Bekendtgørelse om godkendelse af kontrolinstanser til godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede og godkendte virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet

§ 1. Sikkerhedsstyrelsen kan efter ansøgning godkende en kontrolinstans til at godkende og efterprøve kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet. Stk. 2. Ansøgning om godkendelse som kontrolinstans skal indeholde følgende:

1. Oplysning om, på hvilket område eller hvilke områder kontrolinstansen søger om at godkende og efterprøve kvalitetsledelsessystemer.
2. Dokumentation for kontrolinstansens kvalitetsstyringssystem, jf. § 11.
3. Dokumentation for kontrolinstansens auditorers faglige kompetencer, jf. § 10.

§ 3. Sikkerhedsstyrelsen skal træffe afgørelse om godkendelse som kontrolinstans hurtigst muligt og senest 60 dage efter modtagelsen af ansøgningen og alle nødvendige dokumenter, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Fristen i stk. 1 kan forlænges én gang, hvis sagens kompleksitet berettiger det. Sikkerhedsstyrelsen skal inden udløbet af fristen i stk. 1 begrunde forlængelsen over for ansøgeren og oplyse en ny frist for, hvornår afgørelse vil blive truffet. Stk. 3. Træffer Sikkerhedsstyrelsen ikke afgørelse inden udløbet af fristerne efter stk. 1 og 2, kan godkendelsen som kontrolinstans anses for meddelt.

§ 5. En virksomhed, som er etableret i et andet EU- eller EØS-land, og som efter dette lands regler er godkendt til at godkende og efterprøve kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet, kan midlertidigt eller lejlighedsvist levere tjenesteydelser i Danmark som kontrolinstans for sådanne virksomheder uden forudgående godkendelse fra Sikkerhedsstyrelsen. Udenlandske virksomheder skal i udøvelse af virksomheden som kontrolinstans i Danmark følge reglerne i denne bekendtgørelse.

§ 7. Kontrolinstansen skal være organiseret og udøve sin virksomhed, så der skabes tillid til dens virksomhed, og kontrolinstansen skal efterleve den internationale standard DS/EN ISO/IEC 17021:2015 Overensstemmelsesvurdering - Krav til organer, der foretager audit og certificering af ledelsessystemer - eller tilsvarende anerkendt standard, med de præciseringer og udeladelser, der følger af bilag 1. Stk. 2. ISO standarden DS/EN ISO/IEC 17021:2015 Overensstemmelsesvurdering – Krav til organer, der foretager audit og certificering af ledelsessystemer kundgøres ikke i Lovtidende, men kundgøres ved, at de pågældende tekniske specifikationer ligger til gennemsyn i Sikkerhedsstyrelsen.

§ 8. Kontrolinstansen skal være en selvstændig juridisk enhed med eget CVR-nummer. Stk. 2. Kontrolinstansen og dens auditorer skal være upartiske i udførelsen af virksomheden som kontrolinstans. Kontrolinstansen og dens auditorer må ikke yde konkret rådgivning om opbygning af en virksomheds kvalitetsledelsessystem. Kontrolinstansen og dens auditorer må alene give generel information og vejledning til virksomhederne om kravene til kvalitetsledelsessystemer. Stk. 3. Kontrolinstansen er forpligtet til at identificere og analysere potentielle interessekonflikter, som kan påvirke dens upartiskhed. Stk. 4. Sikkerhedsstyrelsen kan dispensere fra kravet i stk. 1, når det kan dokumenteres, at kravet er opfyldt på tilsvarende vis.

§ 11. Kontrolinstansen skal opbygge og anvende et kvalitetsstyringssystem, der understøtter og dokumenterer, at kontrolinstansen opfylder kravene i denne bekendtgørelse, jf. dog stk. 6. Stk. 2. Kvalitetsstyringssystemet skal sikre kvaliteten i udførelsen af opgaven som kontrolinstans inden for kontrolinstansens godkendelse, jf. § 4, stk. 1. Stk. 3. Kvalitetsstyringssystemet skal dokumenteres i en systematisk og overskuelig form. Kvalitetsstyringssystemet skal arkiveres og opbevares tilgængeligt for Sikkerhedsstyrelsen. Stk. 4. Kontrolinstansen skal opbevare kvalitetsstyringssystemet og kvalitetsdokumentation i 5 år. Opbevaring i elektronisk form skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør, at der kan foretages udtræk af relevante dele af systemet. Stk. 5. Kontrolinstansen er ansvarlig for, at kvalitetsstyringssystemet er implementeret, og at det løbende anvendes, opdateres og evalueres. Stk. 6. Sikkerhedsstyrelsen vurderer, om systemet kan godkendes, når en virksomhed, der er etableret i et andet EU- eller EØS-land, ansøger om godkendelse som kontrolinstans med henblik på at etablere sig i Danmark, og allerede anvender et kvalitetsstyringssystem, der er godkendt af et anerkendt certificeringsorgan på basis af fælleseuropæiske eller nationale standarder, eller et system, der er tilsvarende eller i det væsentlige sammenligneligt med hensyn til sit formål.

§ 13. Det er et vilkår for godkendelsen som kontrolinstans, at kontrolinstansernes ansvarlige ledere deltager i møder i en følgegruppe vedrørende autorisationsordningen nedsat af Sikkerhedsstyrelsen med henblik på at drøfte generelle forhold i forbindelse med kontrolinstansernes arbejde med det formål at sikre en ensartet praksis og administration af kravene til godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer. Stk. 2. Udebliver kontrolinstansens ansvarlige leder fra to på hinanden følgende møder for følgegruppen, skal vedkommende over for Sikkerhedsstyrelsen redegøre for baggrunden herfor. Udebliver en ansvarlig leder for en kontrolinstans gentagne gange fra følgegruppens møder, tager Sikkerhedsstyrelsen op til vurdering, om kontrolinstansen kan bevare sin godkendelse.

§ 15. Kontrolinstansen er forpligtet til at anvende et digitalt dataindberetningssystem for kontrolinstanser, som Sikkerhedsstyrelsen stiller til rådighed. Stk. 2. Kontrolinstansen skal indberette følgende oplysninger via det digitale dataindberetningssystem for kontrolinstanser:

1. Virksomhedernes navne, adresser og CVR-numre.
2. Kontrolinstansens data om virksomhederne indsamlet og registreret i forbindelse med alle typer af efterprøvninger hos virksomhederne.
3. Kontrolinstansens forhåndsgodkendelser af kvalitetsledelsessystemer.
4. Kontrolinstansens godkendelser af virksomhedernes kvalitetsledelsessystemer inden et år efter udstedelsen af autorisationen eller virksomhedsgodkendelsen på gasområdet.
5. Kontrolinstansens bedømmelse efter efterprøvningsbesøg.
6. Eventuelle afslag på og tilbagekaldelser af godkendelser af kvalitetsledelsessystemer.
7. Ophør af kundeforholdet til en virksomhed. Stk. 3. Kontrolinstansen har alene adgang til at se oplysninger om de virksomheder, der er tilknyttet den pågældende kontrolinstans. Ved en virksomheds skift af kontrolinstans har den nye kontrolinstans dog adgang til alle registrerede oplysninger om virksomheden fra dataindberetningssystemet.

§ 17. Sikkerhedsstyrelsen foretager periodevise audits af kontrolinstansens arbejde og af, at kontrolinstansen lever op til denne bekendtgørelses krav. Sikkerhedsstyrelsen anvender data fra det digitale dataindberetningssystem for kontrolinstanser, jf. § 15, i forbindelse med auditeringen af kontrolinstansen. Ved auditbesøg efterprøver Sikkerhedsstyrelsen, om kontrolinstansen anvender og faktisk efterlever sit kvalitetsstyringssystem, og om systemet lever op til gældende krav. Stk. 2. Sikkerhedsstyrelsen foretager audits med intervaller, så en fornyet godkendelse af kontrolinstansen ikke overstiger 2 år. Under særlige omstændigheder kan godkendelsesperioden forlænges med højst 6 måneder. Stk. 3. Godkendelse af kontrolinstansens kvalitetsstyringssystem kan delvist bygge på andre tredjeparters bedømmelse af kontrolinstansens kvalitetsstyringssystem.

§ 18. Kontrolinstansen skal berigtige afvigelser, som Sikkerhedsstyrelsen konstaterer, ved korrigerende handlinger, og Sikkerhedsstyrelsen skal verificere resultatet af de korrigerende handlinger, inden Sikkerhedsstyrelsen kan forny kontrolinstansens godkendelse. Stk. 2. Kontrolinstansen skal følge op på Sikkerhedsstyrelsens anmærkninger i forbindelse med audit inden for en af styrelsen fastsat frist, der højst kan være 6 måneder. Konstaterer Sikkerhedsstyrelsen efterfølgende, at kontrolinstansen ikke har fulgt op på anmærkningen med en handling inden for den fastsatte frist, vil det føre til en afvigelse, jf. stk. 1.

§ 19. Kontrolinstansen skal straks meddele Sikkerhedsstyrelsen, hvis kontrolinstansen ikke har nogen auditor på et område, som kontrolinstansen er godkendt til, jf. § 4, stk. 1. Stk. 2. Kontrolinstansen skal endvidere straks meddele Sikkerhedsstyrelsen, når kontrolinstansen får en ny auditor tilknyttet. Der skal indsendes dokumentation for, at en ny auditor opfylder kravene i § 10. Stk. 3. Kontrolinstansen skal meddele Sikkerhedsstyrelsen, hvis der sker ændringer i de oplysninger, der er meddelt Sikkerhedsstyrelsen i forbindelse med udstedelse af godkendelsesbeviset.

§ 25. Sikkerhedsstyrelsens godkendelser af kontrolinstanser meddelt før 1. juli 2024 vedbliver at have gyldighed i den periode, godkendelsen omfatter, eller indtil godkendelsen tilbagekaldes.

Sikkerhedsstyrelsen /Maibrit Brandt / Morten Theut/

Bilag 1 Præciseringer og udeladelser til standarden DS/EN ISO/IEC 17021:2015 eller tilsvarende anerkendt standard, jf. § 7, stk. 1.

Indledning Kontrolinstanserne skal efterleve standarden DS/EN ISO/IEC 17021:2015 Overensstemmelsesvurdering – Krav til organer der foretager audit og certificering af ledelsessystemer (herefter standard 17021) eller tilsvarende anerkendt standard, med de præciseringer og udeladelser, der fremgår af dette bilag. Tilføjelser til standard 17021 punkt 2: Normative referencer Lovbekendtgørelse nr. 30 af 11. januar 2019 om autorisation af virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet.

§ 49 e, stk. 1, i lov om arbejdsmiljø om, at nedrivning af asbestholdigt materiale kun må udføres af virksomheder, der er autoriseret hertil af Sikkerhedsstyrelsen. Bekendtgørelse om autorisation og godkendelse af fagligt ansvarlige på asbestområdet. Bekendtgørelse om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet. Bekendtgørelse om godkendelse af fagligt ansvarlige på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og på gasområdet m.v. Bekendtgørelse om den fagligt ansvarliges kvalifikationer og uddannelse under autorisationsordning for nedrivning af asbestholdigt materiale. Bekendtgørelse om autorisation og drift af virksomhed på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet. Tilføjelse til standard 17021 punkt 3: Termer og definitioner Kontrolinstans: Et af Sikkerhedsstyrelsen godkendt og overvåget certificeringsorgan, der godkender og efterprøver kvalitetsledelsessystemer hos autoriserede og godkendte virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet. Kontrolinstanserne godkender og efterprøver for overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet. Tilføjelse til standard 17021 punkt 5.1.2: Certificeringsaftale Kravet om certificeringsaftaler præciseres til krav om aftale med de virksomheder, som kontrolinstansen godkender og efterprøver kvalitetsledelsessystemer hos, identificeret ved CVR-nummeret, såfremt virksomhederne er i besiddelse af et CVR-nummer. Tilføjelse til standard 17021 punkt 5.2: Håndtering af upartiskhed Kravene i punkt 5.2.1, punkt 5.2.2 og punkt 5.2.3 om upartiskhed i udførelsen af aktiviteter forbundet med certificering samt pligten til at identificere potentielle interessekonflikter gælder som anført i standard 17021 med den tilføjelse, at oplysningen om eventuelle interessekonflikter ligeledes på forlangende skal stilles til rådighed for Sikkerhedsstyrelsen. Kravet i punkt 5.2.3 om, at når en relation udgør en uacceptabel trussel mod upartiskhed, må certificeringen ikke udføres, gælder som anført i standard 17021. Hertil tilføjes, at repræsentanter for autoriserede eller godkendte virksomheder i kontrolinstansernes bestyrelser ikke kan auditeres (efterprøves) af den pågældende kontrolinstans. Kontrolinstansens bestyrelse kan efter aftale med Sikkerhedsstyrelsen varetage opgaverne omkring upartiskhed frem for det samråd, der er angivet i standard 17021. Sikkerhedsstyrelsen skal på forlangende have udleveret mødereferater og andre relevante dokumenter vedrørende dette arbejde. Kravet i punkt 5.2.5 om, at hverken kontrolinstansen eller nogen del af samme juridiske enhed må tilbyde eller give rådgivning om ledelsessystemer, gælder som anført i standard 17021. Hertil tilføjes følgende krav: a. Kontrolinstansen og dens auditorer må ikke give konkret rådgivning om opbygning af virksomhedens kvalitetsledelsessystem, herunder udformning, implementering eller vedligeholdelse af kvalitetsledelsessystemet.

b. Kontrolinstansen og dens auditorer må alene give generel information og vejledning til virksomhederne om kvalitetsledelsessystemer, herunder udforme standardiseret, gradueret materiale i form af skabeloner, der kan anvendes ved etablering af et kvalitetsledelsessystem, samt afholde informationsmøder om kvalitetsledelsessystemer. c. Kontrolinstansernes information og vejledning skal være tilgængelig for alle. De øvrige krav til sikring af upartiskheden i punkterne 5.2.6, 5.2.7, 5.2.8, 5.2.9, 5.2.10, 5.2.11, 5.2.12 og 5.2.13 gælder som anført i standard 17021. Tilføjelse til standard 17021 punkt 5.3: Erstatningsansvar og finansiering Kravene i punkt 5.3.1 og punkt 5.3.2 om ansvarsforsikring og finansiering af aktiviteter gælder som anført i standard 17021 med den tilføjelse, at redegørelsen for og vurderingen af de økonomiske forhold ligeledes på forlangende skal stilles til rådighed for Sikkerhedsstyrelsen. Udeladelse til standard 17021 punkt 6: Krav til opbygning Kravene i punkt 6.1.3, litra a, b, d og e i standard 17021 gælder ikke. Tilføjelse til standard 17021 punkt 7: Ressourcekrav Auditorer skal have bestået en prøve som auditor, for eksempel IRCA External QMS Auditor for ISO 9000:2015 Series Auditor / Lead Auditor Training Course eller tilsvarende. Tilføjelse til standard 17021 punkt 8: Informationskrav Kravene i punkterne 8.1.2, litra b og c, i standard 17021 gælder ikke. Tilføjelse til standard 17021 punkt 9: Proceskrav Til punkt 9 i standard 17021 tilføjes følgende generelle bemærkninger: Kontrolinstansen er ansvarlig for, at godkendelsen af efterprøvningens resultat sker på et fyldestgørende grundlag. Sikkerhedsstyrelsens materiale i form af det digitale dataindberetningssystem, skemaer m.m. er at betragte som vejledning og er ikke tilstrækkelig i alle tilfælde. Kontrolinstansen godkender og efterprøver kvalitetsledelsessystemer for overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og asbestområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet og med kravene i lovgivningen nævnt under normative referencer. Ordinær efterprøvning skal foretages med intervaller, der ikke overstiger 24 måneder og således, at en fornyet godkendelse af kvalitetsledelsessystemet ikke overstiger 2 år. Ved ordinær efterprøvning skal der foretages kontrol ud fra en gennemgang af et antal arbejdsopgaver, der er repræsentative i forhold til virksomhedens godkendelsesområde eller områder, forretningsområdet og virksomhedens størrelse. Det forventes, at omfanget af den ordinære efterprøvning tidsmæssigt vil andrage 2 til 5 timer i forbindelse med besøget i virksomheden. For nye virksomheder, der ønsker en godkendelse af deres kvalitetsledelsessystem med henblik på at opnå autorisation eller godkendelse inden for et fagområde, som Sikkerhedsstyrelsen administrerer, skal kontrolinstansen foretage en systemevaluering af kvalitetsledelsessystemet og udstede en forhåndsgodkendelse, som Sikkerhedsstyrelsen efterfølgende anvender i den samlede vurdering af, hvorvidt virksomheden opfylder kravene for at opnå autorisation eller godkendelse.