Bekendtgørelse om verifikatorers og uafhængige erklæringsudbyderes tilrettelæggelse af arbejdet

§ 2. Den uafhængige erklæringsudbyder udpeger en eller flere verifikatorer til at forestå erklæringsopgaven vedrørende bæredygtighedsrapporteringen. Den eller de udpegede verifikatorer har det endelige ansvar for erklæringsopgaven vedrørende bæredygtighedsrapporteringen. Stk. 2. Den uafhængige erklæringsudbyder skal ved udpegning af en eller flere verifikatorer særligt tage hensyn til kvalitet, uafhængighed og kompetence. Stk. 3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal give den eller de udpegede verifikatorer tilstrækkelige ressourcer samt tilknytte eventuelle andre personer, der har de nødvendige kompetencer og evner til at udføre erklæringsopgaven.

§ 4. Verifikator skal deltage aktivt i udførelsen af erklæringsopgaven om bæredygtighedsrapporteringen. Stk. 2. Verifikator skal tage ansvar for den overordnede kvalitet af de erklæringsopgaver, som verifikator er udpeget til. Verifikators ansvar omfatter i det mindste:

1. Ledelse, tilsyn og udførelse af erklæringsopgaven.
2. Gennemgang af dokumentationen.
3. Foretagelse af passende konsultationer i forbindelse med erklæringsopgaven inden eller uden for den uafhængige erklæringsudbyder.
4. Sikring af, at der gennemføres gennemgang (review) i henhold til afsnit 9.6 i ISO 14065:2021 Generelle principper og krav til organer, der validerer og verificerer miljøinformation.
5. Sikring af, at der træffes beslutning om afgivelse af erklæring i henhold til afsnit 9.7.1 i ISO 14065:2021 Generelle principper og krav til organer, der validerer og verificerer miljøinformation. Stk. 3. Stk. 2 finder anvendelse, uanset at verifikator anvender arbejde udført af andre verifikatorer eller revisorer. Stk. 4. Outsourcing af opgaver berører ikke den uafhængige erklæringsudbyders og den underskrivende verifikators ansvar og pligter efter denne bestemmelse.

§ 5. Den uafhængige erklæringsudbyder skal føre registre over:

1. Overtrædelser, der konstateres i forbindelse med den uafhængige erklæringsudbyders efterfølgende interne kontrol, og overtrædelser af lov om uafhængige erklæringsudbydere vedrørende bæredygtighedsrapportering med tilhørende bekendtgørelser.
2. Eventuelle konsekvenser af overtrædelser nævnt i nr. 1, herunder de tiltag, der er truffet for at afhjælpe konstaterede overtrædelser og for at ændre den uafhængige erklæringsudbyders kvalitetsstyringssystem.
3. Skriftlige klager over resultatet af en udført erklæringsopgave om bæredygtighedsrapportering. Stk. 2. Stk. 1, nr. 1, omfatter ikke mindre overtrædelser, som konstateres ved en efterfølgende intern eller ekstern kvalitetskontrol. Stk. 3. Den uafhængige erklæringsudbyder skal mindst én gang årligt udarbejde en oversigt over de tiltag, der er truffet i medfør af stk. 1, nr. 2. Oversigten skal udleveres internt i virksomheden.

§ 6. Den uafhængige erklæringsudbyder skal fastsætte politikker og procedurer, der sikrer, at der oprettes et stamkort for hver erklæringskunde. Stamkortet skal i det mindste omfatte følgende oplysninger:

1. Navn, adresse og hjemsted.
2. Navn på den eller de verifikatorer, der er valgt til at udføre erklæringsopgaven om bæredygtighedsrapportering og har det endelige ansvar for afgivelse af erklæringen om bæredygtighedsrapporteringen.
3. Vederlag i et givent regnskabsår for den udførte erklæringsopgave om bæredygtighedsrapportering og for andre ydelser til kunden.

§ 7. Den uafhængige erklæringsudbyder skal fastsætte politikker og procedurer, der sikrer, at der oprettes et opgavearkiv for hver enkelt erklæringsopgave om bæredygtighedsrapportering. Stk. 2. Opgavearkivet skal indeholde fyldestgørende dokumentation, der dokumenterer grundlaget for den afgivne erklæring om bæredygtighedsrapportering. Stk. 3. Opgavearkivet skal endvidere som minimum indeholde dokumentation for:

1. Accept og fortsættelse af en erklæringsopgave om bæredygtighedsrapportering.
2. Uregelmæssigheder, jf. § 26 i lov om uafhængige erklæringsudbydere vedrørende bæredygtighedsrapportering.
3. Gennemgang (review) og beslutning, jf. afsnit 9.6 og 9.7.1 i ISO 14065:2021 Generelle principper og krav til organer, der validerer og verificerer miljøinformation. Stk. 4. Samlingen af det endelige opgavearkiv skal afsluttes senest 60 dage efter underskrivelsen af erklæringen om bæredygtighedsrapportering. Stk. 5. Dokumentationen skal opbevares i 5 år fra tidspunktet for underskrivelsen af erklæringen om bæredygtighedsrapportering.