Bekendtgørelse om ledelse og styring af fondsmæglerselskaber m.fl.

§ 1. Bekendtgørelsen finder anvendelse på fondsmæglerselskaber, der ikke opfylder alle betingelserne for at kunne betegnes som små og ikke indbyrdes forbundne investeringsselskaber, jf. artikel 12, stk. 1, i Europa-Parlamentet og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber, jf. dog stk. 5, 6 og 8. Stk. 2. Bekendtgørelsen finder anvendelse på filialer her i landet af investeringsselskaber, der er meddelt tilladelse i et land uden for den Europæiske Union, som Unionen ikke har indgået aftale med på det finansielle område, med de tilpasninger, som filialforholdet nødvendiggør, eller som er fastsat i henhold til international aftale. Stk. 3. Fondsmæglerselskaber omfattet af stk. 1, der kun har tilladelse til at udføre visse nærmere afgrænsende tjenesteydelser, skal følge bekendtgørelsens regler på de områder, som virksomheden har tilladelse til. Stk. 4. Bekendtgørelsen finder anvendelse på fondsmæglerholdingvirksomheder med de tilpasninger, som koncernforholdet nødvendiggør. Stk. 5. For fondsmæglerselskaber, der opfylder alle betingelserne for at kunne betegnes som små og ikke indbyrdes forbundne investeringsselskaber, jf. artikel 12, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber finder alene § 2, § 3, stk. 1, nr. 1-7, 9 og 11-13, § 4, stk. 1-3, 5 og 6, § 5, § 8, stk. 4, 5 og 9, § 20 og bilag 3 anvendelse. Stk. 6. Kravene i denne bekendtgørelse finder anvendelse på individuelt og konsolideret niveau, jf. § 1 a, stk. 3 og 4, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter. Det gælder alene fondsmæglerselskaber, der ikke opfylder betingelserne for små og ikke indbyrdes forbundne fondsmæglerselskaber, jf. stk. 1. Stk. 7. Bilag 3 finder ikke anvendelse på fondsmæglerholdingvirksomheder. Stk. 8. Med undtagelse af bekendtgørelsens bilag 3 finder bekendtgørelsen ikke anvendelse på fondsmæglerselskaber omfattet af § 1, stk. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter.

§ 2. Bestyrelsen henholdsvis direktionen i et fondsmæglerselskab eller en fondsmæglerholdingvirksomhed skal træffe foranstaltninger, der er tilstrækkelige til, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden drives betryggende. Stk. 2. Bestyrelsen henholdsvis direktionen skal med henblik på overholdelse af stk. 1 gennemføre foranstaltninger, der er tilstrækkelige for, at bekendtgørelsen overholdes. Foranstaltningerne skal tage højde for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsmodel samt

1. størrelsen af balancen for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden og dets datterselskaber inden for den tilsynsmæssige konsoliderings anvendelsesområde,
2. om værdien af fondsmæglerselskabets aktiver i og uden for balancen i gennemsnit er lig med eller mindre end 100 mio. EUR over den fireårige periode umiddelbart forud for det givne regnskabsår,
3. aktiverne under forvaltning,
4. om fondsmæglerselskabet er autoriseret til at opbevare kunders penge eller aktiver,
5. de beskyttede og administrerede aktiver,
6. mængden af behandlede kundeordrer,
7. omfanget af daglige handelsstrømme,
8. fondsmæglerselskabets geografiske tilstedeværelse og størrelsen af dets aktiviteter i hver jurisdiktion, herunder i tredjelandsjurisdiktioner,
9. fondsmæglerselskabets retlige form, herunder om fondsmæglerselskabet er en del af en koncern og i så fald proportionalitetsvurderingen for koncernen, jf. stk. 2, 1. pkt.,
10. hvorvidt fondsmæglerselskabet er børsnoteret,
11. hvorvidt fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har tilladelse til at anvende interne modeller til beregning af kapitalkrav, f.eks. metoden med interne ratings,
12. typen af godkendte aktiviteter, de tjenesteydelser, som fondsmæglerselskabet udfører, eksempelvis afsnit A og B i bilag 1 til lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, og andre tjenester, herunder clearingtjenester, som investeringsselskabet udfører,
13. forretningsstrategistrategi, forretningsaktiviteternes art og kompleksitet og fondsmæglerselskabets organisatoriske struktur,
14. fondsmæglerselskabets risikostrategi, risikoappetit og faktiske risikoprofil, jf. § 67, stk. 1, nr. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og –aktiviteter, også under hensyntagen til resultatet af SREP-kapitalvurderingen og SREP-likviditetsvurderingen,
15. fondsmæglerselskabets ejerskabs- og finansieringsstruktur,
16. kundetypen,
17. de finansielle instrumenters eller kontrakters kompleksitet,
18. de outsourcede funktioner og distributionskanaler, og
19. de eksisterende it-systemer, herunder systemer til forretningskontinuitet og outsourcede funktioner på dette område.

§ 3. Bestyrelsen skal som led i varetagelsen af den overordnede og strategiske ledelse af et fondsmæglerselskab eller en fondsmæglerholdingvirksomhed

1. træffe beslutning om en forretningsmodel, der tager udgangspunkt i de forhold, der er nævnt under § 2, stk. 2,
2. på grundlag af forretningsmodellen træffe beslutning om politikker, jf. § 4,
3. løbende, dog mindst én gang om året, foretage en vurdering af de enkelte og samlede risici, jf. § 5, herunder tage stilling til, om risiciene er acceptable,
4. vurdere og træffe beslutning om budgetter, kapital, likviditet, væsentlige dispositioner, særlige risici og overordnede forsikringsforhold,
5. vurdere om direktionen varetager sine opgaver på en betryggende måde og i overensstemmelse med den fastlagte risikoprofil, jf. § 67, stk. 1, nr. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, de fastlagte politikker, jf. § 4 og retningslinjerne til direktionen, jf. § 6, og træffe passende foranstaltninger, hvis dette ikke er tilfældet,
6. sikre at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har en klar organisatorisk struktur med en veldefineret ansvarsfordeling under hensyntagen til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsmodel og risikoprofil,
7. træffe beslutning om frekvensen for og omfanget af direktionens rapportering og information til bestyrelsen således, at bestyrelsen har et indgående overblik over fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden og dens risici, og at rapporteringen i øvrigt er fyldestgørende for bestyrelsens arbejde,
8. løbende og mindst én gang om året træffe beslutning om fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens individuelle solvensbehov, jf. § 120, stk. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter,
9. tilrettelægge sit arbejde således, at ledelsen af fondsmæglerselskabet er betryggende, jf. bilag 3,
10. sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har en betryggende offentliggørelses- og kommunikationsproces,
11. godkende fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens it-strategi,
12. udføre risikoudvalgets opgaver og roller, hvis der ikke er nedsat sådanne udvalg, jf. § 80, stk. 1, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter og
13. sikre, hvis relevant, at risikostyringsfunktionens, hvor en sådan er oprettet, advarsler og betænkeligheder dokumenteres, og at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har procedurer herfor. Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre, at den har det fornødne informationsgrundlag til at kunne træffe beslutninger om de forhold, der fremgår af stk. 1.

§ 4. Fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens politikker, jf. § 3, stk. 1, nr. 2, skal indeholde virksomhedens overordnede strategiske mål for de pågældende risikoområder, herunder identifikation og afgrænsning af de risici, som fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden ønsker at påtage sig på de pågældende områder, og anvisninger på, hvordan de strategiske mål opnås. Stk. 2. Identifikation og afgrænsning af risici efter stk. 1 skal som minimum indeholde en konkret stillingtagen til:

1. Væsentlige kilder til og virkninger af kunderisici og eventuel væsentlig indvirkning på kapitalgrundlaget.
2. Væsentlige kilder til og virkninger af markedsrisici og eventuel væsentlig indvirkning på kapitalgrundlaget.
3. Væsentlige kilder til og virkninger af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens risici, navnlig dem, der kan have betydelig negativ indvirkning på det til rådighed værende kapitalgrundlag. Dette omfatter, hvis det er relevant: a) Væsentlige ændringer i bogført værdi af aktiver, herunder krav mod tilknyttede agenter. b) Sammenbrud hos kunder eller modparter. c) Positioner i finansielle instrumenter, i fremmed valuta og i råvarer. d) Forpligtelser over for ydelsesbaserede pensionsordninger.
4. Likviditetsrisikoen inden for relevante tidshorisonter for at sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden opretholder tilstrækkelige likvide midler, herunder for så vidt angår håndtering af væsentlige risikokilder, jf. nr. 1-3. Stk. 3. Politikkerne skal, hvor det er relevant, mindst omfatte følgende:
5. Politik for operationelle risici, jf. bilag 2.
6. Politik for forsikringsmæssig afdækning af risici.
7. Politik for likviditetsstyring, herunder en beredskabsplan i tilfælde af utilstrækkelig eller manglende likviditet.
8. Politik for koncentrationsrisiko.
9. Politik for interne interessekonflikter.
10. Øvrige risikoområder, som bestyrelsen vurderer, er af betydning for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden. Stk. 4. For fondsmæglerselskaber, der handler for egen regning, skal politikkerne også omfatte markedsrisiko, jf. bilag 1. Stk. 5. Ved opfyldelse af kravene i stk. 3, nr. 1, er fondsmæglerselskaber, der opfylder alle betingelserne for at kunne betegnes som små og ikke indbyrdes forbundne investeringsselskaber, jf. artikel 12, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber, ikke omfattet af bilag 2. Stk. 6. Fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens politikker, jf. stk. 3, nr. 1, og stk. 4, samt i relevant omfang stk. 3, nr. 2-6, skal tillige indeholde retningslinjer for de risici, der udspringer af miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige forhold, som fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden ønsker at påtage sig. Stk. 7. Fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens politikker skal være forsvarlige i forhold til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens indtjening og kapitalgrundlag.

§ 5. Ved opfyldelse af § 3, stk. 1, nr. 3, skal bestyrelsen løbende vurdere, om fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens politikker, jf. § 4, og retningslinjerne til direktionen, jf. § 6, afspejler fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens kompleksitet, risikoprofil, arbejdsområde og den risikotolerance, som bestyrelsen har fastsat. Vurderingen skal ligeledes afspejle fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens betydning i de lande, hvor der udøves aktiviteter. Hvis der er oprettet en risikostyringsfunktion, skal den risikoansvarliges rapport indgå i bestyrelsens samlede vurderingsgrundlag. Stk. 2. Vurderingen efter stk. 1 skal desuden indeholde en stillingtagen til:

1. Væsentlige kilder til og virkninger af kunderisici og eventuel væsentlig indvirkning på kapitalgrundlaget.
2. Væsentlige kilder til og virkninger af markedsrisici og eventuel væsentlig indvirkning på kapitalgrundlaget.
3. Væsentlige kilder til og virkninger af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens risici, navnlig dem, der kan have betydelig negativ indvirkning på det til rådighed værende kapitalgrundlag. Dette omfatter, hvis det er relevant: a) Væsentlige ændringer i bogført værdi af aktiver, herunder krav mod tilknyttede agenter. b) Sammenbrud hos kunder eller modparter. c) Positioner i finansielle instrumenter, i fremmed valuta og i råvarer. d) Forpligtelser over for ydelsesbaserede pensionsordninger.
4. Likviditetsrisikoen inden for relevante tidshorisonter for at sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden opretholder tilstrækkelige likvide midler, herunder for så vidt angår håndtering af væsentlige risikokilder, jf. nr. 1-3.
5. Om fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har et betryggende antal medarbejdere og kompetencer på risikobehæftede aktiviteter.
6. Om fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har betryggende it-systemer.
7. Om fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har betryggende procedurer for hurtig og effektiv kommunikation på tværs af fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden og koncernen.

§ 6. Bestyrelsen skal udarbejde skriftlige retningslinjer til direktionen på grundlag af risikovurderingen, jf. § 5, og i henhold til de politikker, der er vedtaget i medfør af § 4. Bestyrelsens retningslinjer til direktionen skal tillige udstedes i overensstemmelse med kravene på markedsrisiko-, operationel risikoområdet, jf. bilag 1-2. Stk. 2. Retningslinjerne efter stk. 1 skal angive, hvilke beslutninger direktionen kan foretage som led i dens stilling, og hvilke beslutninger direktionen kan træffe med efterfølgende orientering af bestyrelsen. Stk. 3. Retningslinjerne efter stk. 1 skal

1. indeholde kontrollerbare grænser for størrelsen af de risici, som direktionen er bemyndiget til at tage på fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens vegne, og
2. fastlægge principperne for, hvordan udnyttelse af grænserne for hver type af risiko opgøres, herunder for hvordan risiko fra finansielle instrumenter og midler, der på fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens vegne forvaltes af eksterne porteføljeforvaltere, indgår i den samlede risikoopgørelse. Stk. 4. Retningslinjernes grænser på markedsrisiko- og likviditetsrisikoområdet, jf. bilag 1, skal utvetydigt angive størrelsen af den enkelte fastsatte grænse for risiko for eksempel som absolutte tal, eller ved at risikoen sættes i forhold til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens kapitalgrundlag. Stk. 5. Retningslinjerne må kun undtagelsesvis give mulighed for, at direktionen kan disponere risici i en størrelsesorden, der ligger udenfor den fastlagte risikoprofil, jf. § 67, stk. 1, nr. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter og retningslinjernes grænser, hvis forudsætningerne herfor fremgår af retningslinjerne. Kan bestyrelsen ikke fastlægge disse forudsætninger, må forudgående beføjelser til overskridelser af retningslinjernes grænser ikke gives til direktionen. Stk. 6. Bestyrelsen skal ved udformningen af retningslinjerne sikre, at direktøren og direktionens medlemmer tilsammen besidder den fornødne viden og erfaring til at anvende de beføjelser, som retningslinjerne indeholder, på en for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden betryggende måde. Stk. 7. Det skal fremgå af retningslinjerne, hvordan og hvor hyppigt rapportering til bestyrelsen skal ske. Det skal fremgå, hvordan og hvor hyppigt direktionen skal rapportere på de områder, hvor bestyrelsen har fastsat grænser for direktionen, eller hvor der er fastsat grænser i lovgivningen.

§ 7. Bestyrelsen må ikke henlægge bestyrelsens overordnede ledelsesopgaver, jf. §§ 3-5, eller opgaver, der i øvrigt er af usædvanlig art eller af stor betydning for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden til direktionen, herunder følgende beføjelser:

1. Bevilling af usædvanlige eller betydende eksponeringer, jf. dog § 117, stk. 1, 3. og 4. pkt., i lov om aktie- og anpartsselskaber, og eksponeringer omfattet af § 88 i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter.
2. Den årlige gennemgang af større aktiver og passiver, jf. principperne i § 115, nr. 1, i lov om aktie- og anpartsselskaber.
3. Ansættelse af direktion og intern revisionschef.
4. Beslutning om principper for opgørelse af risici, jf. § 6, stk. 3, nr. 2, herunder anvendelse af interne modeller, der ikke er omfattet af nr. 5.
5. Beslutning om ansøgning om godkendelse af interne modeller til opgørelse af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens solvens, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til kreditinstitutter og investeringsselskaber og Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber.
6. Beslutning om fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens individuelle solvensbehov, jf. § 120, stk. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter.

§ 8. Direktionen skal forestå den daglige ledelse af fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden i overensstemmelse med bilag 1 og 2, og de politikker og retningslinjer, som er vedtaget og givet af bestyrelsen, jf. §§ 4 og 6, samt eventuelle andre mundtlige eller skriftlige beslutninger og anvisninger fra bestyrelsen. Stk. 2. Direktionen skal sikre, at de politikker og retningslinjer, som er vedtaget af bestyrelsen, jf. §§ 4 og 6, implementeres i fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens daglige drift. Stk. 3. Direktionen skal videregive information til bestyrelsen, som bestyrelsen anmoder om, samt information som direktionen vurderer, kan være af betydning for bestyrelsens arbejde. Stk. 4. Direktionen skal videregive information til den complianceansvarlige og compliancefunktionen og, hvis fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har nedsat en risikostyringsfunktion, den risikoansvarlige og risikostyringsfunktionen, hvis direktionen vurderer, at informationen kan være af betydning for den risikoansvarliges og den complianceansvarliges arbejde. Stk. 5. Direktionen har det daglige ledelsesmæssige ansvar for, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden kun træffer dispositioner, som direktionen og medarbejdere i fornødent omfang kan vurdere risiciene ved og konsekvenserne af. Stk. 6. Direktionen skal sikre, at der er procedurer for dokumentation af væsentlige beslutninger i organisationen. Stk. 7. Direktionen skal godkende fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsgange, jf. § 13, stk. 1, eller udpege en eller flere personer eller organisatoriske enheder med den nødvendige faglige viden til at gøre dette. Stk. 8. Direktionen skal sikre, at der er retningslinjer for, hvilke tiltag der skal iværksættes i forbindelse med alvorlige driftsforstyrrelser og en nøglemedarbejders fratrædelse. Stk. 9. Direktionen skal sikre udarbejdelse af fondsmæglerselskabets eller retningslinjer for udvikling og godkendelse af nye tjenesteydelser og produkter, der kan medføre væsentlige risici for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden, modparter eller kunder, herunder ændringer i eksisterende produkter, hvorved produktets risikoprofil ændres væsentligt. Direktionen skal godkende retningslinjerne. Stk. 10. Direktionen skal mindst én gang om året vurdere kvaliteten af data, som er væsentlige for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens styring, og iværksætte nødvendige tiltag, hvis direktionen finder kvaliteten utilstrækkelig. Stk. 11. Direktionen skal løbende overvåge, udfordre og føre tilsyn med, at ledende medarbejderes arbejde i organisationen udføres i overensstemmelse med de retningslinjer, som er givet, herunder at der sker betryggende rapportering, jf. §§ 17 og 18. Stk. 12. Direktionen skal foretage en tilstrækkelig undersøgelse af forholdene, hvis den får mistanke om medarbejderes samarbejde med kunder, leverandører eller andre eksterne parter om deltagelse i kriminalitet eller får mistanke om medarbejderes kendskab til kunders, leverandørers eller andre eksterne parters kriminalitet. Direktionen skal ved sådan en mistanke vurdere, hvilke opgaver pågældende medarbejdere skal varetage.

§ 9. Direktionen for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden er indrettet i organisatoriske enheder med klart definerede opgaver, herunder skal alle medarbejdere have klare beføjelser, ansvarsområder og referencelinjer. Det skal være klart for de enkelte enheder og medarbejdere, hvilke opgaver, der skal udføres, og hvordan opgaverne skal udføres. Stk. 2. Direktionen skal sikre, at de organisatoriske enheder er bemandet ressource- og kompetencemæssigt således, at enhederne på betryggende vis kan løse de opgaver, det påhviler enhederne at udføre. Stk. 3. Direktionen for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har foranstaltninger, der sikrer, at eventuel manglende overholdelse af politikker, jf. § 4, og forretningsgange, jf. § 13, indgår i ledelsens vurdering af de organisatoriske enheders og medarbejdernes løsning af deres respektive opgaver.

Information af bestyrelsen og øvrige ledelsesniveauer m.v.

§ 10. Fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal være indrettet, så den information, der skal tilgå bestyrelse, direktion, ledelse på øvrige organisatoriske niveauer, den risikoansvarlige og risikostyringsfunktionen, hvis en sådan er oprettet og den complianceansvarlige og compliancefunktionen, tilgår disse i retvisende og dækkende form for disses arbejde, herunder inden for tidsmæssige rammer og i en form, der sikrer, at eventuelle foranstaltninger kan sættes i værk uden unødigt ophold.

Funktionsadskillelse og interne interessekonflikter

§ 11. Direktionen for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal sikre, at

1. der foreligger en forretningsgang for identifikation, vurdering, håndtering og afhjælpning eller forebyggelse af faktiske og potentielle interne interessekonflikter, herunder interessekonflikter og effektiv funktionsadskillelse inden for markeds- og likviditetsrisikoområdet samt it-sikkerhed og -risikostyringsområdet,
2. fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden er indrettet, så der er betryggende funktionsadskillelse, f.eks. ved at overlade modstridende aktiviteter inden for behandlingen af transaktioner eller ved levering af tjenesteydelser til forskellige personer eller overdrage tilsyns- eller indberetningsansvar for modstridende aktiviteter til forskellige personer, og
3. fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden er indrettet, så der er klart definerede rapporteringslinjer. Stk. 2. Fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens afvikling af transaktioner udarbejdelse af resultat- og risikoopgørelser, kontrol og rapportering må kun udføres i samme enhed, hvis dette kan anses for betryggende, jf. § 2, og under hensyntagen til arten af enhedens øvrige opgaver. Stk. 3. I fondsmæglerselskaber eller fondsmæglerholdingvirksomheder, hvor der ikke opretholdes funktionsadskillelse i overensstemmelse med stk. 1, nr. 2, skal der, jf. § 2, indføres foranstaltninger, der skal sikre, at der ikke påføres fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden unødige risici eller tab.

§ 13. Direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har forretningsgange på alle væsentlige aktivitetsområder, herunder på likviditetsområdet og på it-området samt at der foreligger fornøden dokumentation for selskabets aktiviteter. Aktiviteter, der vedrører fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden i dens egenskab af finansiel virksomhed, anses som udgangspunkt for væsentlige. Stk. 2. Forretningsgangene skal som minimum

1. være lettilgængelige og overskuelige,
2. på fyldestgørende måde beskriver de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre at lovgivningen og anden relevant regulering samt de politikker og retningslinjer, som bestyrelsen har vedtaget i overensstemmelse med §§ 4 og 6, efterleves og overholdes,
3. angive, hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, og
4. opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering. Stk. 3. Med henblik på opfyldelse af stk. 1 skal direktionen sikre, at der er fornøden dokumentation for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens aktiviteter, herunder at der er forretningsgange for følgende:
5. I hvilket omfang beslutninger, beføjelser, udførte opgaver og forretninger samt opståede hændelser skal dokumenteres.
6. I hvilken form dokumentationen skal ske.
7. Hvordan der sikres tilgængelighed til dokumentationen.
8. Hvor længe dokumentationen skal opbevares.
9. Hvis relevant, til hvem dokumentationen kan og skal videregives. Stk. 4. Foreligger forretningsgangene elektronisk, skal direktionen sikre, at de nødvendige forretningsgange er tilgængelige i tilfælde af systemnedbrud i fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden. Dokumentationen, jf. stk. 1, skal foreligge enten skriftligt eller elektronisk.

Regnskabsmæssig praksis

§ 14. Direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har en god regnskabsmæssig praksis. Det indebærer blandt andet, at

1. fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden kan dokumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter, herunder alle enkeltposter og noter, er udarbejdet i overensstemmelse med det regelsæt, der gælder for den pågældende rapport, og
2. fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden indhenter nødvendig information til brug for udarbejdelse af års- og delårsrapporter, herunder al relevant information til brug for fastlæggelse af regnskabsposter, der baseres på regnskabsmæssige skøn.

§ 15. Bestyrelsen, direktionen og øvrige ledelsesniveauer skal dokumentere, når de videregiver beføjelser. Proceduren for at videregive beføjelser skal fremgå af forretningsgangene, jf. § 13. Stk. 2. Videregivelse af beføjelser må kun ske til medarbejdere, der har den fornødne viden, indsigt og erfaring til betryggende at kunne anvende beføjelserne. Stk. 3. Videregivne beføjelser skal som minimum angive

1. arten og størrelsen af den eller de videregivne beføjelser,
2. principperne for opgørelse af udnyttelse af beføjelserne,
3. hvilke produkter eller handlinger beføjelsen omfatter,
4. eventuelle supplerende grænser for risiko samt principperne for opgørelse af sådanne beføjelser, der opfylder kravene i § 6, stk. 3, og
5. hvordan, hvor ofte og af hvilken medarbejder eller organisatorisk enhed, der er ansvarlig for at foretage rapportering af den eller de videregivne beføjelser, samt til hvem rapportering skal ske. Stk. 4. Ingen kan videregive beføjelser, der går udover de beføjelser, den pågældende selv har modtaget. Summen af videregivne beføjelser, herunder beføjelser givet til grupper af medarbejdere, må ikke overstige de beføjelser, som fremgår af bestyrelsens retningslinjer, jf. § 6, til direktionen. Stk. 5. Er der fastsat supplerende risikomål i forbindelse med videregivne beføjelser, skal den, der afgiver beføjelserne, sikre sig, at anvendelse af de supplerende risikomål finder sted på en måde, der sikrer, at der ikke sker overskridelse af øvrige tildelte beføjelser.

Kontroller

§ 16. Direktionen skal sikre, at der foretages kontrol af alle væsentlige risikobehæftede opgaver, herunder af

1. overholdelse af samtlige grænser fastsat af bestyrelsen i henhold til § 6, stk. 3, nr. 1, og grænser fastsat i lovgivningen,
2. overholdelse af videregivne beføjelser jf. § 15,
3. dispositioner, hvor fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden handler i henhold til fuldmagt fra kunder eller modparter, og hvor fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har forpligtet sig til at overholde grænser for risici, herunder placeringsgrænser,
4. dispositioner, hvor fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har forpligtet sig til at overholde grænser for risici aftalt med modparter, for eksempel i rammeaftaler om handel med finansielle instrumenter,
5. indsamling og behandling af data, som fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden anvender som grundlag for at vurdere risici og træffe forretningsmæssige beslutninger, og
6. andre opgaver, som af anden årsag kan medføre væsentlige økonomiske eller andre væsentlige risici for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden, herunder disponering af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens konti og opgaver i forbindelse med fremskaffelse eller udarbejdelse af grundlag for regnskab og fastsættelse af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens individuelle solvensbehov. Stk. 2. Direktionen skal sikre, at kontrollen udføres af en anden enhed end den, der har udført opgaven, jf. § 11, stk. 1, medmindre kontrollen har karakter af afstemning, overvågning af om forretningsgange overholdes, fejlfinding eller lignende, og kontrollen i det konkrete tilfælde er betryggende. Stk. 3. Direktionen skal sikre, at der foretages kontroller omfattet af stk. 1, med passende intervaller, afhængigt af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens størrelse, den enkelte risikos væsentlighed og størrelse set i forhold til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsmodel, aktivitetsområde, kompleksiteten af de pågældende risici og fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens kapitalforhold. Stk. 4. Direktionen skal sikre, at administrative opgaver udføres på en betryggende og ensartet måde, og at forretningsgange m.v. bliver overholdt.

Intern rapportering

§ 17. Direktionen skal sikre, at der løbende sker skriftlig og betryggende rapportering på alle relevante ledelsesmæssige niveauer om overholdelsen og udnyttelsen af væsentlige grænser for risikotagning, der fremgår af bestyrelsens vedtagne politikker jf. § 4, retningslinjer, jf. § 6 eller i den videregivne beføjelse, jf. § 15. Stk. 2. Direktionen skal sikre, at der sker rapportering om overholdelse af de grænser, der er fastsat i lovgivningen for risiko på de områder, hvor dette er relevant for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden. Rapporteringen skal omfatte risici, der styres på fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens vegne af porteføljeforvaltere. Stk. 3. Direktionen skal, hvor det er relevant, tillige sikre, at der rapporteres til bestyrelsen på markedsrisiko-, operationel risikoområdet, jf. bilag 1 og 2. Stk. 4. Rapporteringen, jf. stk. 1-3, skal ske i overskuelig form og give bestyrelse, direktion og øvrige ledelsesniveauer, der har videregivet beføjelser, jf. § 15, oplysning om den aktuelle udnyttelse af de væsentlige grænser og om udnyttelsen over tid. Uanset 1. pkt. og stk. 1 skal der ske rapportering om overskridelse af en eller flere grænser. Stk. 5. Anvender fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden interne modeller til opgørelse af risici, skal direktionen sikre, at rapporteringen omfatter relevante back-tests til dokumentation af modellens pålidelighed. Stk. 6. Rapportering om videregivne beføjelser, jf. § 15, herunder overskridelse af disse, skal ske til den, der har afgivet beføjelserne med intervaller, der afspejler afgiverens involvering i den daglige disponering, og som fremgår af beføjelserne. Overskridelsen skal sædvanligvis rapporteres senest dagen efter, at overskridelsen er konstateret.

§ 18. Direktionen skal sikre, at der sker rapportering om andre væsentlige forhold, der ikke er omfattet af beføjelser fastsat i retningslinjerne, jf. §§ 6 og i videregivne beføjelser, jf. § 15, jf. stk. 2, herunder rapportering vedrørende afstemningsfejl, tab som følge af operationelle forhold, fejl i regnskab eller budgetter, nøglepersoners fratræden, mulige lovovertrædelser, mangelfulde kontroller, uhensigtsmæssig adfærd eller andre uregelmæssigheder. Stk. 2. Direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsgange i videst muligt omfang indeholder anvisninger om, hvilke forhold der skal eller bør rapporteres om, og til hvem rapporteringen skal foretages, herunder skal det fremgå, om rapportering i særlige tilfælde kan eller skal ske til andre end den pågældendes daglige leder eller dennes leder.

Risici forbundet med securitisering

§ 19. Deltagelse i securitiseringsaktiviteter som defineret i artikel 4, stk. 1, nr. 61, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 575/2013 af 26. juni 2013 om tilsynsmæssige krav til kreditinstitutter og investeringsselskaber kan ske ved, at

1. virksomheden eksponeres mod securitiseringspositioner, herunder eksponeringer fra investering i securitiseringspositioner eller udbud af kreditrisikoafdækning, eller
2. virksomheden selv eller i samarbejde med andre etablerer eller arrangerer securitiseringstransaktioner, programmer for kortfristede gældsbreve eller ABCP-programmer, jf. artikel 242, nr. 9, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 575/2013 af 26. juni 2013 om tilsynsmæssige krav til kreditinstitutter og investeringsselskaber. Stk. 2. Fondsmæglerselskaber eller fondsmæglerholdingvirksomheder, der deltager i securitiseringsaktiviteter, skal have betryggende politikker, jf. § 4 og forretningsgange, jf. § 13 på området, som skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden vurderer og håndterer risici forbundet med securitisering, herunder omdømmemæssige risici, der kan opstå i forbindelse med deltagelse i komplekse strukturer, og at securitiseringsaktiviteternes økonomiske indhold afspejles i risikovurderingen og ledelsesbeslutningerne.

§ 21. Bekendtgørelsen træder i kraft den 17. januar 2025.

Finanstilsynet /Louise Mogensen / Sean Hove/

Bilag 1 Markedsrisiko

Anvendelsesområder og definitioner

1. Fondsmæglerselskaber eller fondsmæglerholdingvirksomheder, der handler for egen regning skal, jf. § 4, stk. 4, udarbejde en politik for markedsrisiko. 2) Markedsrisiko opgøres i henhold til artikel 21, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber. 3) Ved markedsrisici forstås rente-, valuta-, aktie-, og råvarerisici, herunder relaterede risici, der er forbundet med afledte finansielle instrumenter, for eksempel optionsrisici. 4) Ved renterisici forstås bl.a. rentestrukturrisici og rentespændrisici samt renterisici på alle balance- og ikke-balanceførte poster. Bestyrelsens opgaver og ansvar Politik for markedsrisiko
2. Politikken for markedsrisiko skal ud over de generelle krav i § 4, som minimum indeholde relevante overordnede anvisninger om a) hvilke typer af risici fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden henregner til markedsrisikoområdet, b) det ønskede eller acceptable risikoniveau samlet og for de enkelte typer af markedsrisiko, eksempelvis ved angivelse af, om risikoen kan være lav, mellem eller høj, c) med hvilke formål de enkelte typer af markedsrisici må påtages, eksempelvis risikoafdækning, aktiv risikotagning i forbindelse med investering af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens midler, herunder fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens likviditetsplaceringer, eller handel for kunder for egen regning, og d) principper for den organisatoriske ansvarsfordeling på markedsrisikoområdet, herunder for risikotagning, risikostyring, kontrol og rapportering.
3. Politikken for markedsrisiko skal afspejle kompleksiteten af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretninger på markedsrisikoområdet og skal samtidig afspejle markedsrisikoområdets betydning for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens samlede indtjening og risiko. 7) Politikken for markedsrisiko skal særligt tage højde for de enkeltrisici, der kan have betydning for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens indtjening og solvens. Risici, der er ubetydelige i forhold til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens solvens og indtjening, kan afgrænses mere summarisk: a) Eksempelvis skal et stort fondsmæglerselskab eller en stor fondsmæglerholdingvirksomhed med omfattende og/eller komplekse forretninger på markedsrisikoområdet have en tilsvarende omfattende politik. b) For de typer af markedsrisici, som bestyrelsen har besluttet, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden kan tage, men som er ubetydelige for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden, kan bestyrelsen nøjes med at fastsætte, at disse skal holdes på et minimum. c) Et mindre fondsmæglerselskab eller fondsmæglerholdingvirksomheden, der eksempelvis placerer likviditet i danske statsobligationer og lignende instrumenter og ikke har andre aktiviteter på markedsrisikoområdet, kan omvendt have en relativt simpel politik, der kun omfatter renterisikoen.

1. Politikken for markedsrisiko skal indeholde procedurer til at identificere, vurdere og styre risikoen som følge af ændringer i rentesatser, kurser, priser og øvrige mål og værdier på markedsrisikoområdet, jf. nr. 3. 9) Politikken for markedsrisiko skal indeholde procedurer til at afbøde de risici, der opstår eksempelvis som følge af potentielle ændringer af de under nr. 2 nævnte parametre, og som påvirker både den økonomiske værdi af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens kapitalgrundlag og indtægterne fra fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens ikke-handelsmæssige aktiviteter, herunder provisionsindtægter fra forvaltning. Bestyrelsens retningslinjer til direktionen på markedsrisikoområdet
2. På markedsrisikoområdet skal retningslinjerne til direktionen opfylde de generelle krav i § 6, stk. 3-7, og i det omfang det er relevant for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden, indeholde a) grænser for fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens samlede rente-, valuta-, aktie- og råvarerisici, b) hvordan de enkelte risici opgøres, og hvordan de enkelte instrumenter medregnes ved opgørelsen, c) grænser for særlige risici, der knytter sig til komplekse eller usædvanlige produkter, herunder risici ved strukturerede produkter, eller til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens aktiviteter på markedsrisikoområdet som for eksempel optionsrisici, rentekurverisici, spændrisici m.v., medmindre omfanget af disse risici er af uvæsentlig størrelse, d) angivelse af med hvilket formål værdipapirer, valutaer og afledte finansielle instrumenter må handles, herunder risikoafdækning, aktiv risikotagning i forbindelse med investering af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens midler, herunder fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens likviditetsplaceringer, eller handel for kunder for egen regning, e) hvilke valutaer eller grupper af valutaer, der må handles eller tages positioner i, og til hvilke formål, der må handles henholdsvis tages positioner, f) hvilke typer af finansielle instrumenter, der må handles eller tages positioner i, og g) bestemmelser om, på hvilke markeder eller handelspladser samt i hvilke lande eller grupper af lande, der må handles. Funktionsadskillelse og interne interessekonflikter på markedsrisikoområdet
3. På markedsrisikoområdet skal der for at imødegå interne interessekonflikter som hovedregel være etableret funktionsadskillelse i overensstemmelse med § 11, stk. 1, nr. 2. 12) Afvikling, udarbejdelse af resultat- og risikoopgørelser, kontrol og rapportering kan udføres i samme enhed, jf. § 11, stk. 3, hvis fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden kan dokumentere, at dette kan anses for betryggende, jf. § 2. 13) I mindre fondsmæglerselskaber, der kun har beskedne aktiviteter på markedsrisikoområdet, og hvor fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens egen risikotagning er begrænset til placering af egne midler, herunder fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens likviditetsplaceringer i ikke-komplekse finansielle instrumenter, kan der være grundlag for ikke at etablere funktionsadskillelse på markedsrisikoområdet, jf. nr. 11. I sådanne tilfælde skal der indføres betryggende kompenserende foranstaltninger, jf. § 11, stk. 3, eksempelvis i form af uafhængige kontroller udført udenfor markedsrisikoområdet. Fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal kunne dokumentere, at kvaliteten af de kompenserende foranstaltninger er betryggende. 14) Funktionsadskillelse på markedsrisikoområdet indebærer også, at interne modeller til opgørelse af solvens til dækning af markedsrisiko, VaR-modeller, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til kreditinstitutter og investeringsselskaber og Europa-Parlamentets og Rådets forordning om tilsynsmæssige krav til investeringsselskaber, skal underlægges uafhængig validering og/eller kompenserende foranstaltninger. Det samme gælder interne modeller til opgørelse af markedsrisici eller til værdiansættelse af finansielle instrumenter.

Risikoopgørelser og opgørelser af gevinst eller tab m.v. 15) Beregner fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden selv risici og gevinst eller tab samt værdier af finansielle instrumenter og andre poster med markedsrisici, skal direktionen sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden har betryggende metoder hertil, herunder at det kan kontrolleres, at det sker korrekt. 16) Indhenter fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden risikoopgørelser og opgørelser af gevinst eller tab samt værdier af finansielle instrumenter og andre poster med markedsrisici fra eksterne parter, skal direktionen sikre sig, at de pågældende udfører opgaven på en betryggende måde. Direktionen skal desuden sikre sig, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden løbende evaluerer, om de anvendte kurser, parametre m.v., som er modtaget fra eksterne parter, er korrekte og dermed sikre et retvisende billede af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomheden risici samt korrekt opgjorte regnskabsposter. Konstatering af om risici ligger inden for beføjelser 17) Det skal være muligt for disponerende medarbejdere at konstatere, om de handler, de har til hensigt at indgå, ligger inden for deres beføjelser. Tilsvarende gælder ved kollektive beføjelser, hvor flere medarbejdere kan disponere inden for en fælles beføjelse. Kontroller på markedsrisikoområdet 18) Kontrollerne af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens markedsrisikobehæftede aktiviteter vil afhænge af omfanget og kompleksiteten på området. Kontrollerne skal omfatte a) kontrol af om beføjelser overholdes. Samtlige grænser og samtlige personer, der har beføjelser, skal være omfattet af kontrollen. For fondsmæglerselskaber eller fondsmæglerholdingvirksomheder med en vis aktivitet på området skal der desuden foretages kontrol af, om beføjelser overholdes inden for dagen. Dette skal som minimum ske på stikprøvebasis, hvor stikprøvens størrelse og hyppighed skal afspejle aktivitetsomfanget, b) om opgørelse af og rapportering om positioner og risici sker korrekt, c) om gevinst eller tab på markedsrisikobehæftede dispositioner for egen og for kunders regning opgøres korrekt, d) afstemning af beholdninger af værdipapirer, finansielle instrumenter og konti, og e) om de anvendte kurser, parametre m.v., som er modtaget fra eksterne parter, er korrekte og dermed sikrer et retvisende billede af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens risici. Rapportering på markedsrisikoområdet Rapportering til bestyrelsen om overholdelse af grænser 19) Bestyrelsen skal mindst hvert kvartal modtage rapportering på markedsrisikoområdet. 20) Rapporteringen på markedsrisikoområdet skal give bestyrelsen et dækkende overblik over fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens væsentlige markedsrisici og understøtte bestyrelsens beslutninger på markedsrisikoområdet, herunder ændringer i forretningsmodellen, politikken for markedsrisiko og retningslinjerne til direktionen. Rapporteringen skal derudover bidrage til bestyrelsens grundlag for at vurdere, om direktionen løser opgaverne på markedsrisikoområdet tilfredsstillende. 21) Rapporteringen skal udformes på en sådan måde, at alle væsentlige markedsrisici og udviklingen inden for disse fremhæves. I det omfang det er relevant for bestyrelsens forståelse af rapporteringen, gælder for alle dele heraf, at rapporteringen af talmateriale skal suppleres med understøttende beskrivelser, analyser og vurderinger. Dette gælder særligt i tilfælde af et ændret risikobillede på markedsrisikoområdet. 22) For fondsmæglerselskaber eller fondsmæglerholdingvirksomheder, der anvender interne modeller til opgørelse af solvens til dækning af markedsrisiko, VaR-modeller, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 575/2013 af 26. juni 2013 om tilsynsmæssige krav til kreditinstitutter og investeringsselskaber og IFR og/eller interne metoder til opgørelse af markedsrisici, skal rapporteringen omfatte et grundlag for bestyrelsens vurdering af de anvendte metoders pålidelighed. 23) For fondsmæglerselskaber, der for fondsmæglerselskabets egen regning anvender eksterne porteføljeforvaltere, skal den løbende rapportering til bestyrelsen omfatte rapportering om midler og risici fra de midler, der forvaltes af den eksterne porteføljeforvalter.

Bilag 2 Operationel risiko

Anvendelsesområder og definitioner

1. Ved operationel risiko forstås risiko for tab som følge af uhensigtsmæssige eller mangelfulde interne procedurer, menneskelige fejl og systemmæssige fejl eller som følge af eksterne begivenheder, herunder juridiske risici og risici som følge af outsourcing. Omdømmerisiko og strategiske risici anses ikke for operationelle risici i denne bekendtgørelse, men skal i det omfang, det er relevant, behandles efter de samme principper som operationel risiko. 2) Ved risici som følge af outsourcing forstås risiko for tab som direkte eller indirekte kan henføres til fondsmæglerselskabets eller leverandørens operationelle håndtering i forbindelse med outsourcing af processer, tjenesteydelser eller aktiviteter til en leverandør, herunder også ved koncernintern outsourcing. 3) Med tabshændelser forstås begivenheder, der kan medføre tab, har medført tab eller som kunne have medført tab, jf. nr. 1, for fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden. Bestyrelsens opgaver og ansvar Politik for operationel risiko
2. Med udgangspunkt i fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsmodel, aktiviteter og organisering skal bestyrelsen udarbejde en politik for operationel risiko, som afspejler fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens størrelse og kompleksitet, og som, ud over de generelle krav i § 4, skal indeholde: a) identifikation af, hvilke operationelle risici fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomhedens kan være udsat for, herunder risici, der forventes at indtræde med lav sandsynlighed, men med store potentielle tab til følge, b) stillingtagen til, hvordan fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens operationelle risici nedbringes til et acceptabelt niveau, c) overordnede principper, som fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal indrettes efter med henblik på at holde operationelle risici på et for bestyrelsen acceptabelt niveau, d) stillingtagen til i. operationelle risici som følge af outsourcing, herunder afhængighed af underleverandører, ii. operationelle risici knyttet til fondsmæglerselskabets produkter og/eller kundegrupper, iii. omfanget af manuelle rutiner, for eksempel i forbindelse med kontrol og afvikling af handler, iv. hvordan det sikres, at investeringsgrænser i porteføljeplejeaftaler med kunder overholdes, v. hvordan det sikres, at handler indgås til korrekte kurser og priser, vi. integrationen og egnetheden af fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens it-systemer, vii. afhængighed af eksterne forhold, viii. operationelle risici knyttet til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens organisering, herunder manglende funktionsadskillelse, jf. § 11, ix. fysisk sikkerhed, a) overordnede principper for, hvordan fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal registrere og kategorisere tabshændelser og b) overordnede principper for rapportering om tabshændelser til bestyrelsen, der skal sikre, at bestyrelsen til enhver tid har et tilstrækkeligt indblik i fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens operationelle risici og udviklingen heri.

1. Bestyrelsen skal ved udarbejdelse af politik for operationel risiko, i det omfang det er relevant, forholde sig til: a) om tidligere indtrufne hændelser kan gentage sig i fremtiden, og b) om medarbejdernes generelle kompetenceniveau er tilstrækkeligt. Bestyrelsens retningslinjer til direktionen på området for operationel risiko
2. Bestyrelsens retningslinjer til direktionen, jf. § 6, skal indeholde følgende: a) retningslinjer for, hvordan operationelle tabshændelser identificeres, b) konkrete metoder, der sikrer, at direktionen løbende vurderer tabshændelser, hvordan den forholder sig til dem, og hvordan der sker rapportering herom, jf. pkt. e), c) retningslinjer for hvordan direktionen skal registrere tabshændelser, herunder hvilke oplysninger vedrørende tabshændelserne, der skal registreres, i hvilket omfang registrering skal foretages samt eventuelle beløbsmæssige grænser for registreringen af hændelser, der har medført tab, såvel som hændelser, der kunne have medført tab, d) retningslinjer for, hvordan fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden skal kategorisere tabshændelser og e) retningslinjer for rapportering af tabshændelser, der som minimum skal indeholde en nærmere angivelse af i. eventuelle beløbsmæssige tærskelværdier for rapportering af tabshændelser, til bestyrelse, direktion og andre relevante medarbejdere og ii. rapporteringens indhold, omfang samt frekvens. Direktionens opgaver og ansvar
3. Direktionen skal indrette fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden således, at operationelle risici begrænses, og at de styres inden for de principper, der er fastsat af bestyrelsen. 8) Det påhviler direktionen at sikre, at: a) oplysninger om tabshændelser i alle fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens forretningsområder registreres i overensstemmelse med bestyrelsens politik for operationelle risici og retningslinjerne til direktionen, b) alle medarbejdere har kendskab til fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens politik for operationelle risici, og at alle relevante medarbejdere har tilstrækkelig viden om operationelle risici til at løse deres opgaver på området, c) der er etableret effektive systemer og metoder til at identificere, registrere, kategorisere, rapportere og opbevare oplysninger om tabshændelser i fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens væsentlige forretningsområder, og at der i nødvendigt omfang er forretningsgange for identificering, registrering, kategorisering og rapportering af tabshændelser og
4. Direktionen skal på forhånd vurdere om og i hvilket omfang, beslutninger kan medføre operationelle risici, der er i strid med politikken og strategien på området fastsat af bestyrelsen. Dette gælder såvel for principielle beslutninger på de forretningsmæssige områder, herunder udførelsen af nye tjenesteydelser eller handel med nye finansielle instrumenter, som væsentlige beslutninger om fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomheden drift og indretning. Direktionen kan inddrage fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens risikoansvarlige, der er udpeget. 10) Direktionen skal løbende vurdere, om der er områder, hvor de operationelle risici skal søges minimeret og i givet fald foretage de fornødne foranstaltninger.

Orientering af Finanstilsynet 11) Direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabet eller fondsmæglerholdingvirksomheden orienterer Finanstilsynet ved væsentlige tabshændelser. Rapportering om operationel risiko Rapportering til bestyrelsen 12) Bestyrelsen skal årligt modtage rapportering på området for operationel risiko som et led i den årlige rapportering fra ledelsen eller fra fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens risikostyringsfunktion. 13) Rapporteringen skal tage udgangspunkt i nr. 5 og 6. 14) Rapporteringen skal udformes på en sådan måde, at alle væsentlige operationelle risici og udviklingen inden for disse fremhæves. I det omfang det er relevant for bestyrelsens forståelse af rapporteringen, gælder for alle dele heraf, at rapporteringen af talmateriale skal suppleres med understøttende beskrivelser, analyser og vurderinger. 15) Rapporteringen om operationel risiko skal give bestyrelsen et dækkende overblik over fondsmæglerselskabets eller fondsmæglerholdingvirksomhedens væsentlige operationelle risici og understøtte bestyrelsens beslutninger på området for operationel risiko, herunder ændringer i forretningsmodellen, fondsmæglerselskabets organisation og personale- og systemmæssige ressourcer samt retningslinjerne til direktionen. 16) Rapporteringen skal også bidrage til bestyrelsens grundlag for at vurdere, om direktionen løser opgaverne på området tilfredsstillende.

Bilag 3 Tilrettelæggelse af arbejdet i bestyrelsen

Bestyrelsens forretningsorden

1. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 68 i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter og § 130 i lov om aktie- og anpartsselskaber. 2) Ved udformningen af forretningsordenen efter nr. 1 skal bestyrelsen tage udgangspunkt i sine lovmæssigt fastsatte forpligtelser samt fondsmæglerselskabets kompleksitet og forretnings- og aktivitetsområder. Forretningsorden skal som minimum indeholde: a) bestemmelser om bestyrelsens konstitution, herunder anvendelse af suppleanter og krav til beslutningsdygtighed samt med hvilke intervaller, der skal afholdes møder, b) bestemmelser om skriftlige bestyrelsesmøder, jf. nr. 14, c) procedurer for fastlæggelse af arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen, herunder bemyndigelser, ansvar for forretningsgange og tavshedspligt, d) procedurer for bestyrelsens beslutning til organisatorisk placering og bemanding af compliancefunktionen, e) procedurer for bestyrelsens løbende stillingtagen til organisatorisk placering og bemanding af risikostyringsfunktionen, hvis en risikofunktion er oprettet, f) procedurer for bestyrelsens tilsyn med direktionens ledelse af fondsmæglerselskabet og eventuelle datterselskaber, herunder vurdering af om direktionen varetager sine opgaver på behørig måde og i overensstemmelse med den fastlagte risikoprofil, jf. § 67, stk. 1, nr. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, de fastlagte politikker og bestyrelsens retningslinjer til direktionen, jf. § 6, jf. § 67, stk. 4, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, g) procedurer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter selskabslovgivningen, h) procedurer for bestyrelsens løbende stillingtagen til fondsmæglerselskabets forretningsmodel, risikoprofil, organisation og ressourcer, i) procedurer for, hvordan bestyrelsen indhenter de oplysninger, der er nødvendige for udførelse af dens opgaver, herunder de forpligtelser, som bestyrelsen er pålagt i henhold til lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, lov om kapitalmarkeder, hvidvaskloven og anden relevant lovgivning, j) bestemmelser om bestyrelsens løbende stillingtagen til direktionens rapportering til bestyrelsen, herunder stillingtagen til fondsmæglerselskabets individuelle solvensbehov, budgetter, finansielle rapporter, likviditet og kapitalbehov, væsentlige dispositioner, særlige risici og overordnede forsikringsforhold, k) procedurer for bestyrelsens stillingtagen til og underskrivelse af revisionsprotokollen, og l) procedurer for hvordan bestyrelsen sikrer tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder hvis relevant tager stilling til, om der er behov for intern revision.

1. Bestyrelsen skal løbende og mindst én gang om året gennemgå forretningsordenen med henblik på at sikre, at denne afspejler fondsmæglerselskabets forretnings- og aktivitetsområder. 4) Bestyrelsen skal sikre og kunne dokumentere, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen. Bestyrelsesmøder og bestyrelsens forhandlinger
2. Bestyrelsen skal, jf. § 69, stk. 1, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, mødes, når der skal træffes beslutning om forhold, der ikke er omfattet af de beføjelser, bestyrelsen har givet til direktionen, jf. § 67, stk. 2, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter. Bestyrelsen kan således ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence til eksempelvis et forretningsudvalg. Bestyrelsesformanden skal sikre, at materiale til brug for mødet udsendes i tilstrækkelig god tid før mødet. 6) Nr. 5 finder ikke anvendelse på behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og beslutning i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer og udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Delegeringen omfatter ikke bestyrelsens ansvar for sagernes behandling og de trufne beslutninger. 7) Bestyrelsen kan beslutte, at ansatte i fondsmæglerselskabet samt bestyrelsesmedlemmer og ansatte i andre selskaber i koncernen kan deltage i et bestyrelsesmøde, eventuelt alene ved enkelte punkter på dagsordenen. 8) Bestyrelsen kan ligeledes i enkeltstående tilfælde beslutte, at der kan være andre personer end de nævnte i nr. 7 til stede ved et eller flere angivne punkter på dagsordenen, eksempelvis aktionærer eller rådgivere. 9) Uanset nr. 7 og 8 må der ikke være uvedkommende personer til stede ved et bestyrelsesmøde eller ved et punkt på bestyrelsesmødets dagsorden, hvor der behandles fortrolige oplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne om videregivelse af fortrolige oplysninger i kapitel 12 i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter. 10) Forhandlingsprotokollen i medfør af § 69, stk. 3, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter skal afspejle drøftelserne på møderne, herunder skal væsentlige risikovurderinger og trufne beslutninger samt forudsætninger for disse fremgå. Det skal fremgå, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde. Har andre personer end medlemmer af bestyrelsen været til stede, skal dette også fremgå. 11) Protokollen skal indrettes på betryggende vis, herunder så det er tydeligt, når protokollen for et møde er endelig, og at hver side i forhandlingsprotokollen er fortløbende nummereret. 12) Bestyrelsen skal mindst én gang om året gennemgå eksponeringerne med de nævnte personer og selskaber i § 88, stk. 1 og 4, i lov om fondsmæglerselskaber og investeringsservice og -aktiviteter, for eksempel i forbindelse med den årlige aktivgennemgang. Gennemgangen og konklusionerne herpå skal fremgå af protokollen.

Skriftligt afholdte bestyrelsesmøder 13) Bestyrelsen kan afholde skriftlige bestyrelsesmøder i overensstemmelse med lov om aktie- og anpartsselskaber, i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. 14) Bestyrelsen skal beslutte, hvilke typer af sager der er egnede til behandling på et skriftligt bestyrelsesmøde, for eksempel ukomplicerede og rutineprægede sager eller presserende sager, der ikke kan udsættes uden skadevirkning for fondsmæglerselskabet. Beslutningen skal fremgå af forretningsordenen. 15) Nr. 13 og 14 finder tilsvarende anvendelse på skriftlige bevillingsprocedurer. 16) Hvor en bestyrelsesbeslutning træffes skriftligt, kræves så vidt muligt en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Sådanne tilkendegivelser skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig tilkendegivelse.