Bekendtgørelse om tilsyn med fastsættelse af referencerenter

§ 1. I denne bekendtgørelse forstås ved:

1. Referencerente: En offentliggjort rente som angivet i § 5, stk. 1, nr. 28, i lov om finansiel virksomhed.
2. Kreditinstitut: En virksomhed som angivet i § 5, stk. 1, nr. 2, i lov om finansiel virksomhed.
3. Stillere af referencerenter: Kreditinstitutter, der ved indberetninger bidrager til fastsættelsen af referencerenter.
4. Indberetter: En fysisk person ansat i kreditinstituttet, som deltager i indberetningsprocessen til fastsættelse af en referencerente.
5. Compliancefunktionen: Compliancefunktionen som angivet i § 22, i bekendtgørelse om ledelse og styring af pengeinstitutter m.fl.
6. Direkte overordnet: En indberetters nærmeste leder som har instruktionsret overfor den pågældende indberetter.
7. Kontrolorgan: En komité eller lignende bestående af repræsentanter for flere indbyrdes uafhængige parter, hvis formål er at sikre overordnet kontrol med referencerenter.
8. Kvotering: En indberetning til fastsættelse af en referencerente, som ikke alene er baseret på transaktionsbaseret data eller handlebare priser, men hvor indberetteren anlægger en skønsmæssig betragtning som grundlag for indberetningen.
9. Administrator: den fysiske eller juridiske person, der administrerer en referencerente.

Anvendelsesområde

§ 5. Der skal være etableret funktionsadskillelse mellem på den ene side de respektive indberettere, deres direkte overordnede og organisatoriske enheder som deltager i indberetningsprocessen til fastsættelsen af en referencerente og på den anden side personer, grupper af personer og organisatoriske enheder med information om kreditinstituttets samlede handelspositioner og produkter, relateret til referencerenterne, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Stillere af referencerenter, som henset til kreditinstituttets størrelse ikke er i stand til at etablere funktionsadskillelse, jf. stk. 1, skal indføre betryggende kompenserende foranstaltninger, der skal sikre, at der ikke sker påvirkning af indberetningen til en referencerente.

Uafhængighed

§ 9. Stillere af referencerenter skal have interne retningslinjer og forretningsgange for indberetningsprocessen til fastsættelse af referencerenter, herunder for kontrolmekanismer, dokumentation samt organisering og håndtering af interessekonflikter. Stk. 2. De interne retningslinjer og forretningsgange skal som minimum

1. være udformet i et let tilgængeligt sprog og være overskuelige,
2. på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres i forbindelse med indberetningen til referencerenter,
3. angive hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer, der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver,
4. hvis relevant, angive inden for hvilke tidsmæssige rammer opgaver skal udføres,
5. indeholde en beskrivelse af den metode og de procedurer der ligger til grund for indberetningen til en referencerente, herunder de subjektive og objektive elementer, der indgår heri, jf. § 10,
6. indeholde bestemmelser om, hvilke forhold der skal rapporteres om og til hvem,
7. indeholde bestemmelser om, hvorledes medarbejderne skal forholde sig i tilfælde af driftsforstyrrelser, herunder systemnedbrud,
8. indeholde bestemmelser om håndtering af interessekonflikter, jf. § 12,
9. henvise til relevante manualer eller mere detaljerede arbejdsbeskrivelser,
10. angive, hvem der er ansvarlig for udarbejdelse og opdatering af de interne retningslinjer og forretningsgange,
11. opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering, og
12. være daterede, ved henholdsvis oprettelse og ændringer.

Metode

§ 10. De interne retningslinjer og forretningsgange skal indeholde en beskrivelse af den metode, der anvendes ved kvoteringer til en referencerente. Stk. 2. De interne retningslinjer og forretningsgange skal beskrive hvilke individuelle forhold, der tages i betragtning ved kvoteringen til referencerenten, herunder hvordan de vægtes i forhold til hinanden. Stk. 3. Fraviges den beskrevne metode eller de individuelle forhold ved en konkret kvotering af en referencerente, skal dette angives i den dagligt førte dokumentation, jf. § 16.

”Fire øjne-princippet”

§ 12. De interne retningslinjer og forretningsgange om håndtering af interessekonflikter skal indeholde bestemmelser, der som minimum omfatter

1. effektive procedurer til at forhindre eller kontrollere udveksling af oplysninger mellem personer, der beskæftiger sig med aktiviteter, som kan medføre en interessekonflikt, hvor udvekslingen af sådanne oplysninger kan påvirke de indberettede referencerentedata,
2. bestemmelser, som har til formål at forhindre ulovlige aftaler mellem stillere af referencerenter samt mellem stillere af referencerenter og administrator,
3. foranstaltninger til at forhindre eller begrænse enhver person i at udøve upassende indflydelse på den måde, hvorpå personer, der beskæftiger sig med referencerenteindberetning, udfører deres arbejde, og
4. fjernelse af enhver direkte forbindelse mellem aflønning af indberetter, og aflønning af, eller indtægter genereret af, forskellige personer, der primært beskæftiger sig med en anden aktivitet, hvis der kan opstå en interessekonflikt med hensyn til disse aktiviteter.

Oplæring

§ 13. Stillere af referencerenter skal sikre, at både indberettere og medarbejdere i kreditinstituttet, som kan tage positioner relateret til referencerenter undervises i de relevante forpligtelser der følger af de interne retningslinjer og forretningsgange, m.v. Stk. 2. Undervisning, jf. stk. 1, skal være gennemført inden de pågældende medarbejdere påbegynder arbejdet med indberetningsprocessen til fastsættelsen af referencerenter eller kan tage positioner relateret til referencerenter som led i deres arbejdsfunktioner.

Opdatering af interne retningslinjer og forretningsgangene

§ 16. Stillere af referencerenter skal på daglig basis kunne dokumentere hvilke overvejelser, der har ligget til grund for de indberettede kvoteringer, herunder for eventuelle afvigelser fra den beskrevne metode, jf. § 10. Stk. 2. Dokumentationen skal indeholde en liste med angivelse af samtlige de objektive og subjektive elementer, der har indgået i overvejelserne for dagens kvoteringer. Oplysningerne skal være så detaljerede, at det klart fremgår hvilke elementer, der har været vurderet og som er indgået i kvoteringen, herunder vægtningen af de enkelte elementer i forhold til hinanden. Dokumentationen for hver enkelt dag skal kunne stå alene. Stk. 3. Dokumentationen skal foreligge i kronologisk orden, f.eks. i form af en logbog, og oplysningerne skal noteres på daglig basis. Det skal fremgå, hvem der har noteret oplysningerne. Det skal desuden fremgå, hvis der efterfølgende er rettet eller tilføjet noget i oplysningerne, herunder hvem der har foretaget rettelser eller tilføjelser.

§ 21. Stillere af referencerenter skal på anmodning fra Finanstilsynet levere en fortegnelse over alle produkter, herunder udlån, indlån, finansielle kontrakter og produkter i øvrigt. Fortegnelsen skal omfatte produkter, hvis værdi eller indtjening afhænger af en referencerente. Fortegnelsen skal opgøres for de med stilleren koncernforbundne kreditinstitutter beliggende i Danmark. Stk. 2. Fortegnelsen skal opgøres på de for stilleren af referencerenter centrale tidspunkter for fastsættelse af rentesatsen og angive den nominelle værdi pr. produkttype pr. løbetid pr. referencerente, jf. stk. 1. Stk. 3. Fortegnelsen skal kunne fordeles på relevante organisatoriske enheder f.eks. Kredit, Market og Treasury jf. stk.1.

§ 24. Stillere af referencerenter skal etablere, gennemføre og opretholde passende interne kontrolmekanismer, som har til formål at sikre efterlevelse af de interne retningslinjer, forretningsgange, arbejdsbeskrivelser m.v. Stk. 2. Den kontrol, der udføres for de indberettede data, skal omfatte sammenligninger med eventuelle faktiske, transaktionsbaserede og verificerbare data. Kontrollen skal have til formål at identificere eventuelt modsatrettede transaktioner, der finder sted efter en indberetning. Stk. 3. Stillere af referencerenter skal på anmodning fra Finanstilsynet forevise dokumentation for gennemførte kontroller.

Compliance

§ 25. Compliancefunktionen skal sikre, at der regelmæssigt og mindst én gang årligt føres kontrol med at

1. kreditinstituttet har udarbejdet interne retningslinjer og forretningsgange for fastsættelse af referencerenter,
2. de respektive indberettere og deres direkte overordnede følger de interne retningslinjer og forretningsgange for indberetningsprocessen til fastsættelse af referencerenter,
3. de respektive indberettere og deres direkte overordnede ved, at de ikke må lade sig påvirke af andre, og at de skal fastsætte renterne ud fra de fastsatte interne retningslinjer og forretningsgange, og
4. de respektive indberettere og deres direkte overordnede er oplyst om, at de har pligt til at rette henvendelse direkte til compliancefunktionen, hvis de oplever, at deres uafhængighed i forbindelse med kvotering bliver eller forsøges kompromitteret.

§ 26. Compliancefunktionen skal regelmæssigt og mindst én gang årligt foretage stikprøver af dokumentationen for at sikre, at

1. alle formalia er overholdt, herunder at dokumentationen indeholder angivelse af samtlige de objektive og subjektive elementer der har indgået i overvejelserne for dagens kvoteringer,
2. ”fire øjne-princippet” anvendes ved kvotering til en referencerente,
3. dokumentationen noteres på daglig basis og
4. dokumentationen fastlåses således at det fremgår, hvem der eventuelt efterfølgende har rettet og tilføjet oplysninger. Stk. 2. Compliancefunktionen skal regelmæssigt og mindst én gang årligt rapportere sine konklusioner, herunder modsatrettede transaktioner, til direktionen.

Ekstern revision

§ 27. Stillere af referencerenter skal hvert andet år indsende en erklæring til Finanstilsynet fra deres eksterne revision. Stk. 2. Af erklæringen skal fremgå hvilke danske og udenlandske referencerenter, som den pågældende bidrager til. Stk. 3. Erklæringen skal afgives med høj grad af sikkerhed, om hvorvidt stilleren af referencerenter har etableret de i henhold til denne bekendtgørelse krævede interne retningslinjer, forretningsgange og kontrolforanstaltninger, samt at disse vurderes at være betryggende og have fungeret hensigtsmæssigt. Erklæringen skal tillige omfatte, hvorvidt reglerne om dokumentation er overholdt. Erklæringen skal dække perioden fra sidste gang erklæringen blev afgivet og frem til datoen for den nye erklæringsafgivelse.