Bekendtgørelse for Grønland om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber

§ 1. I kapitalselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, og koncerner af disse, som i de sidste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at vælge medarbejderrepræsentanter og suppleanter til det øverste ledelsesorgan i overensstemmelse med reglerne herom i §§ 140 og 141 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning. Stk. 2. Denne bekendtgørelse finder anvendelse på valg af medarbejderrepræsentanter og suppleanter til det øverste ledelsesorgan.

Definitioner

§ 2. Ved en medarbejder forstås enhver person over 15 år, der for et selskab:

1. udfører arbejde som lønmodtager,
2. udfører arbejde som lønmodtager på et skib, der er ejet af selskabet, og som er registreret i Grønland eller et EU-/EØS-land, eller
3. udfører arbejde som lønmodtager på den del af kontinentalsoklen, der tilhører et EU-/EØS-land. Stk. 2. En person, der er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af selskabets eller et koncernselskabs direktion, eller som permanent har sit arbejdssted uden for Grønland og EU/EØS, anses dog ikke som medarbejder efter stk. 1. Er der valgt frivillig udvidelse ved valg af koncernrepræsentation, jf. §§ 48-49, anses en direktør i et udenlandsk datterselskab, der er registreret eller anmeldt til registrering som direktør efter det pågældende lands regler svarende til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system, ligeledes ikke som medarbejder efter stk. 1. Stk. 3. Ved et selskabs medarbejdere forstås medarbejdere i selskabet samt medarbejdere i selskabets udenlandske filialer, der er beliggende i Grønland eller et EU-/EØS-land. Stk. 4. Ved en koncerns medarbejdere forstås medarbejdere i moderselskabet, dets datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, samt medarbejdere i disse datterselskabers udenlandske filialer, der er beliggende i et EU-/EØS-land.

§ 3. Ved medarbejderrepræsentation forstås et samlebegreb, der dækker såvel selskabsrepræsentation som koncernrepræsentation. Stk. 2. Ved selskabsrepræsentation forstås repræsentation af et selskabs medarbejdere i selskabets øverste ledelsesorgan. Stk. 3. Ved koncernrepræsentation forstås repræsentation af en koncerns medarbejdere i moderselskabets øverste ledelsesorgan. Stk. 4. Ved en kandidat forstås en person, som stiller op til valg til medarbejderrepræsentation. Stk. 5. Ved en medarbejderrepræsentant forstås et medlem af det øverste ledelsesorgan for et selskab, henholdsvis et moderselskab, hvor medlemmet er valgt af medarbejderne i henhold til kapitel 8 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, og reglerne i denne bekendtgørelse. Stk. 6. Ved en suppleant forstås en person, der er valgt af medarbejderne i henhold til kapitel 8 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, og reglerne i denne bekendtgørelse, som kan erstatte en medarbejderrepræsentant ved dennes forfald eller fratræden. Stk. 7. Ved en personlig suppleant forstås en suppleant, der kan erstatte en bestemt medarbejderrepræsentant ved dennes forfald eller fratræden.

§ 10. I et selskab, hvor medarbejderne i overensstemmelse med § 25 og kapitel 4 har besluttet at vælge selskabsrepræsentanter, har selskabets medarbejdere ret til at vælge et antal medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan og suppleanter for disse svarende til halvdelen af de øvrige medlemmer af det øverste ledelsesorgan, dog mindst 2 medlemmer. Antallet af selskabsrepræsentanter og suppleanter opgøres på datoen for offentliggørelsen af valgdatoen. Stk. 2. I et selskab, der har såvel selskabsrepræsentation som koncernrepræsentation i det øverste ledelsesorgan, har medarbejderne i selskabet ret til at vælge 2 selskabsrepræsentanter. Stk. 3. Hvis det antal selskabsrepræsentanter og suppleanter, der skal vælges af medarbejderne efter stk. 1, ikke udgør et helt tal, skal der afrundes opad. Stk. 4. Medarbejderne kan vælge et lavere antal medarbejderrepræsentanter og et lavere antal suppleanter, end de har ret til efter stk. 1, jf. § 40, stk. 3, og § 43, stk. 1.

Antal koncernrepræsentanter

§ 11. I en koncern, hvor medarbejderne i datterselskaberne i overensstemmelse med § 26 og kapitel 4 har besluttet at vælge koncernrepræsentanter til moderselskabets øverste ledelsesorgan, vælges der et antal koncernrepræsentanter og suppleanter svarende til halvdelen af de øvrige medlemmer af moderselskabets øverste ledelsesorgan, dog mindst 3 medlemmer. Antallet af koncernrepræsentanter og suppleanter opgøres på datoen for bekendtgørelsen af valgdatoen. Stk. 2. Hvis det antal koncernrepræsentanter og suppleanter, der skal vælges af medarbejderne efter stk. 1, ikke udgør et helt tal, skal der afrundes opad. Stk. 3. Såfremt medarbejderne i moderselskabet har udnyttet deres ret til at vælge 2 selskabsrepræsentanter, jf. § 10, stk. 2, nedsættes antallet af koncernrepræsentanter, der kan vælges i henhold til stk. 1, med 2. Stk. 4. Medarbejderne kan både ved direkte og indirekte valg vælge et lavere antal medarbejderrepræsentanter og et lavere antal suppleanter, end de har ret til efter stk. 1, jf. § 40, stk. 3, og § 43, stk. 1.

Beregning af det gennemsnitlige antal medarbejdere

§ 14. Enhver medarbejder, der er ansat i selskabet på tidspunktet for afstemningens afholdelse, har stemmeret ved ja/nej-afstemning om selskabsrepræsentation. Valgudvalget afgør i tvivlstilfælde, om betingelsen i 1. pkt. er opfyldt. Stk. 2. Enhver medarbejder, der er ansat i et af koncernens datterselskaber på tidspunktet for afstemningens afholdelse, har stemmeret ved en ja/nej-afstemning om koncernrepræsentation. Koncernvalgudvalget afgør i tvivlstilfælde, om betingelsen i 1. pkt. er opfyldt.

Valgret

§ 15. Ved valg af selskabsrepræsentanter har enhver medarbejder valgret, hvis den pågældende er ansat i selskabet både på tidspunktet for valglistens offentliggørelse, jf. § 39, stk. 4, og på tidspunktet for valget. Stk. 2. Ved valg af koncernrepræsentanter har enhver medarbejder valgret, hvis den pågældende er ansat i et koncernselskab både på tidspunktet for valglistens offentliggørelse og på tidspunktet for valget, hvis der sker valg til koncernrepræsentation ved direkte valg. Stk. 3. Hvis valg til koncernrepræsentation gennemføres ved indirekte valg, udøves valgretten af et valgmandskollegium, jf. § 44. Stk. 4. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, afgør i tvivlstilfælde, om betingelserne i stk. 1, henholdsvis stk. 2, er opfyldt.

Valgbarhed

§ 16. Enhver medarbejder er valgbar ved valg til selskabsrepræsentation, hvis den pågældende er myndig og gennem de sidste 12 måneder før valget har været ansat i selskabet. Stk. 2. Enhver medarbejder er valgbar ved valg til koncernrepræsentation, hvis den pågældende er myndig og gennem de sidste 12 måneder før valget har været ansat i et koncernselskab. Stk. 3. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, afgør i tvivlstilfælde, om betingelserne i stk. 1, henholdsvis stk. 2, er opfyldt. Stk. 4. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan i enighed beslutte, at en medarbejder er valgbar, selvom vedkommende har været ansat i en kortere periode end anført i stk. 1 og stk. 2.

§ 17. En person, der allerede er valgt af generalforsamlingen til eller udpeget af andre som medlem af det øverste ledelsesorgan, jf. § 120 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, skal fratræde denne post, hvis vedkommende vælges som medarbejderrepræsentant eller suppleant. Fratrædelse skal ske samtidig med, at den pågældende tiltræder som medarbejderrepræsentant eller suppleant. Stk. 2. Har et selskab både selskabs- og koncernrepræsentation i det øverste ledelsesorgan, kan en person kun vælges som enten selskabs- eller koncernrepræsentant. Det samme gælder for eventuelle suppleanter.

Valgresultat

§ 19. Ordinært valg af medarbejderrepræsentanter og suppleanter finder sted hvert fjerde år under forudsætning af, at betingelserne i § 1 fortsat er opfyldt, jf. dog § 24, og valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, ikke i enighed har besluttet en kortere valgperiode forud for det konkrete valg. Stk. 2. Genvalg kan finde sted. Ved valg til selskabsrepræsentation skal valget være gennemført inden selskabets ordinære generalforsamling. Ved valg til koncernrepræsentation skal valget være gennemført inden moderselskabets ordinære generalforsamling.

Rettigheder og retlig beskyttelse

§ 21. Medarbejderrepræsentanter er beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af deres forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for vedkommende eller tilsvarende faglige område. Et antal suppleanter svarende til antallet af de medarbejderrepræsentanter, som medarbejderne har valgt efter §§ 140 eller 141 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, er beskyttet på tilsvarende måde. Hvis antallet af suppleanter overstiger antallet af medarbejdervalgte repræsentanter, beskyttes de suppleanter, som har fået flest stemmer ved valget. Stk. 2. Uoverensstemmelser om beskyttelsen efter stk. 1, herunder spørgsmål om, hvilke regler der finder anvendelse, og om brud på eller fortolkning af reglerne, afgøres ad fagretlig vej efter de arbejdsretlige regler eller ved de almindelige domstole.

Medarbejderrepræsentationsordningens ophør

§ 22. Medarbejderrepræsentationsordningen ophører ved valgperiodens udløb, hvis selskabet, henholdsvis koncernen, på dette tidspunkt ikke længere opfylder betingelserne i § 1. Stk. 2. En ordning om selskabsrepræsentation ophører umiddelbart, hvis der ikke længere er ansat medarbejdere i selskabet. Stk. 3. En ordning om koncernrepræsentation ophører umiddelbart, hvis der ikke længere foreligger en koncern efter § 4, stk. 1. Stk. 4. En ordning om koncernrepræsentation ophører ligeledes umiddelbart, hvis der ikke længere er ansat medarbejdere i koncernens datterselskaber.

§ 24. Samarbejdsudvalget kan i enighed beslutte at etablere en frivillig ordning om selskabsrepræsentation, der afviger fra reglerne i denne bekendtgørelse, uanset om medarbejderne har ret til selskabsrepræsentation efter § 140, i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, jf. dog stk. 6. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, kan der etableres en frivillig ordning ved enighed blandt de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom, og direktionen. Etablering af en frivillig ordning skal godkendes på selskabets generalforsamling, og der skal i selskabets vedtægter optages en bestemmelse, der oplyser, at der er etableret en frivillig ordning. Bestemmelsens optagelse i vedtægterne kræver ikke særskilt vedtagelse på generalforsamlingen. Stk. 2. Ved stiftelse af et selskab kan der i selskabets vedtægter, der indgår i stiftelsesdokumentet, etableres en frivillig ordning om selskabsrepræsentation, der afviger fra reglerne i denne bekendtgørelse, jf. dog stk. 6. Samarbejdsudvalget skal efter selskabets stiftelse i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, skal der indhentes samtykke fra de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom. Er der ikke samtykke til ordningen, bortfalder denne Stk. 3. Moderselskabets samarbejdsudvalg kan i enighed beslutte at etablere en frivillig ordning om koncernrepræsentation, der afviger fra reglerne i denne bekendtgørelse, uanset om medarbejderne har ret til koncernrepræsentation efter § 141 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, jf. dog stk. 6. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, kan moderselskabet etablere en frivillig ordning ved enighed mellem de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom, og direktionen. Etablering af en frivillig ordning skal godkendes på moderselskabets generalforsamling, og der skal i moderselskabets vedtægter optages en bestemmelse, der oplyser, at der er etableret en frivillig ordning. Bestemmelsens optagelse i vedtægterne kræver ikke særskilt vedtagelse på generalforsamlingen. Stk. 4. Ved etablering af en koncern ved stiftelse af et selskab med apportindskud af kapitalandele i de selskaber, der skal indgå i koncernen som datterselskaber, kan der i selskabets vedtægter, der indgår i stiftelsesdokumentet, etableres en frivillig ordning om koncernrepræsentation, der afviger fra reglerne i denne bekendtgørelse, jf. dog stk. 6. Hvis der er selskabsrepræsentation i datterselskaberne, skal valgudvalgene i de berørte datterselskaber i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke er selskabsrepræsentation i datterselskaberne, skal samarbejdsudvalgene i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg i datterselskabet, skal der indhentes samtykke fra de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom. Er der ikke samtykke til ordningen, bortfalder denne.

Stk. 5. En igangværende frivillig ordning kan fortsætte på ubestemt tid, medmindre der ikke længere er enighed herom i samarbejdsudvalget eller blandt de medarbejdervalgte repræsentanter i den frivillige ordning og direktionen, eller hvis det ved en ja/nej-afstemning er besluttet, at der skal vælges medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter, jf. §§ 25 og 26, eller selskabets generalforsamling træffer beslutning om ordningens ophør. Bestemmelsen i selskabets vedtægter, om at der er etableret en frivillig ordning, jf. stk. 1-4, bortfalder ved ordningens ophør og slettes formløst fra selskabets vedtægter. Stk. 6. Reglerne i §§ 20, 21 og § 50 finder tilsvarende anvendelse på medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter, der er valgt i medfør af en frivillig ordning efter stk. 1-4.

§ 25. Hvis et selskab i de sidste 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, jf. § 12, har selskabets medarbejdere ret til at kræve, at der blandt disse afholdes afstemning om, hvorvidt der skal vælges selskabsrepræsentanter og suppleanter. Stk. 2. Krav om afstemning i henhold til stk. 1 kan fremsættes af:

1. et flertal blandt medarbejderne, der ikke er udpeget af direktionen, i selskabets samarbejdsudvalg,
2. faglige organisationer i virksomheden, som for eksempel klubber og personaleforeninger, der repræsenterer mindst 1/10 af selskabets medarbejdere, eller
3. 1/10 af selskabets medarbejdere.

Ja/nej-afstemning om koncernrepræsentation

§ 26. Hvis der blandt koncernselskaberne i de sidste 3 år har været beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, jf. § 12, har medarbejderne i datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, ret til at kræve, at der blandt disse afholdes afstemning om, hvorvidt der skal vælges koncernrepræsentanter og suppleanter. Stk. 2. Kræves der afstemning i henhold til stk. 1 i en koncern, hvor moderselskabet samtidig er moderselskab i flere koncerner, anses kravet for at omfatte den koncern, der består af de fleste koncernselskaber. Stk. 3. Krav om afstemning i henhold til stk. 1 kan fremsættes af:

1. et flertal blandt samtlige medarbejdere, der ikke er udpeget af direktionen, i et eller flere af datterselskabernes samarbejdsudvalg,
2. faglige organisationer i datterselskaberne, som for eksempel klubber og personaleforeninger, der repræsenterer mindst 1/10 af samtlige datterselskabers medarbejdere, eller
3. 1/10 af samtlige datterselskabers medarbejdere.

§ 27. Krav om afstemning efter § 25, stk. 2, og § 26, stk. 3, fremsættes skriftligt, på e-mail eller lignende over for selskabets, henholdsvis moderselskabets, øverste ledelsesorgan. På sit første møde efter modtagelsen af kravet om afstemning – dog senest 6 uger efter kravets modtagelse - foranlediger det øverste ledelsesorgan i selskabet, henholdsvis moderselskabet, at der nedsættes et valgudvalg, henholdsvis et koncernvalgudvalg, i overensstemmelse med reglerne i kapitel 3. Ved enighed i samarbejdsudvalget kan det besluttes at fravige 6 ugers fristen. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, kan fristen fraviges ved enighed mellem de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom, og direktionen.

§ 29. Valgudvalget og koncernvalgudvalget er stående udvalg, der sammensættes af repræsentanter for medarbejderne og repræsentanter for direktionen. Flertallet af udvalgenes medlemmer skal bestå af repræsentanter for medarbejderne, og mindst ét af de øvrige medlemmer skal være repræsentant for direktionen. I koncernvalgudvalg skal mindst ét medlem være repræsentant for medarbejderne i datterselskaberne, og mindst ét af medlemmerne skal være repræsentant for direktionen i moderselskabet. Stk. 2. Repræsentanterne for medarbejderne i valgudvalget vælges blandt selskabets medarbejdere af medarbejdernes repræsentanter i selskabets samarbejdsudvalg. De øvrige medlemmer vælges af direktionen. Medarbejderrepræsentanterne i de respektive selskabers samarbejdsudvalg vælger repræsentanter for medarbejderne til koncernvalgudvalget blandt de respektive selskabers medarbejdere. De øvrige medlemmer vælges af direktionen i moderselskabet. Stk. 3. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, udpeger direktionen repræsentanter for medarbejderne blandt disse til valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget. Er der i selskabet, henholdsvis moderselskabet, valgt tillidsrepræsentanter, skal disse så vidt muligt være repræsenteret. Stk. 4. Medarbejdere, der er opstillet til valg eller genvalg som medarbejderrepræsentanter eller suppleanter til det øverste ledelsesorgan i selskabet, henholdsvis moderselskabet, kan ikke udpeges som eller forblive medlemmer af valgudvalget eller koncernvalgudvalget. Stk. 5. Ved udtræden af valgudvalget eller koncernvalgudvalget skal det pågældende medlem orientere udvalget herom. Udvalget skal herefter drage omsorg for, at et nyt medlem udpeges i overensstemmelse med reglerne i stk. 2 og 3, medmindre de øvrige medlemmer i enighed beslutter, at der ikke skal udpeges et nyt medlem, og kravene til sammensætningen i stk. 1 fortsat overholdes.

§ 33. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, skal inden 4 uger efter sin nedsættelse afholde en ja/nej-afstemning, jf. §§ 25 og 26, medmindre valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, i enighed beslutter, at afstemningen ikke skal finde sted, eller at fristen skal fraviges. Hvis det besluttes, at afstemningen ikke skal finde sted, skal der i stedet afholdes valg til medarbejderrepræsentation, jf. kapitel 5, henholdsvis kapitel 6. Stk. 2. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, drager omsorg for, at afstemningen gennemføres således, at alle stemmeberettigede får rimelig adgang til at deltage i afstemningen, herunder om nødvendigt ved afgivelse af brevstemme. Brevstemme kan ske skriftligt, på e-mail eller lignende.

§ 34. Ja/nej-afstemningen sker skriftligt, på e-mail eller lignende. Afstemningen skal være hemmelig. Stk. 2. Ved afstemningen kan der kun stemmes ja eller nej. Stk. 3. Beslutning om etablering af en medarbejderrepræsentationsordning anses for vedtaget, hvis mindst halvdelen af de stemmeberettigede har stemt for forslaget. Stk. 4. Beslutning om ophør af en medarbejderrepræsentationsordning, jf. § 23, anses for vedtaget, hvis mindst halvdelen af de stemmeberettigede har stemt for forslaget om ordningens ophør. Stk. 5. Så snart afstemningens resultat foreligger, meddeler valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, dette skriftligt på e-mail eller lignende til det øverste ledelsesorgan i selskabet, henholdsvis moderselskabet, og til medarbejderne.

§ 35. Hvis der er selskabsrepræsentanter i moderselskabets øverste ledelsesorgan, kan en ja/nej-afstemning om koncernrepræsentation tidligst afholdes 6 måneder før udløbet af valgperioden for selskabsrepræsentanterne i moderselskabets øverste ledelsesorgan. Stk. 2. Hvis der er koncernrepræsentanter i moderselskabets øverste ledelsesorgan, kan en ja/nej-afstemning om selskabsrepræsentation tidligst afholdes 6 måneder før udløbet af valgperioden for koncernrepræsentanterne i moderselskabets øverste ledelsesorgan. Stk. 3. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte at fravige stk. 1 og stk. 2.

§ 36. Beskæftiger et selskab medarbejdere på skibe i udenrigsfart, påhviler det valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, snarest muligt at drage omsorg for, at stemmeberettigede medarbejdere ombord gøres bekendt med, at der skal foretages ja/nej-afstemning samt fremgangsmåden for afstemningens afholdelse. Stk. 2. Skibsføreren på det enkelte skib nedsætter straks efter modtagelsen af den i stk. 1 nævnte meddelelse en valgkomité på tre medlemmer bestående af én repræsentant for skibsofficererne, én repræsentant for det øvrige mandskab og skibsføreren, som er formand for valgkomitéen. Stk. 3. Valgkomitéen skal inden 1 uge efter sin nedsættelse afholde den i §§ 25 og 26 omhandlede afstemning og omgående herefter telegrafisk, elektronisk eller på tilsvarende hurtig vis underrette valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, om afstemningsresultatet med angivelse af antallet af ja-stemmer og nej-stemmer samt antallet af blanke og ugyldige stemmer. Stk. 4. Ved ja/nej-afstemning kan valgkomitéen samtidig med indrapporteringen af afstemningsresultatet på tilsvarende hurtig vis meddele valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, de eventuelle forslag til kandidater som henholdsvis medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter, der er fremsat af medarbejderne om bord på skibet. Stk. 5. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan i enighed beslutte at fravige stk. 2-4.

§ 37. Valgudvalget foranlediger:

1. at valget afholdes snarest muligt, dog senest 6 måneder efter, at beslutningen om selskabsrepræsentation er vedtaget, medmindre valgudvalget i enighed beslutter at afholde valget senere, og
2. at valghandlingen gennemføres således, at alle, der har valgret, får rimelig adgang til at deltage i valget, herunder om nødvendigt ved afgivelse af brevstemme. Stk. 2. Beslutning om selskabsrepræsentation bortfalder, hvis valget ikke er afholdt senest 6 måneder efter beslutningens vedtagelse, eller en senere dato som fastsat af valgudvalget efter stk. 1, nr. 1. Stk. 3. Valgudvalget kan i enighed beslutte at udsætte valget med henblik på opstilling af det fornødne antal kandidater. Valget skal dog være gennemført inden afholdelse af den ordinære generalforsamling.

§ 39. Valgudvalget fastsætter efter forhandling med det øverste ledelsesorgan datoen for, hvornår valget skal gennemføres, og drager omsorg for, at alle medarbejderne får rimelig adgang til at gøre sig bekendt med datoen. Valgudvalget kan beslutte, at afstemningen gennemføres i en periode, hvor den sidste dag i perioden skal betragtes som valgdatoen ved beregningen af de i stk. 2 og stk. 3, nr. 3, og § 40 stk. 4 og. 5, nævnte frister. Stk. 2. Valgudvalget offentliggør valgdatoen for medarbejderne mindst 6 uger og højst 10 uger før den fastsatte valgdato, medmindre valgudvalget i enighed beslutter at fravige fristerne, jf. dog § 37, stk. 2 og stk. 3, 2. pkt. Stk. 3. Offentliggørelsen af valgdatoen skal indeholde:

1. oplysning om antallet af medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter, der skal vælges, jf. § 10,
2. valgperioden eller valgperiodernes længde, og
3. indkaldelse af forslag fra medarbejderne til personer, der foreslås opstillet til valget som selskabsrepræsentanter og eventuelle suppleanter. Indkaldelsen skal angive datoen for, hvornår indlevering af forslag senest kan ske. Denne dato skal ligge mindst 4 uger før valgdatoen, medmindre valgudvalget i enighed beslutter at fravige denne frist. Stk. 4. Valgudvalget skal samtidig med offentliggørelsen af valgdatoen udarbejde en liste over medarbejdere, der på offentliggørelsestidspunktet har valgret, jf. § 15, stk. 1. Listen skal være tilgængelig for medarbejderne, eventuelt i elektronisk form.

§ 40. Valgudvalget undersøger, om de foreslåede kandidater er valgbare, og om de er villige til at modtage valg som selskabsrepræsentant eller suppleant i overensstemmelse med den valgte fremgangsmåde for valget, jf. stk. 3 og 5. Stk. 2. Valgudvalget kan i enighed beslutte, at valget gennemføres som fredsvalg hvis:

1. samtlige opstillede kandidater kan tilslutte sig dette, og
2. der ved udløbet af fristen, jf. § 39, stk. 3, nr. 3, er opstillet det antal kandidater, der kan vælges, og
3. der blandt de opstillede kandidater er enighed om fordelingen af posterne. Stk. 3. Hvis der ikke opstilles det antal kandidater, som medarbejderne har ret til at vælge efter § 140, stk. 1, i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, gennemføres valget med det opstillede antal kandidater. Valgudvalget kan dog i enighed beslutte enten at udsætte valghandlingen og opfordre yderligere kandidater til at opstille indenfor en nærmere fastsat frist, jf. dog § 37, stk. 2 og stk. 3, 2. pkt., eller at valget gennemføres som fredsvalg, hvis stk. 2, nr. 1 og 3, også kan opfyldes. Stk. 4. Valgudvalget skal oplyse de foreslåede kandidater om, at de ikke samtidig på anden vis kan være valgt eller udpeget til det øverste ledelsesorgan, jf. § 17. Stk. 5. Kandidaterne opføres på én liste, jf. dog stk. 6. Listen offentliggøres for selskabets medarbejdere senest 2 uger før valgdatoen. Det skal fremgå klart af kandidatlisten, for hvilken periode kandidaterne opstiller. Stk. 6. Medarbejderne i valgudvalget kan i enighed kræve, at kandidaterne opstilles på to lister, én liste for selskabsrepræsentanter og én for suppleanter. En kandidat kan kun opføres på en af listerne. Listerne offentliggøres for selskabets medarbejdere senest 2 uger før valgdatoen. Det skal klart fremgå af hver liste, for hvilken periode kandidaterne opstiller. Valgudvalget kan i enighed træffe beslutning om, at der opstilles personlige suppleanter. Stk. 7. Valgudvalget kan i enighed beslutte at fravige § 43, stk. 1, 2. pkt. og stk. 2. Valgudvalget skal samtidigt fastslå, hvordan det afgøres, hvem der er valgt som selskabsrepræsentanter og eventuelle suppleanter. Stk. 8. I selskaber, som beskæftiger medarbejdere på skibe i udenrigsfart, sendes kandidatlisten, henholdsvis kandidatlisterne, om nødvendigt telegrafisk, elektronisk eller på anden lignende måde til skibenes valgkomitéer, således at listen eller listerne kan offentliggøres for skibets medarbejdere senest 2 uger før valgdatoen.

§ 41. Valgudvalget lader fremstille stemmesedler, på hvilke kandidaternes efternavne er anført i alfabetisk orden. Hvis der sker valg på to lister, skal kandidaternes efternavne være anført i alfabetisk orden for henholdsvis selskabsrepræsentanter og suppleanter. Det skal desuden oplyses, om valget sker på én eller to lister, og hvilke eventuelle fravigelser valgudvalget har besluttet efter § 40, stk. 6 og 7. Stk. 2. Stemmesedlen skal indeholde oplysning om kandidaternes navn, bopæl, arbejdssted, funktion, faglige tillidshverv i selskabet, den periode, kandidaten opstiller for, og det antal stemmer, der kan afgives efter § 42, stk. 2 og 3. Andre oplysninger må ikke fremgå af stemmesedlen. Stk. 3. Ved valg på skibe i udenrigsfart kan valgkomitéerne tillade, at der stemmes i lukket kuvert uden anvendelse af de i stk. 1, jf. stk. 2, nævnte stemmesedler. Stk. 4. Valgudvalget kan i enighed beslutte, at der ikke fremstilles stemmesedler, men at valget gennemføres på en anden måde, som sikrer, at medarbejderne får de i stk. 1 og 2 nævnte oplysninger.

§ 42. Valget sker skriftligt, på e-mail eller lignende og skal være hemmeligt. Stk. 2. Hver medarbejder kan højst afgive et antal stemmer, der svarer til summen af halvdelen af antallet af selskabsrepræsentanter og halvdelen af antallet af suppleanter, der skal vælges, jf. § 10. Skal der vælges et ulige antal selskabsrepræsentanter eller suppleanter, afrundes det antal stemmer, der kan afgives, opad, inden summen i 1. pkt. beregnes. Opføres kandidaterne på én liste, skal antallet af suppleanter, som lægges til grund for beregningen i 1. pkt., fastsættes til det samme antal, som det antal selskabsrepræsentanter, der skal vælges. Hver medarbejder kan kun afgive én stemme på hver kandidat. Stk. 3. Valgudvalget kan i enighed beslutte at fravige stk. 2, 1. pkt. Stk. 4. Hvis der er afgivet stemmer til fordel for flere kandidater på listen, end der er mulighed for efter stk. 2 eller 3, skal stemmesedlen anses for ugyldig. På samme måde skal stemmesedlen anses for ugyldig, hvis det ikke utvetydigt fremgår, på hvilken eller hvilke kandidater der er stemt, eller hvis der er opført andre navne eller rettet på stemmesedlen. Valgudvalget afgør i tvivlstilfælde, om en stemmeseddel er ugyldig.

§ 43. Opføres kandidaterne på én liste, er de kandidater, jf. § 10, der har fået flest stemmer, valgt som selskabsrepræsentanter. De øvrige personer, der har været opstillet til valget og har fået mindst én stemme, bliver suppleanter, medmindre andet er besluttet efter § 40, stk. 7. Hvis der er valgt et mindre antal, end medarbejderne har ret til efter § 10, stk. 1, kan medarbejderne i valgudvalget i enighed beslutte at udnytte deres ret i henhold til § 10, stk. 4. Stk. 2. Hvis valget sker efter to lister, er de kandidater, jf. § 10, der har fået flest stemmer på hver liste, valgt som henholdsvis selskabsrepræsentanter og suppleanter, medmindre andet er besluttet efter § 40, stk. 7. Stk. 3. I tilfælde af stemmelighed mellem to eller flere kandidater træffer valgudvalget afgørelse om valget ved lodtrækning. Stk. 4. Så snart afstemningens resultat foreligger, meddeler valgudvalget de valgte personer, at de er blevet valgt til selskabsrepræsentant eller suppleant, og undersøger, om de er villige til at modtage valget til den pågældende post. Valgudvalget meddeler desuden afstemningens resultat skriftligt, på e-mail eller lignende til medarbejderne, til det øverste ledelsesorgan i selskabet.

§ 44. Koncernvalgudvalget skal foranledige, at der nedsættes et valgmandskollegium snarest muligt efter, at beslutningen om koncernrepræsentation er vedtaget, dog senest 6 uger efter bekendtgørelsen af valgdatoen, jf. § 39, stk. 2. I så fald udøves retten til at vælge koncernrepræsentanter til moderselskabets øverste ledelsesorgan af et valgmandskollegium. Bestemmelserne i §§ 39-43 finder anvendelse på valget med de fornødne tilpasninger. Stk. 2. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte at gennemføre valget som et direkte valg. Stk. 3. Hvis koncernvalgudvalget har truffet beslutning efter stk. 2, finder bestemmelserne i kapitel 5 anvendelse med de fornødne tilpasninger. Stk. 4. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte at fravige fristen i stk. 1, jf. dog § 37, stk. 2 og stk. 3, 2. pkt.

Valgmandskollegiet ved indirekte valg af koncernrepræsentation

§ 46. Hvert koncernselskabs medlemmer af valgmandskollegiet kan tilsammen afgive 4 stemmer for hver påbegyndt 35 medarbejdere i det koncernselskab, hvor de er udpeget. Antallet af medarbejdere i det enkelte koncernselskab opgøres på tidspunktet for valgdatoens offentliggørelse. Antallet af stemmer fordeles ligeligt mellem det enkelte koncernselskabs medlemmer af kollegiet. I tilfælde af overskydende stemmer fordeles disse ved lodtrækning blandt koncernselskabets medlemmer af valgmandskollegiet. Stk. 2. Hvert medlem af valgmandskollegiet skal have et antal stemmesedler svarende til antallet af stemmer, vedkommende kan afgive efter stk. 1. Valget kan afholdes skriftligt, på e-mail eller lignende. Bestemmelsen i § 41, stk. 4, finder tilsvarende anvendelse. Stk. 3. Hvert medlem af valgmandskollegiet kan på hver stemmeseddel kun afgive én stemme til fordel for én kandidat. Bestemmelsen i § 41, stk. 4, finder tilsvarende anvendelse. Stk. 4. Hvis der på samme stemmeseddel er afgivet stemmer til fordel for flere kandidater, eller hvis det ikke utvetydigt fremgår, på hvilken eller hvilke kandidater der er stemt, eller hvis der er opført andre navne eller rettet på stemmesedlen, skal stemmesedlen anses som ugyldig. Koncernvalgudvalget afgør i tvivlstilfælde, om en afgiven stemme er ugyldig.

§ 47. Hvis et selskab samtidig er moderselskab i flere koncerner, afholdes valg af koncernrepræsentanter til dette moderselskabs øverste ledelsesorgan i én samlet valghandling, medmindre koncernvalgudvalget i enighed beslutter andet. Valget afholdes i den koncern, som består af de fleste koncernselskaber. Stk. 2. I koncerner, hvor der i moderselskabet er valgt selskabsrepræsentanter i henhold til § 140 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, afholdes valg af koncernrepræsentanter første gang i forbindelse med udløbet af valgperioden for selskabsrepræsentanterne i moderselskabets øverste ledelsesorgan, medmindre koncernvalgudvalget i enighed beslutter andet. Stk. 3. I koncerner, hvor der i moderselskabet er valgt koncernrepræsentanter i henhold til § 141 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, afholdes valg af selskabsrepræsentanter første gang i forbindelse med udløbet af valgperioden for koncernrepræsentanterne i moderselskabets øverste ledelsesorgan, medmindre valgudvalget i enighed beslutter andet. Stk. 4. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte at samordne valgperioden i moderselskab og datterselskaber.

Frivillig udvidelse ved valg af koncernrepræsentation

§ 48. Generalforsamlingen kan beslutte at udvide kredsen af de medarbejdere, der har valgret og er valgbare som koncernrepræsentanter i selskabets øverste ledelsesorgan, med medarbejdere i et eller flere udenlandske datterselskaber til et koncernselskab, jf. § 4, stk. 2. Stk. 2. Medarbejderne i det eller de udenlandske datterselskaber kan udnytte rettighederne efter stk. 1, hvis mindst halvdelen af de stemmeberettigede i det eller de udenlandske datterselskaber, jf. § 14, stk. 2, har stemt herfor i en ja/nej-afstemning herom. Koncernvalgudvalget står for gennemførelsen af ja/nej-afstemningen. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte, at afstemningen ikke skal finde sted. Hvis det besluttes, at afstemningen ikke skal finde sted, skal der i stedet afholdes valg til koncernrepræsentation, jf. stk. 3. Stk. 3. Er der truffet beslutning om en udvidelse, jf. stk. 1, og har mindst halvdelen af de stemmeberettigede i det eller de udenlandske datterselskaber stemt for at udnytte rettighederne, eller koncernvalgudvalget i enighed har besluttet, at afstemningen ikke skal finde sted, jf. stk. 2, træffer koncernvalgudvalget beslutning om gennemførelsen af koncernrepræsentationsvalget, herunder hvordan udvidelsen af kredsen af medarbejdere, der har valgret og er valgbare, med medarbejdere i udenlandske datterselskaber skal ske med henblik på at opnå den ønskede sammensætning af koncernrepræsentanter. Koncernvalgudvalget sikrer i den forbindelse, at valget gennemføres på betryggende vis, og at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling iagttages, og at det organ, der eventuelt står for at gennemføre valget, har lige deltagelse af repræsentanter for medarbejderne og for direktionen. Stk. 4. Er der truffet beslutning om en udvidelse, jf. stk. 1, og har mindst halvdelen af de stemmeberettigede i det eller de udenlandske datterselskaber stemt for at udnytte rettighederne, jf. stk. 2, har medarbejdere i datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, ret til at vælge mindst ét medlem til moderselskabets øverste ledelsesorgan. Udgør medarbejderne i de datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, mere end 1/10 af de ansatte, der har valgret, i koncernens datterselskaber, har de ret til at vælge mindst to medlemmer til moderselskabets øverste ledelsesorgan.

§ 49. Er der fremsat krav om en ja/nej-afstemning efter § 26, stk. 3, og foreligger der en generalforsamlingsbeslutning efter § 48, stk. 1, kan ja/nej-afstemningerne efter § 26, stk. 1, og § 48, stk. 2, afholdes samtidigt. En udvidelse af en ordning om koncernrepræsentation efter § 48 forudsætter, at der er etableret en ordning om koncernrepræsentation i de datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, eller at der er opnået flertal til etablering af en koncernrepræsentationsordning blandt medarbejderne i datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, jf. § 26, stk. 1, jf. § 34, stk. 3.

§ 50. Nyvalgte medarbejderrepræsentanter indtræder i det øverste ledelsesorgan umiddelbart efter selskabets, henholdsvis moderselskabets, ordinære generalforsamling. Medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter vedbliver med at fungere som medlemmer af det øverste ledelsesorgan, indtil de nyvalgte kan indtræde i det øverste ledelsesorgan. Stk. 2. Nye medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter for disse, dog ikke flere end antallet af medarbejderrepræsentanter, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter indtræden i det øverste ledelsesorgan.

Medarbejderrepræsentanternes forfald

§ 53. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder i løbet af valgperioden, erstattes denne af den suppleant, der har fået flest stemmer, medmindre andet er besluttet efter reglerne i § 40, stk. 7. Stk. 2. Kan den udtrædende medarbejderrepræsentant ikke erstattes efter stk. 1, afholdes suppleringsvalg til den ledige post for den resterende valgperiode i overensstemmelse med bestemmelserne i kapitel 5, henholdsvis kapitel 6, medmindre valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, med samtykke fra de resterende medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter i enighed beslutter, at den ledige post ikke skal genbesættes for den resterende valgperiode. Stk. 3. I tilfælde af suppleringsvalg kan 1/10 af selskabets, henholdsvis datterselskabernes, medarbejdere overfor valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, forlange, at der i stedet afholdes valg af samtlige medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter for den resterende valgperiode. Anmodning herom skal fremsættes senest 4 uger før valgdatoen for suppleringsvalget.

§ 55. Hvis generalforsamlingen i det selskab, henholdsvis moderselskab, hvori der er medarbejderrepræsentation, i valgperioden træffer beslutning om at ændre antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer i det øverste ledelsesorgan, skal antallet af medarbejderrepræsentanter kun ændres, hvis der skal reduceres i antallet for at overholde § 120, stk. 1, i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, og hvis der ikke kan reduceres med andre medlemmer af det øverste ledelsesorgan, der ikke er valgt af generalforsamlingen. Stk. 2. Den medarbejderrepræsentant, der ved valget fik færrest stemmer, skal straks fratræde, hvis ændringen medfører, at der skal reduceres i antallet af medarbejderrepræsentanter i det øverste ledelsesorgan. Hvis en af medarbejderrepræsentanterne er blevet erstattet af en suppleant i løbet af valgperioden, må denne dog fratræde forud for de øvrige medarbejderrepræsentanter. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan i enighed beslutte, at 1. og 2. pkt. kan fraviges ved aftale mellem medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter. I tilfælde af at medarbejderrepræsentanterne er valgt ved fredsvalg, træffer valgudvalget afgørelse om valget ved lodtrækning. Stk. 3. Antallet af medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter kan reduceres i løbet af valgperioden, hvis der er enighed blandt medarbejderne i valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget. Fratræden skal ske efter reglerne i stk. 2. Stk. 4. Hvis der er reduceret i antallet af selskabsrepræsentanter på grund af koncernrepræsentation, og koncernrepræsentationen ophører, har medarbejderne i selskabet ret til at besætte de pladser i det øverste ledelsesorgan, der er blevet ledige som følge af koncernrepræsentationens ophør. Eventuelle selskabsrepræsentanter, der tidligere har været valgt til de pågældende pladser i selskabets øverste ledelsesorgan, genindtræder, medmindre valgudvalget i enighed beslutter andet. Hvis der ikke har været valgt nogle selskabsrepræsentanter til de pågældende pladser, afholdes der suppleringsvalg efter bestemmelserne i kapitel 5, medmindre valgudvalget i enighed beslutter andet. Stk. 5. Hvis der er reduceret i antallet af koncernrepræsentanter på grund af selskabsrepræsentation, og selskabsrepræsentationen ophører, har koncernens medarbejdere ret til at besætte de pladser i det øverste ledelsesorgan, der er blevet ledige som følge af selskabsrepræsentationens ophør. Eventuelle koncernrepræsentanter, der tidligere har været valgt til de pågældende pladser i selskabets øverste ledelsesorgan, genindtræder, medmindre koncernvalgudvalget i enighed beslutter andet. Hvis der ikke har været valgt nogle koncernrepræsentanter til de pågældende pladser, afholdes der suppleringsvalg efter bestemmelserne i kapitel 6, medmindre valgudvalget i enighed beslutter andet.

Medarbejderrepræsentation ved fusion, spaltning og lignende

§ 57. I selskaber og koncerner, hvor medarbejderne har udnyttet deres ret efter §§ 140 eller 141 i selskabsloven, som sat i kraft for Grønland ved kongelig anordning, til at vælge repræsentanter, påhviler det selskabets, henholdsvis moderselskabets, øverste ledelsesorgan at drage omsorg for, at der tilvejebringes gode og effektivt virkende informationskanaler til selskabets eller koncernens medarbejdere til orientering om selskabets, henholdsvis koncernens, forhold. Orienteringen om disse forhold skal gives på hensigtsmæssig måde. Orienteringen kan for eksempel omfatte selskabets, henholdsvis koncernens, økonomiske, driftsmæssige og beskæftigelsesmæssige stilling og udvikling.

§ 58. Selskabets øverste ledelsesorgan træffer bestemmelse om, hvilke informationskanaler der er mest hensigtsmæssige efter selskabets eller koncernens forhold og orienteringens natur. Orienteringen kan for eksempel gives gennem selskabets eller koncernselskabernes daglige ledelse og samarbejdsudvalget, hvor det findes. Stk. 2. Orientering af selskabets eller koncernens medarbejdere kan for eksempel ske via udgivelse af informationsblade, interne personaleblade eller lignende, hjemmeside, møder i samarbejdsudvalgene, virksomhedskonferencer og fællesmøder.

Medarbejdernes ret til at orientere sig i ejerbogen

§ 59. I et selskab eller en koncern, hvor medarbejderne har ret til medarbejderrepræsentation, men hvor der ikke er valgt medarbejderrepræsentanter, kan en repræsentant for medarbejderne orientere sig i ejerbogen. Stk. 2. Hvis selskabets eller koncernselskabernes medarbejdere har valgt en fællestillidsrepræsentant, eller der kun findes én tillidsrepræsentant i virksomheden, tilkommer retten efter stk. 1 denne. I andre tilfælde vælger medarbejderne blandt sig en repræsentant til at orientere sig i ejerbogen. Stk. 3. I koncerner udpeger et udvalg bestående af en repræsentant for hvert datterselskabs medarbejdere blandt sig en repræsentant til at udøve retten efter stk. 1. Hvis datterselskabets medarbejdere har valgt en fællestillidsrepræsentant, eller der kun findes én tillidsrepræsentant i virksomheden, skal denne være medlem af udvalget. I modsat fald kan datterselskabets tillidsrepræsentanter udpege én blandt sig til at være medlem af udvalget, eller medarbejderne kan blandt sig vælge en repræsentant, som skal være medlem af udvalget.

Udgifter til afholdelse af valg

§ 64. Valgprocedurer, som er igangsat ved ikrafttræden af denne bekendtgørelse, skal gennemføres under iagttagelse af de gældende regler på tidspunktet for offentliggørelse af valgdatoen. Stk. 2. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan dog i enighed beslutte at fravige stk. 1, så reglerne i denne bekendtgørelse finder anvendelse under forudsætning af, at medarbejderne hurtigst muligt modtager tilstrækkelige oplysninger om beslutningen og hvilke afvigelser, der er besluttet, så medarbejderne kan indrette sig på afvigelserne.

§ 65. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2018. Stk. 2. Følgende bekendtgørelser ophæves:

1. Bekendtgørelse nr. 796 af 28. juli 2008 for Grønland om medarbejderes valg af bestyrelsesmedlemmer i moderselskaber, der er aktieselskaber og anpartsselskaber m.v. (koncernrepræsentation).
2. Bekendtgørelse nr. 797 af 28. juli 2008 for Grønland om medarbejderes valg af bestyrelsesmedlemmer i aktieselskaber og anpartsselskaber m.v. (selskabsrepræsentation). Dokumentet vedrører Færøerne og/eller Grønland og er derfor ikke tilgængeligt på retsinformation.dk. Dokumentet er offentliggjort i Lovtidende A, og kan findes ved at følge nedenstående link. BEK nr 626 af 29/05/2018 Dokumenter, der vedrører Færøerne og/eller Grønland, er ikke sædvanlige dokumenter på retsinformation.dk, og dokumenterne har derfor ikke de samme egenskaber. Der er således ikke etableret relationer til andre dokumenter, og dokumenterne opdateres ikke. Det betyder f.eks., at oplysningen om dokumentets status, dvs. om det er gældende eller historisk, ikke findes.

Erhvervsstyrelsen /Henning Steensig / Henrik Davidsen/