Kvalitetsstyringsbekendtgørelsen

Bekendtgørelsen fastsætter regler om kommunalbestyrelsens kvalitetsstyringssystem, jf. lovens § 2, i form af krav til procedurer for

1. fordeling af ansvar og beføjelser i relation til kvalitetsstyringssystemet mellem kommunens medarbejdere,

1. fastlæggelse af den eller de systemansvarliges opgaver,

1. sagsbehandling,

1. kompetencestyring,

1. dokumentstyring,

1. intern audit,

1. brugertilfredshedsundersøgelser,

1. ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet,

1. fjernelse af konstaterede og potentielle afvigelser samt årsagerne til disse afvigelsers opståen og

1. offentliggørelse.

Bekendtgørelsen fastsætter tillige regler om kvalitetshåndbogen og om indberetning til Miljøstyrelsen.

I denne bekendtgørelse forstås ved:

1. Dokumenter: Al skriftlig information og data, eksempelvis kvalitetsstyringssystemets procedurer, tjeklister, paradigmer m.v.

1. Registreringer: Dokumenter, som knytter sig til sagsbehandlingen, eller som myndigheden tilvejebringer som dokumentation for overholdelse af kvalitetsstyringssystemets krav. Eksempler på registreringer er sagsakter, auditrapporter, mødereferater og resultater af brugertilfredshedsundersøgelser.

1. Afvigelser: Manglende opfyldelse af krav.

Kommunalbestyrelsens procedurer, jf. lovens § 4, stk. 1, § 5, stk. 4, § 8, stk. 1, § 9, stk. 1, § 11 og § 12 skal indeholde

1. angivelse af formål og gyldighedsområde,

1. oplysning om ansvar for opgaven og

1. fremgangsmåde.

Kommunalbestyrelsens procedure for den eller de systemansvarlige, jf. lovens § 4, stk. 1, skal fastlægge ansvar for og beføjelser til at

1. iværksætte og opretholde aktiviteter, der er nødvendige for kvalitetsstyringssystemets effektive funktion og derved bidrager til at sikre lovens formål, jf. lovens § 1, stk. 1, og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, jf. lovens § 5, stk. 1-3,

1. rapportere oplysninger samt undersøgelses- og analyseresultater til ledelsen og følge op på dens beslutninger, jf. § 11, stk. 3, om ændring eller eventuel forbedring af kvalitetsstyringssystemet, og

1. sikre, at kvalitetsstyringssystemet kendes og anvendes af myndighedens medarbejdere.

Kommunalbestyrelsens procedurer for sagsbehandlingen, jf. lovens § 5, stk. 4, skal, hvor det vurderes relevant, indeholde krav om, at det ved sagsbehandlingen overvejes, om sagens afgørelse kan have konsekvenser for forhold af betydning for andre kommunale, regionale eller statslige myndigheder, og om der er behov for koordinering mellem de berørte myndigheder, jf. lovens § 6.

Kommunalbestyrelsens procedure for kompetencestyring, jf. lovens § 8, stk. 1, skal indeholde krav om, at den

1. fastlægger de medarbejderkompetencer, som er nødvendige for at løse dens natur- og miljøopgaver,

1. løbende uddanner medarbejderne med henblik på at opfylde dens kompetencebehov og

1. sikrer, at hver enkelt opgave løses af medarbejdere, der besidder de kompetencer, der er nødvendige til løsning af opgaven.

Proceduren skal tillige indeholde krav om, at myndigheden skal registrere medarbejderkompetencerne og uddannelsen af medarbejderne, jf. stk. 1, nr. 1 og 2.

Kommunalbestyrelsens procedure for tilkøb af kompetencer, jf. lovens § 8, stk. 1, skal indeholde krav om, at den

1. indhenter sagkyndig viden fra eksterne leverandører, i det omfang de nødvendige kompetencer ikke er til stede i kommunen,

1. kvalitetssikrer kontrakternes indhold forud for aftaleindgåelse,

1. løbende kontrollerer kvaliteten af leverandørernes ydelser i den enkelte sag og

1. foretager en løbende vurdering af leverandørernes fortsatte anvendelighed.

Kommunalbestyrelsens procedure for styring af dokumenter, jf. lovens § 9, stk. 1, skal indeholde krav om, at den

1. godkender dokumenter, inden de distribueres i kommunen til brug for medarbejderne,

1. løbende gennemgår og efter behov ajourfører dokumenterne,

1. sikrer, at ændringer og gældende revisionsstatus fremgår af dokumenterne,

1. sørger for, at godkendte og ajourførte dokumenter er tilgængelige for og anvendes af medarbejderne,

1. forhindrer brug af ikke-godkendte dokumenter og

1. sikrer, at eksternt udarbejdede dokumenter med relevans for sagsbehandlingen, identificeres og videreformidles til relevante medarbejdere.

Eksternt udarbejdede dokumenter, jf. stk. 1, nr. 6, er ikke omfattet af kravene i stk. 1, nr. 1-5.

Kommunens registreringer er ikke omfattet af kravene i stk. 1.

Kommunalbestyrelsens procedure for styring af registreringer, jf. lovens § 9, stk. 1, skal indeholde krav om, at registreringerne arkiveres i overensstemmelse med arkivlovens regler herom. Proceduren skal tillige sikre, at registreringerne kan identificeres og genfindes.

Kommunalbestyrelsens kvalitetshåndbog, jf. lovens § 10, stk. 1, skal omfatte

1. en samlet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet, herunder af systemets formål og omfang samt af kommunens kvalitetspolitik og -mål, og

1. procedurerne, der udgør kvalitetsstyringssystemet.

Kommunalbestyrelsens procedure for intern audit, jf. lovens § 11, skal fastlægge ansvar for og krav til planlægning og gennemførelse af årlige audit samt til registrering og rapportering af resultater.

Omfanget af den enkelte årlige audit skal tilrettelægges således, at kommunens tværgående procedurer, jf. §§ 4, 6 og 7 samt §§ 10-13, auditeres årligt. Det er op til kommunalbestyrelsen at beslutte omfanget af den enkelte årlige audit i relation til sagsbehandlingsprocedurerne, jf. lovens § 5, stk. 4. Dog skal alle sagsbehandlingsprocedurer som minimum auditeres inden for en fireårig periode.

Auditorer må ikke auditere eget arbejds- eller ansvarsområde.

Kommunalbestyrelsens procedurer for brugertilfredshedsundersøgelser, jf. lovens § 11, skal indeholde krav om, at kommunen overvåger informationer om, hvorvidt borgere og virksomheder finder, at den lever op til lovens formål, jf. lovens § 1, stk. 1, og lokalt fastsatte kvalitetspolitikker og -mål, jf. lovens § 5, stk. 1-3.

Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der indeholder krav om, at ledelsen årligt evaluerer kvalitetsstyringssystemet. Evalueringen skal omfatte en vurdering af muligheden for forbedring og behovet for ændring af kvalitetsstyringssystemet.

Proceduren skal indeholde krav om, at ledelsen i sin evaluering inddrager de oplysninger samt undersøgelses- og analyseresultater, som den eller de systemansvarlige har rapporteret, jf. § 4, nr. 2.

Proceduren skal tillige indeholde krav om, at der skal udarbejdes et mødereferat fra evalueringen indeholdende en konklusion vedrørende kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt eventuelle beslutninger som følge af den i stk. 1 nævnte vurdering.

Kommunalbestyrelsen skal iværksætte passende handlinger for at fjerne konstaterede eller potentielle afvigelser samt årsagerne til disse afvigelsers opståen.

Kommunalbestyrelsen skal indføre og anvende procedurer, der sikrer, at den

1. identificerer årsagerne til afvigelserne,

1. vurderer behovet for at forhindre gentagelser eller forebygge afvigelsernes opståen,

1. iværksætter de nødvendige handlinger,

1. registrerer iværksatte handlinger, jf. § 7, stk. 4, og

1. gennemgår effektiviteten af iværksatte handlinger.

Kommunalbestyrelsen kan efter behov fravige sin procedure for fjernelse af afvigelser, jf. stk. 2, nr. 3, i en konkret sag, hvis fravigelsen er lovlig. Kommunalbestyrelsen skal registrere fravigelsen til brug for audit.

Kommunalbestyrelsens procedure for offentliggørelse af oplysninger om indsats og resultater som følge af dens kvalitetsstyringssystem, jf. lovens § 15, skal indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen årligt offentliggør

1. dens kvalitetspolitik og -mål, jf. lovens § 5, stk. 1,

1. resultatet af ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet, jf. § 11, og

1. oplysning om, at der kan søges aktindsigt i kommunalbestyrelsens procedurer efter de almindelige regler herom.

Proceduren skal tillige indeholde krav om, at kommunalbestyrelsen offentliggør oplysninger om dens

1. opnåelse og vedligeholdelse af certificering, jf. lovens § 14, eller

1. eventuelle fortabelse af certificeringen.

Offentliggørelse efter stk. 2 skal ske senest tre måneder efter, at certificering og recertificering er opnået, og senest tre måneder efter, at certificering eventuelt er mistet.

Kommunalbestyrelsen skal indberette oplysninger om dens opnåelse af certificering og recertificering, jf. lovens § 14, eller eventuelle fortabelse af certificeringen. Indberetningen skal ske til Miljøstyrelsen senest tre måneder efter, at certificering og recertificering er opnået, og senest tre måneder efter, at certificering eventuelt er mistet.

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2012.

Bekendtgørelse nr. 661 af 14. juni 2006 om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet ophæves.

Certificering og recertificering, der er opnået før den 1. januar 2012, bevarer sin gyldighed, indtil kvalitetsstyringssystemet er recertificeret efter den 1. januar 2012, dog senest til det tidspunkt, hvor recertificering eller fornyet recertificering skal være opnået.

Miljøministeriet

/Ida Auken / Michel Schilling/