Bekendtgørelse om godkendelse og kvalitetssikring af maritime kursusudbydere og kurser

BEK nr 1075 af 01/06/2021 I medfør af § 24 b, § 24 f og § 25 b, stk. 2, i lov om skibes besætning, jf. lovbekendtgørelse nr. 74 af 17. januar 2014, § 4, stk. 2, og § 18 a, stk. 2, i lov om dykkerarbejde og dykkermateriel m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 69 af 17. januar 2014, og § 3, stk. 1, i lov om sikkerhed til søs, jf. lovbekendtgørelse nr. 1629 af 17. december 2018, fastsættes efter bemyndigelse i henhold til § 1, stk. 1, nr. 2, 3 og 5, i bekendtgørelse nr. 261 af 23. marts 2020 om henlæggelse af visse beføjelser til Søfartsstyrelsen og om klageadgang m.v.:

§ 2. En virksomhed eller organisation, der ønsker godkendelse som kursusudbyder efter denne bekendtgørelse, skal ansøge Søfartsstyrelsen herom. I ansøgningen skal der redegøres for ansøgning om kursusudbud efter § 3. Stk. 2. Ansøgningen skal indsendes elektronisk. Stk. 3. En uddannelsesinstitution, som er godkendt til at udbyde en uddannelse af Uddannelses- og Forskningsministeriet efter lov om maritime uddannelser skal kun ansøge Søfartsstyrelsen om godkendelse i de tilfælde, hvor institutionen ønsker at udbyde et kursus, som ikke indgår i maritime uddannelser, som uddannelsesinstitutionen er godkendt til at udbyde.

§ 3. En kursusudbyder, der ønsker godkendelse af kursus, der er omfattet af denne bekendtgørelse, skal ansøge Søfartsstyrelsen herom. I ansøgningen skal der redegøres for, hvordan udbyderen opfylder:

1. Formål og mål samt øvrige bestemmelser fastsat for det pågældende kursus.
2. Søfartsstyrelsens standard for kvalitetssikring af maritime kurser efter bilag 1.
3. Øvrige bestemmelser fastsat for maritime kurser, herunder eventuelle bestemmelser for bedømmelse og evaluering. Stk. 2. Ansøgningen skal indsendes elektronisk. Stk. 3. En godkendt kursusudbyder kan lade dele af kurset gennemføre hos en anden udbyder (udlagt undervisning), når den godkendte kursusudbyder sikrer, at kurset gennemføres i overensstemmelse med stk. 1.

§ 4. Ansøgning om godkendelse af kursusudbyder eller kursus indsendes til Søfartsstyrelsen. Søfartsstyrelsen sender en kvittering til ansøgeren med oplysninger om sagsbehandlingsfristen, klagemuligheder og at ansøgeren kan betragte midlertidig godkendelse som foretaget, hvis ikke Søfartsstyrelsen svarer inden fristens udløb. Stk. 2. Søfartsstyrelsen træffer afgørelse om midlertidig godkendelse af en kursusudbyder senest 3 måneder efter modtaget ansøgning under forudsætning af, at den nødvendige information foreligger. Fristen kan forlænges én gang, hvis ansøgningen har en kompleksitet, hvor Søfartsstyrelsen må indhente faglig bistand udefra. Søfartsstyrelsen begrunder fristen og oplyser om varigheden af fristen til ansøgeren, inden udløb af den nævnte frist. Stk. 3. Hvis Søfartsstyrelsen ikke har givet ansøgeren svar inden de i stk. 1 og stk. 2 angivne frister, kan ansøgeren betragte anmodningen som midlertidig godkendt (stiltiende accept). Stk. 4. Søfartsstyrelsen kan først foretage endelig vurdering af opfyldelsen af § 2 og § 3, og godkende udbyderen, efter et gennemført audit, der skal verificere ansøgningens oplysninger. Dog kan Søfartsstyrelsen uden at have gennemført audit give en midlertidig godkendelse til udbydere, der i forvejen er godkendt til en anden maritim uddannelses- eller kursusvirksomhed. Dette kan ske, når Søfartsstyrelsen vurderer, at den nye kursusaktivitet er sammenlignelig med den allerede godkendte, og når det af ansøgningen fremgår, at betingelserne i § 3, er opfyldt. Stk. 5. Søfartsstyrelsen udsteder bevis for godkendelsen, hvoraf fremgår de kurser kursusudbyderen er godkendt til at afvikle.

§ 6. Søfartsstyrelsen fører tilsyn med kursusudbydernes undervisning og overholdelse af denne bekendtgørelse. Stk. 2. Søfartsstyrelsen udfører audit eller inspektion af kursusudbydere minimum hvert femte år, og i øvrigt når Søfartsstyrelsen vurderer, der er behov. Stk. 3. Tilsyn med kursusudbyderne finder i videst muligt omfang sted, når der gennemføres undervisning for eller afholdes prøver af kursisterne. Tilsynet omfatter også udlagt undervisning. Stk. 4. Søfartsstyrelsen kan uddelegere opgaven med audit og inspektion til eksterne organer. Søfartsstyrelsen kan på baggrund af audit eller inspektion foretaget af et eksternt organ udstede påbud om opfølgning på afvigelser, observationer og anbefalinger som betingelse for at opretholde godkendelsen som anført i § 9.

§ 9. Hvis der konstateres afvigelser fra de af Søfartsstyrelsen fastsatte betingelser for godkendelse, kan Søfartsstyrelsen:

1. Pålægge udbyderen konkrete tiltag og handlinger, som er nødvendige for opfyldelse af betingelserne samt beslutte hvornår kursusudbyderen skal have udført disse pålæg.
2. Pålægge udbyderen at indsende en handlingsplan for, hvordan udbyderen vil korrigere inden for en af Søfartsstyrelsen fastsat frist.
3. Beslutte at gennemføre et eller flere opfølgende audits eller inspektioner for at kontrollere opfyldelse af betingelserne for godkendelsen.

§ 14. Bekendtgørelsen finder ikke anvendelse for Færøerne og Grønland.

Søfartsstyrelsen /Per Sønderstrup / Peter Mikael Ostenfeld/

Bilag 1 Krav til kvalitetssikringssystemet hos maritime kursusudbydere

Kursusudbyderen skal udvikle og implementere et kvalitetssikringssystem, der indeholder de nedenfor nævnte punkter, til at dokumentere, at kurset udføres i henhold til krav i dansk lovgivning og STCW konventionen. Kvalitetssikringssystemet kan tilpasses kursusudbyderens størrelse herunder omfang af kursusudbud, antal medarbejdere og kursister. Kvalitetssikringssystemet skal være tilgængeligt for kursisterne og kursusudbyderens medarbejdere. A. Kvalitetssikringssystem Kursusudbyderen etablerer, implementerer og vedligeholder et kvalitetssikringssystem, der omfatter institutionens udbud af maritime kurser. Kvalitetssikringssystemet skal omfatte de processer, der er nødvendige for at sikre og dokumentere, at kursister på en sikker måde tilegner sig den viden, færdigheder og kompetencer, som er krævet efter gældende lovgivning og får udstedt bevis for. Ansvaret for og organiseringen af arbejdet med kvalitetssikring og kvalitetssikringssystem skal defineres og dokumenteres. B. Dokument- og datastyring Kursusudbyderen skal fastlægge hvilke dokumenter og data, der har betydning for kvaliteten af kurset og sikre, at de styres efter en fastlagt procedure. Dokumenter og data skal være tilgængelige for alle relevante personer. C. Processtyring Kursusudbyderen skal have den nødvendige dokumenterede information for følgende aktiviteter: - kursusplanlægning og gennemførelse - kursusudbyderens interne audit (evaluering) af kvalitetssikringssystemet og kurserne - ledelsens evaluering af kvalitetssikringssystemet og kurserne - rapportering og styring af afvigelser og forbedringsforslag, jf. punkt D, - evalueringer af undervisningen i henhold til de fastsatte mål - evaluering, prøver, bedømmelse og eventuel brug af censorer - meritgodkendelser - korrekt og sikkerhedsmæssig forsvarlig anvendelse af udstyr, som indgår i kurserne - en oversigt over, hvilket udstyr der kræves for at kunne gennemføre kurset, samt hvorledes det skal vedligeholdes og evt. kalibreres. - test af simulatorscenarier og kvalitetssikring af simulatorer - kursusudbyderens test og øvelser med simulatorscenarier, der indgår i kurserne, - relevante sikkerhedsprocedurer i forhold til undervisning, instruktion og øvelser i værksteder, laboratorier, installationer, kabys, redningsbåde, redningsflåder, mand-overbord både, hurtiggående mand-over-bord både, øvelsesmoduler til brandbekæmpelse, øvelser under sygdomsbehandlerkurser, dykning osv. - registrering, certificering og bevisudstedelse, herunder kopisikring af beviser jf. punkt E, - kvalifikationskrav til undervisere, instruktører og øvrige medarbejdere, jf. punkt G, og - nationale og internationale regler af relevans for det pågældende kursus, herunder implementering af STCW-konventionens krav til kurset. D. Rapportering og styring af afvigelser, klager eller forslag til forbedring samt korrigerende og forebyggende handlinger Kursusudbyderen skal sikre, at afvigelser, forbedringsforslag, klager og rapportering samt de efterfølgende iværksatte korrigerende handlinger er styret og kan dokumenteres. Afvigelser En afvigelse defineres som manglende opfyldelse af specificerede krav, f.eks. en hændelse i modstrid med kvalitetssikringssystemet eller en observation i modstrid med bekendtgørelsen, kursusplanen eller retningslinjerne for kurset. Forslag til forbedring Et forslag til forbedring defineres som en omstrukturering eller justering af elementer i kurset eller kvalitetssikringssystemet. Klager og klagebehandling Kursusudbyderen skal undersøge årsagen til en intern eller ekstern klage og iværksætte de nødvendige korrigerende og forebyggende handlinger. Rapportering Al personale samt kursister skal kunne rapportere observerede afvigelser og/eller forbedringsforslag samt klager. Kursusudbyderen er ansvarlig for at følge op på disse observerede afvigelser og/eller forbedringsforslag samt klager. Korrigerende og forebyggende handlinger Kursusudbyderen skal undersøge årsagen til afvigelsen og iværksætte de nødvendige korrigerende og forebyggende handlinger (f.eks. ændring af proces for forbedring og optimering af kvalitetssikringssystemet). Kursusudbyderen skal endvidere sikre, at de korrigerende handlinger gennemføres effektivt. E. Styring af registreringer og certificering Kursusudbyderen skal registrere information for identifikation, indsamling, registrering, adgang til data, arkivering, opbevaring mv. for alle registreringer vedrørende kurserne og kvalitetssikringssystemet. Registreringerne skal omfatte kursusbeskrivelser, kursusbeviser og certifikater, samt efteruddannelse af undervisere.

F. Uddannelsernes målopfyldelse i henhold til STCW-konventionen Kursusudbyderen skal dokumentere opfyldelse af uddannelses- og kompetencemål i relation til STCW-konventionen for det pågældende kursus. G. Uddannelse af personale Kursusudbyderen skal sikre, at undervisere og instruktører er kvalificerede til den pågældende undervisning. Der skal etableres, vedligeholdes og bevares dokumenteret information om: - kvalifikationskrav til underviserne og instruktørerne, og - uddannelse eller videreuddannelse af personale (undervisere, instruktører, censorer og tilrettelæggere med ansvar for kurset). H. Sikkerhed og miljø For skibe der anvendes til uddannelses- og kursusbrug, og som kan medtage 12 eller flere personer foruden besætningen skal rederen sikre, at der etableres og implementeres et kvalitetssikringssystem i overensstemmelse med den internationale kode for sikker skibsdrift og forebyggelse af forurening (ISM koden), som denne er vedtaget af FN’s søfartsorganisation IMO ved resolution A. 741(18) med efterfølgende ændringer. Kvalitetssikringssystemet skal tillige sikre at skibet efterlever relevante danske regler vedrørende sikkerhed og arbejdsmiljø til søs. De dokumenterede procedurer eller anden relevant information skal indeholde en krydshenvisning til eventuelle krav og vejledninger fra Søfartsstyrelsen og for eksempel Arbejdstilsynet, Branchearbejdsmiljørådet for transport og engros, Sundhedsstyrelsen, STCW-konventionen, International Diving Schools Association (IDSA), International Association of Marine Aids to Navigation and Lighthouse Authorities (IALA) m.v.