Bekendtgørelse om rammer og vilkår for Metroselskabet I/S´ varetagelse af den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S

§ 3. Metroselskabet I/S har ansvaret for efter instruks fra bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S at koordinere og udføre den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S, således at Metroselskabet I/S udelukkende varetager Hovedstadens Letbane I/S’ målsætninger og interesser. Stk. 2. Metroselskabet I/S er ansvarlig for, at den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S varetages i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, Hovedstadens Letbane I/S’ vedtægter og bestyrelsens forretningsorden, denne bekendtgørelse samt i overensstemmelse med de generelle eller specifikke pålæg, som bestyrelsen måtte have meddelt Metroselskabet I/S. Metroselskabet I/S skal følge de retningslinjer og anvisninger, som Hovedstadens Letbane I/S’ bestyrelse har givet. Stk. 3. Metroselskabet I/S skal sikre, at Hovedstadens Letbane I/S’ bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, at selskabets formueforvaltning foregår på betryggende måde, herunder ved at konstatere aktivernes tilstedeværelse og disses forsvarlige anbringelse, og at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde selskabets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. Metroselskabet I/S er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske situation og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt.

§ 4. Metroselskabet I/S varetager følgende opgaver for Hovedstadens Letbane I/S:

1. Indgåelse, forhandling og styring af kontrakter mellem Hovedstadens Letbane I/S og tredjeparter, herunder vurdering af behov for indgåelse af kontrakter, varetagelse af eventuelt udbud samt løbende kontraktopfølgning, herunder tvisthåndtering.
2. Deltagelse som repræsentant for Hovedstadens Letbane I/S i samarbejder, som Hovedstadens Letbane I/S indgår i, samt i selskaber, interessentskaber m.v., som Hovedstadens Letbane I/S har interesser eller ejerandele i.
3. Administration af tekniske aftaler og servitutter.
4. Varetagelse af Hovedstadens Letbane I/S økonomiske forhold i form af budgettering, bogføring, regnskabsaflæggelse, formue- og gældspleje og løbende økonomirapportering.
5. Varetagelse af eventuelle opgaver relateret til HR.
6. Varetagelse af juridiske opgaver i form af sikring af løbende compliance og overholdelse af lovgivningen samt Hovedstadens Letbane I/S’ selskabsdokumenter og interne retningslinjer.
7. Varetagelse af kommunikation, presse og markedsføring.
8. Betjening af bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S, herunder varetagelse af sekretariatsfunktionen.
9. Analyse af forretningsmæssige dispositioner, herunder eventuelle udvidelser af letbanen og reinvesteringer i letbanen. Stk. 2. Metroselskabet I/S kan som udgangspunkt ikke foretage dispositioner, der falder uden for stk. 1. Dog kan Metroselskabet I/S såfremt en disposition skønnes at være uden for stk. 1, i behørig tid forelægge denne for bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S med henblik på godkendelse inden dispositionen foretages. Stk. 3. Dispositioner, der i forhold til Hovedstadens Letbane I/S’ forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning kan uanset stk. 1 kun foretages efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S til Metroselskabet I/S, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Hovedstadens Letbane I/S’ virksomhed. I sådanne tilfælde skal Metroselskabet I/S dog så vidt muligt forinden have indhentet samtykke fra bestyrelsens formand eller i dennes fravær en af næstformændene, ligesom bestyrelsen efterfølgende snarest muligt skal underrettes om den trufne disposition. Stk. 4. Som forhold af usædvanlig art eller stor betydning, jf. stk. 3, anses blandt andet, men ikke udtømmende, indgåelse af aftaler og varetagelse af øvrige dispositioner, som på grund af deres størrelse, løbetid, karakter eller af anden grund er af særlig betydning for Hovedstadens Letbane I/S, herunder f.eks. indgåelse af eller forlængelse af en kontrakt med en driftsoperatør, indkøb af nyt rullende materiel, ydelse af en usædvanlig garanti eller kaution og pantsætning af aktiver. Stk. 5. Såfremt Metroselskabet I/S er i tvivl om, hvorvidt en disposition er af usædvanlig art eller stor betydning, jf. stk. 3-4, skal direktøren forespørge bestyrelsesformanden for Hovedstadens Letbane I/S, som herefter træffer beslutning om, hvorvidt den pågældende disposition skal forelægges til bestyrelsens beslutning.

§ 5. Direktøren og konkrete medarbejdere i Metroselskabet I/S kan inden for nærmere angivne rammer ved Hovedstadens Letbane I/S’ bestyrelses godkendelse af underskriftscirkulære bemyndiges til at binde Hovedstadens Letbane I/S i dispositioner forbundet med den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S. Bemyndigelse til at binde Hovedstadens Letbane I/S ved særlige forhold, herunder finansielle transaktioner vedrørende Hovedstadens Letbane I/S’ låneportefølje, kan gives konkret ved bestyrelsens godkendelse af specialfuldmagter. Stk. 2. Stk. 1 gælder alene, i det omfang bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S er beføjet til at meddele prokura, jf. lov om erhvervsdrivende virksomheder § 7.

§ 8. Bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S fører tilsyn med Metroselskabet I/S’ varetagelse af den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane, herunder med at Metroselskabet I/S i den sammenhæng efterlever bestemmelserne i lov om letbane på Ring 3 og denne bekendtgørelse. Stk. 2. Metroselskabet I/S er forpligtet til at videregive al information vedrørende Hovedstadens Letbane I/S’ daglige drift og virksomhed, som Hovedstadens Letbane I/S’ bestyrelse har anmodet om, samt information, som Metroselskabet I/S vurderer, kan være af betydning for bestyrelsens arbejde. Metroselskabet I/S skal give sådan information straks, såfremt informationen har væsentlig betydning for Hovedstadens Letbane I/S’ virksomhed. Dette gælder bl.a. sager, som må antages at have væsentlig økonomisk betydning eller politisk interesse. Stk. 3. Metroselskabet I/S skal efter anmodning stille enhver oplysning vedrørende varetagelse af den daglige drift og virksomhed for Hovedstadens Letbane I/S til rådighed for bestyrelsen for Hovedstadens Letbane I/S.

§ 10. Betaling i henhold til § 9, stk. 1, omfatter for de medarbejdere i Metroselskabet I/S, der udelukkende arbejder med opgaver, der er relateret til at varetage den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S, samtlige omkostninger til løn, pension m.v. samt en forholdsmæssig andel af Metroselskabets faste omkostninger, fx løn til administrativt personale, husleje, it m.v. Den forholdsmæssige andel af de faste omkostninger skal ses i forhold til det samlede antal medarbejdere i Metroselskabet I/S. Stk. 2. Betaling i henhold til § 9, stk. 1, omfatter for de medarbejdere, der delvist arbejder med opgaver, der er relateret til at varetage den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S, en forholdsmæssig andel af omkostninger til løn, pension m.v. samt en forholdsmæssig andel af Metroselskabets faste omkostninger, fx løn til administrativt personale, husleje, it m.v. Den forholdsmæssige andel af de faste omkostninger skal ses i forhold til det samlede antal medarbejdere i Metroselskabet I/S samt i forhold til den tid, som de pågældende medarbejdere bruger på arbejdsopgaver relateret til den daglige drift og virksomhed af Hovedstadens Letbane I/S.