Bekendtgørelse om tilskud til projekter under »Årets Trafiksikkerhedsbyer«

§ 7. Tilsagn om tilskud bortfalder, hvis

1. tilsagnshaver har givet urigtige eller vildledende oplysninger,
2. midlerne uden forudgående godkendelse har været anvendt til andre formål end beskrevet i projektbeskrivelsen,
3. tilsagnshaver tilsidesætter sin underretningspligt efter § 6,
4. projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med den godkendte ansøgning eller
5. betingelserne for tilskud ikke bliver opfyldt, herunder betingelserne i administrationsgrundlaget (bilag 1) og revisionsinstruksen (bilag 2).

Revision

§ 9. Bekendtgørelsen træder i kraft den 14. april 2011.

Vejdirektoratet /Per Jakobsen / Helga Theil Thomsen/

Bilag 1 Administrationsgrundlag for pulje til bedre trafiksikkerhed – årets trafiksikkerhedsbyer (2011-2014)

Baggrund I aftalen om Bedre mobilitet af 26. november 2010 er der under puljen for bedre trafiksikkerhed indgået aftale om udpegning af »årets trafiksikkerhedsbyer«. Der er afsat 20 mio. kr. årligt til projektet i perioden 2011-2014. Årets trafiksikkerhedsbyer skal ifølge aftaleteksten: »planlægge nye og innovative trafiksikkerhedsmæssige indsatser, der bidrager til at reducere antallet af dræbte og tilskadekomne i trafikken. Indsatsen skal være helhedsorienteret og på tværs af strukturer i samarbejde med bl.a. politi, regionale vejcentre og andre centrale aktører. Årets trafiksikkerhedsby skal bidrage til at give ny viden og erfaringer til andre kommuners arbejde med at fremme trafiksikkerheden«. Vejdirektoratet administrerer ordningen, indkalder ansøgninger, og udfærdiger en oversigt over ansøgningerne til brug for ministeren. Kriterier for prioritering Kriterierne for at blive udpeget er bl.a., at byerne planlægger nye og innovative trafiksikkerhedsmæssige indsatser, der bidrager til at reducere antallet af dræbte og tilskadekomne i trafikken. Årets trafiksikkerhedsbyer skal bidrage til at give ny viden og erfaringer til andre kommuners arbejde med at fremme trafiksikkerheden. Der lægges vægt på, at trafiksikkerhedsby-projekterne retter sig mod at øge det generelle trafiksikkerhedsniveau i byen. Indsatsen skal være helhedsorienteret og på tværs af strukturer i samarbejde med bl.a. det lokale politi, regionale vejcentre og andre centrale aktører. Hovedproblemerne skal ligge på det kommunale vejnet og de trafiksikkerhedsforbedrende tiltag skal være rettet mod at forebygge trafikulykker i byen som helhed, således at tiltagene gennemføres på gader og veje i byen samt på f.eks. trafikindfaldsveje. Tiltagene kan være såvel fysiske, vejtekniske tiltag, som blødere tiltag som kampagner og undervisningsmateriale. Ansøgningsprocedure (ansøgningsskema) Kommunerne kan søge om at blive udpeget som en af årets trafiksikkerhedsbyer på baggrund af et forslag til et trafiksikkerhedsprojekt. Det er hensigten, at det er kommunerne selv, som skal gennemføre projekterne, så der skabes kommunal forankring af projektet og den nye viden, der genereres. Der kan hyres konsulenter til dele af projektet, men projektledelsen bør være kommunens. Ansøgning sendes til Vejdirektoratet. Ansøgningsfrister annonceres på www.vejsektoren.dk. Ansøgning skal ske i form af et ansøgningsskema, hvor kommunerne kort skal gøre rede for: Trafiksikkerheden i byen: – Antallet af ulykker og personskader i byen inden for en 10-årig periode – Hvilke ulykkesproblemer drejer det sig om? Overordnet projektbeskrivelse: – Hovedformål – Tidsplan – Tiltag som ønskes anvendt – Forventet effekt Samarbejde og videndeling: – Plan for samarbejde og videndeling med øvrige trafiksikkerhedsaktører – Beskrivelse af samlet trafiksikkerhedsplan, herunder innovative tiltag

Oplysninger om kommunen: – Økonomi, herunder kommunal medfinansiering – Andre ansøgte tilskud fra puljer og fonde, herunder Transportministeriets puljer Ansøgningsskemaet kan hentes på www.vejsektoren.dk. Prioritering af ansøgninger Når kommunerne har indsendt deres ansøgninger til Vejdirektoratet, vil direktoratet gennemgå ansøgningerne. Kommunernes ansøgninger vil blive vurderet efter, i hvilken udstrækning de lever op til de følgende tre kriterier, som er opstillet på baggrund af det udsendte notat i forbindelse med forhandlingerne om »Årets trafiksikkerhedsby«: – Dokumentation for større trafiksikkerhedsmæssige problemer og forventet effekt af projektet – Konkrete idéer for en samlet trafiksikkerhedsplan, herunder innovative tiltag, samarbejde med øvrige aktører på trafiksikkerhedsområdet og videndeling med andre kommuner – Kommunalt medfinansieringsbidrag, der kan bidrage til at løfte projektet Vejdirektoratet vil opstille ansøgningerne i en prioriteret oversigt til brug for transportforhandlingerne. Oversigten vil inddele projekterne i fire enkle kategorier:

1. Ansøgninger der lever op til alle tre kriterier 2) Ansøgninger der lever op til ét af de to første kriterier, og som har kommunal medfinansiering, der kan bidrage til at løfte projektet 3) Ansøgninger der ikke omfatter mulighed for kommunal medfinansiering 4) Ansøgninger der ikke lever op til nogen af de tre kriterier Vejdirektoratets kategorisering af ansøgningerne ledsages af en kort beskrivelse af det i ansøgningen foreslåede projekt. De regionale vejcentre inddrages i arbejdet, hvor det er relevant, med henblik på at sikre viden om lokale forhold, der kan indgå i beskrivelsen. I forligskredsen tages der stilling til, hvilke projekter der prioriteres i forbindelse med transportforhandlingerne. På baggrund af disse forhandlinger udpeger transportministeren årets trafiksikkerhedsbyer – første gang i foråret 2011. Betingelser for tilskud Projektaktiviteter, der er omfattet af tilskuddet, må ikke være påbegyndt, før tilsagnet er trådt i kraft. Omkostninger afholdt før tidspunktet for tilsagn er ikke tilskudsberettigede. Det er en betingelse for tildelingen af tilskud, at ansøger har dækning for sin egenfinansiering ved afgivelsen af accept af tilsagn om tilskud. Tilskuddets størrelse og projektets finansiering Tilskuddets størrelse er anført i tilsagnsskrivelsen og kan maksimalt udgøre dette beløb uanset eventuelle projektændringer. Fordyrelser af projektet hos tilskudsmodtager er tilskuddets absolutte størrelse uvedkommende. Ændringer i projektet Ændringer af et projekt kan godkendes af Vejdirektoratet på betingelse af, at ændringen vurderes at være i overensstemmelse med projektets formål. Ansøgningen om ændring skal godkendes af Vejdirektoratet, inden ændringen iværksættes. Såfremt der sker forsinkelser i projektet i forhold til slutdato, skal der straks ansøges om godkendelse af revideret tidsplan med begrundelse for forsinkelsen. Tilskudsberettigede omkostninger Det godkendte budget udgør grundlaget for tilskuddet. Andre omkostninger end de godkendte kan ikke medtages i tilskudsgrundlaget, medmindre de på forhånd er skriftligt godkendt af Vejdirektoratet.

Refunderbar moms er ikke en tilskudsberettiget omkostning. Moms godtgjort til kommuner gennem momsudligningsordningen behandles som moms, der kan refunderes, og er derfor ikke tilskudsberettiget. Personaleomkostninger Personaleomkostninger til egne medarbejdere er tilskudsberettigede. Der kan maksimalt medregnes den faktiske timeløn ganget med det antal timer, som anvendes på projektet. Timesatsen for månedslønnede beregnes som den faste årsløn divideret med et nettoårsværk svarende til 1.500 timer. Til lønnen kan henregnes egentlig løn og pensionsbidrag. Personaleomkostninger skal være specificerede i det godkendte budget og fremgå som særskilt post i regnskabet. Timesatserne til aflønning skal være i overensstemmelse med kravet om generelt at udvise sparsommelighed og effektiv finansforvaltning ved administrationen af projekter. Det betyder samtidig, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke må overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funktion udenfor projektet. Der ydes ikke dækning til løn under sygdom eller sygedagpenge, ligesom medarbejdere i et projekt ikke vil få kompenseret indtægtstab i forbindelse med orlov, idet det forudsættes, at tilskudsmodtager afholder omkostningerne hertil. Overhead Overhead (indirekte omkostninger) til dækning af faste omkostninger som eksempelvis husleje, el, varme, telefon og kontorhold er tilskudsberettigede omkostninger. Ved en overheadprocent i det indsendte budget på maksimalt 20 pct. af personaleomkostningerne, kræves ikke særskilt dokumentation. Dokumentationskrav Alle omkostninger, der indgår i projektregnskabet, skal kunne dokumenteres over for revisionen (dog med undtagelse af overheadomkostninger i særlige tilfælde jf. ovenstående). Det gælder også omkostninger fra samarbejdspartnere. En omkostning kan tidligst medtages i projektregnskabet, når betaling har fundet sted. Alle regnskabsbilag og øvrigt dokumentationsmateriale skal opbevares i 5 år, efter den endelige afregning har fundet sted. De faktiske lønomkostninger skal kunne dokumenteres for den enkelte medarbejder. Der skal endvidere foreligge et timeregnskab for hver enkelt medarbejder, hvoraf det fremgår, hvor mange timer vedkommende har været beskæftiget med projektet. Timeregnskabet skal være attesteret af hver medarbejders leder. Rapportering og regnskaber Der skal udarbejdes og fremsendes statusredegørelser hvert halve år fra projektets godkendte startdato, så længe projektet er i gang. For projekter, der har en varighed på et år eller mindre, er det ikke et krav, at der udarbejdes statusredegørelser men alene en slutrapportering. Statusredegørelsen skal redegøre for udviklingen generelt i projektet i den forløbne periode samt indeholde en opdateret oversigt over resterende aktiviteter, herunder færdiggørelsestidspunkt. Såfremt projektet opdeles i delprojekter, skal statusredegørelserne redegøre for fremdriften i hvert enkelt delprojekt. I forbindelse med statusredegørelserne skal tilskudsmodtager fremsende et regnskab til Vejdirektoratet. Regnskabet skal opstilles i overensstemmelse med det godkendte budget, således at det opdaterede restbudget også fremgår. Såfremt projektet er opdelt i delprojekter, skal regnskabet opdeles tilsvarende. Regnskabet skal omfatte en redegørelse for de gennemførte aktiviteter sammenlignet med de budgetterede aktiviteter.

Senest 3 måneder efter projektets afslutning skal der udarbejdes en slutrapportering for projektet. Slutrapporteringen skal indeholde en evaluering af projektets resultater og effekter. Omkostninger til evaluering skal være indeholdt i det oprindelige budget. Såfremt evalueringen ikke kan gennemføres inden for 3 måneder efter projektets afslutning, skal der aftales en særlig frist med Vejdirektoratet. Med slutrapporteringen fremsendes et ledelsespåtegnet regnskab. Regnskabet skal være udformet i overensstemmelse med de enkelte poster i projektets budget. Sammen med regnskabet fremsendes en underskrevet revisorerklæring, der sikrer, at kun projektrelevante omkostninger er bogført på projektet. Tilskudsmodtager skal aflægge projektregnskabet således, at: – Tilskuddet er opført som særskilt indtægtspost – Eventuelle tilskud fra anden side til samme projekt og eventuel medfinansiering samt eventuelle øvrige indtægter er opført som særskilte indtægtsposter – Afholdte omkostninger er specificerede på mindst samme måde som i det godkendte budget i forhold til eksempelvis delposter og hovedaktiviteter. Væsentlige udgifter skal være yderligere specificerede. – Tilskudsmodtageren har i øvrigt ansvaret for, at alle relevante oplysninger om projektet og de afledte aktiviteter videreformidles til Vejdirektoratet. Udbetaling af tilskud Tilskuddet udbetales bagudrettet, det vil sige for udgifter, der er bogført på projektet. Der kan indsendes anmodning om udbetaling af tilskud i forbindelse med de halvårlige statusrapporteringer. Vejdirektoratet anviser det bevilligede tilskud helt eller delvist i overensstemmelse med den fremsendte udbetalingsanmodning. De sidste 20 pct. tilbageholdes dog til udbetaling efter, at slutrapporteringen er godkendt. Der kan påregnes en sagsbehandlingstid, fra Vejdirektoratet har materialet i hænde, til den faktiske udbetaling finder sted. Tilskuddet vil blive udbetalt til den konto, som tilskudsmodtager har angivet i acceptskrivelsen. Tilbagebetaling af tilskud Udbetalte tilskud skal tilbagebetales til Vejdirektoratet, hvis en eller flere af følgende betingelser er opfyldt: – Tilsagnshaver har givet urigtige eller vildledende oplysninger – Midlerne uden forudgående godkendelse har været anvendt til andre formål end beskrevet i projektbeskrivelsen – Projektet ikke kan gennemføres som forudsat i den godkendte ansøgning – Tilsagnshaver tilsidesætter sin underretningspligt efter bekendtgørelsens § 6, eller – Betingelserne for tilskud ikke bliver opfyldt, som de fremgår af denne bekendtgørelse, inkl. bilag eller af tilsagnsskrivelsen. Indberetning til SKAT Vejdirektoratet indberetter alle tilskud til SKAT, uanset om det udbetalte tilskud er skattefrit eller ej. Derudover har tilskudsmodtageren pligt til at opgive skattepligtige beløb, som eksempelvis løn, til de lokale skattemyndigheder.

Bilag 2 Instruks for revision af projekttilskud under »Pulje til bedre trafiksikkerhed – årets trafiksikkerhedsbyer«

Denne revisionsinstruks omfatter revisionen af projektregnskaber for projekttilskud under »Pulje til bedre trafiksikkerhed – årets trafiksikkerhedsbyer«. Revisionsinstruksen er udarbejdet med udgangspunkt i den opstillede modelinstruks i Rigsrevisionens rapport fra udvalget om et udredningsarbejde på § 4-området, marts 2000.

§ 1. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Stk. 2. I projekter hvor tilskudsmodtager er en offentlig institution, der er omfattet af Rigsrevisionens revisionskompetence eller hvor tilskudsbeløbet er under 500.000 kr., finder stk. 1 ikke anvendelse. I disse tilfælde vedlægges alene en ledelsespåtegning fra tilskudsmodtagers ledelse om, at alle gældende vilkår er opfyldt i forhold til regnskabet. Som følge heraf finder §§ 2 – 7 ikke anvendelse for projektregnskaber for tilskud under 500.000 kr. Stk. 3. I tilfælde af revisorskift i projektperioden skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse grundene til fratrædelsen, jf. de til enhver tid gældende bestemmelser i revisorlovgivningen om revisorskifte.

§ 2. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber mv. (lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997) og nærmere præciseret i stk. 2 og §§ 3-7. Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om projektregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Stk. 3. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af projektregnskabet.

§ 4. Ved revisionen skal revisor efterprøve:

1. Om projektregnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler. 2) Om tilskudsbetingelserne er opfyldt, herunder bestemmelserne i det fra Vejdirektoratet tilsendte og af tilskudsmodtager accepterede tilsagnsbrev. 3) Om tilskuddet er anvendt til formålet, herunder at kun projektrelevante omkostninger medtages. 4) Om tilskudsmodtager og samarbejdspartnere har udvist sparsommelighed. 5) Om de oplysninger, som tilskudsmodtager og samarbejdspartnere har meddelt Vejdirektoratet om opfyldelsen af resultatkrav, er dokumenterede. 6) Om tilskudsmodtagers ledelse opretholder de administrative forretningsgange, der er nødvendige for en dokumenteret og pålidelig opfyldelse af tilsagnsvilkårenes regnskabs- og rapporteringskrav. 7) Om regnskabet er opstillet som foreskrevet i tilsagnsskrivelsen. 8) Om egenfinansieringskravet er opfyldt. 9) Om momsfradragsretten er korrekt opgjort. Stk. 2. Revisionen udføres ved stikprøveundersøgelser.

§ 6. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give tilskudsmodtager meddelelse herom, samt at påse, at tilskudsmodtagers ledelse i løbet af 3 uger giver Vejdirektoratet meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere Vejdirektoratet. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen. Stk. 2. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at projektets gennemførelse er usikker af økonomiske eller andre grunde.

§ 7. Det reviderede projektregnskab skal forsynes med en erklæring, der skal afgives med høj grad af sikkerhed, hvoraf det fremgår, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af erklæringen. Erklæringen består af to dele. Først afgiver revisor erklæring om det finansielle regnskab, og dernæst afgiver revisor erklæring om resultatet af den udførte forvaltningsrevision. Stk. 2. Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision, jf. § 4. Beretningen kan afgives i tilslutning til påtegningen eller i en revisionsprotokol. Stk. 3. Genpart af revisionsberetningen indsendes af tilskudsmodtager til Vejdirektoratet sammen med det påtegnede projektregnskab.