelse om tilskudsudbetaling for almen voksenuddannelse m.v. 7.1.2. I forbindelse med attestationen af oplysninger vedrørende tilskudsudbetaling- og beregning påser revisor, at opgørelsen af institutionens årselevtal og kostårselevtal på de enkelte uddannelser, herunder registrering af forhold vedrørende enkeltelever og deres uddannelse med relevans for tilskuddet og afstandskriteriet, som en betingelse for tilskud til kostafdelingselever er korrekt, jf. regnskabsinstruksen. For så vidt angår afstandskriteriet påser revisor, at institutionen kan godtgøre, at dette er overholdt i forhold til både den skole, som eleven er optaget på og til den nærmeste skole, der udbyder den pågældende uddannelse. 7.1.3. Revisor attesterer institutionens indberetninger af årselever for den stedfundne indberetning af årselever. Dokumentationen fra indberetningen skal opbevares på institutionen. 7.1.4. Revisors attestation til ministeriet skal afgives ved en erklæring på en særlig blanket udarbejdet af ministeriet. På denne blanket kan revisor endvidere oplyse om eventuelle ændringer og tilføjelser i forhold til tilskudsgrundlaget, dvs. institutionens indberetning af årselever, der har medført supplerende indberetning. 7.1.5. Revisors attestation skal først afgives, når tilskudsbrev er modtaget på institutionen, således at attestationen er ministeriet i hænde senest 14 dage efter, at tilskudsudbetalingen har fundet sted, og således at revisors eventuelle korrektioner, jf. punkt 7.1.4., kan nå at få virkning fra den næstfølgende måneds tilskudsudbetaling. 7.2. Papirbaserede indberetninger 7.2.1. En række indberetninger af årselevtal og andre beregninger om tilskudsudbetaling foregår ikke elektronisk. Institutionens indberetning sker i disse tilfælde på en særlig blanket, som revisor skal attestere. I forbindelse med attestationen af disse oplysninger påser revisor, at institutionens opgørelse og beregning af relevans for tilskuddet, er korrekt, idet punkterne 7.1. og 7.1.2. finder tilsvarende anvendelse.

1. Undervisningsmiljø Revisor påser, at institutionen har udarbejdet en undervisningsmiljøvurdering, og at den revideres, jf. lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø.
2. Sociale klausuler Revisor påser, at institutionen har en handlingsplan, der beskriver, hvordan institutionen vil bidrage til, at målsætningen om det rummelige arbejdsmarked nås, og i den sammenhæng, hvordan institutionen vil beskæftige medarbejdere ansat på særlige vilkår.
3. Systemrevision, der skal udføres af institutionens revisor For de institutioner, der anvender SLS-lønsystemet, skal revisor kontrollere, om institutionen har fulgt de foreliggende brugervejledninger og vejledninger om anvendelse af SLS-lønsystemet. For de institutioner, der anvender NS-økonomisystemet, skal revisor kontrollere, om institutionen har fulgt de foreliggende brugervejledninger og vejledninger om anvendelse af NS-økonomisystemet, herunder det tilknyttede betalingsformidlingssystem. For de institutioner, der anvender det studieadministrative EASY-A system, skal revisor kontrollere, om institutionen har fulgt de foreliggende brugervejledninger og vejledninger om anvendelse af SIS-systemet. 10.2 For de institutioner, der anvender andre lønsystemer, har institutionens revisor det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til institutionens lønsystem får den korrekte virkning i lønsystemet, og at der sker korrekt indberetning til skattemyndighederne af anvist løn.
4. Systemrevision, der skal udføres af Rigsrevisionen Det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til SLS-lønsystemet får den korrekte virkning i lønsystemet (SLS-systemets funktion og virkemåde) påhviler Rigsrevisionen. Det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til NS-økonomisystemet får den korrekte virkning i økonomisystemet (NS-systemets funktion og virkemåde, herunder også betalingsformidlingssystemet) påhviler Rigsrevisionen.
5. Systemrevision, der skal udføres af særligt udpegede revisorer Det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til de studieadministrative systemer EASY, SIS, Ludus, Ludus Sundhed og Lectio får den korrekte virkning for opgaver udført i systemerne (systemernes funktion og virkemåde), påhviler revisorer, der er særligt udpeget af Undervisningsministeriet.
6. Systemrevision, der skal udføres af institutionens interne revisor For lønsystemer, økonomisystemer samt studieadministrative systemer skal revisor kontrollere, om institutionen har fulgt de foreliggende brugervejledninger og vejledninger om anvendelse af systemerne. 13.2 For de institutionen, der anvender lønsystemer, økonomisystemer eller studieadministrative systemer, som ikke er underlagt systemrevision i henhold til punkterne 11 og 12, har institutionens revisor det revisionsmæssige ansvar for, at korrekt indrapportering til disse systemer (systemernes funktion og virkemåde), samt at der sker korrekt indberetning til skattemyndighederne af anvist løn.