Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration

§ 4. A-kasserne skal opbevare dokumentation for medlemmernes rettigheder og pligter, herunder dokumentation for enhver udbetaling, i mindst 5 år. Stk. 2. A-kasserne skal registrere, hvornår et dokument eller en oplysning er modtaget. Stk. 3. A-kasserne kan opbevare dokumentationen i elektronisk form. Fysiske dokumenter, som er scannet, må først destrueres, når det er sikret, at de er læsbare og overensstemmende med originalerne. Procedurerne for scanning og sikring skal fremgå af a-kassernes forretningsgange, jf. § 2, og være godkendte af a-kassernes revisorer, jf. § 8.

A-kassernes it-sikkerhedspolitik og it-systemer

§ 5. A-kasserne skal have en skriftlig it-sikkerhedspolitik, der sikrer de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid mod god databehandling. Stk. 2. It-sikkerhedspolitikken skal indeholde forholdsregler med henblik på at forhindre uvedkommendes adgang til personoplysninger. Det skal fremgå,

1. at kun personale, der er beskæftiget med behandling af personoplysninger, eller for hvem adgang til oplysninger er nødvendig med henblik på revision eller drifts- og systemtekniske opgaver, kan autoriseres og som sådan have adgang til personoplysninger i det nødvendige omfang,
2. at den enkelte medarbejder skal have tildelt brugerrettigheder og et fortroligt password, og
3. at der skal ske logning af alle transaktioner. Stk. 3. Hvis a-kasserne bruger en databehandler, skal a-kasserne ved en skriftlig aftale sikre sig, at databehandleren alene handler efter instruks fra a-kasserne, og at databehandleren herudover træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Stk. 4. Der skal fastsættes særlige retningslinier i it-sikkerhedspolitikken, hvis a-kasserne har hjemmearbejdspladser med adgang til personfølsomme oplysninger. Stk. 5. A-kasserne skal vurdere deres it-sikkerhedspolitik, hvis der sker lovmæssige, teknologiske eller organisatoriske forandringer af betydning for it-sikkerheden i a-kassen. A-kasserne skal dog revidere deres it-sikkerhedspolitik mindst 1 gang om året.

§ 7. A-kasserne skal have beskrivelser af deres it-systemer. Beskrivelserne skal altid være ført ajour. A-kasserne skal også have ajourførte beskrivelser for brugen af it-systemerne. Stk. 2. Beskrivelserne skal som minimum indeholde

1. oplysninger om, hvilke funktioner it-systemerne varetager,
2. oplysninger om, hvilke data, der foreligger ved de enkelte funktioner,
3. beskrivelse af de automatiske kontroller, som it-systemerne varetager,
4. oplysning om, hvilke lister it-systemerne kan udskrive, og
5. kopier af it-systemernes skærmbilleder og eksempler på de lister, som systemerne kan udskrive. Stk. 3. Kravene til beskrivelsen gælder også for a-kasser, der bruger en databehandler. Stk. 4. Hvis flere a-kasser bruger et fælles it-system, skal a-kasserne oplyse, om den enkelte a-kasse bruger hele systemet eller kun dele heraf. Stk. 5. Hvis en a-kasse kun bruger dele af et it-system, skal den oplyse, hvilke dele den bruger.

A-kassernes statsautoriserede revisorer

§ 8. A-kasserne skal sikre, at deres statsautoriserede revisorer undersøger forretningsgange, it-systemer og it-sikkerhedspolitik, jf. §§ 2 - 7. Stk. 2. Undersøgelserne skal omfatte

1. at a-kassernes forretningsgange, beskrivelser af it-systemer og it-sikkerhedspolitikker er ført ajour,
2. at forretningsgangene, beskrivelserne og it-sikkerhedspolitikker passer med de faktiske forhold, og
3. at forretningsgangene, beskrivelserne og it-sikkerhedspolitikkerne er udformet, så de sikrer en betryggende administration af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og andre områder, hvor udbetaling af ydelser ved lov er henlagt til a-kasserne. Stk. 3 . Ved undersøgelserne af a-kassernes anvendelse af eIndkomstregisteret skal revisorerne på baggrund af logningerne, jf. § 6, stk. 2, særligt kontrollere, at der udelukkende er hentet oplysninger om a-kassernes egne medlemmer. Stk. 4. Revisorerne skal kontrollere, at a-kasserne har efterkommet påbud om kontrol, jf. § 12, stk. 2.

Påbud til a-kasserne

§ 13. Direktoratet fører tilsyn med a-kassernes administration af reglerne om rådighed og selvforskyldt ledighed, herunder a-kassernes skriftligt begrundede vurdering af et medlems rådighed efter 3 måneders sammenlagt ledighed. Stk. 2. Direktoratet kan pålægge a-kasserne at lægge materiale frem i forbindelse med tilsynsbesøg eller at sende materialet i bestemte formater og inden for bestemte frister. Stk. 3. Ved direktoratets tilsyn med a-kassernes skriftligt begrundede vurdering af et medlems aktive jobsøgning efter 3 måneders sammenlagt ledighed skal a-kasserne som minimum være i besiddelse af følgende materiale:

1. plan for medlemmets jobsøgning,
2. kopi af de jobansøgninger medlemmet har medbragt til rådighedssamtalen,
3. oplysninger om stillingsbetegnelse for samtlige job medlemmet har søgt, og
4. beskrivelse af jobmulighederne på det relevante jobmarked.

Frister ved a-kassernes behandling af tilsynssager

§ 14. I tilsynssager, hvor direktoratet anmoder a-kasserne som 1. instans om at undersøge et forhold (indberetning), skal a-kasserne træffe afgørelse hurtigst muligt og inden 4 måneder efter, at a-kasserne har fået indberetning fra direktoratet. Stk. 2. I sager, der er indberettet til a-kasserne som led i rådighedstilsynet, skal a-kasserne dog træffe afgørelse inden 1 måned efter, at a-kasserne har fået indberetningerne. Stk. 3. A-kasserne skal sende en kopi af afgørelsen og grundlaget herfor til direktoratet. Dette skal ske, enten når klagefristen er udløbet, eller når medlemmet har klaget. Stk. 4. Direktoratet kan i enkelte tilfælde tillade, at de i stk.1 og 2 nævnte frister forlænges.

Frister ved a-kassernes behandling af sager ved egenkontrol