Bekendtgørelse om uafhængige erklæringsudbyderes interne organisation

§ 1. Denne bekendtgørelse regulerer kravene til den interne organisation, herunder krav til kvalitetsstyringssystemet, i uafhængige erklæringsudbydere. Stk. 2. De af den uafhængige erklæringsudbyder anvendte systemer, ressourcer, procedurer og kvalitetsmål skal sikre kontinuiteten og regelmæssigheden i udførelsen af dens opgaver. Stk. 3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal skriftligt eller elektronisk kunne dokumentere opfyldelsen af kravene til intern organisation, herunder dokumentation for kvalitetsstyringssystemet og anvendelse heraf. Som led i opfyldelsen af kravene om intern organisation, herunder krav til kvalitetsstyringssystemet, skal den uafhængige erklæringsudbyder tage højde for virksomhedens størrelse og driftsmæssige karakteristika, og om den er en del af et netværk. Stk. 4. Den uafhængige erklæringsudbyder skal kommunikere politikkerne og procedurerne, jf. §§ 2 og 3, til virksomhedens ansatte.

§ 2. En uafhængig erklæringsudbyder skal have en intern organisation med henblik på at forhindre eventuelle trusler mod virksomhedens og verifikators uafhængighed og objektivitet samt sikre kvaliteten, integriteten og grundigheden ved udførelse af erklæringsopgaver. Den uafhængige erklæringsudbyder skal opfylde følgende krav til sin interne organisation:

1. Den uafhængige erklæringsudbyder fastsætter politikker og procedurer for at sikre, at ejerne eller aktionærerne samt medlemmerne af virksomhedens eller en tilknyttet virksomheds bestyrelse, direktion eller tilsynsorgan ikke griber ind i udførelsen af en opgave på nogen måde, der kan skabe tvivl om, hvorvidt den verifikator, der udfører opgaven på virksomhedens vegne, er uafhængig og objektiv.
2. Den uafhængige erklæringsudbyder fastsætter organisatoriske og administrative foranstaltninger til at forebygge, identificere, eliminere eller håndtere de i lov om uafhængige erklæringsudbydere vedrørende bæredygtighedsrapportering §§ 21, 28 og 29 omhandlede trusler mod virksomhedens og verifikators uafhængighed, og kommunikerer disse foranstaltninger til virksomhedens ansatte.
3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal have en betryggende administrativ og regnskabsmæssig praksis, interne kvalitetsstyringsmekanismer, procedurer til risikovurdering og kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger for informationsbehandlingssystemer, der sikrer, at beslutninger og procedurer på alle niveauer i den uafhængige erklæringsudbyder overholdes.
4. Den uafhængige erklæringsudbyder fastsætter en passende aflønningspolitik, herunder overskudsdeling, der omfatter tilstrækkelige præstationsincitamenter til at sikre en opgaves kvalitet. Det vederlag, som den uafhængige erklæringsudbyder modtager for udførelsen af andre ydelser end erklæringsopgaver om bæredygtighedsrapportering til den virksomhed, erklæringerne vedrører, må ikke indgå i præstationsevalueringen eller i aflønningen af personer, der deltager i eller er i stand til at påvirke udførelsen af opgaven. Stk. 2. Den uafhængige erklæringsudbyder skal overvåge og evaluere hensigtsmæssigheden og effektiviteten af dens systemer, interne kvalitetsstyringsmekanismer og andre ordninger, der etableres i overensstemmelse med lov om uafhængige udbydere af erklæringsydelser vedrørende bæredygtighedsrapportering samt træffe passende foranstaltninger til at afhjælpe eventuelle mangler ved de etablerede systemer.

§ 3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal have et kvalitetsstyringssystem, der lever op til god kvalitetsstyringsskik, og som i det mindste skal omfatte fyldestgørende politikker og procedurer for følgende komponenter:

1. Den uafhængige erklæringsudbyders risikovurderingsproces for identificering og vurdering af risici samt etablering af kvalitetsmål.
2. Ledelsesansvar for kvalitet i virksomheden.
3. Relevante etiske krav.
4. Accept og fortsættelse af klientforhold og specifikke opgaver.
5. Opgavens udførelse, herunder ledelse og tilsyn med medlemmer af opgaveteamet og gennemgang af deres arbejde.
6. Teknologiske, intellektuelle og menneskelige ressourcer, herunder at verifikator og andre personer, der er knyttet til opgaven, besidder de nødvendige kompetencer og færdigheder til at udføre opgaven.
7. Information og kommunikation.
8. Overvågning, evaluering og afhjælpning af kvalitetsstyringssystemet og erklæringsopgaver, herunder overvågning af ordningen som omhandlet i § 7 i lov om uafhængige erklæringsudbydere vedrørende bæredygtighedsrapportering samt passende og effektive organisatoriske og administrative foranstaltninger til at håndtere og registrere hændelser, som har eller kan få alvorlige konsekvenser for integriteten ved udførelsen af en opgave. Stk. 2. Outsourcing af opgaver berører ikke den uafhængige erklæringsudbyders og den underskrivende verifikators ansvar og pligter efter lov om uafhængige erklæringsudbydere vedrørende bæredygtighedsrapportering. Ved outsourcing af opgaver til tredjemand skal virksomheden have politikker og procedurer, der sikrer, at kvaliteten af den uafhængige erklæringsudbyders interne og eksterne kvalitetskontrol ikke forringes. Stk. 3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal årligt overvåge og evaluere kvalitetsstyringssystemet og føre fortegnelser over resultaterne af evalueringen samt eventuelle foreslåede afhjælpende foranstaltninger til ændring af kvalitetsstyringssystemet. Ansvaret for kvalitetsstyringssystemet skal ligge hos en godkendt verifikator. Stk. 4. Politikker og procedurer for overvågning efter stk. 1, nr. 8, omfatter ligeledes politikker og procedurer, der sikrer en tilstrækkelig og rettidig opfølgning på hændelser, der medfører risiko for, at verifikator har overtrådt, eller vil overtræde, bestemmelser i lov om uafhængige udbydere af erklæringsydelser, herunder procedurer der sikrer, at opfølgningen på sådanne hændelser dokumenteres.